辦公室檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇辦公室檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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辦公室檔案的管理在當前較為復雜且快節奏的辦公室工作中越來越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡要介紹辦公室檔案管理的現狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點策略同大家共同探討。

【關鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國企業單位辦公室工作的快速發展，企業工作對辦公室管理的完整性和連續性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對提升企業單位內部的工作質量有著至關重要的影響，相關人員必須認識到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進行。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高企業工作水平和服務質量有著重要的現實意義。

一、辦公室檔案管理的現狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當下企業單位辦公室工作隊伍整合度的提升，相關企業單位均較大程度地擴大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數量的方法切實提升檔案管理的服務水準，逐步實現辦公室人才資源的優化配置。但由于部分企業內部仍然存在工作人員素質低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術含量低的現象，企業只注重“一線”業務、忽視后勤與檔案工作的現象，企業檔案制度不健全，檔案門類較多，達不到檔案管理的基本水準，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關措施進行解決，促進檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現一個企業單位的成長過程以及對其單位的未來發展和決策進行有效指導等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質量直接影響著辦公室的工作效果，對于提升企業單位內部的協調工作十分有效，檔案管理對于企業單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對管理者在制定企業規章制度或進行相關決策時查閱到足夠的資料，并依據檔案資料更好地了解企業狀況做出選擇，為企業其它工作部門的效率保障做好基礎，從而提升企業單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對當下部分企業單位存在的管理弊端，我們需要在正確認識檔案管理工作的基礎上采取相關措施，針對性地解決實際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個企業的發展將會失去積極性與生命力。因此，我們應當轉變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當下檔案管理的特點及規律，徹底改善傳統的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉變的切入點，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時，也需要積極創新檔案管理機制，通過對傳統聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項工作具有更好的工作動力及發展潛力。

（二）加強管理手段。

企業單位應當加強先進手段與技術的學習，定期進行現代化管理工作的交流與協調，還可以通過劃分區域、融入信息化管理手段的方法進行管理，要銘記“技術才是硬道理”的發展理念，學會用現代化的科技手段進行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數據，通過將單位服務對象擴大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務，以此更好地發揮檔案作用。

（三）創新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發工作人員的積極性與創造性，有效對管理體制進行創新，提高檔案的利用率，例如通過建立網絡檔案目錄、建立辦公室檔案服務反饋機制、開發適合本校的檔案管理軟件系統等方法對辦公室檔案實現高效管理，以便使其所具有的經濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規范性。

（四）重視人員管理。

企業單位必須不斷引進高素質的應用型人才，提高管理人員的專業技術水準，不斷拓寬資金來源，建立信息系統，才能提高工作人員的法律意識和責任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時積極地樹立服務意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務工作目標的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現實發展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養一支一專多能的隊伍，能夠將工作人員的潛在工作能力和良好的工作精神開發出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結束語

通過對以上內容的分析，我們對辦公室檔案管理的相關理論知識有了更深層次的了解，認識到辦公室檔案管理與辦公室各項工作密切相關，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業單位及相關工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會得到一定程度的提升，真正實現辦公室管理的規范化、科學化，促進企業單位的更高更快發展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責任公司

【參考文獻】

[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運用[J].辦公室業務，2012.

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1 檔案管理的現狀

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經開展了檔案管理信息化建設，但普及不全面，發展不深入，特別是經濟欠發達的山區縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對于當前繁重的工作量、快速的工作節奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠的文件都沒有做信息化存檔工作，當查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調出，這也表明目前的信息化建設還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質構成， 并進行保管， 很多檔案資料年代比較久遠， 價值相當重要，由于各部門經常需要對歸檔文件進行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當辦公人員需要進行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進行辦理詳細的借閱登記手續，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發并應用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準性。

2.2 檔案管理信息化能優化資源配置

大多數單位對檔案的管理還停留在紙質的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀要、相關部門通知等都是通過紙質的形式表現出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現資源的合理優化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發專門檔案管理的電子系統，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。

3 信息化檔案管理應用

3.1 建立檔案信息庫，實現檔案信息化

檔案管理的信息化建設的前提是要進行信息的數字化改革與建設。不僅要將現有的書面紙質檔案掃描轉存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應當及時的進行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統，按照級別分類建立檔案數據庫。首先按時間進行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進行存放，如按照肇公，肇公養，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發件管理，按照發件的文號，編制《發文匯集》，建立年度發件文件信息庫。

3.2 檔案系統無縫連接，提高工作效率

傳統的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統和OA辦公系統的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統對檔案進行查閱和最新消息進行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

在本單位中，每當辦公人員對檔案查閱時，檔案管理員通過檔案管理系統直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統傳輸給查閱者，同時OA辦公系統會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進行記錄，建立檔案管理的數據庫。這樣的方式，不但在面對多人查閱同一文件時得到了極大的方便，能夠同時滿足多人查閱，而且不會造成檔案文件的損壞、丟失等現象。

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在（醫療機構）新農合經辦機構辦公室的檔案管理中，其在進行規范化管理過程中還存在著各種各樣的問題，使得在辦公室中對檔案管理難以發揮出檔案作為一種信息資源所具有的作用，而規范檔案的管理則可在一定程度上充分的發揮出檔案的信息資源作用，從而實現醫療機構經濟效益與社會效益。因此，本文對在（醫療機構）新農合經辦機構辦公室中檔案管理的規范化對策進行探討，為有效的利用檔案資源做好準備工作。

2提高（醫療機構）新農合經辦機構檔案的管理意識

2．1擋案管理必須與時俱進

要想使（醫療機構〉新農合經辦機構辦公室中的檔案管理工作與時俱進，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業務水平。就目前來說，缺乏專業性、學歷低與等，直接導致資料的長期積壓與不歸類整理，進而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無法充分發揮檔案的重要作用⑴。

2．2樹立安全管理檔案的意識

安全管理檔案是對檔案實物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設備系統以及網絡的安全運行，做好檔案的備份，相關的工作人員在調取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強對檔案管理人員的業務水平加以培訓，使其能更好的勝任這份工作。

3對檔案信息資源進行幵發利用的途徑

3．1加強對檔案信息資源的源頭管理

加強源頭管理是指在檔案進行開發利用時的一些構建工作，首先，進一步提升相關人員的處理水平，對檔案信＆資源的質量嚴格把關。進而使得檔案信良資源的利用價值得以提高。對于已經搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學保存，以此來保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強對檔案信＿資源的源頭管理，才能實現優良的循環系統，進而為用戶提供及時準確地的信良資源。加強源頭管理需要醫療機構檔案管理部門來完成，各個科室也必須協調配合，年終考評中加入各個科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫護人員）新農合經辦機構工作人員積極性和責任心的手段。第二，進一步提高工作人員的綜合素質能力。并加大資金的投人，才能充分的開發并利用檔案信氤資源。

3.2抓住重與，大力突破

對于（醫療機構）新農合經辦機構檔案的管理方式要與時俱進，擋案管理人員需要依據具體清況來抓住重點、大力突破。首先，應進一步加強信tf化的構建，并加快對檔案管理信良化的構建進度。以專題分類與流程簡化以及網絡建設、通過突破重兵來完成經濟效益與社會效益的雙贏。第二，對（醫療機構）新農合經辦機構的檔案信E管理建立自動化的辦公系統。若檔案都記錄在一個系統，那對檔案的管理也將變得簡單化。規范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進而實現檔案管理的數字信息化以及系統化。

3.3由點及面，層層遞進

加強對（醫療機構）新農合經辦機構辦公室檔案進行管理需用長遠的眼光來看待，是否有完整科學的制度來充分幵發利用（醫療機構）新農合經辦機構檔案的信良資源，（這與醫療機構的經濟效益與社會效益有著一定的關聯。）由點及面、層層遞進的進行檔案管理工作，可以持續發展（醫療機構）新農合經辦機構的檔案管理事業。首先，各科室應展開建設檔案資源信氣化的工作。第二，在推進檔案資源信良化的建設中不斷的＆結經驗，理清？路與創新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設，不能急于求成。以此讓（醫療機構）新農合經辦機構的檔案管理工作得以科學持續的發展。

3.4加大物質與技術的保障力度

檔案管理的一些工作環境與存儲空間以及設備等都是物質的保障。專業性較強的工作人員、具備先進的專業技術與計算機技術的人才是技術的保障，能夠為檔案信息管理提供更好的服務，物質保障、技術保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長效性，必須在檔案的管理上加大物質與技術的投資。

3.5完善檔案信良與資源的開發利用體系檔案建立的目的是為（病人）

參合群眾以及各定與醫療機構提供服務。所以，檔案管理工作人員的義務便是進一步開發并利用擋案信良資源。對于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營、資源的開發與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對信息資源進行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關鍵。

4結語

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承德市軍隊離退休干部休養所 河北承德 067000

[摘要]現階段，我國事業單位或辦公室工作人員的一項重要任務就是對單位的檔案進行合理有效的管理。通過對事業單位檔案進行有效的管理，加快事業單位的發展。進入二十一世紀以來，我國的計算機技術得到了迅速的發展，利用計算機技術進行檔案管理成為了新時期我國檔案管理的新趨勢。以下文章就現階段我國檔案管理工作中存在的問題進行探討，并進一步提出加強辦公室檔案管理工作的幾點措施。

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關鍵詞 ]新形勢；辦公室檔案；檔案管理；意義；措施

引言

對于辦公室里的工作人員來說，進行單位里的檔案管理是日常工作的一部分。做好檔案管理工作對事業單位的發展有著極其重要的作用。所謂的檔案管理，就是對事業單位內每一項事務進行合理有效的記錄，以便日后查詢與應用。但是，就我國新時期下的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，本文就這些問題出現的原因進行探討，并結合自身經驗，提出幾點改善檔案管理工作的措施。

一、新時期辦公室檔案管理工作的重要意義

在我國經濟高速發展的形勢下，對事業單位辦公室檔案進行合理管理具有重要意義。一方面，辦公室檔案管理可以幫助事業單位做出正確決策。辦公室檔案記錄了單位的工作人員信息、資金運轉狀況、產品質量數據等內容，這些信息的匯總可以有效的幫助各事業單位做出決策。另一方面，辦公室檔案管理在處理知識產權的糾紛問題上，會為事業單位提供一個有力的證據。辦公室檔案詳盡的記錄了各單位科技創新的初期探索和后期的成果，一旦發生產權方面的糾紛時，各單位可以從檔案中查找證據，維護事業單位的合法權益。

二、新時期辦公室檔案管理存在的問題

第一，事業單位的管理層缺乏對檔案管理的重視。新時期下，辦公室檔案的管理有著極強的專業性。然而，許多的單位管理層對檔案管理不夠重視，這就導致了檔案管理問題的存在，比如沒有將檔案管理信息化，檔案嚴重的老舊破損，管理工作缺乏合理性等。

第二，許多事業單位沒有形成完善的辦公室檔案管理機制。目前我國許多的事業單位檔案管理方法老舊，沒有形成完善的管理機制。各單位的檔案主要用于應付上級檢查，沒有實質性的意義。另外，檔案的填寫十分隨意，沒有嚴格按照要求如實的進行填寫，這就為檔案的管理工作帶來了很大的麻煩。究其原因，就是各單位沒有形成一套完善的辦公室檔案的管理機制。

第三，辦公室檔案管理的硬件設備跟不上是造成檔案管理工作混亂的一個重要原因。新時期的辦公室檔案管理工作對計算機等高科技產品具有很大的依賴性，也正是電子產品的應用，極大的提高了檔案管理的質量。然而，由于事業單位不愿意在檔案管理工作中給予充足的資金支持，這就導致了管理設備極度老化，嚴重影響了檔案管理工作的進行。

第四，辦公室檔案管理工作缺乏專業性的工作人員。辦公室檔案的管理是一個技術性很強的工作崗位。然而，由于事業單位沒有對該崗位引起足夠的重視，這就導致了檔案管理人員缺乏管理方面的專業性知識，這對檔案的管理來說十分不利。另外，由于檔案管理人員對管理工作十分隨意，加上其受教育程度有限，嚴重影響了檔案管理的效率。

三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

通過上述文章的總結，不難發現現階段我國辦公室檔案的管理工作存在著許許多多的問題，這些問題的存在嚴重影響了我國辦公室檔案管理的效率，制約著事業單位的發展，所以加強辦公室檔案的管理工作勢在必行。

第一，事業單位的管理層應該對檔案管理工作予以高度的重視。只有管理層的檔案意識加強了，才會使檔案管理從填寫、保存、更新、應用方面得到改善。

第二，完善辦公室檔案管理機制，實現對事業單位檔案進行合理有效的管理。一方面，對檔案管理的整個過程進行完善。首先，要求員工在進行檔案采集時，一定要根據實際情況如實填寫，以保證檔案的準確性。其次，在檔案的存放過程中，改善存放條件并對檔案進行分類合理存放。對檔案存放的房間進行定時檢查，以確保檔案的安全性。對檔案進行分類存放，不同種類的檔案不要混淆，方便以后檔案的查找。最后，對檔案進行實時更新，以確保檔案具有強烈的時效性和準確性。另一方面，做好辦公室檔案的銷毀工作。按照規定，部分檔案的保存具有一定的時間限制，一旦檔案到期，就要對檔案進行銷毀。在這一過程中，一定要向有關部門講明，得到允許后才可以進行相關的工作。

第三，提高辦公室檔案管理人員的專業知識水平。辦公室檔案的管理具有很強的技術性，工作人員的專業素質關系到辦公室檔案管理的合理有效性。一方面，在辦公室檔案管理人員的選拔上一定要嚴格，注重工作人員的專業素質，提高工作積極性。另一方面，注重工作人員專業知識的培訓工作，對檔案管理人員的專業知識進行及時更新，特別是計算機方面的專業知識。隨著計算機技術飛速發展，其更新速度逐漸變快，加強檔案管理人員對計算機的使用水平有助于實現檔案的高效管理。另外，培養檔案管理人員嚴謹求實的工作態度也十分重要，只有員工的工作態度得到轉變，才會完善辦公室檔案的管理。

第四，辦公室檔案管理工作中，充分利用信息技術。隨著信息技術的發展，一些具有大數據容量、層次結構優化的辦公軟件相繼問世，它們的出現極大的提高了辦公室檔案管理工作的效率。因此，充分考慮信息化，數據化等管理方式的應用，將辦公室的檔案進行分類別、分層次的管理，可以極大的提高工作人員辦公的效率。當然，這也對辦公人員的信息技術水平提出了很高的要求。

結語

二十一世紀以來，科學技術進入了全面發展的新時期。隨著相關技術的應用，我國的辦公室檔案管理工作得到了有效的加強。但是，就現階段我國的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，比如管理層對檔案管理不夠重視、沒有完善的管理體制加上辦公室檔案管理人員沒有足夠的專業知識，嚴重影響了辦公室檔案的管理工作。因此，只有不斷地提高檔案管理的技術水平，加強體制的完善和工作人員的工作態度，才能促使檔案的高效管理，加快事業單位的發展。

參考文獻

[ 1] 熊妮.新時期辦公室檔案管理的有效性分析[ J ] .辦公室業務,2013,17:107.

[ 2 ] 陳玲玲,關亮.新時期辦公室檔案管理規范化[ J ] .辦公室業務,2013,21:98.

[ 3 ] 吳挺松.新時期辦公室檔案管理的有效解析[ J ] .辦公室業務,2014,11:85.

[4]任彩霞,張軍.新時期辦公室檔案管理的有效探討[J].辦公室業務,2012,09:26.

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關鍵詞：互聯網；辦公室；檔案管理；新思路

當今，互聯網迅猛發展，電子信息技術也蓬勃發展起來，對人們的生活和工作帶來了極大的方便。在辦公室檔案管理工作中也開始運用網絡電子技術，使檔案管理工作更加快捷、高效和科學。畢竟互聯網是一種新生的事物，在辦公室檔案管理中需要一段時間的適應，辦公室檔案管理工作受傳統模式的影響很深，在運用互聯網技術過程中，會存在很多問題。因此，積極探索辦公室檔案管理工作新思路成為一種必然。

一、互聯網下辦公室檔案管理出現的新特征

（一）逐步向信息化轉變

隨著互聯網技術的不斷發展，信息化程度不斷提高，傳統的檔案管理模式已經跟不上時展。傳統模式都是使用手工，工作量非常大，而且工作非常繁瑣，都是重復性工作，容易出現錯誤，工作人員面對繁瑣工作沒有工作熱情，效率也不高。隨著網絡化的不斷發展，已經深入到每個方面，辦公室檔案管理已經廣泛運用先進設備。辦公室都普遍建立起先進的檔案管理機制，開始向信息化檔案管理轉變。

（二）服務模式更加多樣化

這種多樣性主要體現在：辦公室檔案管理逐步走向信息化，與傳統的進行比較，不但檔案管理的范圍逐步擴大，而且辦公室檔案管理轉向智能化和多樣化。比如，以前的檔案都是手動進行登記和匯總，現在引進了管理軟件，對其進行電子操作，功能更加齊全，而且非常便捷。

（三）載體有了很大發展

傳統的檔案管理就是用紙張進行記錄，而現在檔案都是在電腦上進行登記，實行的是電子檔案，解決了傳統檔案的很多弊端，使檔案的信息存儲量更加豐富。

二、面臨問題

（一）管理人員缺乏

信息化的推動之下，計算機和互聯網普遍運用到檔案管理中來，已經成為主要辦公手段。然而，新的技術需要高素質的人才，但是很多的管理者都是從傳統的管理工作人員向現代的管理人員過渡，雖然經過了培訓，但是計算機和互聯網技術不精通，一知半解，所以，運用起來就顯得非常生澀。這就決定了在檔案管理上需要注入新的活力，需要引進一批計算機精通的管理人員，改變管理人員缺乏現狀。

（二）組織不得力

很多機關辦公室都沒有結合自身的實際特點建立起獨立的檔案管理機制，在很大程度上依賴于領導的意圖，自己沒有創新意識和主動性，這就不能夠從根本上做好檔案管理工作。雖然，建立起檔案管理組織，但是并沒有真正發揮作用，沒有得到足夠重視。

（三）安全意識缺乏

信息時代之下，互聯網技術廣泛運用到檔案管理中，雖然實現了高效化，但是也不能夠忽視檔案管理的安全性。一些非法分子利用互聯網的缺陷，對檔案進行竊取，竊取各單位的機密。因此，檔案管理存在很大的不穩定因素，需要加強安全防范意識。

三、創新思路

創新是發展的根本，也是推動發展的動力。對于創新，一定要重視起來。要抓住互聯網這個新生事物，抓住互聯網的新特征，針對互聯網下出現的問題，對檔案管理工作要找出新思路。另外，要把數字化管理工作融入到檔案管理中去，是辦公室檔案做到數字化，實現辦公檔案管理的新思路。

（一）管理模式要進一步健全

第一，辦公室要對檔案管理機制不斷健全，而且要逐步完善，在標準制定上一定要嚴格，要實行高標準。對檔案管理工作要進行全面監督，做到檔案的規范化管理，使管理工作得到有效落實。第二，要重視人才的作用。要面向社會，引進一批科技人才，對信息管理非常精通，而且對計算機和網絡技術也相當熟練，給辦公室檔案管理注入活力。還要對現有的管理人員進行培訓，使他們在思想上跟上時代的步伐，逐步接受新鮮的事物，對計算機技術和網絡技術要不斷加強培訓，使他們熟練掌握，盡快投入到信息化潮流中來，為檔案管理改革做出一份貢獻。

（二）進行數字化和信息化管理

通過先進的電子技術，把紙質的檔案和電子檔案有機結合在一起，建立起一套完整的數據庫和信息庫，然后，進行數字化存儲。另外，對檔案管理上，要做到層次化，從低到高，層層進行管理。

（三）建立檔案信息資源管理系統

把各種紙質的檔案信息逐漸錄入電腦，轉化為數字化資料，然后，把這些電子資料存儲在檔案管理系統中，這樣就可以進行高效傳輸、檢索和共享。另外，在進行檔案管理過程中，要充分認識創新的重要性。在了解自身情況的基礎上，緊緊依托互聯網，對檔案管理系統不斷進行調整和更新。

總之，在信息化潮流的推動之下，互聯網和數字化技術運用到了很多地方，尤其是在辦公室檔案管理中運用的更加廣泛，推動了檔案管理從傳統管理向現代管理轉變。檔案從紙質開始先電子化轉變，實現了檔案管理的便捷高效，為檔案管理工作開辟了新的途徑。在檔案管理中，要緊跟形勢，要充分利用互聯網的優勢，把互聯網融入到檔案管理中去，促進檔案管理工作的晉檔升級。當然，在運用互聯網的過程中，需要一個非常長的過程，需要不斷的去探索，去契合，使之與互聯網充分融合在一起，促進檔案管理更好更快發展，使檔案管理工作向著更加宏偉的目標邁進。

參考文獻：

[1]王紅利，郭連鋒.對辦公室檔案管理的幾點建議――由某企業發現檔案“缺失”引發的思考[J].重慶交通大學學報（社會科學版），2013，3（04）：194-196.

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一、創新高校辦檔案管理工作的意義

（一）推動了檔案管理事業的發展。在信息時代的大背景下，已經有越來越多的現代化設備被應用到辦公室檔案管理工作中，極大地提升了高校檔案管理工作的便捷性。伴隨著各項新設備和新技術的使用，高校辦公室檔案管理的面貌煥然一新。除此之外，伴隨著互聯網技術的不斷普及使用，數字化檔案逐漸進入了人們的視野中，在檔案檢索工作中發揮著至關重要的作用。

（二）工作效率得到有效提高。在傳統的檔案管理工作當中，最主要的形式便是手工管理和服務，這種工作形式，無論是在工作質量還是在工作效率方面都是不夠完美的，是存在著一定程度缺陷的。傳統的管理方式有著難以突破的局限性，既沒有辦法對電子檔案產生影響，更沒有辦法實現采集、收集與利用，這些缺陷都嚴重浪費了管理人員和信息使用者的時間，嚴重影響到了檔案管理工作的效率。但是，創新高校辦公室檔案管理工作，不僅僅有效增加了高校檔案信息的利用率，更在很大程度上提高了檔案管理工作的透明度，實現了檔案信息資源的合理分配與充分利用。

二、如何創新高校辦公室檔案管理工作

（一）創新管理機制。改革傳統辦公室檔案管理工作的重要前提和基本保障便是要建立起一套完善的管理機制，換而言之，就是要制定出具有高度統一性的標準規范，為高校辦公室檔案建設與管理工作提供一個合理的依據，結合實際，逐漸建立起標準的管理方式。此外，必須要保證高校綜合檔案室達到既定的規定與標準，合理存放各種硬件設備和歸檔信息材料。

（二）提高專業人才質量。一般來說，高校辦公室人員是計算機專業或者其他專業畢業的高材生，他們對于參與檔案管理工作的積極性并不是很高，甚至有一些辦公室人員不愿意參加檔案管理工作。檔案管理人員的責任是非常重大的，因此，我們必須要竭盡全力扭轉辦公室人員的管理理念，盡可能多地??造交流與教育培訓的機會，也可以通過學術研究等方式來全力提高辦公室管理人員的整體素質，不斷優化辦公室管理人員的知識結構，提升辦公室管理人員的責任意識。

（三）創新檔案管理理念。檔案管理的重要目的之一是為檔案使用者服務，所以，我們必須要對此進行高度的重視，進一步對服務功能進行創新，這就要求檔案管理工作人員首先要確立起一個科學、正確的服務理念，根據實際的工作情況以及檔案使用者的實際需求，來積極創新與完善服務體系。首先，從不同的專業領域分別著手，為其提供更具專業性的服務信息，全面提高服務的質量，以滿足使用者需求為最終目的。然后，在保證專業服務質量的同時，適度追求個性化服務，我們要以不同用戶的不同使用習慣和對信息的不同需求，不斷調整和改進檢索的功能和性能，保證所有的使用者都能夠通過自己最習慣用的方式來查詢到對自己有用的信息，這就是所提到的個性化信息服務，其標準就是以使用者的要求為導向。不同的使用者，使用信息的目的不同，所處的環境不同，所需要的信息也不同，因此，檔案管理工作人員可以根據采集與管理檔案信息的過程，對檔案信息中不同的知識體系進行分層管理，根據不同層次的信息進行管理，提供服務，創建出一套科學有效的服務方式來改善管理工作，使用戶檢索更為便利有效。

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【關鍵詞】新時期；辦公室檔案管理；信息化

辦公室檔案管理工作是對國有企業以及事業單位日常工作的記錄跟蹤，并對日常各項工作進行規范整理，是國有企業和事業單位一項常規性工作。目前，我國事業單位和國有企業正在進行體制改革，事業單位職工與國企員工比較混雜，所以對檔案管理工作提出新的挑戰。檔案管理工作比較復雜，檔案內容不清晰，檔案信息化程度低等問題，不利于辦公室檔案管理工作有效的開展。因此，必須提高辦公室檔案管理工作的效率。

一、新時期辦公室檔案管理工作的意義

辦公室檔案是企業和事業單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會價值和經濟價值。辦公室檔案記錄了企業和事業單位日常經營活動中的一切內容，包括了企業、單位職工的個人信息、日常經營活動信息、資金運轉情況等。這些信息能夠為企業和事業單位經營活動提供一定的參考價值。辦公室檔案詳細記錄了企業和單位從創立之初到發展的整個過程，以及公司在發展過程中取得的一些知識成果，如果發生產權糾紛，單位可以從檔案中找到相關的信息，維護自身的合法權益。

二、辦公室檔案管理面臨的主要問題

（一）企業、事業單位領導不重視辦公室檔案管理。事業單位和國企在發展過程中，單位的領導對檔案管理工作不太重視，對檔案管理沒有建立長遠的發展規劃，所以一些前期的舊檔案要么被遺失，要么被銷毀，檔案資源的完整性比較差。

（二）沒有建立健全辦公室檔案管理制度。當前，我們國家很多事業單位的檔案管理并沒有形成一套系統的管理方法，也沒有充分發揮事業單位檔案的作用，很多單位的檔案純粹是為了應付上級的檢查。在實際工作中，檔案的收集、填寫、收藏也沒有按照檔案管理的要求進行，檔案的填寫比較隨意，因此檔案信息有時候存在不少錯誤。

（三）辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質低。由于領導不重視檔案管理工作，因此對檔案管理部門投入的資金有限，也沒有建立檔案信息化管理。很多事業單位還是以文檔、圖文信息的檔案為主。辦公室檔案管理工作是一項專業性很強的工作，由于事業單位不重視檔案管理，因此辦公室檔案管理人員大多是從其他部門抽調過來的，很多人不具備檔案管理知識，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。

三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

（一） 完善辦公室檔案管理機制。事業單位的領導要重視檔案管理工作，只有領導重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責任機制，明確每個檔案管理工作人員的崗位職責，一旦檔案出現問題，可以及時找到檔案管理相關的責任人。這樣就避免出現因為工作人員消極怠工，導致檔案信息填寫出現問題。其次，建立檔案管理工作流程。當前檔案管理人員的專業能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發事件的應急預案。檔案室一旦出現非人力造成的意外事件，導致檔案出現了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對檔案進行修復和再建工作。

（二）提高辦公室檔案管理人員的專業技能。辦公室檔案的管理工作是一項技術含量比較高的工作。特別是隨著計算機網絡技術在檔案管理工作中的廣泛應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關知識，還要學會熟練使用計算機、掃描儀等電子設備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時俱進，不斷學習新的技術和新的知識，不斷提高自身專業素養。其次，單位可以定期組織相關的檔案管理培訓，通過多種方式增強檔案管理工作人員的專業技能，同時也要加強對檔案人員的思想教育和責任意識，讓他們在工作中增強責任感和保密意識。最后，事業單位要加強對檔案管理隊伍的建設，面向社會公開招聘專業的檔案管理人才。

（三）加強辦公室檔案管理的信息化建設。計算機網絡技術的發展，給辦公室檔案管理工作帶來了新的發展契機。將檔案管理工作與計算機技術有效地結合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計算機系統可以將檔案進行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。

四、結語

檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作，它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個環節。為了提高辦公室檔案管理工作的效率，檔案管理部門要不斷創新管理方式，加大對檔案管理的資金投入，促進檔案管理工作的發展。

【參考文獻】

[1]楊穎.試論新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性[J].卷宗，2015，5（10）：89-89.

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1 縣級辦公室檔案管理的有效性分析

目前我國正在大力推行城鎮化建設，縣級辦公室作為市以下級別的政府直屬單位，有必要提高工作效率，特別是注重辦公室檔案管理工作的有效性。

1.1 對時展適應的迫切要求

縣級辦公室檔案管理的有效性之一就是它是作為新時代信息產業背景下的重要構成部分，為縣級地區政府工作人員查閱信息、調查資料提供了巨大便利，提高了辦公室工作效率。尤其是信息技術的廣泛加入，也讓縣級辦公室檔案管理工作的自身地位更加突出。縣級辦公室應該注重與時俱進，更好為縣域人民服務，充分重視檔案管理工作的重要性，最重要的是要把縣級檔案管理工作與社會實際結合起來，體現工作價值，將其放在社會需要的第一位，體現其在縣域整體社會服務工作中的有效性。

1.2 對檔案事業的可持續發展

檔案管理工作無論在哪里都講求持續性和連貫性，縣級辦公室相對城市而言資源有限，應該采取符合自身實際狀況與縣域發展要求的管理手段來展開工作，合力維持檔案管理工作的可持續發展態勢。縣級辦公室要明確一點，那就是檔案管理工作不是一次性形成的，它的形成一定存在具體的時間性與歷史性，這些都是確保檔案管理完整性的關鍵。所以為了促進檔案管理工作的有效可持續發展特性，一定要提高辦公室檔案管理人員綜合素質，全面提高檔案管理效率。

1.3 對國民經濟、社會協調的有利輔助

縣級檔案管理工作的第3點有效性就是它促進了國民經濟與社會協調發展進程。這主要是因為社會發展與經濟進步都是無法離開檔案的。所以縣級辦公室一定要抓緊檔案管理工作發展，以此來間接推動縣域經濟，爭取早日實現城鎮一體化發展目標。縣級辦公室要明確檔案就是對過去的記錄，對未來的參考，要時刻都體現它的有效性存在價值，做好檔案管理工作的每一個細節[1]。

2 縣級辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

縣級辦公室檔案管理工作要走信息化路線，也要走基層群眾路線，本文主要從這兩大?用胬刺教炙?的管理工作效率提升有效途徑。

2.1 基于信息層面的檔案管理工作效率提升途徑

實質上，我國縣級辦公室在檔案管理工作方面還在沿襲走老路，用傳統方式管理檔案，這在先進社會已經落伍，應該在檔案管理方面走現代化路線，這其中就包括管理內容與管理技術手段的全面現代化。縣級辦公室應該加大資金投入力度，做到對檔案收集、整理、存儲、保存管理的一體化進程，建設現代化庫房和檔案保護技術，計算機管理檔案，大力開發檔案信息資源利用進程，走電子文件歸檔和電子檔案管理路線。另外，像縮微技術、激光光盤技術、靜電復印技術、3D打印技術也應該融入到檔案管理工作當中，實現對檔案管理的現代化解決途徑，解決傳統中無法徹底解決的檔案管理問題。

再一點，要充分利用頗為人性化的人工智能技術，有效通過計算機技術來延伸技術人員智能水平，通過它們來解決對檔案的收集與分類問題，推動縣級檔案智能化管理發展進程。

最后，要結合數字化多媒體檔案信息管理核心，結合光盤存儲技術、計算機網絡技術、寬帶數據通信傳輸技術來為用戶提供共享式多媒體檔案信息資源庫，實現對檔案的全媒體完整數據管理模式，豐富檔案開發利用手段，加快檔案信息化管理的規范化路徑，同時對某些縣內辦公室的珍貴檔案原件進行有效的數字化保護[2]。

2.2 基于縣級辦公室組織內部與外部基層的檔案管理工作效率提升途徑

縣級辦公室要圍繞自身組織內部與外部基層來展開一系列的檔案管理工作效率優化方式，本文主要提出以下4點。

1制定文件，扎實培訓

縣級辦公室在檔案管理工作中一定要避免少走彎路，要實現事半功倍的工作效果。為此應該多走出去，向其他單位借鑒學習，更應該制定和引發相關業務文件，創建示范縣發展體系，扎實搞好縣內相關業務培訓工作，對檔案人員進行具體的、有針對性的全面培訓。

2配合上級部門，做好協作工作

應該以縣級辦公室為核心，推動全縣建設檔案工作向前發展，為此，應該在縣內各級涉農部門構建聯動機制，確保他們各司其職，制定契合于縣域發展現狀與實際政務工作的《檔案管理辦法》、《檔案管理實施細則》，建立全面的檔案管理工作制度，并開展基于基層治理與集成民主建設的縣級公共服務活動和社會管理改革活動。做好檔案管理中有關職工管理、企業管理乃至土地管理、林權管理方面的相關內容，并對專項活動所形成的文件材料進行有效歸檔，確保檔案質量要求，也要確保檔案管理工作與其它工作之間的部署協調關系，爭取做到縣級辦公室的各項工作同實施、同完成。

3突出管理特色，創新管理機制

縣級辦公室的檔案管理工作一定要做到積極穩妥，要從縣域發展的大局觀來考慮問題，即確立多個鄉鎮和社區來作為檔案管理建設試點，共同為新農村建設檔案工作添磚加瓦。為了突出縣級辦公室檔案工作管理特色和創新機制，本文提出兩點創新做法。

首先，可以考慮將縣級集體林權制度改革檔案提前接收入館。這樣做也是為了積極主動和提早謀劃縣內林改工作，指導林改材料的快速形成、完整收集和妥善整理。例如某縣級辦公室就按照相關業務標準對林改檔案進行了整理規范，將縣內的6000卷檔案直接移交到縣檔案館保存，基本確保了林改檔案的安全與完整，更方便從業人員及老百姓隨時查閱。該縣由于林改檔案成績出色，還被國家林業局評為了“林改百強典型縣”。

其次是可以考慮將婚姻登記檔案提前接收入館。縣級辦公室應該成立成立專門的縣級婚姻登記處，方便老百姓生活。縣級辦公室應該主動聯系縣婚姻登記處，將每年所形成的婚姻登記檔案接收入館，確保檔案管理的安全性，同時也非常利于老百姓利用查看。

以上兩點涉及民生的話題都是現如今地方或縣級辦公室在檔案管理方面需要作出的改變，這樣做才能使民生檔案管理更加規范，也更有利于百姓的日常學習、工作與生活穩定。

4完善“三農”檔案信息資源

縣級辦公室目前都已經建立了公眾信息網，也要通過這一網絡來實現“三農”教育。圍繞縣域老百姓所關注的話題開展“三農”政策方針、政務信息、檔案法規、檔案業務指示與查檔指南的相關教育，通過互聯網平臺來宣揚和相關信息資源，實現權限檔案的資源共享，這也是縣級辦公室完善“三農”檔案信息資源管理工作與宣傳工作的最佳手段[3]。

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一、辦公室檔案管理工作具有的特點

（一）收集、保存資料是重點。檔案是對事件、人物、過程的一種真實記載，檔案管理可以為后人提供一定的借鑒與應用。所以，辦公室檔案管理應該將重點放置在對于文件、書報等資料的收集上，然后做好資料的分類保存與整理，再配合信息化手段進行保管。

（二）檔案種類過于繁雜。辦公室檔案管理包含了諸多方面的內容。比如：單位的會計檔案、特種載體檔案、行政管理檔案等等，也包含了單位的各種協議、合同，上級單位印發的紅頭文件等，另外，還包含了錄像、錄音等電子檔案。所以，辦公室的檔案種類非常多，注重辦公室檔案管理，才有利于工作效率的提升。

二、辦公室檔案管理工作規范化的主要途徑

（一）做好檔案管理程序的規范化。管理程序的規范化是檔案管理規范化最鮮明的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調檔等工作制定出工作流程，并且在日常工作當中嚴格地按照流程執行，確保每一項工作都明確到人，保障其準確與真實。另外，注重簡化檔案管理程序，盡可能在管理質量與管理效率得以保障的前提下簡化辦公室管理程序，這樣可以避免將多余的時間與精力花費在檔案管理問題上。

（二）深化檔案管理意識，將檔案規范化管理納入領導干部議事日程中去。領導干部應該對檔案管理引起足夠的重視，支持辦公室檔案管理工作的正常開展，能夠幫助其共度難關，為辦公室檔案管理工作的開展提供支持。領導干部對辦公室檔案管理工作認識的深度決定了辦公室檔案管理工作的發展前景。所以，需要根據辦公室檔案管理工作的特點，開展檔案宣傳，培養領導干部的檔案管理意識，能夠為之后的規范化檔案管理打下良好的基礎。

（三）著力于檔案管理人員的素質提升。辦公室檔案管理工作與檔案管理人員的素質之間是相輔相成的。提升管理人員的綜合素質，可以提升檔案管理規范化開展的工作效率，同樣，檔案管理工作規范化能夠提升檔案管理人員的綜合素質。對于檔案管理人員而言，素質的提升不僅僅是專業素質與專業技術能力的提升，同時還包含了檔案管理人員自身的綜合素質，特別是思想道德品質方面。由于檔案管理工作責任重大，所以，需要選擇人品優秀、技術過硬，政治可靠的人員來從事這項工作。

（四）將檔案管理人員理論能力與實踐能力相結合。單位應當多組織辦公室檔案管理人員一起分析，總結經驗，并且邀請辦公室檔案管理人員參加各種論壇講座和檔案研討會，讓檔案管理人員對于現階段國內外的檔案管理動態有一定了解。另外，讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、數字化技術、多媒體技術等，通過現代化的檔案管理來提升其工作效率，確保辦公室檔案的管理工作能夠跟上時代的步伐。

（五）開展檔案信息化建設。隨著現代化信息技術的廣泛使用，計算機已經在各個領域普及，這就使得傳統模式下的檔案管理工作很難適應信息化社會的發展需要。檔案管理數字化、資源利用網絡化已經成為現今社會檔案管理工作的主流模式，它不僅可以實現非涉及機密檔案資源的共享，同時也避免了紙質檔案因為長時間的翻閱而造成的損耗，對于檔案資源起到了良好的保護作用。所以，實現現代化的檔案管理工作，能夠提高檔案系統的實際應用功能，有利于檔案管理的規范化，同時也是檔案開放程度與利用程度得以提升的主要途徑。

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【關鍵詞】文書檔案；規范化；管理

一、文書檔案定義

文書檔案，產生于各種機關、團體、企事業單位等在日常工作、行政管理等活動中，從各類型具有保存價值的、較為重要的文書材料轉化成為檔案，人們在生產生活中的使用文字記錄、相互交流、信息傳遞等活動均可匯集產生文書。文書主要包括公務和個人兩種類型，通常所說的文書主要指公務文書。就企事業單位的管理體系而言，文書檔案管理是其非常重要的一部分，與單位管理效率、服務質量有著直接的聯系。而對于文書管理來說，分類和歸檔又是其中的主要構成部分。但是，隨著現代社會的發展進步，企事業單位文書檔案管理工作也暴露出了很多問題，這就需要單位從自身實際出發，針對問題提出解決措施，讓文書檔案管理工作更順利、更規范、更標準地進行。

二、文書檔案分類

文書檔案分類具體如表1所示。

三、文書檔案管理現狀及存在的問題

（一）管理現狀。當前，我國很多企事業單位的檔案管理思想和管理方式都比較落后，且普遍存在領導不重視文書檔案管理工作的問題，加之很多單位也沒有結合自身發展實際建立文書檔案管理制度，且沒有根據實際發展現狀更新完善，這就導致目前的文書檔案管理工作無法正常滿足企業發展需求，甚至會阻礙各部門之間的正常溝通協作。具體表現為：1.部分單位領導不重視辦公室文書檔案管理工作，在很大程度上，這是造成文書檔案管理資金欠缺的最主要因素，不論從設備配置還是從人員配置來看，均無法很好地滿足企事業單位對文書檔案管理的實際需求。很多單位的文書檔案管理人員可能是兼職人員或有關系的人員，其專業能力欠缺、綜合素質低等問題都是造成文書檔案管理工作效率低下、服務質量不達標的關鍵因素。2.文書檔案管理員在上崗前，一般沒有經過相關嚴格的專業知識培訓，而單位內部也沒有對其進行一定的在崗培訓，這就造成從事文書檔案管理的工作人員存在綜合表質較低、責任意識不強、管理水平不高等問題。這樣的問題如果不引起領導重視，只會發展成惡性循環，這種循環也會讓文書檔案管理工作針對性不強、準確性不高，從而無法正常履行文書檔案管理部門應盡的責任，并發揮其在單位該有的作用。

（二）存在問題。1.制度不健全。就現狀來看，較大一部分單位均存在檔案管理制度不健全的問題。這一問題的存在可能會讓資料、文件在被整理、收集、歸檔時隨意擺放、無章可循，應該歸檔的重要文件沒歸檔，一些不重要的文件卻被錯誤歸檔。沒有健全的制度支撐，會讓文件、檔案整理工作更加混亂，缺乏規范性。同時，檔案借閱也會存在憑關系、看心情等問題，在不履行正常交接手續的情況下借取檔案，或檔案借出后不追不還，人為造成檔案管理混亂。2.人員欠缺相關管理知識和能力。文書檔案管理不只是簡單的管理工作，其本質上屬于技術工作。通常而言，文書檔案管理的質量和效率直接取決于從事文書檔案管理工作人員的管理能力和業務水平。如果檔案管理人員文化水平不高、管理水平和管理能力不強、專業知識不充足、管理經驗欠缺，那么不利于檔案的規范化管理，而檔案管理不善則無法保證檔案質量。因此，檔案管理人員要不斷學習，堅持充實自己，從各方面努力提升自己的業務水平、專業知識及管理能力。3.意識不強。部分檔案管理工作者欠缺檔案管理意識，不清楚自己的責任和義務，對檔案管理工作只會被動接收，得過且過，從來不會嚴格遵照相關規范要求檔案管理質量。檔案有很高的憑證價值和參考價值，能為科研機構和單位的運作提供一定的參考作用，但是，這些尚未被挖掘出的潛在價值和作用一定要結合實際情況進行有效開發、利用，若無法有效利用，檔案也就只能是塵封在柜子里的閑置紙張。4.檔案管理工作投入力度不夠。文書檔案管理工作，需要依靠計算機、裝訂機、掃描儀等必需的硬件和一定的資金、必要的專職管理人員的支撐。人員和經費不足是目前比較常見的問題，這不僅會對檔案管理工作的正常運行與標準化進程帶來嚴重影響，甚至會阻礙檔案信息的開發利用。因此，不管是企業還是事業單位，在加大工作投入力度的同時，還要從上而下增強檔案管理意識，更好地為檔案管理工作服務。5.工作人員意識缺乏，宣傳工作不夠。檔案信息來源于人類在各個層面的實踐活動，和企業內每位員工息息相關，在十幾年甚至幾十年的工作生涯中，每個工作人員總會有自己想要保存的東西，企業也會有很多珍貴的歷史資料、文件等值得紀念和保存，若工作人員沒有歸類、保存意識，也不懂得專業知識和相關規定，檔案管理工作不僅無法正常開展，甚至還會讓與企業、員工有關的珍貴資料、文件等流失。因此，對檔案管理知識進行適時的宣傳和積極普及，努力促進大眾提升檔案管理意識，這樣才能讓檔案管理工作更好地開展，更快實現標準化和規范化。6.領導不夠關心，責任意識不強。領導認為檔案管理工作不重要，因此不關心此類工作，管理層也沒有劃清楚責任，導致分管領導責任意識不強。機關單位要劃清領導職責，明確責任和義務，確保檔案管理工作有專人領導、專人負責、專人監督。

四、推進檔案工作規范化措施

鑒于上述內容中指出的問題，做好以下幾點才能更好更快地推進檔案管理工作規范化和標準化：

（一）對公文制發做好管控。公文是檔案的基礎，管控好公文的制發對推動文書檔案工作的規范化具有非常重要的作用，只有先讓公文制發做到標準規范，才能更好地推動檔案管理的標準化和規范化。與此同時，還要保證公文質量，公文規格、排版、裝訂也要符合國家相關標準或行業規定。在制發公文之前，還要對審核查驗其簽發手續、審批權限，保證公文標題、單位、日期、落款、書寫等均達到字跡清晰、準確無誤。當然，公文書寫要使用國家標準文字并嚴格遵照相關格式與規范，書寫時不使用易褪色的筆墨，以便保存。

（二）規范檔案管理機制。在單位內部從事文書檔案管理的人員，必須要帶頭遵守、執行與之相關的規定和守則，在工作中要嚴格遵循審核、簽發流程，杜絕濫發文件，對簽發手續、附件，要認真核對，確保其完整性。若某些內容需要復審，要對修改內容遵照相應程序進行復審，整篇公文的字體、用紙、標號、排版等均按照技術標準執行。

（三）提高檔案案卷質量。一般而言，檔案的最終價值主要取決于檔案案卷材料最初的收集整理，而立卷方法和案卷的裝訂質量也最能體現出檔案工作的效率和效果。因此，在進行檔案管理時，要根據實際情況和檔案的性質選擇合適的立卷方法，這樣才能有效保證案卷裝訂的質量，從而更好地完成檔案分類，這對后期的檢索、調取以至檔案標準化、規范化工作都有很好的促進作用。

（四）提高檔案管理人員的水平和素質。檔案管理工作整個過程中的直接接觸者和工作踐行者非檔案管理人員莫屬，檔案管理工作的標準化與規范化進程主要取決于其管理能力、工作水平和個人素質。因此，要不斷促進檔案管理人員綜合素質提升，要在培養現有人才的基礎上，積極引進管理人才，讓檔案管理工作更好地開展。

五、結語