中專學校檔案管理論文

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一、在中專學校中檔案管理面臨的問題

（一）學校沒有重視檔案管理工作

在許多中專學校中，學校的普遍意識是把學生的學習情況放在首位，這么做的結果往往是會忽略檔案管理這樣的輔助式教學，盡管對于學生來說，檔案管理往往不會對他們的學習和生活起到太大的影響，但是如果一個學校對于學生的檔案管理得好的話，就會從根本上保障學生的權益，從而使學生在一個安全穩定的環境下學習。

（二）學校往往沒有應用先進的檔案管理設備

在一些中專學校中，學校往往沒有很多的資金來對檔案管理方面的設備進行一個系統性質的更換，對于進行檔案管理的方法只是采用以前那種文本的形式，通過筆錄的過程來進行存檔，這樣做會大大增加管理人員的工作量，同時也會大大增加檔案存放的空間位置。與此同時，還會出現由于年份久遠，造成檔案流失的情況出現，使學校的利益受到損傷。

二、對于上述存在的問題進行具體措施的說明

（一）對在職的管理人員進行專業系統的培訓，擴招專業的管理人員

從目前的管理人員的專業能力上來看，學校應該在外面聘請具有專業知識的檔案管理教師，來到學校對學校在職的管理人員進行一個短期而又系統的培訓，讓他們能夠用更加專業的眼光來看待以后的檔案管理工作，同時還要對現在在職的管理人員進行相關的知識考核，保證他們都能認識到專業知識的重要性。同時學校還應該擴招相對應的具有專業知識的畢業學生，讓整個管理隊伍更加充滿活力，避免檔案管理系統現在所面臨的青黃不接的現象，保障隊伍的不斷壯大。

（二）學校加強對檔案管理工作的重視性

學校在進行整體改革時，要注重對學校的整個教學系統的全面改革，不要僅僅把目光放在對學生的教學工作上。學生的教學工作固然很重要，但是如果沒有像檔案管理這樣的陪襯來進行輔佐，也是不可能達到事半功倍的效果的。所以說，學校要加強對于學校檔案的管理力度，要增大人力和資金來對此進行改革，保障后續教學工作的合理展開，這是在為學生及教師日后的教學成果和學術科研成就打下穩定的后勤保障基礎。為此，學校的領導要為學校的檔案管理增加人員上的配置，如增加安保人員，防止重要檔案資料的流失，同時還應該增加檔案文本資料管理方面的人員，保證文本性質的檔案不會隨著時間的流逝而漸漸地老化發黃。對于一些相對重要的文件，學校應該及時派人錄入電腦，防止不慎將其遺失或者損壞。綜上所有步驟的簡述，直接說明了學校對檔案管理的重視，也間接說明了檔案管理是關乎學校整體核心的工作，保障了學校的正常發展。

（三）學校可以進行招商引資，改善檔案管理方面的設備

就學校目前而言，僅僅只是憑借著國家的補助是不能維持下去的，應該由學校出面，向當地的企業尋求教學上的幫助，通過當地大企業的資金幫助來改善學校的基本設施建設。就檔案管理這方面而言，通過引進先進的計算機管理設備，運用電腦管理系統，把每個檔案都以電腦進行記錄，減輕了管理人員的工作繁瑣量，也使得檔案不會隨著時間的增長而丟失，同時還能使檔案更加具有安全性，不容易被人所窺探，減少了存放檔案所需要的空間，把節省下來的空間當做學生和教師進行學習的場所，改善了學生的教學環境。所以，引進先進的管理設備，無論對于學校還是對于教師和學生來說，都是一件利大于弊的值得贊揚的事情，這樣做的好處就是使檔案管理的安全系數穩定提高，學生的資料和教師的學術研究成果不被泄露。就上述所言，對于中專學校現今所面臨的檔案管理上的停滯不前問題，從采用改善設備、提高人員素質等一系列的改革方案上來看，是很有成效的。所以說，改革對于學校的任何一個部門來說，往往都有積極的一面。總而言之，使檔案管理的改革與學校教學工作的改進保持在同一節奏上，對于學校發展建設而言，是一件積極的、應該放在首要位置的事情，值得推廣和發展。

作者：紀衛紅單位：山東省青島市城陽區職業中等專業學校