民營科技檔案工作的問題與戰略

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本文作者：黃寶文工作單位：福建省科技檔案館

民營科技企業是我國科技體制改革和經政狀態:濟體制改革的產物,它是以科技人員為主體,(一)國營轉民營的科技企業,一般是國按照自愿組合、自籌資金、自主經營、自負盈營時整體管理較差,經營虧損,缺少資金,檔虧原則創辦,主要從事技術開發、技術轉讓、案管理也未擺上工作日程。轉民營后,主管部技術咨詢、技術服務、技術培訓的科研、生產、門與經營者的承包合同,著重于經濟指標方經營活動的經濟實體。民營科技企業產生以面,對其檔案的管理,承包期形成的檔案的權來,即顯示出旺盛的生命力。1989年,全國民屬及最后歸宿等問題往往沒作出約定,也就營科技企業已有1.2萬多家,至今已達ro萬談不上對其開展檔案管理的監督、指導工作,家之多,成為我國科技力量的一支生力軍。最使經營者在檔案管理方面不受什么制約,造近,中共中央、國務院作出《關于加強技術創成未建檔或檔案管理不善。新,發展高科技,實現產業化的決定》,民營科(二)由全民單位投資(合資)興辦或集體技企業的發展問題是其中巧項內容之一,多企事業單位投資(合資)興辦的民營科技企種形式的民營科技企業將得到進一步發展。.業,一般一開始就實行了經濟承包制,承包合民營科技企業的產生和發展,給檔案工作提同往往也沒有涉及檔案管理問題,主管部門出了一個新問題,即如何做好民營科技企業也沒有賦予本單位的檔案部門對已承包了的檔案工作的問題。民營科技企業的檔案管理實行監督和指導的

一、民營科技企業檔案工作的現狀職責

,更沒有配以相應的人力財力抓民營科民營科技企業從1979年產生以來,至今技企業檔案的監督、指導工作。已走過20年歷程,但是,民營科技企業檔案(三)由科技人員合伙集資建立的民營科工作的現狀不佳,基本處于放任自流、各自為技企業,80年代建立的,還找一個“婆婆”為主管單位,而“婆婆”與其關系一般在經濟方面或其它利益方面,不可能去抓它們的檔案管理工作;90年代建立的,多已是獨立的股份制式的,包括個人興辦的科技企業,一般無主管部門,沒有任何部門對他們的檔案管理進行監督、指導,建檔與否,檔案管理如何完全成了經營者的個人行為。目前,很多民營科技企業均處于這種狀況或根本沒有建檔,檔案材料分散在個人手里;或建檔了但多數不規范,沒有建立健全有關制度,檔案人員缺乏培訓,業務素質較差,《檔案法》規定的“妥善保管”檔案得不到保證。

二、產生現狀的主要原因

民營科技企業在數量上是一支龐大的隊伍,技術方面不乏高新技術的研究、開發和推廣,而且取得引人矚目的成績。相對而言對他們的檔案管理的監督、指導工作卻大大落伍了,至今沒有正常展開,究其原因何在?筆者認為主要是:

(一)國家及各級檔案行政管理部門對民營科技企業的檔案工作在宏觀上未實施管理。其表現為國家及各級檔案行政管理部門還沒有制定民營科技企業檔案管理的規定、辦法,有關主管部門缺乏開展民營科技企業檔案工作的意識,也就談不上去強調這項工作,因此,既沒有具體約束,也沒有工作的依據和指南。

(二)國家及各級科技、工商行政職能部門在有關規定、辦法中沒有民營科技企業檔案管理的把關條款。如未規定申辦民營科技企業資格認定、核發科技企業證書等必須是已建檔、檔案能得到“妥善保管”的民營科技企業。民營科技企業對檔案管理的意識本來就沒有或比較淡薄,加之沒有可行的監督措施,它們的檔案管理就很難走上軌道。

(三)對民營科技企業檔案管理具體實施監督指導工作的權限不清,缺乏人力物力財目前,似乎普遍有這么一種看法,認為對民營科技企業檔案管理進行監督、指導工作是科技行政職能部門的職責。而按《檔案法》規定,科技行政職能部門作為一個行政機關,檔案工作權限只有“負責保管本單位的檔案,并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導”。當前,科技行政職能部門對國有科技企事業單位的檔案管理都沒被賦予監督、指導職責,從國家到地方的科技行政職能部門均未建立相應機構開展這項工作,更沒有民營科技企業檔案管理監督、指導的職能及相應的機構和人力財力。即使有的省、市科技檔案館有科技檔案處的牌子,也未被賦予上述職能,一般只對本部門的科技計劃項目和本地區獲獎科技成果負責,館藏的檔案只是科研計劃項目檔案和科技成果的管理性文件。按檔案工作有關規定,全民單位興辦的民營科技企業其檔案管理的監督、指導工作應是其主管單位,但問題是科技企業冠以“民營”之后,使這些主管單位也搞不清這一權限,加之本來就不重視檔案工作,或沒人力物力,民營科技企業檔案管理的監督、指導工作就一直沒有開展起來。而民營科技企業大多數又是無主管單位的,由誰對他們的檔案管理進行監督、指導的職責權限更加不清,至使這項工作成為空檔。

三、要不要開展民營科技企業檔案管理的監督、指導工作

對這個問題還有不同意見。一種觀點認為,民營科技企業沒有吃“公糧”,其檔案是“私有財產”,是否建檔,如何“妥善保管”,是他們自己的事;還有一種觀點認為,民營科技企業的檔案大多數沒有價值,而有價值的檔案或需要保密的檔案,不要有關部門的監督、指導,他們也會保管好。筆者認為,開展民營科技企業檔案管理的監督、指導工作很有必要,也是大勢所趨,并已迫在眉睫。其理由是:

(一)民營科技企業和國營科技機構都是為國家創造和開發知識財富的。和國營科技機構一樣,民營科技企業有的從事科研活動,有的對科技成果進行開發和推廣,使科學技術轉化為生產力或商品,他們為國家創造和開發了知識財富。開展民營科技企業檔案工作,使他們的檔案得到“妥善保管”,對民營科技事業及整個科技事業都有現實和深遠的意義。

(二)在科技領域,“民營”是“國營”的補充。民營科技企業大多數是搞應用技術的,其經營領域廣泛,科技項目繁多,其中不乏高新技術項目。他們瞄準市場進行社會急需項目的研究和開發,開展技術服務活動。在科技成果的轉化方面,他們往往是“急先鋒”,不少民營科技企業研究和開發的項目還是外向型的,為國家創得數量可觀的外匯。開展民營科技企業檔案工作,使他們認識到檔案是自己企業的無形資產,是一筆財富,從而促使他們將在科技活動中形成的記錄、材料以檔案形式系統、齊全地保存下來,這對今后選擇和開發新的科技項目、進行技術創新等,都有一定的憑證和參考作用。

(三)民營科技企業雖多為集體或個體創辦、經營,但他們的檔案價值定位高。根據我國《民法通則》和《檔案法》的有關規定,民營科技企業檔案所有權應歸本企業所有,但不等于該企業對自己的檔案就可以隨心所欲。《檔案法》第十六條規定:“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案,檔案所有者應當妥善保管。所謂“妥善保管”,意味著要建檔。民營科技企業的經營者在其業務上是內行,在檔案管理方面卻多是不懂行的,而且民營科技企業相對來說缺乏長遠計劃,對檔案的管理一般更無長遠打算,很有必要對他們的檔案管理及時進行監督、指導。

四、開展民營科技企業檔案工作的對策

目前,全國已有民營科技企業ro萬家之多。面對眾多企業,如何開展有效的監督、指導?在此,筆者試談幾點看法:捅索與或踐

(一)首先要明確所有民營科技企業檔案管理應納人國家范疇,民營科技企業的檔案所有權應是企業而非個人。1.國有或集體的民營科技企業,經營者是利用國有或集體的資產創收,而檔案是創收活動中產生的無形資產,是科技企業的一筆財富,應歸科技企業所有。一旦科技企業經營者發生變化,應由主管部門負責其檔案管理問題,原經營者無權帶走科技企業檔案。主管部門對此應加強監督,以防檔案被損毀,給國家和集體的資產帶來損失。2.個人創辦并經營的民營科技企業,由于企業創辦時經科技和工商等部門批準,成為一個法人單位,其檔案也應是企業的資產,管理具有社會性,不同于家庭檔案是個人行為。

(二)必須明確對民營科技企業檔案管理進行監督、指導的權限。筆者認為,在檔案行政管理部門的主管下,對民營科技企業科技檔案管理的監督、指導工作應由科技行政職能部門具體承擔為宜(包括全民科技企事業單位,而且應實行在先),正如現在各級科技行政職能部門具體承擔著科技保密工作一樣,民營科技企業的科技保密工作就自然包括其內。把科技檔案工作列人科技行政職能工作的組成部分,便于其對科技檔案工作實行有效的監督和指導。但是作出這一決策性的舉措,必須從國家到地方都要明確賦予科技行政職能部門這一職能權限,并在機構編制、財政預算方面列人計劃,才能保證民營科技企業檔案工作有效、順利地展開。

(三)國家及各級檔案、科技以及工商行政職能部門應聯合制定《民營科技企業檔案管理辦法》等規章制度,使民營科技企業檔案工作的開展有章可循,民營科技企業也有建檔和管理檔案的指南。

(四)國家及各級政府在已制定的《民營科技企業管理辦法》等有關規定中,應增加檔案管理的有關條款,把民營科技企業的檔案管理情況作為年審年檢、核發科技企業證書、檢查評比等監管范圍,使民營科技企業增強檔案意識,在經營活動中管理好檔案。全民單位合資興辦的民營科技企業,主管部門要按《檔案法》規定,擔當起檔案管理監督、指導工作,相應科技、工商行政職能部門協同開展工作。

(五)要指導民營科技企業發揮主觀能動性,把檔案管理列人本企業管理的議事日程。要有計劃地組織民營科技企業學習《檔案法》及檔案管理的有關知識,使他們樹立檔案意識,克服建檔與否是個人行為、檔案“私有”、“可有可無”等觀念,明確管好檔案對本企業管理、保密的好處,自覺建檔并舍得花一定的人力物力管好檔案。

(六)必須解決民營科技企業檔案的歸宿問題。在明確民營科技企業檔案的監督、指導工作由科技行政職能部門承擔的基礎上,凡獲得科技獎、特別是部級以上科技獎的成果,其科技檔案應復制一套由省(市)科技檔案館保存(獲省科技進步獎成果的重要檔案在評獎時已存館)。倒閉或轉行的民營科技企業,其原有檔案的歸宿應嚴格按《檔案法》和《檔案法實施辦法》規定辦理。總之,如何開展民營科技企業檔案工作,國家和各級科技、工商行政等部門應組織專題研究,盡快出臺具體辦法，使民營科技企業檔案工作全面、順利地開展起來。