職工檔案特征研究論文

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編者按：本論文主要從企業檔案管理工作的特性；職工檔案管理工作在企業發展中的地位與作用；加強職工檔案管理工作的措施等進行講述，包括了獨立性、專業性、系統性、對企業發展的步伐和速度起到促進作用、是培育企業核心競爭力的重要工具、是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段、制定科學規范的企業職工檔案管理實施細則、實現企業職工檔案管理的現代化、努力提高職工檔案管理人員的業務素質等，具體資料請見：

摘要：企業職工檔案是對職工個人經歷、政治思想、業務水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料歷史，是全面、正確地考察職工的一個重要依據，在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的地位作用。在新形勢下，企業勞動職工、工資分配、社會保障制度等各項改革措施也在不斷深入，企業職工檔案管理如何跟隨企業發展的步伐，更好地服務于企業，已成為當前企業面臨的一個重要問題。

關鍵詞：檔案管理特性作用措施

1企業檔案管理工作的特性

1.1獨立性企業是社會經濟發展過程中一種以法人為代表的自主經營、自負盈虧形式的特殊經濟組織，企業對其資產有獨立的支配權，檔案作為企業資產的一個組成部分,企業也依法享有獨立的支配權。同時，隨著經濟社會的發展，大部分企業產生了屬于自己的知識產權和商業秘密等檔案。因此，企業的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務的功能，檔案資源只屬于企業內部共享。

1.2專業性在當前的市場經濟活動中，企業主要是以經營為中心開展一系列活動，從而產生了大量的經營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發展，企業還產生了本企業獨有的技術專利檔案。這些檔案與傳統的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業檔案的一個重要組成部分。

1.3系統性企業檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、鑒定、服務、利用，而且還包括檔案信息產品的加工和輸出，因此，它類似于企業管理活動中的一個系統工程。

2職工檔案管理工作在企業發展中的地位與作用

2.1對企業發展的步伐和速度起到促進作用企業職工檔案與企業發展的關系十分密切，對企業競爭發展具有十分重要的促進推動作用。在經濟社會的快速發展的形勢下，企業要想高速穩健發展，離不開科學技術的支撐，而科學技術的進步則取決于人才的綜合素質，需要有一支高素質的專業技術人才隊伍。人才已經成為決定企業興衰、成敗、競爭勝負的關鍵因素。而加強職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業員工的地位、榮譽、認定等方面進行了肯定，從而形成了良好的激勵機制，進而促進了企業的良性發展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現。

2.2是培育企業核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業擁有的區別于其他企業的重要財富，是能夠被企業管理者、員工共同感受到的并共同參與創造的核心資源。由于現代企業在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發人力資源成為了提高企業核心競爭力的迫切需要。優化企業人力資源管理，離不開企業職工檔案工作的強力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關系。企業職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據。人力資源管理的目的就在于能否在企業內部實現最優化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業良性發展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業而言，只有進一步強化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現象的發生，也才能使企業能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進而樹立進取心和責任心，最終促進企業核心競爭力的培育。

2.3是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段職工檔案對單位負責人了解應聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實、完整的個人職工檔案，既是企業選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業人員量己之才選擇行業、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業和個人盲目選人、擇業的“自主權”，更利于“人才與用人單位是市場經濟體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的重要數據，這也有利于企業人力資源管理部門對職工檔案進行統計分析，從而作出比較準確的人才預測，并制定出長遠的人才培養計劃和企業發展規劃。

3加強職工檔案管理工作的措施

3.1制定科學規范的企業職工檔案管理實施細則

隨著經濟社會的發展，流動性和多變性問題成了企業人才突出的問題，這給企業職工檔案管理增加了多樣性和復雜性。因此，必須根據形勢的發展，在《企業職工檔案管理工作規定》的基礎上制定一個統一的、規范的、便于操作的《企業職工檔案管理實施細則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養人才、發展經濟這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環節做到有章可循、有法可依，真正實現“觀其卷，知其人，用其長”的目的。

3.2實現企業職工檔案管理的現代化

當前，企業各項制度面臨改革，企業職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰。一是職工隊伍不斷交替，導致檔案數量有所增加，檔案內容不斷得到更新，新材料不斷得到充實。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統、全面、準確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實現職工檔案的現代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環節和一些操作手段的創新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發明、小創造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現代技術來提高工作效率。比如可以把目錄計算機檢索、文件級裝訂、檢索主要內容轉移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質量和效益，又節約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計算機來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關鍵在于檔案人員是不是用心去發現、去實踐。檔案的業務工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應用計算機進行現代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。

3.3努力提高職工檔案管理人員的業務素質

檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，這就要求從事檔案工作的人員，第一要鉆研本專業的理論知識，掌握這項工作每一個環節的技能技巧，第二要學習檔案管理學知識和應用文寫作等方面的知識。如果沒有扎實的業務功底和較強的管理能力，不熟悉檔案的內在聯系和業務工作中的的環節、步驟，就不可能做好做實檔案工作。檔案保管價值的鑒定取決于它所記述的科學技術知識的價值，只有全面掌握相關門類的知識，才能有效開展檔案鑒定工作。語言文字的組織概括能力是檔案管理工作的基礎，沒有扎實的語言功底就無法有效搞好這項工作。因此，作為現代化企業的檔案工作者，必須嚴格要求，提高業務素質，掌握現代化檔案理論知識和管理能力，并且要加強相關專業知識的學習，掌握多方位的知識，以適應新形勢下檔案管理工作的需要。

4結束語

隨著社會經濟不斷發展，現代化企業改革也在不斷深化。作為企業順利實現科學管理重要基礎工作之一的職工檔案工作，在促進企業發展，提高企業內在素質和競爭力，全面建設現代化企業的過程中發揮著越來越重要的作用。