煤礦建設工程項目檔案管理論文

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1當前煤礦建設工程項目檔案管理中存在的突出問題

1.1對檔案管理工作重視程度不夠

煤礦建設項目是一個繁雜的系統工程，很多項目在建設過程中都存在對檔案管理工作重視程度不夠的現象。一方面對項目檔案管理工作的重要性認識不足，另一方面對建設項目檔案管理工作約束和要求不嚴，加之煤礦建設項目條件艱苦、人員流動性大、選人困難，造成檔案管理人員專業素質不夠。而煤礦建設各項工程門類繁多，各參與建設單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對檔案管理人員的職責監督檢查不到位，就會使檔案管理工作出現漏洞，甚至造成銜接脫節，嚴重的會使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統的檔案管理方法進行龐大的煤礦建設項目檔案資料時，相關檔案管理的規章制度不完善，檔案管理的規范性不夠，操作流程不標準，項目參建單位之間協調溝通不夠，都會給項目檔案資料的完整歸檔帶來困難。

1.2未能構建完整的檔案管理體系

項目的檔案管理機構應當在項目機構建立初期就同步形成，很多煤礦建設工程項目由于地處偏遠地區，在建設初期條件艱苦，設施簡陋，檔案管理機構不能及時建立或者辦公設施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質量和安全，更與項目建設的信息化技術要求不相適應，無法滿足當前現代化礦井建設的需要。近幾年，我國飛速發展的采礦技術已經與世界先進水平接軌，因此構建完整的信息化檔案管理體系是現代化煤礦建設的基礎。

1.3檔案資料基礎工作薄弱

項目建設與檔案管理工作的專業性都很強，在職責不明確和管理松散的項目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現象普遍存在；工程技術人員和檔案管理人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力，煤礦建設項目檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協調開展，造成了煤礦建設項目檔案工作滯后，影響了工程各方面對項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料有時存在分散、損壞、丟失等各種現象，這樣就制約了工程項目的正常施工和檔案管理工作的規范管理。

2做好煤礦建設工程項目檔案管理的四點建議

2.1充分重視煤礦建設工程項目檔案管理工作

在企業投資建設項目中，煤礦建設項目屬于政府核準類別。盡管近兩年國家對煤礦等能源類建設項目的核準審批在逐漸放寬，但按照國家相關核準項目的審批制度和要求，從項目前期論證，到項目支撐性的文件設計審批，均有嚴格規范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設項目實施的過程中，煤礦監管部門對工程施工的過程及竣工投入使用，都有全過程的監管和監督。作為特殊工程項目的煤礦建設工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項目全面管理的基礎，也是項目順利實施和產生效益的根本保障，因此，煤礦建設項目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項目檔案的管理工作。對具體的煤礦建設工程項目而言，要求各級領導要高度重視煤礦建設項目檔案工作，工程項目從實施初期，項目負責人就應當指定專人負責圖紙、文件、聲像記錄以及計算數據等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任制及考核獎懲辦法。項目負責人在抓好工程質量和安全生產的同時，要有注重檔案管理的思想意識，把工程項目的檔案管理工作納入日常工作的管理當中，調配業務素質好、責任心強的人員負責檔案管理工作，同時要在設施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經濟保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓，為檔案工作的開展創造良好的條件，為企業發展和建設做出應有貢獻。

2.2加強煤礦建設工程項目檔案管理工作的組織領導

煤礦建設項目管理要做到各系統和各單位步調一致、協調統一，項目業主即建設單位是整個過程項目的統領者，因此對項目的檔案管理也要統一歸口在建設單位的檔案管理部門。建設單位的檔案管理人員有責任和義務對參與建設的各部門和各單位的檔案管理工作進行指導和監督，做到上下協調，并與過程施工建設同步。建設單位的檔案管理部門還應當定期組織參建單位有關人員進行檔案業務培訓，統一安排部署檔案整理組卷的規范和標準，對有關人員普及檔案管理的知識，同時檔案管理人員也能通過溝通和交流獲得工程建設方面的信息和專業知識。建設單位應當建立檔案管理人員的信息系統，明確各自的工作職責，加強監督和考核，建立和健全各項規章制度。

2.3加強煤礦建設工程項目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作最基礎、最薄弱的環節。切實加強對項目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據標準和規范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時將檔案移交給建設單位；建設單位在項目竣工驗收前，應當組織并申請檔案部門進行項目檔案專項驗收，待項目檔案通過專項驗收后，建設單位方可組織項目的竣工總驗收；建設單位的檔案管理部門必須全過程參與項目的各單項竣工驗收和項目竣工總驗收。其職責就是在參加驗收的過程中嚴格把關，并審查各項檔案資料是否合格。在監督檢查各項竣工檔案資料時，要重點檢查各項歸檔材料中圖紙和實物的相符性以及簽字手續的完備和真實性。對查出的問題要記錄在案，并及時跟蹤到底，確保問題最終解決，為項目檔案的質量負責。

2.4規范檔案管理制度建設

由于國家產業政策不斷調整，煤礦建設工程的規模和技術也得到了迅猛發展。近年來煤礦建設工程項目多以系統繁雜和技術裝備先進而成為當地經濟發展過程中引人注目的投資項目，做好項目檔案的管理工作是保障項目建設順利實施的根本保證。建設項目檔案管理相關制度的建立和落實，是科學有序的檔案管理工作的保障。在項目實施過程中簽訂的各項合同，應當把檔案管理的有關職責約定明確，要在合同中提出檔案歸檔的要求和標準，明確竣工移交檔案資料的數量、時間和質量要求，并將其與工程款支付相掛鉤，形成嚴格的約束機制，從而確保工程施工檔案歸檔工作有序規范地進行。檔案管理人員應愛崗敬業、認真踏實，做好建設項目檔案管理工作，在項目建設期間，大力提升自己的業務素質和專業技能，對檔案管理工作認真負責，讓檔案在項目中發揮重要作用，同時適應檔案信息化建設和項目建設的需求，推動項目檔案管理提高到新的水平。

作者:韋曉黎單位:新疆神新發展有限責任公司