智能化在高中檔案管理中的應用

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一、為什么要對高中檔案實施信息化管理

隨著教學改革的創新和發展，計算機網絡技術已不可避免的成為了最大的驅動動力。當教學模式和方法都在不斷更新的時候，傳統檔案管理由于沒有信息化的管理方法而導致的效率低下，安全性差的問題讓則我們愈發的發現需要改革。那么傳統的檔案管理主要存在哪些問題呢?首先我們從信息的錄入說起，通常高中學校每年的升學、入學信息就是一個不容小覷的數量，同時伴隨著教職工的任職、離職以及工作崗位的調度更使得信息錄入工作變成了一個不小的工程。傳統的管理模式下主要是依靠手工錄入，這就要求大量的信息人員來擔任錄入工作，耗時且浪費人力。其次，隨著管理人員自身工作的調度，常常會出現工作上的交接不到位從而導致信息不能很好的銜接，這樣就容易造成信息的混亂，極大削弱了檔案的安全性和真實性，對檔案信息的使用也會產生非常不利的后果。隨著年限的久遠，很多檔案是需要定期維護的，可是隨著后期檔案的不斷增加，對前期檔案的管理往往就會出現松懈，而且隨著大量數據的冗余，對信息技術的查詢就會更加困難。針對這些問題，信息化的管理技術都能相對進步不少，它可以利用計算機網絡程序來簡化人工操作，大大降低人工錄入信息工作。同時它可以將數據遞延，即使管理人員變動也不會對數據造成太大的影響，最重要的是計算機可以定期自行銷毀無用的數據，進行分類管理，既能方便信息查詢還有利于資源共享。

二、在高中檔案管理中如何應用信息技術

檔案作為寶貴的信息資源，是社會進一步發展的重要基礎性資源。隨著社會生產力的不斷發展，對工作效率有了更高的要求。對于計算機可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現存數據進行全面普遍的認證，將信息數據在掃描錄入的過程中存儲到電腦中，這是傳統管理手段向信息管理轉換的普遍方式。很多學校建有自己的官方網站，而檔案的管理數據就會包括在網站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫房，給每個人一個自己的編號。當學生想要查詢自己的信息時只要打開網站，點擊進入檔案管理的站點，輸入自己對應的學號和密碼就可以對自己的信息進行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個人信息，間接幫助管理員核實信息管理工作的正確性。同時利用通過對檔案信息資料的規范化管理不僅便于對檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統之間的數據交互，進一步拓展和擴大檔案信息系統的應用范圍。

三、加強信息化檔案管理的相關措施

雖然信息化的管理措施有著極大的優越性，但是在使用的過程中我們仍然要做到相關的更新和加強措施，使它可以在原有的基礎上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數據信息可以有條不紊的操作計算機程序，熟練掌握計算機技術對檔案錄入、核實的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業素養和職業操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當的安全意識，能有效預防并及時發現各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設施方面，要加大資金投入引進先進的機械和軟硬件設備，建設網絡管理數據庫讓全校人員可以參與數據的共享，確保學校檔案信息可以實現無障礙的傳遞和服務。同時加強對相關關聯數據的挖掘，讓原有數據可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統的智能化管理水平。

檔案管理的智能化給我們的管理工作帶來了極大的便利，我們可以通過不斷的使用并更新信息技術提升檔案管理效率，確保各種信息工具都能得到合理的使用。所以檔案管理信息化就成為一種必然，加快完善檔案信息化進程，有利于提高學校檔案管理運作效率，降低人工成本，促進學校檔案管理工作更好更快發展。

作者:劉振艷單位:黑龍江省大慶市紅崗區招生辦