工程檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇工程檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關鍵詞：工程設計；檔案管理；規范性；問題

工程在建設過程中會產生多種文檔資料，而工程設計作為一種技術性的創造活動，設計師通過工程的設計思想與技術要求，將一些基礎資料和基本依據作為基礎，進而設計出圖紙等，為工程建設提供有力依據與施工方向。工程設計檔案就是由設計師所設計出的技術圖紙與技術資料組成，即工程設計師的勞動成果。所以必須要做好工程設計檔案管理工作，充分利用工程設計檔案中的設計資源，發揮工程設計檔案資源的實用性，實現我國工程建筑的可持續發展。

一、工程設計檔案管理工作中存在的主要問題

（一）工程設計檔案管理空間問題

在工程設計檔案管理中，即使實現了現代化管理方式，也依然存在工程設計檔案管理空間問題。由于目前檔案管理是由紙質檔案與電子檔案共同組成的，隨著有關部門的工程設計檔案不斷累積以及工程設計項目不斷展開，導致紙質檔案管理空間問題日益凸顯，從而阻礙了檔案管理工作的持續發展。

（二）工程設計檔案管理成本問題

隨著我國工程建筑行業不斷發展，工程設計檔案急劇增加。特別是在紙質檔案管理中，在歸檔的過程中需要大量的封裝工具進行歸檔、存檔，對人力的需求量非常大，甚至在歸檔“高峰期”會出現檔案裝具不足的現象。很多檔案管理部門針對此類情況引入檔案密集裝架設備，能夠有效地將不同類型的設計檔案進行整合、劃分，這樣不僅可以更加規范地儲存檔案，同時也減少了人力的投入。但引入新的裝架設備無疑會提高檔案管理成本，并且無法從根本上解決工程設計檔案激增的問題。

（三）紙質工程設計檔案修復困難

工程建筑行業是我國最為傳統的行業之一，在市場環境下發展了幾十年。這一因素造成了一些紙質檔案主體的磨損、脫墨、老化，特別是一些傳統的調曬底圖，由于長時間的調曬，導致設計檔案內容丟失現象尤為嚴重[1]。紙質設計檔案修復工作極為困難、成本相對較高，并且修復效果也無法保障，這給工程設計檔案管理工作提出了嚴峻的考驗。

（四）人為因素

部分設計人員沒有形成良好的設計檔案管理意識，沒有實現甲方資料收集、管理與工程設計進度同步進行。甚至有些設計人員將校審意見作為檔案內容來應付交檔，使得這些工程設計檔案出現漏洞或失真。也有一些工程設計師在結束設計工作之后，沒有及時進行交檔工作，從而造成工程設計檔案管理的滯后性。再者，很多檔案管理人員習慣了傳統檔案管理模式，在信息化檔案管理模式中，過于依賴紙質檔案管理工作，而忽略了電子檔案管理工作。如果檔案需要調出，會嚴重影響工程設計檔案的調出效率，使得工程設計檔案管理質量止步不前。

二、加強工程設計檔案管理工作的有效措施

（一）建立健全工程設計檔案管理制度

在進行工程設計檔案管理過程中，建立健全工程設計檔案的整編、收集制度，切實提高對工程設計檔案管理的監管力度，提高工程設計檔案有效資源的利用率。必須要保障新制度的有效落實，充分發揮新管理制度的有效性與穩定性，進而提高工程設計檔案管理的質量與效率[2]。工程設計檔案有別于其它種類檔案，需要檔案管理人員與相關設計人員共同進行歸檔。所以，有關部門要加強對工程設計相關法律法規、設計標準的宣傳工作，從而提高設計人員的交檔意識，加強設計人員對設計檔案的認識，從而提高設計人員的責任感與使命感。進而加強設計檔案的收集、管理工作，保障工程設計檔案管理工作能夠順利實施。

（二）加強管理人員的培訓工作

現代化檔案管理已經成為檔案管理的一大趨勢，同時也給檔案管理工作人員提出了新的要求與挑戰，例如工作環境、工作模式、管理任務等環節都發生了巨大變化。這就要求有關管理人員能夠進一步研究新管理模式中的特點及有關規律，從而提高檔案管理效率與質量。有關部門必須要做好檔案管理人員的培訓工作，培訓內容不僅要包括基礎（傳統）的檔案管理知識，同時也要加強程序化檔案管理工作，即現代化檔案管理模式有關知識、技能[3]。由于信息化檔案管理工作需要進行一系列的軟件操作，要求管理人員能夠熟練掌握計算機技術與相關軟件技術，實現工程設計檔案的系統化管理，讓工程設計檔案管理更加智能、有效，即收集整理保管利用開發系統化流程。從而保障工程設計檔案管理工作能夠適應現代化需求，推動設計檔案管理工作能夠可持續發展，從而更好地為工程建筑行業提供有效服務。

（三）開發符合工程設計檔案管理的系統軟件

想要提高工程設計檔案管理質量，必須要以專業的系統軟件支持，根據設計檔案管理實際情況，構建一個全面化、系統化的信息管理平臺，并保障其功能全面性，即收集歸檔管理共享統計查詢等功能[4]，并且為了提高管理工作效率，必須要保障該系統軟件的可操作性。信息化工程設計檔案管理作為未來的發展趨勢，必須要保障開發管理軟件的拓展，從而適應遠程技術、圖文一體技術的發展趨勢，給遠程控制管理、檔案信息遷移、一體化管理等功能提供預留空間，保障設計管理系統軟件的可持續發展。

（四）整合、分類工程設計檔案管理內容

現代化工程設計管理模式為傳統紙質檔案與電子檔案共同組成，必須做好工程設計檔案的整合、分類工作。對于傳統的紙質檔案，由于檔案量過多，為了不影響設計檔案管理正常工作，必須要派專門人員進行電子化檔案轉化工作，對已經錄入的檔案內容進行編號、對檔案名稱進行整編，將同類型的工程設計檔案進行整合；對不同類別的工程設計檔案進而分類，實現“一圖一檔”工程設計檔案管理形式，將這些檔案根據編號、種類納入到檔案信息庫中，進而實現統一的電子化檔案管理模式，從而降低工程設計管理部門的工作壓力，讓紙質檔案與電子化檔案的管理模式更加合理，從而加強工程設計檔案管理工作的質量與效率。

綜上所述，由于工程設計檔案工作與其它領域檔案存在一定差異，例如專業性、開發性、周期性、成套性等特點。所以，針對工程設計檔案管理，必須要采取一定的措施來提高檔案管理效率與質量，保障工程設計檔案管理的有效性，充分發揮檔案信息的積極作用，保障工程設計檔案能夠更好地服務于我國工程建筑行業，推動我國市場經濟的發展。

作者:胡艾子 單位:廣東省建筑設計研究院

參考文獻：

[1]蘇風娥.淺析工程設計檔案特點與管理[J].科技信息，2012(12)：22.

[2]陳芳，劉國武.論高校建設工程設計檔案的管理[J].城建檔案，2012（10）：6-7.

篇2

一、 公路工程檔案的基本內涵

公路工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料。依據檔案的定義，我認為公路工程檔案有以下內涵

1、公路工程檔案是公路工程建設過程中直接形成的歷史紀錄，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為公路工程檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于其他文獻和資料。

2、公路工程檔案的形成是由建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、監督單位及主管單位共同完成的

3、公路工程檔案來源于工程實踐中由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。

4、由于公路工程檔案的來源的多樣性，決定檔案的載體、制作手段、表現方式多樣。現在的電子時代，許多隱蔽工程和重要的施工工序都進行全程的記錄。

二、公路工程檔案管理存在的問題

雖然近年來交通主管部門為了加強公路工程檔案管理工作，不斷地頒發條例和細則，檔案管理工作有了很大的發展和提高，但現在的公路工程檔案管理仍存在不少問題。

1、主觀上對檔案管理工作沒有足夠的重視。

現在的不少建設項目的建設單位、施工單位及監理單位對工程檔案的收集、管理不夠重視。主要表現在項目建設過程中關注的是工程質量、工程投資、工程進度及安全管理工作，并形成一系列的質量管理、安全管理體系和制度，明確責任；在各次例會中檔案管理總是最后順帶提一下，不會作為重點進行強調。對檔案管理的工作往往是不到檢查不整理，不到竣工不歸檔的思想。這種現象造成工程檔案的收集不及時、不全面、不客觀，影響檔案自身的質量。

2、客觀上對檔案管理工作的投入不足。

在工程建設當中不少單位在檔案管理工作中不僅沒有專門的職能部門，甚不設專人，使用兼職人員；沒有明確的檔案管理體系和制度，責任不明確。造成工程期間人員更換頻繁，互相推諉，交接手續不齊全，前后脫節或者部分檔案丟失等現象。如果沒有建立相應的工程檔案管理體系，工程檔案就處于乏人管理狀態，這對工程建設及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結果必然會影響工程的建設。

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，檔案管理工作不生產物質財富。所以不少單位在經費投入上是盡可能的削減；也不制定切實的考核標準和獎懲措施。檔案管理工作自身比較枯燥乏味，工作量大，對工程技術人員的業務水平提高幫助不大，造成工程技術人員誰也不愿做專職的檔案管理人員。

3、工程檔案的“李鬼”多

這個問題主要存在施工單位的施工資料和監理單位的抽檢資料中。公路工程的行業特征注定了其檔案的特殊性，一道工序所需資料就能達10多張甚至20張，那么隨著施工的進展，一個分項下來，其數量又多又雜。不少項目的資料不是隨工程進度同步進行，而是工程即將完成或完成后進行編制，這樣資料容易缺失，伴隨產生了“李鬼”。這種工程檔案只是為了應付檢查，為了工程可以交竣工所做的，沒有任何價值。不要說為以后的養護維修提供參考數據，就是對工程自身的總結也是敷衍。

三、對公路工程檔案管理的構想

1、改變思想，充分認識公路工程檔案的重要性。構成建設項目相關檔案的文件材料，既是工程建設的真實記錄，又是全面鑒定工程質量，日后查明事故原因、追究事故責任的重要依據，它既服務于項目的建設、維修、管理、養護，又為國家長遠工程建設服務。一個項目從立項到工程竣工，將用檔案材料予以記載和確認，不僅是管理狀況的鏡子，還是工程建設的見證。對工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設本身的重視。在日常的工程檢查中將檔案管理列入必檢項目，作為考核目標。做到上道工序檔案資料不齊全，下道工序不能開工。檔案資料不齊全、不真實的不予計量支付。

篇3

【關鍵詞】電力工程；檔案管理；改進措施

概述

眾所周知，電力工程檔案是工程建設過程、工程實體狀況、工程建設質量的最真實、最全面、最原始的記錄，日益成為一項維護企業經濟效益、合法權益（工程變更、索賠動態依據）及反映企業歷史真實面貌重要的基礎工作，也是工程項目投產后運行、檢修、改建、擴建及技術改造等工作的重要依據。在工程建設過程中，及時收集技術檔案信息，準確鑒別工程文件材料，規范整理技術檔案，確保檔案的完整性和系統性，不僅是為當前在建工程中各項工作做好服務，也是為工程項目投產后開展各項工作做好服務。

1 電力工程檔案管理存在問題

當前，電力檔案在管理工作中存在著自動化水平不高、收集整理不規范、管理和深度、幅度不夠等問題。

1.1電力企業的檔案管理得不到高層應有的重視

許多領導對電力檔案的管理認識不夠，認為這只是文本范疇，和市場占有率、供電可靠率、電壓質量等比起來簡直是微不足道。由于領導的不重視，導致電力企業在檔案管理方面投入甚少，出現檔案室設施不全，儲存條件和儲存手段落后的情況，無法為企業提供高質量、高效能的服務。

1.2電力企業檔案管理缺乏專業部門和專業人員

有些電力企業檔案管理人事檔案管理信息，僅是一個簡單的收集和分類、存儲，使企業檔案歸檔不一樣，很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業經濟的發展，還會在一定程度上增加企業的經營成本。

1.3電力企業的檔案管理的信息化建設滯后

信息化是檔案管理工作的最終發展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，很多電力企業沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，管理檔案的計算機配置相對落后，軟件、硬件設備都亟待更新，高素質的檔案信息化管理人才不足，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。

2 改進電力工程檔案管理的主要措施

2.1規范電力企業檔案管理機制

加強制度建設，建立科學的企業檔案管理體系，完善檔案管理的規章制度，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與部門工作同步考核、同步發展。

2.2加強檔案工作的組織領導

加強檔案工作機構，配備檔案專職人員，各業務部門和各專項工作配備兼職檔案人員，形成系統的檔案工作格局。在實際工作的開展中，爭取企業領導的重視，支持檔案管理工作。

2.3培養和選配高素質檔案工作人員。

提高檔案管理人員的業務素質，充實熟悉計算機技術，掌握業務工作流程的復合型人才從事檔案工作，建立一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案干部隊伍，以適應新形勢下檔案工作的需要。

2.4加強檔案管理數字化、信息化

通過計算機技術及檔案管理軟件在檔案管理中的運用，系統地完成文件的登記、檢索、打印、統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，提高工作效率，加速公文信息運轉，實現辦公及文件歸檔、檢索自動化，業務檔案信息實現實時查詢、利用。

2.5開展檔案人員全面業務培訓

要對檔案人員進行定期的教育培訓，不斷地激發和調動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。還可以通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現的知識結構不合理，年齡結構老化的狀況。

2.6實施工程項目全過程檔案管理

2.6.1 從工程源頭介入檔案管理

堅持從檔案材料形成的“源頭”抓住，做提前控制。工程項目成立后，建設單位的工程檔案管理部門管理檔案披露，披露內容的項目和竣工驗收資料的收集、整理、歸檔范圍及要求。

工程項目開工后，建設單位項目管理和檔案管理部門對設計、施工、監理等參建單位進行檔案交底，檔案交底的內容主要是建設過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。

各參建單位要以“建一流工程、創一流檔案”為目標，認真分解檔案工作目標任務。要根據規程規范要求，做好技術文件材料的形成、積累，并注重形成質量，技術文件材料的形成與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核，保證其真實可靠。

2.6.2 認真做好工程中期檔案控制

工程開工后，檔案管理部門要加強現場的檢查和指導力度，全程參與，確保工程檔案各個管理環節始終受控在控。檔案管理部門要檢查項目管理部門和各參建單位的工程技術文件的收集、整理情況，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環。

項目開工后，檔案管理部門應加強現場的檢查和監督，充分參與，以保證項目文件每個管理環節始終控制在控制。檔案管理部門檢查的項目管理的部門和單位參與的建設工程技術檔案的收集、整理，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環。

在業務指導上，檔案專職人員應勤跑工地，跟蹤了解項目信息，隨時檢查指導。在具體工作中，要主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現場，超前控制，把問題解決在檔案提交之前。遇到檔案資料收集確有難度的，要積極向本單位主管領導匯報，并及時與施工建設等相關單位溝通，爭取對方理解、支持和配合。

2.6.3 嚴格實施工程后期檔案檢查

項目管理部門和各參建單位在階段性工作完成后，要按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（ GB/T11822 - 2000） 的要求對本單位（ 部門） 涉及到的項目文件進行整理、立卷，編寫移交目錄清單。檔案管理部門應加強督查，歸檔文件應完整、準確、系統，應真實記錄和反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備。檢查驗收發現不符合規范要求的，堅決退回整改。

在檔案接收方面，要充分利用行政程序把關，建立工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制，保證工程檔案的規范化、標準化，保證不出現擅自修改、偽造或事后補做的現象。參與工程建設的施工、安裝、監理、調試等單位應在竣工驗收后一個月內，向項目管理部門移交。設計單位在可研、初步設計、施工圖設計、竣工圖編制等階段性工作完成后即歸檔，竣工圖歸檔時間不得超過竣工驗收后二個半月。竣工驗收后兩個半月內項目管理部門將項目的全部檔案向本單位檔案部門整體移交歸檔，在移交紙質檔案的同時，還應移交相應的電子文件、工程重要活動的音像材料。

電力工程檔案歸檔范圍包括，建設項目前期文件、施工文件、監理文件及竣工驗收文件。招投標文件由公司委托的招標單位歸檔，招標公司出具中標通知書給建設單位歸檔。項目管理和檔案管理部門對各參建單位提交的竣工資料進行驗收，保證歸檔文件的完整、準確。確認符合歸檔條件后，辦理交接手續。

3 結束語

電力工程檔案管理是一項長期性與復雜性共存的工作，需要以工程建設單位為主導、電力系統各相關單位通力配合才能達到滿意效果。相信在今后不斷實踐的基礎上，針對電力工程檔案管理中不斷出現的新問題，不斷改進管理的方式方法，合理安排人力、物力，深入開展工程項目管理的全過程控制，一定會使電力工程檔案管理水平邁上一個新臺階。

參考文獻：

篇4

一、當前測繪工程檔案管理的弊端

1. 信息化程度低。測繪工程早期的檔案大部分采用的是紙質材料，檔案資料往往是孤本。這種材質的檔案資料對管理要求很高，如果保存不當，容易出現紙張破損、字跡模糊、圖像失真等現象，并且在借閱過程中，極其容易丟失或破損，影響了檔案材料的使用周期，同時影響了測繪工程資料的再利用。

2.管理手段效率低。初期的測繪工程檔案管理主要是采用的手工管理模式，檔案管理手段采用的是臺賬式操作；檔案資料的查詢體系以人工查詢為主。這種管理模式，制約了對檔案資料的查詢頻率，使得檔案資料的再利用率非常低，信息資料保存的價值得不到充分發揮。

3.數據管理混亂。早期的測繪工程檔案的數據管理不規范，數據檔案在進行歸檔過程中，沒有一套完善的歸檔制度，沒有嚴格的歸檔流程規范可以依循。這種條件下的檔案管理對檔案材質、數據翔實情況、備份種類、保存環境等都沒有具體的要求，致使在管理過程中出現很多難以應對的問題。

二、測繪工程檔案信息化管理的必然性

測繪工程檔案管理是為了更好地實現信息再利用的功能，其價值在于更好地為以后的測繪工程提供可以借鑒的工程信息，從而提高測繪工作質量。因此，做好測繪工程檔案管理十分重要。

1.測繪工程信息資源共享的需要。信息化管理是實現資源共享的基礎，測繪檔案管理同樣要實現信息化管理。信息化管理具有簡單、快捷的優點，能夠利用計算機快速找到需要的測繪資料，所以測繪檔案信息化管理是信息資源共享的需要。

2.計算機應用推動了測繪工程檔案信息化發展。計算機的普及和推廣，對測繪工程檔案信息化發展起到了推動作用。由于測繪工程工作對測繪工程檔案的需求趨向于精細化，計算機能夠滿足檔案管理的需求，因此，計算機作為輔助工具，被應用到測繪工程檔案管理中。隨著計算機能夠對檔案信息進行精細化管理程度的提高，檔案管理信息化逐步形成。

3.電子介質資料保存的需求。測繪工程資料的材質已經不僅僅限于紙介質，很多測繪工程資料已以電子文件形式存在，對這些電子文件進行歸檔保存時，就要有一套完善的信息化管理體系。測繪工程檔案信息化網絡的建設，能夠對電子介質的資料進行有效保存，對資料的保持和使用帶來方便。

三、測繪工程檔案信息化管理有效性措施

1.建立和完善檔案信息化管理系統。第一步，數字化建設。測繪工程信息化建設的第一步最重要，主要針對檔案資料進行掃描、數據采集等工作，完成數字化儲存，再建立信息化平臺，實現網絡化共享。第二步，標準化管理。隨著檔案管理的發展，其領域已經不再局限于對現有資料的簡單存儲，而是涉及資料的形成環節。測繪工程資料具有明顯的技術性特征，對標準性要求嚴格。信息化管理要求檔案管理者要及時根據用戶的不同要求，進行數據庫資料的補充，然后提供符合標準的電子資料。第三步，網絡化建設。實現網絡化檔案管理指的是測繪工程資料的構成、歸納、管理、審定等全過程系統化的網絡管理，整個流程的信息資料整理都要進行信息化管理。

2.加強系統功能作用的發揮。系統功能結合供應類別，從子系統功能框架中可以得到很多資料信息，其中包括查找圖形類別、資料供應情況以及測繪工程結果的查詢，每一個子框架下面又包含更小級別的信息查詢系統。這種框架構成，可以為查詢者提供更加翔實、直觀的資料顯示方式。

3.優化數據存儲體系，實現合理布局。為了使數據存儲更加合理，就要完善數字檔案的存儲體系。測繪工程檔案信息化管理數字儲存可以分成三大類：第一類是磁帶庫，它的特點是可以進行大量的數據存儲，并且傳輸速度較快，但是缺點是花費較高，并且對保持條件要求較高，容易損壞，需要人工定期檢查進行倒帶整理工作；第二類是光盤，它的特點是可以對離線的數據進行管理，優點是能夠在社會上進行傳播，用戶使用方便，并且具有可靠的性能，缺點是存儲信息量小；第三類是磁盤陣列，它的特點是最高效的數據儲存方式，優點是存儲量最大，并且具有高速的傳輸性能，缺點是費用較高。這三種存儲方式可以根據具體情況進行選擇，可以實現互補關系。

篇5

[關鍵詞]工程檔案、檔案管理、建筑工程

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）41-0198-01

建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、造價和工期進行管理的同時，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。

一、工程檔案的重要性和特點

隨著社會的發展，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，就要通過檔案來體現，一個工程項目檔案的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程檔案的管理是一個非常重要的組成環節。建筑工程檔案是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。

其主要特點有：

1）分散性和復雜性。建設項目周期長，生產工藝復雜，建筑材料種類多，建筑技術發展迅速，影響建設項目因素多種多樣，工程建設階段性強并且相互穿插，由此導致了建設項目文檔資料的分散性和復雜性。2）繼承性和時效性。隨著建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑業技術和管理水平的不斷提高和發展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在施工過程中可以吸取以前的經驗，避免重犯以前的錯誤。同時建設項目文檔資料有很強的時效性，文檔資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文檔資料一經生成，就必須傳達到有關部門，否則會造成嚴重后果。3）全面性和真實性。建設項目的文檔資料只有全面反映項目的各類信息才更有實用價值，必須形成一個完整的系統。另外文檔資料必須真實反映工程情況，包括發生的事故和存在的隱患。4）隨機性。建設項目的文檔資料可能產生于工程建設的整個過程中，工程開工、施工、竣工等各個階段都會產生各種文檔資料，部分資料有規律性（如各種報批文件），但還有相當一部分文檔資料產生是由具體工程事件引發的，因此建設項目文檔資料具有隨機性。

二、目前檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度不完善。目前我國對于工程檔案管理方面已經有了制度方面的規定文件，但是在執行的過程中并沒有嚴格按照文件的規定進行執行。在工程立項時對檔案的記錄工作沒有一個規劃和規定，經常是在施工時想到哪里了就記錄一下，所以導致檔案的內容不夠全面，有時不能真實反映工程的實際情況。并且為工程在使用過程中帶來諸多麻煩。另外一個方面，在施工中需要多個部門相互配合來實現，所以檔案的記錄也不是一個部門的事情。目前的施工中各個部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進行管理。這樣可能出現一些漏記或者誤記的情況，應該引起足夠的重視。

2.沒有認識到檔案工作的重要性。在工程建設中，只追求工程的經濟利益，把工作的重心都放在了工程建設方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認識到檔案對于整個工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應付檢查。根本沒有把檔案當成一項重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內容不重視，經常胡亂擺放，甚至造成檔案的遺失。一些重要數據的丟失等問題。造成這方面問題的主要原因是我們的審核部門對于工程結束時的檔案驗收工作不夠嚴格，才出現這么多不負責任的檔案問題。

3.缺乏專業的管理人才。我們的社會在不斷發展，并且出現了更多的科學的檔案管理方法。但是對于工程檔案的管理人員大多都沒經過這方面的學習，而且很多人也不是專門負責檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。管理人員缺乏必要的技能，不能對檔案進行科學的管理，隨著電子技術的發展，檔案工作也應該和時代接軌，充分利用計算機的優勢，建立網上檔案管理平臺，進行更方便快捷的管理。要加大對檔案方面專項人才的培養，和新的科學管理方法的引入。來完善檔案管理工作。

從上面的分析中可以看出我國在檔案建設和管理方面還需要有很大的改進，這些改進也不能一蹴而就，必須從小的地方逐漸改進，對此討論一下對于檔案管理目前所面臨問題的解決方法。

首先要建立和完善工程建設檔案的法律法規，把檔案管理的工作細化，規定一定的程序步驟，按流程來走，責令有關部門加強對檔案的管理工作。同時要對檔案的規范化和準確化提出更高的標準，對于工程項目部要成立專門的檔案管理部門，有專門的工作人員負責檔案的記錄問題。在工程建設的全過程全程參與，記錄詳細，通過照片和數據把工程建設的全過程反映在檔案中。

其次要及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

再次要強化檔案的重要性。工程驗收審核部門要加強對檔案的重視程度，把檔案工作作為工程驗收的一個必要的且嚴格的流程。以此來杜絕那些為了檢查而應付制作的檔案文件。嚴格把控檔案的建設工作，對于檔案的記錄要進行實際勘察。把檔案建設的重要性深入到每一個工程部的管理者心中。讓檔案真正實現作為檔案的存在意義，從而從工程內部提高對檔案工作的重視程度。

最后注重對檔案管理人員的素質教育和技能的培養。全面提高檔案管理人員的素質，對于提高檔案的準確性，嚴密性有很大的作用。加強管理人員的責任感，讓他們認識到這不是一個簡單的工作，對于整個工程的建設和后期維護具有重要的參考作用。杜絕目前的馬虎大意的檔案記錄和管理。另一方面要加強檔案管理人與的現代化技能培訓。充分利用計算機的優勢來更加便捷的對檔案工作進行科學管理。

結語

我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

參考文獻

篇6

1 檔案信息化建設的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 促進檔案信息化建設的幾點建議

哲學認為意識具有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。

3 提高檔案信息化水平技術

3.1 配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備

系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

3.2 檔案中心目錄及全文的數字化

檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。

3.3對上網信息進行密級界定

首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。

4 提高檔案信息管理水平

信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。

4.1隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題

早在2002年，國家檔案局就了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。

4.2檔案管理軟件的對象是電子文件

通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。4 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

篇7

一、簽訂重點工程檔案歸檔責任書

重點工程檔案歸檔不及時不僅影響了重點工程形象，而且也影響了重點工程建成投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作。通過以往的重點工程檔案工作實踐，我們認為造成重點工程檔案歸檔不及時的主要原因是大多數參建單位的領導、工程技術人員和管理人員把主要精力放在抓工程的進度和工程的質量上，對工程檔案工作不夠重視，檔案管理不到位，檔案工作不落實，把檔案工作看成“軟任務”，造成重點工程檔案歸檔難。由于重點工程參建單位多，如果沒有一種強制的手段管理各參建單位的檔案歸檔工作，工程檔案的歸檔工作一定會出現很多問題，而且扯皮現象肯定時有發生，最后必將影響重點工程檔案的歸檔時間和檔案質量。我們認為以重點工程檔案歸檔責任書的形式加強參建單位領導的檔案工作意識是―項行之有效的辦法。因此，我們采取了與參建單位簽訂《重點工程檔案歸檔責任書》的辦法。《責任書》明確規定了對參建單位的檔案工作要求，工程檔案的歸檔時間、歸檔檔案的質量、違約的處罰等，使有關參建單位領導真正地從思想上重視重點工程檔案的歸檔工作。實施《重點工程檔案歸檔責任書》管理辦法后。重點工程檔案的完整率、準確率、歸檔率、合格率基本達到了國家規定的要求。

二、改進重點工程設備開箱隨機資料的管理工作

重點工程設備開箱隨機資料是指設備的出廠證、合格證、質保書、安裝圖、使用說明書、保修卡、質檢報告等資料。重點工程設備開箱隨機資料的歸檔管理工作長期以來―直是重點工程檔案管理工作中的難題。以往，三鋼重點工程檔案的設備開箱隨機資料有的是施工單位收，有的是項目部技術人員收，有的是工程項目部檔案員收，比較混亂，造成設備開箱隨機資料的歸檔不完整。為確保重點工程設備開箱隨機資料完整歸檔，我們改進重點工程設備開箱隨機資料的管理方法。一是在明確設備開箱責任人方面，要求供應公司在設備開箱時應通知項目部技術人員參加，并做好設備開箱資料的驗收簽字工作，并在開箱后的兩天內向項目部檔案員移交，確保及時歸檔。二是在保證設備開箱隨機資料歸檔的完整性方面，對不將開箱資料及時歸檔或將開箱資料據為已有者，采取了嚴格的處罰制度，要求供應公司應將每周的重點工程設備開箱資料清單通知綜合檔案室，綜合檔案室不定期對項目部資料室進行檢查，若發現重點工程設備開箱資料沒有按時移交項目部檔案員，由公司企管處從項目部所在分廠月獎中扣罰。通過從制度管理上嚴格要求，確保了重點工程設備開箱隨機資料得以完整歸檔。三是施工單位做竣工資料用的設備合格證一律到項目部資料室復印，用復印件代替，原件一律保存在項目部資料室，等工程竣工驗收后再移交項目所在分廠檔案室，由此避免了以往開箱資料遺失責任不清的問題，保證了設備開箱隨機資料的完整性。重點工程設備開箱隨機資料管理采取新的管理辦法后，歸檔的開箱資料的原件率達到了95％。

三、實施重點工程檔案專項檢查工作制

重點工程建設的特點是任務重，工作量大，建設周期長，參建單位多，作業線長(包括調研、論證、決策、立項、勘測、設計、施工、調試、試生產、竣工、驗收等)，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案數量多。任何一個參建單位、一個部門、一個工程技術人員(或管理人員)，在某一個工作環節、某一項具體工作、某一個工作時段沒有做好重點工程檔案的形成、積累、整理工作，都有可能給重點工程檔案管理工作帶來困難，甚至造成損失。為使施工和監理單位能在工程竣工驗收后的3個月內向綜合檔案室移交完整、準確、合格的竣工檔案資料，我們對重點工程檔案的歸檔工作實施工程檔案專項檢查工作制，一是指定一位檔案員負責工程檔案的檢查、指導工作，每月檢查一次，及時跟蹤施工單位工程檔案的收集、整理工作。二是檔案部門定期參加工程監理例會，一方面了解整個工程進展的情況，另一方面向參加會議的有關單位匯報工程檔案專項檢查中出現的問題，及時協調、解決檔案歸檔工作中出現的問題。通過實施重點工程檔案專項檢查工作制后，施工單位的領導、工程技術人員開始重視工程檔案的歸檔，一方面主動向我們通報檔案收集、整理工作中發現的問題，另一方面自身也重視歸檔檔案的質量，主要體現在歸檔的原件率比以往明顯提高，對專項檢查中發現的問題能夠及時整改。近年來，通過實施重點工程檔案專項檢查工作制進一步提高竣工圖的編制質量和文字材料的整理質量。

四、發揮監理在重點工程檔案審核檢查中的作用

國家建設部在2001年5月了《關于認真貫徹國務院第279號令和第78號令加強工程檔案管理工作的通知》，其中第二條明確規定了監理單位在工程檔案管理中的職責：“監理單位要協助建設單位監督檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔。”在實際工程檔案管理工作中由于檔案部門工作人員一是沒有親自參與工程施工建設；二是檔案工作人員并非工程技術專業人員，對于施工過程中的一些具體事項和環節不可能做到像監理那樣了解，因此對重點工程檔案質量的把關有限。而監理人員因為熟悉了解工程的每一個環節、每一道工序，掌握每一處質量隱患和每一起質量事故產生的原因、發現過程和處理結果，因此我們要求監理單位對施工單位提交的工程檔案資料進行簽章時要認真、負責地審核、檢查，如果發現檔案質量有問題要及時退回施工單位整改，直至工程檔案質量符合歸檔要求才給予簽章，這對提高重點工程檔案質量，確保重點工程檔案在工程竣工后及時移交有著重要的作用。為使監理能夠真正重視對施工單位提交的重點工程檔案進行認真、負責地審核檢查，使施工單位移交的重點工程檔案符合國家檔案管理規定的要求，我們與參建單位簽訂的《重點工程檔案歸檔責任書》中明確規定，“監理單位應確保施工單位向檔案部門移交的竣工檔案完整、準確、系統、齊全、合格，若出現移交的檔案不合格現象，檔案部門將通知基建部門按照工程監理款的1％～3％對監理單位進行處罰。”由此使監理單位在重點工程檔案的審核檢查中真正重視起來，確保了重點工程檔案的質量和檔案的及時移交。

五、強化重點工程檔案的監控力度

篇8

1樹立科技檔案服務意識，強化設備監理科技檔案管理工作

科技檔案是設備工程項目管理的基礎工作，科技檔案的質量好壞和完整程度影響到設備工程項目管理工作。設備監理是依據國家有關法律法規和技術標準，對重要設備的設計、制造、檢驗、儲運、安裝和調試等過程的質量、進度和投資等實施監督，設備工程質量是對工程性質、品質和安全的綜合表述是，對設備工程質量的評價就是以科技檔案為基礎，以量化的指標進行綜合測評。因此作為項目負責人應當提高科技檔案管理意識，從思想上重視科技檔案管理工作，注重培養科技檔案管理人員的服務意識和調動他們的工作熱情，同時作為科技檔案管理人員需要轉變思想，增強科技檔案管理意識和服務意識，把科技檔案工作作為一項重要的工作來做，摒棄科技檔案工作可有可無，可做可不做的思想意識，要注重加強檔案專業知識的學習，努力掌握科學管理的原則和方法，提高科技檔案質量，要積極探索科技檔案管理模式，確保科技檔案工作更科學、更實用，為設備工程項目管理提供有利資源保證。

2建立健全有效的設備監理科技檔案管理制度，規范科技檔案工作

設備工程項目管理科技檔案是一個動態的過程，這一過程的目的和結果都是需要建立真實、完整、系統的工程檔案，因而需要從積累、形成、鑒定到整理、歸檔、利用，所有環節都需要有符合設備工程項目管理實際情況的科技檔案管理制度和設備監理工作程序，實現動態管理和績效考評，才能客觀反映設備工程項目管理的完整面貌，為設備工程建設項目服務。為此建立檔案需要遵循以下要求：①科技檔案管理制度要體現合理性、有效性。建立的設備監理科技檔案管理制度和程序需要考慮設備工程建設項目的特點和科技檔案管理的實際情況，以適應實際工作需要。②科技檔案管理制度要體現實用性、科學性。依據GB／T26429－2010《設備工程監理規范》，建立的設備監理科技檔案管理制度和程序應當具有實用性和可操作性，以便于更好地發揮制度的指導性和規范性。③科技檔案管理制度要具有權威性。建立的設備監理科技檔案管理制度既需要有效執行就要監督落實，因此制度在執行的過程中要做到有功獎賞，有過懲罰，充分體現制度的權威性。

3加強設備監理科技檔案管理人員的業務知識培訓，提高綜合素質

做好設備監理科技檔案，加強業務學習，提高自身文化素質和業務素質是保證科技檔案管理工作的需要。科技檔案管理人員的綜合素質和管理水平決定著設備監理科技檔案管理質量的好壞，因此需要加強設備監理科技檔案管理人員的業務知識培訓，提高綜合素質。為此需要從以下幾方面入手：①按期參加內蒙古檔案局和呼和浩特檔案局組織的檔案系列專業知識繼續教育培訓和崗位培訓工作，提高理論知識和水平，不斷加強對科技檔案管理工作的認識程度，完善科技檔案管理人員的知識結構，培養較強的檔案技術能力，同時重視信息技術和網絡知識的教育培訓工作，以適應設備監理科技檔案管理工作的需要。②注重加強科技檔案管理人員和檔案管理單位之間的業務交流。同時參加設備監理單位之間的業務交流，通過交流，相互學習，相互切磋，取長補短，吸收更好的經驗應用于自己的科技檔案管理工作當中。③注重加強個人素質教育和自身修養的培養，科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質教育和自身修養的培養，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。同時為科技檔案利用者提供方便，不斷提高科技檔案利用率，為科技檔案管理工作開創局面。④注重加強質量管理知識的培訓和學習。設備監理科技檔案是設備工程項目質量管理中的重要環節，完善的設備監理科技檔案可以為公司質量體系認證提供原始憑證和法律依據，也是公司通過質量體系審核的前提條件和必要的保證。為此作為科技檔案管理人員需要加強質量管理知識的培訓和學習。

4加強設備監理科技檔案基礎設施建設，提高檔案的利用價值

科技檔案的利用是實現科技檔案的價值重要途徑，也是科技檔案發展的力量源泉。豐富的，高質量的設備監理科技檔案是檔案管理的基礎和前提，科技檔案資料匱乏、不專業、不系統、不準確、不完整，就難以保證設備監理科技檔案的有效利用。如果科技檔案放在檔案柜里不使用，也會失去科技檔案的價值。保管是一種手段，利用才是目的。如何提高檔案管理的利用價值呢。必須加強科技檔案的基礎設施建設工作。①科技檔案管理人員要轉變思路，不斷創新，深入設備工程項目現場，根據實際需要和設備監理工程項目程序和工作規范到項目和制造廠家對各監理項目和監理人員進行指導，了解工程進度，幫助項目部和監理人員做好基礎資料的形成、整理、歸檔工作，確保設備監理科技檔案完整、準確、系統地歸檔保存。②科技檔案管理人員要做好科技檔案的基礎性工作。豐富的、高質量的科技檔案材料是科技檔案利用的前提和條件，科技檔案材料如果缺乏、不系統、不規范、不準確、不完整、不專業是很難做到合理和有效利用。作為科技檔案管理人員應當了解設備工程技術資料和設備監理工作內容、范圍，按照科技檔案管理專業方法，開展科技檔案的收集、整理、歸檔、立卷、鑒定和保管工作，確保科技檔案基礎性工作，以提高科技檔案的有效利用價值。③加強基礎設施建設，建立適宜的科技檔案存儲空間，配備相應設備設施以順利開展各項職能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技檔案平臺等。設備監理單位要根據檔案數量和檔案內容重要程度，完善科技檔案設備設施，爭取能夠確保有效管理各種載體的科技檔案，進而確保科技檔案資源體系的建設，促進檔案規范化管理工作不斷深入開展，與時俱進。④加強科技檔案信息化管理，實現科技檔案信息資源共享。要想對科技檔案實現信息化管理，需要用現代化的管理手段，對科技檔案進行信息存儲、檢索、利用公司網絡平臺實現科技檔案信息網絡化管理，從而實現科技檔案資源共享。⑤加強科技檔案的宣傳工作，提高科技檔案意識。利用公司的網站、局域網、微信群等現代化辦公條件，從檔案基礎知識、館藏資源、檔案查閱利用等幾個方面開展檔案宣傳工作，從而體現科技檔案開發利用所產生的作用和為公司各方面帶來有益的幫助。

5結束語

篇9

高速公路工程檔案，主要是指在高速公路工程項目的規劃、建設、籌建、經營以及管理過程中，形成的一些比較有價值的圖表、文字以及音像等多種形式和載體的原始資料記錄。高速公路中的工程檔案，是國家檔案資料中非常重要的組成部分，是高速公路管理與建設的科學依據。因此，加強高速公路的工程檔案管理，完善高速公路的工程檔案管理制度非常重要。本文主要就新時期背景下高速公路的工程檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：

新時期；高速公路；工程檔案；管理

工程檔案是高速公路工程項目實體情況的真實反映，在高速公路項目的建設過程中，工程檔案是該項目施工進度與質量的證明，也是業主給予項目建設計量支付的有效依據；在高速公路的實際運營過程中，工程檔案是公路管養部門進行日常管理與養護的主要參考依據，是施工中各類控制參數的重要體現。近年來，國內高速公路的建設規模日益擴大，公路的等級日益提高，這給現代高速公路工程檔案管理工作提出了更高的要求。因此，加強高速公路工程檔案管理，提升工程檔案管理的水平，成為新時期背景下工程檔案管理高度關注的問題。

一、構建完善的高速公路工程檔案管理制度

（一）工程前期，制定出完整的檔案管理制度

在高速公路工程項目的開工初期，構建專門的檔案管理小組，工程檔案管理部門，應該加強工程檔案的管理工作，對各個新進的施工單位，應該構建具體的檔案工作責任小組，項目經理或者技術責任人擔任組長，并給小組配備專業工程檔案編制人員。不斷完善各項工程檔案管理制度，固定工程檔案管理工作人員，未經過檔案主管部門的批準，不得調離工地或者更換工作，確保工程檔案管理的連續性。采用多樣化的途徑，要求各個參建單位，將檔案編制與工程實體建設進行有效的結合，并要求檔案管理人員在管理工作中，嚴格按照相關的規范和標準開展管理工作。

（二）充分運用現代化辦公設備，提高“紙質檔案”與“電子檔案”的編制質量

高速公路工程檔案管理部門，應該嚴格督促各個參建單位，配齊現代化辦公設備，確保公路工程檔案編制工作可以快速、科學以及規范的進行，提升高速公路工程檔案編制工作的水平和質量，辦公設備包括專業的檔案室、電子檔案編制設備、檔案柜以及用具等，通過紙質檔案與電子檔案兩個層面的編制工作，提高工程檔案編制質量與進度，完全符合相關的規范與標準[1]。

（三）制定檔案文件與表格的樣式標準

高速公路工程項目開工之前，工程檔案管理部門應該聯合相關的技術部門，依據工程的特點與相關的要求，構建出一套工程項目文件樣本與表格樣式標準，確保在日后的工程施工過程中，各個相關的單位進行檔案資料編制時，嚴格按照組卷規定的標準進行，以確保工程檔案資料的完整性與統一性。

（四）明確各個參建單位負責的檔案收集與組卷范圍

工程開工之前，檔案管理部門應該對各個參建單位所負責的檔案文件收集與組卷范圍進行明確，確保各個單位在日常工作中嚴格依據相關要求，以工程的文件材料進行收集與整理。例如，業主對各類工程文件與圖紙進行有計劃的收集，監理對各類文件與資料進行日常的抽簽，工程承包人應該對各種施工自檢資料與音像照片進行收集。文件組卷的范圍應該合理，如果高速公路工程檔案文件的收集范圍太廣，就需要耗費大量的時間進行整理。因此，工程檔案管理部門應該仔細研究文件收集的范圍，確保文件收集范圍的合理性。此外，工程檔案管理部門應該事先制定出完善的文件資料管理流程，要求發文單位的原始文件，最后能夠完整的進入檔案組卷部門，以免出現材料不齊全與資料不符合要求等情況。

二、加強高速公路工程項目施工過程的檔案管理

（一）對高速公路工程檔案進行嚴格鑒定

在對高速公路的工程檔案進行鑒定時，應該堅持實事求是的態度與嚴謹的科學精神，按照標準的程序進行檔案的鑒定，防止鑒定失誤帶來的損失。對相關的工程文件材料進行鑒別，確定文件材料是否具有保存價值，對工程文件材料具備的價值進行判定，并明確資料的保管期限，對于已經過了保管期的工程檔案，應該交由相關的組織鑒定委員會重新進行審查和確認，對于沒有保管與利用價值的資料檔案，應該馬上剔出和銷毀，對于保管期限劃分不合理的資料檔案，對保管期限進行重新劃分，并對檔案資料的密級進行嚴格鑒別，對工程檔案材料的完整性與準確性進行判定，發現不完整的地方，應該馬上進行更改和補制，以確保檔案材料的質量[2]。

（二）加強高速公路工程檔案的信息化管理

隨著信息化時代的到來，計算機已經在社會生活的各個方面得到了廣泛的運用，推動了工程檔案的信息化管理。工程檔案管理部門應該在高速公路工程檔案信息化建設方面加大投入，對工程檔案管理部分的工作人員進行專門的計算機技能培訓，進一步推動工程檔案管理的信息化。將工程檔案的所有管理資料，納入信息管理的范疇，特別是工程項目的施工記錄與維修記錄資料，并將資料完整地錄入到計算機中，對于個別在野外進行作業的數據信息也必須在施工完成之后，馬上錄入，以確保高速公路工程檔案的數字化和信息化管理。構建完善的工程檔案數據資料庫，對現代化的管理方式進行充分的運用，確保檔案管理工作與新時期背景下高速公路工程建設與發展的要求相適應。

三、對高速公路工程檔案進行全面開發與利用

（一）拓展工程檔案的利用方式

檔案管理部門應該將高速公路工程檔案管理的作用充分發揮出來，不斷提升工程檔案資料的利用效率，定期開展復制、借閱、信息交流、科技咨詢以及科技推廣等方面服務業務。在對檔案資料進行服務利用的過程中，對相關的反饋信息進行全面的分析與研究，找到利用的規律，充分發揮出工程檔案在高速公路的建設、生產管理、維修以及改建擴建等方面的作用。

（二）完善工程檔案檢索體系

工程檔案的檢索工具，是用戶和檔案之間的連接橋梁，在新時期背景下，傳統的檢索工具已無法滿足當前用戶不斷增長的實際需求。因此，工程檔案管理部門應該加大力度編制檔案檢索工具，不斷豐富檢索工具存儲的信息資源，深化檔案資料的著錄內容，而不是只重視工程名稱、檔案號以及保管單位等方面的管理，如在檔案資料中加入工程主要的技術參數、工程概述、簡圖以及示意圖等內容，促進檔案資料的深度與廣度。為了更好地滿足用戶的橫向檢索需要，檔案管理部門應該打破工程檔案管理的成套性限制，依據工程項目的實際需要，對專題目錄進行編制[3]。

（三）工程項目施工結束后，做好檔案的收尾工作

工程結束后，檔案管理部門應該立即組織工作人員，對工程檔案進行統一的整理與移交，由于工程要結束時，工作干擾比較多，為了確保各個單位的工作人員可以集中精神進行檔案資料的收集與整理。工程檔案管理部門，可以將各個參與單位的工作人員組織起來，對工程檔案資料進行整理，利用這種方式提高工程檔案的工作效率，對平時遺漏或者沒整理完成的資料進行完善和整理。對于工程項目交工時，還未完成整理的資料，可適當延期，直到檔案編制工作全部完成。

總之，工程檔案管理是高速公路建設進一步發展的基礎，為了順應新時期背景下高速公路工程建設對工程檔案管理的要求，檔案管理部門必須加強檔案的管理工作，以公路建設和建檔共同發展為原則，充分運用現代化信息管理手段，加大工程檔案的開發利用，確保工程檔案的完整性與有效性，為我國高速公路工程建設提供真實、可靠的依據。

作者：趙艷莓 單位：河北省高速公路青銀管理處

參考文獻：

[1]趙艷莓.對高速公路工程檔案管理的思考[J].檔案天地，2012(5)：58.

篇10

關鍵詞：公路工程；檔案；管理

Abstract: Highway Construction of great significance to the local economic development, then the establishment of a complete highway projects, files, also has very important significance of the scientific management of the highway project.

Keywords: highway engineering; file; management

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

公路工程檔案是反映交通發展的重要的歷史記錄，是各級公路管理狀況的鏡子，是工程建設的見證，是工程質量的反映。可以說，對公路工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設本身的重視。因此，重視和加強公路工程檔案管理工作，對公路建設事業有著極為重要的意義。

一、思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

二、建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

三、嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關

工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

四、公路工程檔案收集要系統完整

公路工程收集整理是一項系統性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統本單位領導職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關緊要”的舊觀念,創新發展,開拓視野,全力以赴地搜集相關的檔案信息。單位各部門、各科室的每個職工均負有搜集上交相關數據文件的職責,部門領導要周密部署,明確專人負責工程的文件、具體數據、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個公路工程都不放過,要把施工中形成的報告、請示、批復、圖紙、合同、招投標書賬冊、協調活動、會議記錄等資料收集歸檔,做到應收盡收,應納盡納,確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。從領導到職工都要增強“檔案意識”,通過強有力的輿論宣傳,發動全體領導職工,抓實抓好檔案管理,營造“公路工程檔案、人人有責”的濃厚氛圍,激發大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅強的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結合:1、是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合。2、是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設中,把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國道路交通現代化建設服務。

五、公路工程檔案的軟件、硬件建設

要做好公路工程檔案工作,必須堅持以人為本,加快檔案基礎設施建設。既要抓“軟件“——隊伍的建設,又要抓”硬件“——辦公設施的建設,兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強檔案員隊伍建設。打造高素質的檔案管理人員的培訓,通過培訓,強化檔案人員的信息意識、經濟意識、保密意識和現代化意識,不斷提高檔案人員職業操守和業務技能。檔案員作為國家財產的保存者、守護者,應本著對歷史負責的態度,認真鉆研業務,開展深層次的研究,發揮檔案的價值,為實現檔案的社會功能盡到自己的責任。新時期的檔案工作者應具有較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好風范與氣質,應不斷增加自身的學識,提高自身的修養,陶冶自身情操,以自己的博學以及良好的職業道德,贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位,采取“走出去,請進來”的辦法,到外地兄弟單位學習檔案管理先進經驗,取長補短,不斷改進。其次,要加大對檔案管理的硬件投入。

要加快檔案室硬件的建設,檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥、除濕機等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。要加強檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機、錄像機、電腦、掃描儀和專用軟件,實現檔案存儲介質多樣化,信息交流網絡化,與時代同步,有效改善檔案管理環境。再次,在軟硬件建設逐步完善的基礎上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現代化。改變“重藏輕管”的傳統檔案管理觀念,充分調動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創新,銳意進取,運用信息資源管理理論和先進的電腦網絡技術手段,最大程度上開發和利用檔案,服務于交通事業和社會其他部門。

六、及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年

[2]徐英浩《淺談施工檔案在工程管理中的作用》[J]，工海煤氣，2004

[3]其木格，其其格《淺談對檔案的認識》[J]，內蒙占石油化工，2000