檔案本質(zhì)屬性研究論文

導(dǎo)語(yǔ)：檔案本質(zhì)屬性研究論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

眾所周知，檔案的屬性有一般屬性與本質(zhì)屬性之分。我國(guó)檔案界的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)是將原始記錄性作為檔案的本質(zhì)屬性。近年來(lái)，檔案界又有人提出了幾種全新的觀點(diǎn)。筆者擬綜合這方面的研究情況作一簡(jiǎn)要述評(píng)。

一、原始記錄性

吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說(shuō)原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過(guò)程中所顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性”①。

應(yīng)該說(shuō)，這一認(rèn)識(shí)是正確的。然而查啟森同志卻對(duì)這一傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說(shuō)就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因?yàn)椴皇窃加涗洠筒荒芩闶菣n案了。而事實(shí)上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當(dāng)包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性。”②

筆者認(rèn)為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機(jī)械地理解原始記錄性。對(duì)形成文件的機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機(jī)關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個(gè)完整的有機(jī)整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無(wú)疑的。其二，不可否認(rèn)，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過(guò)程中遺留下來(lái)的副產(chǎn)品，它是人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者說(shuō)它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。”③當(dāng)然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實(shí)物即可作為實(shí)物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對(duì)檔案與圖書、文物進(jìn)行區(qū)分與管理。

也許有人會(huì)說(shuō)，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機(jī)統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認(rèn)為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實(shí)，這是對(duì)文件與檔案關(guān)系所作的錯(cuò)誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說(shuō)，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說(shuō)的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個(gè)名稱，也就說(shuō)明了這一點(diǎn)。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對(duì)原始記錄性提出質(zhì)疑，并進(jìn)而認(rèn)為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒(méi)有這一程序，也就沒(méi)有檔案。”⑦這一認(rèn)識(shí)似乎是正確的，因?yàn)闄n案保管機(jī)構(gòu)保存下來(lái)的檔案一般是經(jīng)過(guò)歸檔這一程序的。但問(wèn)題在于，歸檔并不是檔案保管機(jī)構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對(duì)于檔案保管機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)就是檔案的接收。檔案保管機(jī)構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會(huì)征集和搜集檔案這一補(bǔ)充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無(wú)異于否定了檔案保管機(jī)構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對(duì)此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實(shí)際情況是，無(wú)論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會(huì)所接受，檔案是一種信息的認(rèn)識(shí)也被檔案界所認(rèn)同，于是劉建平同志便認(rèn)為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。

當(dāng)然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無(wú)疑是信息。但是，圖書、情報(bào)所記錄的內(nèi)容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報(bào)的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因?yàn)椤皺n案學(xué)界一般都認(rèn)為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒(méi)有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認(rèn)為檔案具有信息性或說(shuō)檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說(shuō)是毫無(wú)意義的。”⑾

應(yīng)該說(shuō)，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴(kuò)充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴(kuò)散性、可分享性外，還具有自己的特點(diǎn)：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因?yàn)樾畔⒖煞譃樯鐣?huì)信息和自然信息，從記錄方式來(lái)看，社會(huì)信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會(huì)信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會(huì)信息，而圖書、情報(bào)則屬于派生的社會(huì)信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。

四、非現(xiàn)行性

傅榮校同志認(rèn)為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實(shí)踐活動(dòng)的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果。”⑿

很顯然，這一認(rèn)識(shí)是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚(yáng)和非現(xiàn)行文件三種。由于我國(guó)不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點(diǎn)持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認(rèn)為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性。”⒀

筆者認(rèn)為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認(rèn)識(shí)是不符合我國(guó)的實(shí)際的。因?yàn)閲?guó)外的現(xiàn)行文件是指“一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點(diǎn)的文件。”⒁非現(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件。”⒂而我國(guó)一般認(rèn)為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國(guó)的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認(rèn)識(shí)的。在我國(guó)，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機(jī)關(guān)單位的檔案保管機(jī)構(gòu)移交。我國(guó)的檔案概念是具有我國(guó)自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國(guó)與西方國(guó)家對(duì)檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來(lái)解釋我國(guó)的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認(rèn)為，由此而認(rèn)定檔案的本質(zhì)屬

性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對(duì)檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。

注釋：

①③吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1988年版，第40、41頁(yè)。

②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書情報(bào)知識(shí)》1994年第2期。

④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁(yè)。

⑤韓玉梅主編《外國(guó)現(xiàn)代檔案管理教程》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1995年版，第28頁(yè)。

⑥劉智勇《我國(guó)現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學(xué)研究》1995年第4期。

⑨劉建平《從信息和信息科學(xué)看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。

⑩陳作明《檔案學(xué)研究中若干問(wèn)題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。

⑿⒀傅榮校《文件生命周期理論研究(之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。

⒁⒂丁文進(jìn)等編譯《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》，檔案出版社1988年版，第28、68頁(yè)。

⒃宗培嶺、譚爭(zhēng)培《檔案概念以“非現(xiàn)行性”為基礎(chǔ)是合理的——與何嘉蓀同志商榷》，《檔案學(xué)通訊》1997年第1期。