中檔法分類標引論文

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《中國檔案分類法》（以下簡稱《中檔法》）第一版1987年12月出版一年多后，我院就開始按它進行檔案分類標引了。實踐證明，《中檔法》第一版所設類目太粗，遠遠不能滿足實際標引需要。1997年12月出版了《中檔法》第二版，把類目由一版的5千條擴展到10萬條，基本能滿足全國檔案分類標引需要，但我們在使用中仍發現不少問題有待解決。

我院檔案的分類標引是在著錄時與主題標引同步進行的，至1999年底，庫存3萬5千卷文書檔案和科技檔案（科研、設計、基建、設備等）已全部著錄和標引完畢，并逐步輸入了計算機。我們在分類標引時遇到的難題頗多，這里談幾點看法，以就教于同仁。

一深入學習

八十年代末以來，我們為了跟上檔案工作標準化的步伐，學習了一些有關分類標引和主題標引的著作和分類法。經常反復學習的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復學習中使用，又在使用中反復學習才能做好分類標引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標引工作起步較早，當時只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結果是成百上千個案卷標的是同一個分類號，很難達到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細目，原來的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結構、類別也有所調整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業復分表，增加了科技檔案復分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標引。

我院的檔案內容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類號，否則建立的分類目錄或數據庫將是殘缺不全的，進行分類檢索時，未被標引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標引手冊》中說分類法編制應做到：“有檔應有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實際標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠遠沒有達到“有檔應有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標引人員最為難的一個問題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復類目太多。一個事物或問題設了多個不同的類目，使標引人員弄不準用哪個類目號標引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標引。例如：關于人才開發問題的文件找不到相應的類號，可標BC4人事。又如：寶鋼燒結廠煙囪設計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標NG6133燒結廠燃燒系統。

2采用靠類標引。例如：關于法人代表的確定和變更的文件找不到相應的類號，可標與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設計中均無“車庫”類目號，可靠標NW6243水泥廠運輸基建。

3采用“其他”類號標引。在上位標引和靠類標引都不宜表達時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標引，住宅小區的鍋爐房建筑只能標R4121作居住建筑的附屬工程，而商業區的供暖鍋爐房只能標R41421作商業建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設計類號標引，就能達到同樣事物用同一類號標引的要求。

（二）重復類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類是按職能分工設類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標引。例如：干部任免”在A黨務、BC行政、D軍事三個類目中都設了類目，就是必要的重復類目。但是，分類表中實際上還存在大量不必要的重復類目。之所以說它們是不必要的重復類目，筆者認為是編表時未嚴格按“共性集中”的原則設類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復設類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實際卻在5個大類中設了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設了11個類目（有的還分若干細目）。R類本來就是建設檔案類，其中檔案館、居住建筑都設有類目，它們的共性都很強，用R類標引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標引。例如，R類是“城鄉建設、建筑業”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設各該專業的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業系統的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細目）標引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛生、體育、科研、商業各大類下都設有居住建筑類目，這些系統用各自的居住類號標引他們的基建檔案也不為錯，但設計、施工部門為上列各系統做的居住設計、施工檔案就可能都用R類標引，這就出現了不一致問題。

2主題專業類目中雖有相應類目號，但若太粗，也可不用，而用相關大類中的具體類號標引。例如：R4124為“教育及科研建設”，但下邊并無科研建筑細目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實驗室等，實驗室建筑就可用HA622標引。科研用房不多的單位也可用R4124做粗標引。這也要出現同一事物用不同類號標引問題。

3一個事物或問題在幾個主題大類中都設有類目時，應視具體情況而定。例如：HB6378為“地震工程與工程地震學”，TC58為“地震工程學”，R5317為“建筑抗震研究”，這三個類目中都含有建筑工程抗震研究內容，若屬基礎理論研究可用HB6類號或用TC5類號標引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用R5類號標引。例①《北京市區埋藏基巖凹陷地形對地震的影響》研究報告標TC5824（場地對地震動的影響）；例②《唐山地震對京津的影響》調查報告標HB6379（地震調查），也可標TC34（地震調查）；例③《空間桿系結構抗震計算的研究》標R5317；例④冶金類中的NG522132為“耐火材料設備”研究，建筑材料類中的NW5592為“耐火材料工藝設備”研究。這兩條類目內容完全一樣，標引時冶金系統和建材系統肯定是各自用本專業的類號。這樣做雖不合理，但是合法（《中檔法》）。

另外，各工業類的設備、標準、環保等小類與主題類的NJ機械、SA環保、UA標準等的交叉重復也是難解難分的。涉及相同的類目都要進行分析、比較后才能選定合適的類目號做標引。限于篇幅，本文就不多例舉了。

總之，《中檔法》存在的問題只能待其編委會做出解釋和再版時修改來解決，使用者無權做任何改動，只能想法去適應，至少在一個單位內要有統一的使用方法，使對同類檔案的標引前后保持一致。我們雖然通過實踐歸納出幾點方法，但很不理想，只是權宜之計，而且還經常為選適當的類號傷惱筋。因此，我們特別希望與兄弟單位交流情況，向同行學習，以提高標引水平。