檔案管理現代化狀況及趨向

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當今世界已步入信息時代,隨著信息的社會需求量急劇增加和信息社會功能的巨大變化,使大規模開發利用檔案信息資源成為必然。這就要求檔案部門要跟上時代的步伐,應用先進的計算機技術和網絡通訊技術,實現檔案管理現代化。實現檔案管理現代化,一要有設備二要有人才,人才是關鍵。

1黃委計算機檔案管理工作的現狀及發展趨勢

隨著計算機技術的不斷提高和發展,計算機的應用已滲透到各個領域。經過幾年的艱苦努力,我委檔案部門在計算機的使用方面已具有一定的規模和水平。全河共有綜合檔案科室160個,保管檔案近百余萬卷,其中80%以上的檔案室都配備了計算機,部分大局院檔案科室還建立了自己的數據庫,檔案工作基本上實現了計算機管理,有些單位還上了內部網。委檔案館建立了“治黃檔案信息計算機管理與服務網絡系統”,錄入檔案目錄條目20余萬條,圖書目錄庫3萬余條,期刊全文庫有水利及相關專業文獻204萬篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國內水利信息的數字資源體系,并實現了檔案信息系統與黃委辦公自動化系統的連接,可以自動接收和處理辦公自動化系統中的電子文件,這些數字資源已在我委內網上開放,我委辦公網絡覆蓋范圍內的委屬各單位都可以登錄查詢。基本實現了檔案檢索、提供利用、利用統計電腦化,大大提高了工作效率。

黃委檔案館的“治黃檔案信息計算機管理與服務網絡系統”項目完成后,將在此基礎上,應用先進的Intranet組網技術,充分利用委檔案館的館藏資源,通過國際互聯網(Internet)和虛擬專用網絡,建立一個覆蓋廣泛的增值網絡服務平臺,建成一個虛擬的綜合的數字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領導及廣大職工提供決策支持及信息服務。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實現資源共享,又能使檔案管理信息化、自動化,提高工作效率。

2黃委計算機檔案管理人員的狀況

黃委現有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據了解,在眾多的檔案人員中至今還沒有一名從事計算機的專業人員,只有部分人員參加了黃委系統內部舉辦的計算機操作技術培訓班。他們經過學習,雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計算機管理工作,對工作中出現的電腦硬件或軟件問題還不能排除。也有少部分同志通過實踐和學習,積累了豐富的經驗,能夠勝任目前的工作。但是,隨著計算機知識更新的加快,硬件設備更新換代的加快,黃委檔案的計算機管理將會出現一個嶄新的局面。實現檔案的網絡化管理是我們的目標,這就需要大批計算機管理技術人才,根據檔案部門的現有條件,靠引進計算機技術人才是不現實的,因此培養計算機應用人才成為檔案部門的當務之急。

3如何培養黃委檔案計算機管理技術人才

根據黃委檔案的計算機管理發展的需要和檔案干部的人員結構,培養計算機管理技術人才要實現長遠規劃和短期計劃相結合,既要滿足當前的急需,又要兼顧中長期發展的需求。

3.1利用委信息中心的設備和技術力量,舉辦短期電腦培訓班

可計劃在1~2年內舉辦三期初級班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎知識教育,初步掌握電腦基礎知識和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計算機管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎知識和操作經驗的檔案人員參加學習,提高他們的電腦綜合應用能力。

初級班對象:40歲以下并且未參加過電腦培訓的檔案人員。

教學目的:通過學習,使學員掌握電腦基本知識,掌握操作電腦的基本方法及簡單軟件的應用。

教學內容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對象:參加過初級班學習并且經過一年以上的電腦實際應用的檔案人員。

教學目的:通過學習,提高學員電腦綜合應用能力,使他們的操作技能得到進一步鞏固和提高,掌握電腦維護的一般技能。

教學內容:操作系統及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護。

3.2委托高校代培檔案計算機管理專門人才

短期培訓班只能滿足當前的急需,隨著我委檔案管理的現代化和計算機技術的廣泛應用,檔案部門對計算機技術人才需求會越來越迫切。培訓檔案的計算機管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進的技術設備,委托他們為檔案部門培養專門的計算機技術人才。根據我委檔案部門具體情況和對計算機人才的需求,有目的地挑選檔案系統中那些德才兼備、又具備計算機基礎知識的年輕干部參加學習,經過系統學習掌握計算機專業知識,將來成為檔案的計算機管理專門人才。根據黃委檔案計算機管理發展的需要,應盡快委托地方高校舉辦一個電腦應用技術高級培訓班。可采取講授和自學相結合的教學方式,每次集中進行半個月的學習,全部課程在一年半內完成。教學內容應包括:

(1)數據庫:數據庫基本原理、Foxpro基本知識、運用Foxpro開發應用程序。

(2)網絡技術:計算機網絡基本概念、局域網的構造、Internet&Intranet、網絡綜合布線。

(3)主頁制作:HTML簡介、FrontPage。

(4)計算機硬件;計算機基本組成原理及結構、計算機故障排除方法,(5)計算機安全防護:計算機病毒及防治,計算機網絡的安全,計算機日常維護。

3.3利用有關部門的技術力量,采取“請進來,走出去”的辦法培養本部門的技術人才。

從檔案部門目前所處的實際出發,解決計算機人才缺乏矛盾的另一可行做法是與委屬有關單位及社會有關部門合作,送出一批有潛力的檔案人員參與到他們的某些技術工作之中,或請他們中的一些專家幫助我們解決某些應用技術問題。經過一個時期的傳幫帶,可以培養一批計算機專門人才。實踐證明這一做法行之有效的。黃委檔案館“治黃檔案信息計算機管理與服務網絡系統”初建時期,不論是設備安裝,還是軟件安裝,委檔案館的相關工作人員都積極參與到其中。除此之外,還積極地向軟件開發商提出了有價值的意見和建議,積極地參與了檔案管理軟件的開發與調試,熟練地掌握了這套管理系統,不但進一步了解了檔案的有關知識和網絡知識,而且還從中掌握了相關的計算機知識。經過幾年的工作實踐和刻苦學習,目前,他們已能自己設計、自己制作黃委檔案館主頁,將來的維護工作也要靠他們自己完成。