大數(shù)據(jù)背景企業(yè)采購(gòu)成本管理措施

導(dǎo)語(yǔ)：大數(shù)據(jù)背景企業(yè)采購(gòu)成本管理措施一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］采購(gòu)成本的管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，企業(yè)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以優(yōu)化采購(gòu)成本管理的思維模式與方法，有效提高采購(gòu)成本管理的效率，從而提高成本利用率，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。文章以檢驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)企業(yè)為例，分析當(dāng)前企業(yè)采購(gòu)成本管理中存在的問(wèn)題，并基于大數(shù)據(jù)對(duì)采購(gòu)成本管理的影響提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)；企業(yè)；采購(gòu)成本管理

采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，它處于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最前端，同時(shí)也是成本費(fèi)用中占較大比重的環(huán)節(jié)。目前，中小企業(yè)對(duì)于采購(gòu)管理的重視程度較低，采購(gòu)方式落后，采購(gòu)管理流程混亂，加上采購(gòu)人員的專業(yè)能力不足，使得采購(gòu)管理存在漏洞，采購(gòu)成本與企業(yè)生產(chǎn)效率不匹配，從而嚴(yán)重限制企業(yè)的發(fā)展空間。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)應(yīng)提高對(duì)采購(gòu)成本管理的重視程度，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加大對(duì)成本利用效率的控制力度，從而盡可能保證低成本優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力［1］。

1采購(gòu)成本的識(shí)別

采購(gòu)成本主要是指企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中用于采購(gòu)產(chǎn)品及服務(wù)等交易活動(dòng)所產(chǎn)生的一系列支出，包括物資的購(gòu)買價(jià)格、稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)等，也包括與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的其他費(fèi)用，如檢驗(yàn)費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等。檢驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)企業(yè)以提供檢測(cè)試驗(yàn)服務(wù)為主營(yíng)業(yè)務(wù)，其采購(gòu)成本基本可以劃分為4類：儀器設(shè)備采購(gòu)成本、試驗(yàn)用品采購(gòu)成本、低值易耗品采購(gòu)成本、采購(gòu)人員工資及其他管理費(fèi)用。

2采購(gòu)成本管理中存在的問(wèn)題

在傳統(tǒng)的管理模式下，由于受到管理層重視程度以及采購(gòu)人員專業(yè)能力的影響，企業(yè)的采購(gòu)成本管理中存在以下問(wèn)題。

2.1采購(gòu)無(wú)計(jì)劃，緊急采購(gòu)發(fā)生頻率高，缺乏數(shù)據(jù)支撐

完善的采購(gòu)計(jì)劃不僅有利于采購(gòu)部門做好采購(gòu)前的詢價(jià)、議價(jià)等工作，盡可能節(jié)約成本，還有利于成本利用效率的核算。目前，檢驗(yàn)檢測(cè)行業(yè)中的部分中小企業(yè)沒(méi)有制訂采購(gòu)計(jì)劃與流程，導(dǎo)致緊急采購(gòu)的發(fā)生頻率較高，在此情況下，采購(gòu)人員沒(méi)有詢價(jià)、議價(jià)的空間，甚至出現(xiàn)采購(gòu)行為耗費(fèi)的成本高于物資原價(jià)格的情況。究其原因，采購(gòu)無(wú)計(jì)劃源于兩個(gè)方面：第一，企業(yè)以提供試驗(yàn)服務(wù)為主營(yíng)業(yè)務(wù)，包括原材料等在內(nèi)的試驗(yàn)用品的消耗量由試驗(yàn)的種類與數(shù)量決定，但由于缺乏數(shù)據(jù)的支持，試驗(yàn)部門難以對(duì)計(jì)劃期間的試驗(yàn)項(xiàng)目及試驗(yàn)量進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)估，無(wú)法制訂較為完善的采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致出現(xiàn)成本增加的情況；第二，試驗(yàn)部門沒(méi)有對(duì)耗材用量進(jìn)行精確的劃分與統(tǒng)計(jì)，用量由操作人員決定，造成在提出采購(gòu)需求時(shí)的申請(qǐng)量高于實(shí)際需要量，這樣既不利于節(jié)約采購(gòu)成本與倉(cāng)儲(chǔ)成本，也不利于與試驗(yàn)相關(guān)的其他成本的計(jì)算與統(tǒng)計(jì)。缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計(jì)與分析，且缺乏關(guān)聯(lián)信息的傳遞，導(dǎo)致采購(gòu)無(wú)計(jì)劃，采購(gòu)成本未得到有效控制。

2.2采購(gòu)渠道單一，供應(yīng)商數(shù)量不足

豐富的采購(gòu)渠道對(duì)企業(yè)采購(gòu)成本的節(jié)約是非常有利的。多條采購(gòu)渠道，企業(yè)就可以享受買方市場(chǎng)帶來(lái)的議價(jià)、比價(jià)的便利，有利于成本的節(jié)約。但是，在傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式下，信息來(lái)源缺乏導(dǎo)致企業(yè)沒(méi)有獲取更多供應(yīng)商渠道，大部分物資的采購(gòu)渠道單一，容易形成賣方市場(chǎng)，比較難采購(gòu)到性價(jià)比高的商品。信息來(lái)源的單一性一方面造成設(shè)備的采購(gòu)渠道較少，企業(yè)逐漸對(duì)單一供應(yīng)商產(chǎn)生依賴性，不利于采購(gòu)成本的控制；另一方面使得企業(yè)的采購(gòu)部門缺乏對(duì)供應(yīng)商的考核評(píng)價(jià)，造成采購(gòu)工作內(nèi)部控制失效。

2.3信息溝通渠道不暢通，無(wú)法對(duì)采購(gòu)成本利用率進(jìn)行考核

一般在采購(gòu)前期，企業(yè)需要對(duì)物資進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研與詢價(jià)，形成該物資的合理標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)人員以此標(biāo)準(zhǔn)為底線進(jìn)行議價(jià)，企業(yè)內(nèi)部的管理層也可以此標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)人員的工作進(jìn)行量化考核。在實(shí)際工作中，由于調(diào)研等工作由采購(gòu)人員完成后進(jìn)行匯報(bào)，相關(guān)數(shù)據(jù)信息僅停留在采購(gòu)部門內(nèi)部，考核人員缺乏原始調(diào)研數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，無(wú)法形成有效的考核和對(duì)價(jià)格合理性的監(jiān)控。

2.4管理者缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光

部分企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)成本管理時(shí)注重眼前的利益，更關(guān)注如何節(jié)省采購(gòu)成本，甚至通過(guò)長(zhǎng)期不提高采購(gòu)人員收入、降低服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的方式節(jié)省成本，這不利于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展進(jìn)步。

3大數(shù)據(jù)環(huán)境下采購(gòu)成本管理的優(yōu)化措施

大數(shù)據(jù)，字面意義即規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)集合［2］］。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與普及，現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的含義已經(jīng)深化為利用專業(yè)的處理技術(shù)和工具對(duì)海量的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、歸納、分析，完成傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件無(wú)法處理的更大規(guī)模的數(shù)據(jù)分析工作，得出有助于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的信息。大數(shù)據(jù)可以給企業(yè)采購(gòu)成本的管理帶來(lái)更多優(yōu)化的可能，包括提高工作效率、精準(zhǔn)預(yù)測(cè)、提高溝通效率等。

3.1優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)可以利用數(shù)據(jù)化技術(shù)和管理方式優(yōu)化采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，搭建基于大數(shù)據(jù)管理思想的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系，從而進(jìn)一步完善采購(gòu)成本的管理。結(jié)合COSO內(nèi)部控制框架與風(fēng)險(xiǎn)管理框架，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制可以從以下幾方面進(jìn)行優(yōu)化。首先，在控制環(huán)境方面，數(shù)據(jù)化管理的前提是企業(yè)管理思想及工作意識(shí)的轉(zhuǎn)變，需要強(qiáng)化采購(gòu)人員在日常工作中的數(shù)據(jù)化意識(shí)，為利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行采購(gòu)成本控制奠定基礎(chǔ)。其次，利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，重新梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)管理者強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)流程中風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與控制。這需要企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)重視采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)把控，也需要管理層從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度考慮，在經(jīng)濟(jì)上給予支持，促進(jìn)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型。再次，通過(guò)平臺(tái)的搭建，提高信息傳遞與溝通的效率和質(zhì)量。從需求部門制訂采購(gòu)計(jì)劃開始，到審批、實(shí)施采購(gòu)、付款等每個(gè)環(huán)節(jié)，相關(guān)的管理者都有權(quán)利和渠道知曉相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，一方面可以監(jiān)督采購(gòu)行為的合理性，把控風(fēng)險(xiǎn)；另一方面可以縮減信息傳遞的時(shí)間，減少人為進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、匯報(bào)的溝通成本，提高工作效率。最后，通過(guò)采購(gòu)數(shù)據(jù)的處理和外部信息的收集完善采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計(jì)，對(duì)采購(gòu)工作人員進(jìn)行更全面的績(jī)效考核。企業(yè)要強(qiáng)化采購(gòu)人員的數(shù)據(jù)化工作方式，將數(shù)據(jù)作為采購(gòu)的理論依據(jù)加大采購(gòu)成本節(jié)約力度［3］。同時(shí)，需要注重大數(shù)據(jù)管理人才的培養(yǎng)或引進(jìn)，從而完善企業(yè)大數(shù)據(jù)管理模式，建立基于大數(shù)據(jù)的采購(gòu)人員績(jī)效考核體系，依據(jù)外部市場(chǎng)信息對(duì)采購(gòu)的成本節(jié)約率進(jìn)行考核與監(jiān)督。

3.2建立健全采購(gòu)管理系統(tǒng)

通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的匯總、分析能力，建立健全采購(gòu)管理系統(tǒng)，為企業(yè)采購(gòu)成本的管理提供數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)幫助企業(yè)明確采購(gòu)管理的方向和側(cè)重點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)對(duì)信息的收集能力，收集制訂采購(gòu)計(jì)劃所需的所有數(shù)據(jù)信息，以此為支撐制訂采購(gòu)計(jì)劃，從而最大程度避免主觀因素對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的干擾，將采購(gòu)成本用在企業(yè)最需要的地方［4］。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)將采購(gòu)執(zhí)行的環(huán)節(jié)融入采購(gòu)管理系統(tǒng)，如招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)、合同簽訂、付款等模塊，以及對(duì)采購(gòu)行為和成本進(jìn)行評(píng)估的模塊，以此保證基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的采購(gòu)管理系統(tǒng)有足夠的數(shù)據(jù)信息用來(lái)分析總結(jié)。此外，企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)信息的挖掘能力，在傳統(tǒng)的采購(gòu)信息化系統(tǒng)中加入創(chuàng)新模塊進(jìn)行采購(gòu)信息的二次挖掘，為采購(gòu)成本的管理和控制提供更科學(xué)的量化標(biāo)準(zhǔn)，如將企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)信息進(jìn)行縱向和橫向的對(duì)比分析、成本變動(dòng)比較、采購(gòu)價(jià)格和往期以及市場(chǎng)價(jià)的對(duì)比等。需要注意的是，分析總結(jié)得到的數(shù)據(jù)信息應(yīng)根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)職責(zé)不同設(shè)置不同的權(quán)限，并賦予企業(yè)管理者監(jiān)督和授權(quán)的權(quán)力，這有利于規(guī)避采購(gòu)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3完善供應(yīng)商管理模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理

供應(yīng)商的管理對(duì)于企業(yè)采購(gòu)成本管理工作有效進(jìn)行有十分重要的意義。供應(yīng)商管理以供應(yīng)商信息記錄、供應(yīng)商評(píng)估、供應(yīng)商評(píng)級(jí)為主，執(zhí)行采購(gòu)時(shí)在合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇。在傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理模式下，對(duì)供應(yīng)商的評(píng)級(jí)通常為采購(gòu)管理者從物資質(zhì)量、交貨周期、賬期以及合作時(shí)間等方面打分，匯總后得到對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)［5］。這樣的形式不可避免地存在打分人員的主觀因素，會(huì)影響評(píng)價(jià)結(jié)果的客觀真實(shí)性。而利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)供應(yīng)商的管理模式進(jìn)行優(yōu)化與完善，在建立基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的采購(gòu)管理系統(tǒng)后，可將各采購(gòu)數(shù)據(jù)處理模塊集成到系統(tǒng)中，篩選原始積累的數(shù)據(jù)以及后續(xù)錄入的信息中有效的部分進(jìn)行細(xì)化，包括供應(yīng)能力、供應(yīng)商性質(zhì)、合作時(shí)間、頻率、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)模式等。以數(shù)據(jù)的形式定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，幫助采購(gòu)人員更直觀地判斷符合成本控制要求的供應(yīng)商。

3.4構(gòu)建采購(gòu)數(shù)據(jù)交流平臺(tái)

影響企業(yè)采購(gòu)成本的重要因素之一是企業(yè)對(duì)市場(chǎng)供應(yīng)信息的掌握程度。隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展與普及，未來(lái)企業(yè)的采購(gòu)模式將從自主采購(gòu)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)采購(gòu)模式。有采購(gòu)需求的企業(yè)可以在數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上獲得更全面的供應(yīng)渠道信息，獲得更多與供應(yīng)商交流的機(jī)會(huì)，并從中選擇最符合企業(yè)要求的供應(yīng)商，一方面提高采購(gòu)工作效率，另一方面給企業(yè)帶來(lái)更穩(wěn)定的供應(yīng)渠道，便于采購(gòu)成本的管理。因此，企業(yè)應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展帶來(lái)的機(jī)遇，籌劃構(gòu)建采購(gòu)數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，在嚴(yán)格把控供應(yīng)商管理的同時(shí)拓展信息獲取渠道，為企業(yè)尋找更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，從而優(yōu)化采購(gòu)成本管理。

4結(jié)語(yǔ)

受制于技術(shù)和主觀因素，傳統(tǒng)的采購(gòu)成本管理存在一些問(wèn)題，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)應(yīng)積極探索與利用大數(shù)據(jù)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)化思維優(yōu)化采購(gòu)成本管理模式，從而幫助企業(yè)提高采購(gòu)成本利用效率，為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展提供支撐。

主要參考文獻(xiàn)

［1］周文霞.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)提高成本管理效率研究［J］.中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì),2019(1):245-246.

［2］陳星宇.大數(shù)據(jù)背景下電商企業(yè)供應(yīng)鏈成本管理研究：以蘇寧易購(gòu)為例［D］.南昌:江西財(cái)經(jīng)大學(xué),2021:36.

［3］曹新朝,王磊,劉玲玲.企業(yè)采購(gòu)成本控制方法及策略研究［J］.企業(yè)改革與管理,2020(1):140-141.

［4］石靈.大數(shù)據(jù)時(shí)代下白酒企業(yè)采購(gòu)成本管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)［J］.納稅,2020(27):183-184.

［5］陳玉玉,侯志才.基于大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)成本控制的探討［J］.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2019(5):97-98.

作者：曹思佳 單位：西安郵電大學(xué)