當前檔案管理改革及發展思索

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摘要：本文從新時期檔案資源信息化管理為核心，具體闡述了檔案保護、管理手段和管理標準化的創新與發展，從而提出了戰略層面上的檔案管理與創新的機制與體系，優化信息的內容與含量，為社會所用，為經濟發展服務。

關鍵詞：檔案；管理；創新發展；思考

檔案管理創新與發展是一個相對的、動態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容，新時期檔案管理創新與發展是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容，其主要內容包括：

一、檔案信息化的創新與發展

信息化已成為各行各業現代化的核心與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，檔案資源信息化建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。

二、檔案保護的創新與發展

傳統意義上檔案保護主要是指檔案庫房、檔案設施設備及檔案載體保管保護。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的和光學性的，磁性的有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護創新與發展將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

三、管理手段創新與發展

檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是要利用局域網，建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，充分利用網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索。其次是要建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”，電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。第三是要實現電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。第四是要開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。第五是要開展現行文件閱覽服務。目前到檔案館（室）查閱文件的人員逐年增多，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

第六是要強化檔案現代管理方法和理論的應用，通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。第七是要是先進的技術手段應用，要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

四、檔案管理標準化

檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

檔案管理創新與發展是新時期檔案事業發展的必然趨勢。也是檔案事業創新發展的重要因素，推動新發展，就必須建立新的管理機制和管理體系，以適應持續、全面發展的需要。

一是要建立科學的決策機制。檔案管理現代化建設是一項復雜的、系統的工程，要立足于本地區、本行業、本部門的實際情況，從全局性、戰略性的發展高度。做出規劃，統籌安排，協調發展。

二是要建立完善的人才機制。現代化的管理需要現代化的人才，現代科學技術手段和先進科學管理方法的掌握和應用，人是決定因素。要培養和引進一批專門從事檔案管理現代化的工作人員，如軟件開發、網站管理、系統維護人員，使之既掌握各種現代技術知識和技能，又了解檔案業務，充分發揮現代技術在檔案管理中的效用。要通過技術培訓手段，培養一批精通檔案信息技術的管理人才，造就一支能勝任檔案信息技術監督指導工作的管理隊伍。

三是要建立創新的科研機制。各級檔案部門要緊緊依靠“科教興檔”戰略，圍繞檔案管理現代化建設的工作目標和工作重點，加緊研究和推廣檔案科研成果，結合檔案管理實際，應用先進的技術手段和科學管理方法，不斷實踐和創新，總結經驗，努力提高檔案管理創新與發展水平。大膽創新，大力奉行“拿來主義”，吸收當代先進的管理理論和技術研究成果，與檔案管理理論有機結合，使之形成系統的、科學的理論體系，指導新時期檔案管理工作。

在新時期新階段，種種問題出現在檔案管理面前，只有不斷的提高管理水平，吐故納新，才能更好的實現檔案管理的創新與發展，才能優化檔案管理信息，為社會所用，為經濟服務。