檔案管理建設若干問題探究

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一、什么是檔案信息化管理

1.數字化的管理模式。所謂檔案管理信息化，從字面上就可以明顯的看出，它與數字信息有著極為密切的聯系。對檔案進行信息化的管理就是指基于數字化的基礎上，對各類文件文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優勢就是能最大限度的節省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環節，也提供了巨大的便捷。2.網絡化的基礎。實現檔案的信息化管理，很重要的基礎就是網絡。檔案信息化管理的一大特性就是網絡化。隨著互聯網的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大的優勢。3.一體化的利用方式。對檔案進行管理，最終的目的是對檔案的信息進行使用。采用信息化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經對檔案信息化管理的含義有了一定的了解，而結合我國檔案管理的現狀來看，檔案信息化管理的推進還有著一定的現實意義，檔案信息化管理的實現不僅能夠將管理者從繁瑣的管理工作中解放出來，拓寬相關的利用空間之外，還能促進整個社會的檔案意識的形成。由此可見，檔案管理工作的信息化是我國檔案改革勢在必行的重要改革措施。

二、檔案管理信息化過程中應注意的問題

從上文中我們已經看到對檔案管理工作實行信息化管理的必要性，那么在具體的信息化建設中應注意哪些問題呢？1.要有明確的規劃。檔案的信息化管理建設是建立在計算機的基礎上，建立相關的數據庫，對所有的檔案進行歸類和整理。因此在信息化建設開始之前，一定要進行明確的規劃，比如比較詳盡的分類目錄，或者是歸類整理。檔案的管理者在這一過程中應該承擔起相應的職責，盡量避免差錯。2.較高的技術要求。網絡技術是一項新型技術，而檔案本身具有“三保”的特性，即保真性、保密性以及保養性，這三個特性對于技術操作有著較高的要求，因此對于網絡的專業操作，一定要配備專業的技術人員，同時在設施設備的配置上，也應盡量完善。3.制度方面的規范。對檔案進行有效的管理，實現信息化的基礎上，同樣不能忘了制度上的規范。檔案管理上層應建立較為完善的信息管理制度和規范。即對檔案的管理者進行要求，也對檔案的使用者進行相關的規定，這樣才能保證在檔案的使用過程中，不會被人為的損壞或者某些社會個人或團體的刻意危害。

三、建設檔案管理信息化的有效途徑

綜合上文中提到的在檔案信息化管理過程中需要注意的一些事項，那么在具體的檔案信息化管理建設的過程中，都有哪些比較有效的途徑呢？1.管理系統的標準化構建。檔案管理的信息化建設并不是一項容易的工作，它涉及的環節較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設過程當中，相關檔案主管部分應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。信息管理系統建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網絡安全問題采取相關的措施，按照行業化的標準對檔案信息化管理系統進行科學合理的構建。2.資源的有效化利用。檔案信息化管理的優勢之一就是提高檔案資源的有效利用率，擴展利用空間。因此在檔案管理信息化建設的過程中，應密切注意優化使用程序，減少繁瑣的環節，提高資源的使用率。但在資源的使用這一環節應注意一下幾個問題：2.1資源的準確性。檔案本身就具有嚴肅性的特性，對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環節一定要注意資源的準確性，不要出現一些過失性的錯誤。2.2資源的完備性。檔案資源信息化系統建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現疏忽，因此，在信息的錄入過程中，相關的監督人員應履行相應的職責，避免資源遺漏現象的出現。2.3定期的檢查和更新。隨著我國人口流動性的加大，對于檔案管理工作的更新速度方面也有了新的要求，雖然檔案資源信息化建設提供了一些資源使用上的便利，但是對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理的信息化建設當中，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門的部門開展檔案的更新工作。2.4規范相關的管理機制。相較于傳統的檔案管理，檔案的信息化管理建設過程中，同樣應該完善相關的管理機制，無規矩不成方圓，不管是對于檔案管理層的制約還是檔案資源使用者的規范都有著極為重大的意義。制定相關的管理機制，不僅能規范相關的操作步驟，更能有效促進檔案資源的使用效率。2.5軟硬件設施的統一配備。相關軟件硬件設施的完善，是檔案信息化管理建設正常進行的基礎保障，它會直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網絡技術的支持上，同樣也發揮著重要的作用。2.6提高管理工作者的工作素質。檔案信息化管理雖然實現了從人力到電腦的過渡，但是仍然需要一部分管理人員進行相關的操作，較以前的方式來看，進入信息化管理體系的工作人員承擔的責任更大，所以，對于相關管理人員工作素質的提高也是必不可少的保障措施。

四、結語

綜上所述，我們可以看到，互聯網的發展大大提高了人們的工作效率和生活節奏，對于信息的利用上來講，同時也面臨這一次速度上和有效性上的新的沖擊，因此檔案管理信息化建設不僅是優化我國檔案管理體系的重要措施，更是時展的快節奏對檔案資源管理工作提出的新要求。因此，相關政府部門的檔案管理機構應不斷完善相關的管理機制，提高管理的技術水平，構建完整的信息化管理體系，優化我國的檔案資源管理，為我國信息工程的發展提供持久的發展動力。

本文作者：初娜工作單位：煙臺市福山區道路運輸管理處