小型科技檔案室計算機管理

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一、小型科技檔案室實現計算機管理的益處

1、當前，我國科學技術的發展日新月異，科研項目逐年增多，科研手段越來越先進，形成的科技檔案的數量、內容都比以前復雜，檔案的載體、形式、記錄方式也出現多樣化的趨勢。即便是小型科技檔案室，也同樣面臨這樣的問題。如果應用計算機管理科技檔案，就能改進檔案檢索和管理方式，大大提高檔案檢索效率，更好地為科研服務。因此，小型科技檔案室有必要盡快實現計算機管理。

2、小型科技檔案室實現計算機化管理后，將會使工作的流程由手工勞動變成自動化過程，提高工作效率和質量，降低檔案管理成本，大大地減輕科技檔案管理人員的工作量。采用計算機管理科技檔案,能更好、更快、更準確地為科研技術人員服務。利用計算機進行檔案管理，完全可以取代傳統管理的手工工作環節，只要檔案管理人員掌握了檔案資料的計算機管理方法，就能通過電腦輕松地查詢科研人員所需的資料，不需要用很長的時間去翻閱、查找繁瑣的檔案資料。

3、用計算機檢索檔案資料，能夠實現多種形式的檢索?？蒲腥藛T可以從更多的角度來查閱資料，如檔案號、課題完成時間、項目名稱、編寫單位、工作區域等等，甚至可以利用某些關鍵詞進行模糊查詢。這就簡化了檢索過程，大大提高檔案資料的可利用性，既能提高工作效率、改善服務質量，同時又可以廣泛滿足科研人員的不同需要。

二、怎樣實現小型科技檔案室計算機管理

1、做好實現計算機管理的準備工作第一，做好科技檔案室現存檔案資料情況的調查分析。首先，要對用戶需求進行調查，了解他們對科技檔案利用方面的要求和利用方式。其次，要做好現存檔案資料的統計工作，對館藏內容進行分析、統計，包括種類、數量等，估算出數據存貯容量，盡最大可能方便利用。再次，要考慮到科技檔案室未來發展的需要，制定好建庫計劃。第二，走出本單位去取經。首先，要做好外部調研工作，了解一下是否有已建成的實用系統，是否能為我所用。對現有的條件和將需有的條件進行分析，避免走別人經過的彎路。調查的結果，可以作為編寫系統方案的依據。其次，在了解其他單位計算機管理科技檔案的情況之后，找計算機方面的專家咨詢一下，看看本單位科技檔案室實現計算機管理需要什么樣的硬件和軟件條件，根據本單位的具體情況操作。

2、做好建立科技檔案數據庫的準備工作第一，準備好計算機管理的物質基礎。選擇好合適的硬件設備和軟件是一項重要工作，關系到計算機應用的成敗。在采購計算機等設備時，應選擇具有兼容性強、當時較為先進的計算機。要選擇比較通用的機型，要求主機有較高的運算速度，內存、外存要有一定的容量。在選擇科技檔案管理系統方面，應根據本單位科技檔案的特點、估算的容量及用戶的使用要求，來選擇合適的計算機系統。可能的話，最好能引進一套現成的系統軟件，或引進后根據自己的特點加以簡單的改造。這樣，可以避免浪費時間和財力，去做別人已經完成的重復性的勞動。第二，科技檔案管理人員應參與管理軟件的設計。設計管理軟件的專家雖然對軟件的功能、編制程序的方法和技巧都輕車熟路，但畢竟對檔案管理方面的各項業務和工作流程不熟悉。這就需要科技檔案管理人員及時與軟件工程師溝通，提出適合本單位科技檔案管理的合理化建議。第三，對科技檔案管理人員要進行培訓。要實現科技檔案室計算機管理，只有先進的技術設備是遠遠不夠的。必須對檔案資料管理人員進行培訓，使科技檔案管理人員盡快熟練使用新軟件，為下一步實現科技檔案的計算機管理做好充分的準備。

3、科技檔案資料的錄入和使用第一，科技檔案資料的錄入。一是科技檔案借閱者的信息錄入。要把本單位有借閱檔案資料資格的人員名冊，輸入到電腦管理系統中，并對不同的人員的借閱范圍進行限權。二是科技檔案資料的錄入?？梢韵葘Ω黝惪萍紮n案資料部分錄入，試驗一下能否順利實現錄入、查閱、外借、歸還等步驟，如果一切順利，就可以全面錄入檔案資料了。第二，使用計算機管理科技檔案。在檔案資料全部錄入完畢之后，計算機管理系統就可以開始使用了。

剛開始使用時，可以設定一個較小的范圍，在這個小范圍內試用，切不可急于求成。等到確定了各方面都沒問題，才可以開始真正使用，發現問題盡快與軟件設計工程師聯絡解決問題。對來查閱科技檔案資料的科研人員，可以進行簡單的講解、培訓，甚至可以把管理系統中的查閱過程做成截圖。這樣，查閱程序一目了然，他們就可以親自查閱所需要的檔案資料了。