化工設計檔案電子化數字化管理研究

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摘要：本文分析了化工設計電子文件檔案管理常見問題，總結加強電子文件檔案管理的措施，推行設計文件“白代藍”數字化交付管理，提高檔案管理人員的綜合素質，更好地為生產設計服務。

關鍵詞：化工設計；檔案電子化；設計文件數字化

0引言

化工工程設計檔案是記錄工程設計及建設過程中的重要信息的文字、圖表、照片、視頻等形式的載體，同時也記錄設計文件的質量控制及科研創新的全過程。隨著辦公自動化和信息化，化工工程設計檔案電子化已被廣泛運用，化工工程設計文件數字化交付，使得設計、審圖、施工高效便捷[1,15]。作者通過對設計文件檔案管理現狀的研究分析，歸納總結常見電子文件管理難題及解決方法、思路。

1化工設計電子文件檔案管理問題

目前，大多數化工設計院設計文件檔案管理還是以紙質文件為主，工程文件手簽圖紙方式保存。隨著科技發展、辦公系統升級更新，現在，各院各級工作人員都已經逐漸意識到檔案電子化管理方便快捷，以及后期利用方面發揮的重大作用[5]。檔案電子化管理全面實行還有困難，急需解決以下幾個問題。

1.1歸檔不完整、不及時

完整的電子文件除了包括記錄工程設計真實面貌的相關電子文件，還有一些其他形式的相關文件。工程項目設計過程中產生的各類電子文件形成于計算機系統，并大量通過網絡平臺進行傳輸、修改，故廣泛分布于不同設計人員的計算機硬盤上，導致歸檔的不完整和延遲。

1.2歸檔方式簡單過時

光盤存儲電子文件，目前雖然較為安全、保險，但在實際工作中卻帶來諸多的不便。首先，檔案管理人員對光盤內歸檔電子文件的數量、原始性、完整性無法進行有效驗證；其次，保存光盤的庫房條件要求高，需花費大量時間、經費，定期對歸檔光盤進行轉錄、翻刻等工作；再次，利用方式極為不便，須先找到光盤讀取信息，才能提供利用。如此電子文件便失去了在保管和利用上的優勢。

1.3難以保證紙電一致

對于電子文件的原始性，目前學界將其理解為真實性，牽扯到其法律效用的問題。首先，合法化電子簽名與確認電子文件原始性相矛盾。其次，文件產生的順序是先電子后紙質，但歸檔順序往往與之相反，且設計單位根據顧客需求，往往仍以提供紙質圖紙和文件為主，電子文件本身的準確性顯得無足輕重[2]。

1.4信息化檔案建設標準滯后

傳統的紙質、音像檔案管理有統一的規定制度，但在檔案信息化過程中，不同的管理軟件形成檔案數據庫結構不統一，數據不規范等問題[9]，很難實現資源共享。

1.5缺少高層次檔案管理人員

驗收整理的歸檔資料不夠全面；缺乏信息技術，不能充分做到檔案電子化；而復雜的化工工程檔案又必須真實、原始和完整。應加強系統的專業教育和專業技能培訓，提高學習創新意識及處理復雜信息能力，同時，多引進有能力的年輕人[8,12]。

2加強化工設計電子文件管理的措施

2.1加強檔案行政管理

適應信息化新形勢，加強檔案管理法制化建設，積極推進檔案管理部門的思維、知識、技術及管理模式的創新，提高服務意識，擴大檔案利用率。設計院應結合自身條件，建立健全檔案管理制度及數據庫系統，進一步規范檔案管理工作。

2.2加強檔案法制管理

嚴格遵循國家檔案局《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，規范電子文件檔案資料的收集、歸檔等工作[3,11]。在檔案收集、歸檔中，創建流程管理模式，實施系統管理。力爭檔案管理工作與項目一并啟動[6,10]。首先，CAD電子文件收集、存儲應在網絡環境中完成，替代傳統刻盤歸檔存儲。其次，對正式出圖進行掃描，將掃描pdf文件與原始CAD電子文件一起置于歸檔系統內，在保證紙電一致性的同時，也可作為底圖電子化的積累[14]。

2.3推行設計文件數字化交付

傳統藍圖提交方式將逐漸被數字化審圖取代“，便捷高效、即時審查”的數字化審圖在提高施工圖審查工作效率的同時，也保證了勘察、設計、審圖質量。數字化審圖中，各參與方主體對圖紙進行的上傳、批注等都會在系統中留下痕跡，使管理部門可以隨時通過查看數據庫了解審圖情況，監督、督促設計、審查機構，從而提高設計院工作質量。2014年年底，在“勘察設計技術創新研討會”上“，白代藍”在上海試點，引起了各行各業廣泛關注，這也為設計文件數字化做好了準備。

2.4提高檔案人員綜合素質

積極培養復合型人才，化工設計檔案管理工作者不僅要掌握檔案管理專業知識，還需要學習化工知識、掌握電子信息的維護和管理。在電子系統中，檔案人員要積極參與文件的鑒定、保存、編目、提供利用和保管過程，積極提供利用是檔案管理工作的目的[4,7,13]。

3結語

綜上所述，化工設計檔案電子化建設才剛剛起步，設計文件數字化交付“白代藍”的計劃還在試點中，而真正實施過程中肯定還會遇到其他未知的困難，但是勢在必行。實現數字化報建、審圖、施工、竣工驗收、竣工圖歸檔等一體化貫通的工作將有益于設計單位加強設計過程質量控制，提升設計效率，規范和精細設計過程，提供可靠完整的檔案信息。

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作者:拜亞茹 單位:新疆化工設計研究院有限公司