檔案信息化策略分析論文

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【摘要題】數字信息化

【正文】

隨著檔案信息化建設的逐步展開，人們越來越多地意識到，檔案信息化建設不僅涉及大量技術問題，而且也涉及許多過去從未碰到過的管理問題。對絕大多數檔案管理部門，特別是市縣級檔案管理機構而言，在實踐中單純依靠其自身的技術力量很難順利進行有關信息化內容的建設。據筆者調查，目前已經或正在進行檔案網站與數字檔案館建設和檔案數字化轉換的單位，都不同程度利用了外部技術力量。可以認為，各級檔案管理部門在檔案信息化建設中利用外部技術力量將成為一個帶有普遍性的做法。從表面看，這是一個技術問題，但實質上它是一個管理策略問題。如何科學選擇信息技術供應商以及檔案管理部門在信息技術外包過程中究竟應扮演什么樣的角色，這些都是當前迫切需要做出回答的問題。

一、檔案信息化中的信息技術外包策略及其驅動因素

信息技術外包(ITOutsourcing)是指組織以合同的方式委托信息技術供應商向組織提供所需要的部分或全部信息技術功能。

根據外包業務的具體內容，可將檔案管理部門的信息技術外包業務分為如下幾種類型：一是軟件業務外包。它具體又可分為：①購買供應商開發的即買即用的應用軟件包。如檔案管理部門根據需要從市場上選擇購買文檔一體化管理系統或電子文件管理系統；②購買供應商開發的應用軟件包，同時要求供應商根據本單位的要求進行某些修改。如針對檔案數字化中對檔案原始性特征保護的要求，某些單位在購買普通文字圖像識別系統的同時，要求供應商對文字圖像識別系統的某些功能進行修改；③要求供應商為本單位開發一個完整的能滿足其業務需求的全新的電子文件管理系統，而不是購買市場上已有的通用電子文件管理系統或文檔一體化管理系統，這種外包要求通常出現在一些特種行業與部門的文件與檔案管理工作中。

二是數字化轉換、檔案網站建設或數字檔案館建設的工程業務部分或全部外包。這類外包表現為檔案管理部門不僅向供應商購買有關應用軟件包，而且還要求供應商提供與軟件在檔案管理中應用的部分或一攬子服務。如由供應商負責對傳統介質檔案的數字化轉換、負責檔案網站的建站與維護、數字檔案館基礎設施構建、檔案數據壓縮與傳輸等具體工程業務項目。

三是將信息技術資產、人員及租賃資產等交由信息技術供應商負責管理。它是在前兩種信息技術外包基礎上發展出來的一種延伸性外包形式。在檔案信息化進入數字檔案館建設階段后，這種外包形式可以嘗試使用。

檔案管理部門在檔案信息化建設中有選擇地進行信息技術外包是由眾多因素共同驅動的。這具體表現在：

第一、當前各級檔案管理部門信息技術能力的限制。檔案信息化各項內容的建設都需要更多的信息技術專業人才，而我國各級檔案管理部門中這類人才卻十分缺乏。從解決問題的方法上看，經過繼續教育，現有檔案管理人員可以在一定程度上適應技術操作的要求，但要其勝任文件管理系統的軟件開發、檔案網站設計與維護、數字檔案館構建等工作卻有較大難度。從國際范圍看，即使是在信息技術十分發達的歐美諸國和人才實力雄厚的國際知名公司，它們也十分流行利用信息技術外包策略來確保某些信息化項目的實施。因此，信息技術外包不失為解決檔案管理部門內部技術能力有限的重要方法。

第二、檔案管理部門經費預算的壓力。選擇更加節約的方式是檔案管理部門在信息化建設中必須首先考慮的問題，信息技術外包策略如果運用得當，可以使檔案信息化建設少走彎路，縮短周期和節約成本。一方面，信息技術供應商可以在多個客戶之間共享軟硬件、人力資源和知識，也可以通過批量購進軟硬件資源而獲得更多的折扣，從而有效降低檔案管理部門的固定成本投入；另一方面，信息技術供應商一般都擁有比檔案管理部門更加豐富的技術和資源，這決定了它能提供高質量、高效率、高效益的服務，由此也可降低有關成本。有關調查顯示，將信息技術全部或部分外包可以平均節省9%的成本。

第三、檔案信息化發展階段的要求。筆者曾將我國檔案信息化建設從總體上劃分為計算機輔助檔案管理階段和電子檔案工程階段。在計算機輔助檔案管理這一起步階段，其信息化基本目標是運用計算機模擬傳統手工管理方式，建立“計算機輔助檔案管理系統”。電子檔案工程階段是檔案信息化建設的高級階段，這一階段的信息化基本目標是建立檔案網站和數字化檔案館，實現電子文件的網絡化管理與服務。當檔案信息化處于計算機輔助檔案管理這一初級階段時，其技術復雜性不高，有關功能也相對簡單，對信息技術外包的需求程度不高；隨著檔案信息化向電子檔案工程階段的發展，在建設過程中對技術和功能的要求逐步提高，這也驅動檔案管理部門選擇信息技術外包策略以完成有關建設目標。

二、實施信息技術外包策略的支撐條件

值得注意的是，信息技術外包也存在一定風險。為了保證信息化進程中信息技術外包策略的順利實施，檔案管理部門也應具備相關的支撐條件。具體表現在：

第一、外包項目的科學管理策略。檔案管理部門在信息化建設的不同階段，其具體目標各不相同，外包的技術項目也有所區別。如何根據檔案管理部門的管理基礎、技術水平和社會功能科學分析不同時期的信息比具體目標，結合技術外包項目的特點科學選擇信息技術供應商，并對外包過程進行科學管理等都是決定信息技術外包策略能否成功的重要因素。具體而言，檔案管理部門應首先結合有關因素識別其當前需求，科學制訂檔案信息化建設的總體規劃、目標任務和實施步驟。其次，應選擇適當的技術項目進行外包。檔案管理部門正確定外包項目時，應綜合考慮相關因素，原則上是效益成本比和戰略價值雙高的業務不外包，而其他情況則要具體問題具體分析。例如，檔案管理部門應重視信息安全問題，對一些高度敏感的數據項目應選擇自建或慎重外包，并在外包過程中加強對信息技術外包風險的控制。在信息技術外包過程中，檔案管理部門要不斷賦予外包商完成其工作職責的權利，而伴隨這一過程則可能出現檔案管理部門主動控制權的喪失。檔案管理部門在風險管理中，應利用合同對外包商的服務時間與質量進行控制；通過需求分析和合同測度對可能出現的成本攀升進行控制；通過強化自我保護和社會保護（如知識產權保護）意識，對信息秘密和有關知識產權進行保護。最后，檔案管理部門應科學實施對外包業務過程的管理，特別是對外包項目有關文件的管理。信息技術外包業務過程一般分為外包業務選擇、外包方案評估、外包合同管理、外包服務的監督等。對上述外包業務過程的各個具體環節檔案管理部門都要進行科學控制與協調。其中，制定外包項目建議書和外包合同是兩個十分重要的環節。檔案管理部門在外包項目建議書中要定義檔案部門對信息技術的需求，并據此對所需的硬件、軟件、服務、成本與時間等提出要求；在外包合同文件制定中，則應包括檔案管理部門與外包商的職責與義務、外包項目的質量指標、服務水平的調節、數據與信息的機密性及違規處罰和培訓等事項。

第二、一定的信息技術能力。檔案管理部門需要一定的信息技術能力才能保證信息技術外包策略的順利實施。首先，一定的信息技術能力有助于檔案管理部門進行合作伙伴的選擇，并能對信息化項目的具體目標和功能進行科學表達。其次，一定的信息技術能力有助于檔案部門識別信息技術供應商在信息化項目中擬采用的關鍵技術，從而使雙方對項目期限和費用問題的討論公平和適當。再次，在信息技術外包合同的簽訂階段，檔案管理部門應利用自身對信息技術的理解，對技術供應商提供的服務條款進行分析，對外包技術項目的質量提出明確要求，并明確供應商的有關責任。如在合同條款中可以對檔案網站的支持響應時間、檔案人員的技術培訓內容、檔案網站信息更新周期和檔案數據庫的結構形式等提出明確要求。最后，在信息技術外包合同的實施與檢查驗收階段，檔案管理人員要能以一定的信息技術能力為基礎，判斷和驗收合同條款是否有效執行，并能對技術外包項目的質量進行評價。

第三、內外部門的協調運作。在檔案信息化建設的每個具體階段，信息技術外包的順利進行都需要內外有關部門的密切合作。具體而言，無論是檔案網站還是數字檔案館建設，都需要整合檔案部門內外的大量資源，尤其是信息資源。首先，檔案網站和數字檔案館的檔案信息不僅包括歷史性檔案信息，還應包括有關部門的現行文件信息。特別是隨著綜合檔案館和機關檔案室成為現行文件開放的主體，這就決定了在檔案網站和數字檔案館上的現行文件信息比例將逐步增加。如何將各類不同部門分散形成的現行文件進行適當集中，并鑒選出可以開放的范圍，這就迫切需要各有關部門的通力合作。其次，檔案網站和數字檔案館不僅對本館（室）藏中傳統介質檔案的數字化轉換信息，而且可以包括對其他單位檔案網站的鏈接或者利用分布式網絡對有關單位電子文件信息進行動態搜尋與鏈接（檔案界又將其稱為形成虛擬檔案館信息環境）。不管是相關網站的鏈接還是虛擬信息環境的形成，都要取得有關單位的同意或授權。特別是虛擬檔案館環境的形成，更需要有關單位在技術標準和相關協議上達成一致。因此，在檔案信息化建設中應進一步加強和改善檔案部門的公共關系活動，并在檔案館內部機構設置上也作出適當性變化，從而使檔案管理部門不僅通過信息技術外包策略形成良好的信息基礎結構，而且還通過內外協作創造良好的管理環境。