校史編著中檔案利用研究

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一、編寫服務中的檔案利用

（一）人員的組織與輔導、減少損傷和重復勞動

對檔案利用人員（參予校史編寫的人員）進行科學組織與精心輔導。許多檔案文獻經歷了久遠的歷史歲月，不采用一定的科學保護措施來利用檔案，在利用過程中隨時有可能將其損壞。上海海洋大學檔案館保存了大量具有重要價值的紙質檔案，這些檔案文件已成為重要的稀有文史資料。有的正在申請作為上海市檔案文獻遺產保護項目，而許多重要的歷史紙質檔案保護和使用存在許多技術上急需解決而又難于解決的問題。許多紙質檔案原材料質量比較差。其檔案自身的強度和韌性具有先天的不足。這些紙材由于當時的造紙技術及原材料相對落后，也沒有征對性的研究專門用于檔案保存的紙質，所使用的紙張其強度、耐折度、挺折度、挺度、密度等性能普遍較差，特別是50年乃至近百年前的紙張，性能更差，因此作為檔案載體給保護保存增加了難度。而經過幾十年的存放，受到各種環境及有害物質的侵蝕，使得延續保護難上加難。針對這些情況，便對校史編寫參加人員進行精心組織和耐心輔導，使之具有檔案利用的基本知識。如輕拿輕放、減少沖擊（折疊、重壓等），減少不必要的磨擦和擠壓、消除多次重復翻閱等。

（二）工作內容合理分工、利用有序進行

為減少重復勞動，提高利用的準確性，加快編寫的速度，特對利用工作對其內容進行分工。具體分成學科、專業、課程三個方面。先列出提綱、然后按題綱進行梳理和編排，才開始進行檔案利用。1）學科內容的梳理與檔案收集。主要包括學科創辦沿革，所取得的研究成果，學科建設手段（實驗室、研究所、重要儀器），人才培養等。另外還包括一些學科建設的相關措施文件。具體包括內容為：學校關于教學大綱制定與實施的規定；教學大綱、實訓大綱和考試大綱；學科基礎課、學科教材；實驗實訓指導書；CAI課件；學科課程建設情況（含規劃和總結）；精品課件建設情況（含規劃、總結、教案、課件、課堂教學錄相等相關資料）；學科課程成果及原始資料。2）專業內容梳理與檔案收集。主要是專業的種類、專業背景和專業培養目標及過程。具體包括：專業概況（含專業沿變、專業背景、人才培養情況等）；專業目錄；新增專業、特色專業申報材料；相關行業、企業對專業人才需求現狀分析及未來需調研報告等原始材料；專業設置論證報告與培養目標調研報告；專業培養目標（含知識、能力、素質要求）；專業實施性教學計劃；專業建設年度計劃、中長期建設規劃、年度總結；用人單位對專業畢業生的反饋信息。3）課程內容梳理與檔案收集。主要包括課程體系、課程分布、課程要求及結構等。具體包括：專業教學計劃的課程建設原則性意見；教學計劃修訂的有關規定；專業培養方案與實施性課程教學計劃；專業建設與各項課程教學改革的思想與措施；專業課教學計劃執行情況（含各學期進程表、教學任務書、課程表）；課程體系與結構改革情況課程實踐教學情況等。

（三）專題檔案文獻分類，準確提供原件

根據學科、專業和課程內容，把原始檔案進行分類，并提供檔案原件。最終做到準確、準時、有效。檔案工作者的任務之一就是為查閱檔案者準確、迅速提供原始資料，以滿足其急需。那么，如何在數量巨大的檔案館（室）中及時找到急需的文獻，是一個值得研究的問題。目前，通常的利用形式主要是利用者點名調卷。但由于利用者對庫藏檔案的時間、范圍、數量，是不可能了解和掌握庫藏檔案全部內容。因此，單憑點名調卷，就可能使大量有價值的檔案被埋沒，影響檔案效益發揮。為此在前面對所有檔案原件做了預先分類、查閱的人便減少了盲目性，大大提高了準確性，從而加快校史編寫工作。

二、結論

作為歷史悠久的百年高校。在編寫校史過程中，檔案工作發揮了重要的作用。而學校檔案利用是一項艱巨的工作。其利用方法需要進行認真研究。綜述所做工作，有如下結論。

（一）保護與利用是高校檔案工作的重要專業內容歷史悠久高校檔案文件在漫長的保存、借閱和使用過程中，都經受到各種因素的影響，包括人為的、自然的和生物的影響。特別是那些建校歷史長達百年的高校，許多原始紙質檔案已顯得十分脆弱，表現在紙張變硬、發黃、變脆、蟲蛀、霉變、字跡褪變以及柔軟度、韌性和機械強度降低等。于是存在著檔案保護與利用的矛盾。本研究中較好地解決了檔案保護與利用的矛盾問題。

（二）檔案利用人員的組織與輔導對檔案利用十分必要對檔案利用人員進行科學的組織和專業的輔導，才能有效有序地開展檔案的查閱、利用等工作，而又不損害原有的歷史檔案。

（三）預先對所需利用檔案進行分類，才能準確提供所屬原件只有專業檔案管理人員對利用所需檔案原件進行提前分類，縮小收集和查閱范圍，才能準確、及時地將原件檔案提供加以有效利用，最終達到提高編著校史的效率。

本文作者：楊婷工作單位：上海海洋大學