辦公自動化醫院檔案管理論文

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一、基于辦公自動化環境下的醫院檔案管理要點

（一）規范化、標準化的檔案歸檔

檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。

（二）醫院部門之間的共同協作

在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。

二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施

（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理

在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。

（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度

辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

（三）建立專業檔案管理隊伍

一方面，辦公自動化的發展越來越快，檔案管理工作就需要跟上科技的步伐，企業應不斷培養和更新管理人才，適時通過學習或者培訓更新管理人員的知識。另一方面，管理人員自身的業務素質也是關鍵因素，企業可以實行激勵制度，將業績與職稱掛鉤，充分調動人才的工作積極性，建立一個整體水平高的專業檔案管理團隊。總的來說，面對新的形式，醫院的檔案管理工作應做到一定的調整，以適應全新的形式，通過建立和完善相關檔案管理制度，改變傳統的方式，引進先進的技術與手段，建立專業的檔案管理隊伍，并不斷提高其綜合素質，并制定出標準化、規范化的自動化檔案管理制度，全面的提高醫院檔案管理工作效率，更好的服務于工作。

作者：汪亞瓊單位：山東省萊蕪市人民醫院