畢業(yè)生檔案管理的探究與拓展

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近年來,隨著高校的擴招,高校畢業(yè)人數不斷增加,畢業(yè)生檔案不斷膨脹,傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理方式已不能適應形勢發(fā)展的需要,直接影響了高校畢業(yè)生檔案管理部門的辦事效率。學院對于畢業(yè)生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng),學生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費力、費時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統(tǒng)能為本院提供一個高質量、高效率的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng),實現畢業(yè)生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應學院發(fā)展需要,開創(chuàng)通過校園局域網實現畢業(yè)生檔案信息管理無紙辦公協(xié)同工作的時代。

1系統(tǒng)架構與技術分析

1.1系統(tǒng)架構

系統(tǒng)是基于Web的應用系統(tǒng),涉及到業(yè)務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。

1.2技術分析

本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結構。

在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受WEB服務器傳遞的WEB頁面數據;WEB服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執(zhí)行后將結果返回給WEB服務器,WEB服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網的相關技術,B/S結構的系統(tǒng)開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務器交換數據,數據安全性比較高。

2系統(tǒng)需求分析

針對于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業(yè)生檔案管理人員能對畢業(yè)生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統(tǒng)內畢業(yè)生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。

3系統(tǒng)功能設計

由于本系統(tǒng)是面向特定的對象,所以用戶進入系統(tǒng)先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。

系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。

普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實現的功能則包括以下幾點。

(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級權限管理。系統(tǒng)管理人員可對系統(tǒng)信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統(tǒng)進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業(yè)生生源數據庫的維護——按年度,每年一個畢業(yè)生生源數據庫,進行畢業(yè)生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據機要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數據按要求進行備份。

(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對畢業(yè)生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業(yè)生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。

4數據庫設計及系統(tǒng)實現

4.1數據庫設計

根據高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時間、畢業(yè)去向、派遣報到證號、就業(yè)狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業(yè)生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學生檔案管理部門轉遞畢業(yè)生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執(zhí)——由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。

由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業(yè)信息表。

4.2系統(tǒng)實現

本系統(tǒng)基于平臺開發(fā),用2005作為開發(fā)環(huán)境,界面設計采用了Dreamweave,IIS作為Web服務器,數據存儲采用Access,通過編程實現了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。

5結語

本系統(tǒng)提高了我校畢業(yè)生檔案管理的工作效率,方便了畢業(yè)生對檔案情況的及時了解及其傳遞,加強了畢業(yè)生與我校畢業(yè)生檔案管理部門的交流。通過以上對高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學生檔案管理的規(guī)范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。