各部門檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇各部門檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。

1、房地產企業項目公司檔案管理現狀

1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。

1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。

1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。

1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。

1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。

2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法

2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。

2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。

2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。

2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。

2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。

3、總結

針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。

參考文獻：

[1]郭美孝：建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（1）.

[2]高峰：淺談房地產建設項目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.

[3]董桂英：房地產企業的檔案管理[J].蘭臺世界，2006.4.

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本8月14、15日，院辦組織了對下屬單位的檔案管理培訓。兩天的學習雖然時間短暫，但學習強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學習，我系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日后管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。下面我談談自己的認識、收獲和體會。本文原創網站為中國范例網-

一、規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流企業的一項重要保障。

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為

重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

我公司是首家在香港上市的國內咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發展具有顧問特色的企業文化、經營管理、業務拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國際化、標準化、質量化的軌道前進，公司內部結構在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發展提出了新的要求。在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設和發展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，成為一項緊迫的任務。它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續發展起重要作用，也成為衡量公司經營管理水平的重要標志。

二、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。

目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發的收文、公司內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨群、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發展，業務量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發展的要求。

培訓學習期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對公司特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識服務于實踐。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜公司業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。

首先，要熟悉、掌握公司的業務情況和專業知識，針對公司的業務性質以及內部組織結構重新調整檔案的類目；其次，還要系統地整理歷史檔案，積極開發檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業務部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現在以下幾個方面：一是，業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是，在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接隨著人員的流動導致檔案信息資源的部分流失。

上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發的檔案資源。

再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進行目錄收集、公司經營管理活動檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實物、設備、外事、會議及公關活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內容也是整體檔案管理工作順利進行的前提。只有將檔案有條理地進行分門別類，才能保證檔案準確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統計等管理工作提供基礎，體現檔案的價值所在。

三、檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發展方向

檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前公司發展的需要，必須進行重視和創新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。

我公司的產品，是知識產品，顧問公司又是上市公司，遵照國家有關部門對上市公司的管理規定， 財務部門和綜合業務部門是極為特殊的部門，其有關的文件、報表、合同管理在是絕對機密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問組織機構眾多，涉及公司業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。針對這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業特點的模式，要在加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理的同時，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時各部門都要復制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會更清楚地整體記錄公司發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。這種企業檔案的價值是無形資產的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門，如人力資源部、品牌推廣部、各個事業部（定制產品）等研究部門等，這些部門的檔案實體，都要針對各自部門的不同性質和特點，制定不同的管理方法，進行并規范、科學化保管。但怎樣做到既不影響日后調檔利用，又便于推行各部門在繁忙業務之余立卷,而不視其為額外負擔，值得進一步探討。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。

四、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。

目前賽迪顧問為提高工作效率，沒有設立專門的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強檔案方面的系統理論和實踐知識，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強檔案管理的專業學習和培訓。

提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新。

五、要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。

檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。

我認為賽迪顧問的檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把公司檔案管理納入制度化軌道。

比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受公司辦公室的監督、指導。

辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。

要將檔案管理工作納入公司業務管理程序，納入公司各業務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

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【關鍵詞】檔案管理;全面控制;全員參與

在新的形勢下，如何加強對企業檔案工作的全面控制，增強全員檔案意識，提高檔案工作的規范化、科學化、制度化水平，以更好地發揮檔案在企業內部控制、外部維權等過程中的憑證和信息價值作用，就成了當前企業檔案管理工作中的新問題和新方向。A公司自成立以來，始終把檔案管理作為一項重要工作來抓，2007年9月公司獲評“國家二級企業檔案工作目標管理單位”。特別是2009年《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）以及2011年《廣東省企業檔案工作規范測評辦法》頒布實施后，A公司與時俱進，推行檔案工作的全面控制和全員參與，積極推進檔案工作規范化測評，并于2014年9月通過廣東省企業檔案工作“二級甲等”測評。現將A公司推行檔案工作全面控制和全員參與的經驗做法介紹如下。

一、加強領導，健全機構，明確責任，完善體系，并將檔案管理工作納入公司日常管理工作

為加強檔案工作的管理，A公司成立了以總經理為檔案工作領導小組組長的檔案工作機構。明確分管公司綜合行政辦公的副總經理為檔案工作分管領導、綜合事務部經理為檔案室負責人，安排了適應檔案工作需要的專業技術人員為專職檔案員，并充實各部門兼職檔案員。建立了統一領導、分級負責、責任到人、層次分明、運轉高效的檔案管理機構。公司檔案室負責統籌、協調、組織、管理本公司的全部檔案管理工作。各部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，同時，公司將該項工作納入各部門的年終考核。A公司將檔案工作發展納入《公司“十二五”發展規劃》，每年度在公司年度工作報告中對檔案工作情況進行總結，并在公司年度工作計劃中提出具體的目標和要求，與公司中心工作同部署、同推進、同考核。A公司健全、完善的檔案工作管理機構及領導的高度重視對公司檔案管理工作實施全面控制和全員參與起到了保駕護航的推動作用。

二、加強檔案工作制度建設，完善檔案制度體系，確保檔案工作行之有據、有章可循

為了實現檔案工作的全面控制和全員參與，A公司按照國家、省檔案局檔案工作規范的標準和要求，公司對原有的各項業務管理辦法和制度進行了修訂，對原來沒有提出檔案工作要求的予以補充，對原來檔案工作要求不明確的予以修改完善，將檔案工作滲透到公司經營管理的各個領域、各項工作中，在源頭上對檔案工作加以全面控制。

A公司建立了以崗位責任制，檔案收集、整理、移交、借閱、統計、應急預案等為主要內容的檔案工作制度體系，并將檔案工作列入各類業務合同、章程、協議和會議紀要中，促使每位員工在日常工作中時刻注重文件材料的收集和整理。在員工崗位職責中，明確規定了文件材料的形成、收集、整理和歸檔的職責，并將其納入員工年度績效考核中，確保公司檔案工作全員參與，責任落實到位。

三、強化檔案業務指導，推行檔案常態化檢查，嚴把檔案移交驗收關，做好檔案工作的前端、過程和終端控制

為達到檔案完整、齊全、規范的要求，A公司檔案人員從新一年度工作開始就對各部門文件材料的形成、收集、整理工作進行全過程的跟蹤，把工作做在前面。同時按照國家《檔案法》和省檔案局《企業檔案工作規范》的標準和要求，進行不定期的檔案工作檢查，發現問題后及時進行糾正和指導。到下一年度檔案移交時，一律堅持“不規范不接收”的原則，退回直到整理規范后再接收。

針對較難控制的養護工程檔案，由于參建單位多，施工周期長，而且普遍存在參建單位領導檔案意識薄弱、檔案人員缺乏專業技術知識、施工隊伍調動頻繁等原因，造成檔案材料歸檔不完整、不規范，移交不及時等等問題。A公司積極運用各項行政和經濟手段介入檔案管理工作。在項目施工招標時就將檔案工作列入招標文件，把項目文件材料的收集、整理、歸檔作為合同的一項內容，明確檔案歸檔質量和移交時限，如不能按時按質按量移交，則不給予決算等等，實行前端控制。同時A公司檔案人員在工程項目一開始就嚴格把關，及時了解工程進展情況，主動配合各施工單位，深入施工現場調查研究，對養護工程檔案實施全過程的跟蹤，執行檔案常態化檢查，并加強監督指導力度，及時發現問題，并指導其解決問題。最后工程竣工驗收時，嚴格執行檔案有關的法律法規，如發現有歸檔文件材料不符合要求，則不予以驗收，直到達到要求為止。做好檔案工作的前端、過程和終端控制。

四、注重檔案管理隊伍培訓，增強全員檔案意識，提升檔案業務水平

A公司非常重視檔案人員的業務培訓工作，每年都結合工作需要開展對各職能部門檔案人員的業務培訓。通過培訓，提高其檔案意識，使其充分意識到，作為檔案工作人員，應主動學習國家、省局的關于檔案方面的政策、法規，增加法制觀念和依法辦事能力，嚴格執行公司檔案管理職責，積極參與公司檔案管理的各項活動，在實踐中鍛煉和提高自身的業務素質和專業技能。

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關鍵詞：信息化；檔案管理；人員素質；方法

在信息時代的今天，對人社部門檔案管理工作人員的素質素養提出了更高的要求，要求檔案管理工作人員要與時俱進，不斷轉變自身的工作理念。同時也要求人社部門必須建設出一支專業化、高水平的檔案管理隊伍。但結合實際情況而言，我國人社部門檔案管理工作人員素B相對低、工作效率低，導致我國檔案管理工作質量始終停滯不前。通過有關實踐表明，利用信息技術有助于加強檔案管理工作質量、減少檔案人員工作量，可見，在人社部門的檔案管理工作中，通過與信息技術有效結合，對促進社會保障體系的發展至關重要。

1 信息化背景下的人社部門檔案管理人員面臨的挑戰

在新形勢下，檔案管理工作具有技術先進、內容豐富和分工專業等特征，技術先進體現在檔案管理過程中，廣泛使用信息技術和網絡技術，在最大程度上提高了檔案管理的工作效率；內容豐富體現在網絡技術的使用下，衍生出很多信息，挑選出重要的信息，都將其歸入到檔案管理范圍中；分工專業表現在對檔案管理的專業性要求更高，各大社保單位都已經高度重視起檔案管理的專業性。在人社部門中，只重視對其他部門工作人員的繼續教育，卻忽視了提高了檔案管理人員的綜合素養，很多檔案管理工作人員學歷低、知識面窄，甚至有的檔案管理人員是兼職的，并且檔案管理人員接受培訓和繼續學習的機會很少，缺少系統的、專業的培訓，導致在實際工作中出現很多問題，造成我國檔案管理水平低下。在計算機網絡技術的快速發展下，各部門都開始廣泛應用計算機信息技術，但是很多人社部門的檔案管理依然采用傳統模式，造成工作效率低、工作效果差，這些都是我國人社部門檔案管理管理中主要存在的問題。

2 基于信息化背景下提高人社部門檔案管理人員素質的有效方法

2.1 提高思想素質

信息化背景下，作為一名人社部門檔案管理人員，必須要有很高的思想素質，這樣在實際工作中，才會不斷提高自身計算機操作能力，主動的、積極的完善自身的不足。想要成為一名優秀的檔案管理工作人員，熱愛自身本職工作是基礎，唯有充分熱愛自身的本職工作，才會將更多的熱情投入到工作中，從而做好檔案管理工作。但結合實際情況而言，我國各地區人社部門，并不注重檔案管理工作人員的思想素質，甚至認為檔案管理工作是一項很簡單的工作，人人都能完成、人人都能做好，因此，在提高檔案管理工作人員思想素質的前提上，必須要加強有關領導對檔案管理工作中計算機技術應用的重視程度，唯有領導高度重視起檔案管理工作，才能促使下屬重視起計算機技術在檔案管理中應用的重要性。另外，將計算機技術應用于檔案管理的宣傳工作不到位，也是造成檔案管理工作效率低下的原因之一，所以有關單位應大力宣傳計算機的普及和應用，進一步提高檔案管理工作質量。

2.2 提高業務素質

強化業務學習，提升自身業務素質和業務水平是確保人社部門檔案管理工作高效開展的實際需要。一是，在條件允許的情況下，有計劃、有目的組織檔案管理人員進行培訓，對他們實施“多元化、全方位”的培訓，對新上崗的工作人員展開統一的、系統的崗前培訓，對從事檔案管理工作多年的人員實施更新知識的培訓。與時俱進的更新檔案管理工作人員的意識和理念，拓寬他們的知識視野，尤其是要注重開展計算機檔案管理方法的培訓，提升檔案管理人員的計算機操作水平；定期或者不定期聘請有關專家和學者舉辦與檔案管理相關的知識講座，促使人社部門檔案管理工作人員可以掌握好各項新知識和新技能，并熟悉和明確與檔案管理有關的業務知識，并落實好與檔案管理有關的新法規，并積極落實和執行。二是，培養人社部門檔案管理工作人員有創新和發展意識，樹立起終身學習的意識，在休息時間內，廣泛閱讀與檔案管理有關的書籍，以此來提高自身的工作能力，對業務知識認真研究，熟悉檔案工作的實際要求，將學習和工作有機融合，從而不斷提高自身的綜合能力。

2.3 更新服務觀念

強化服務意識，提升服務水平和服務質量是做好檔案管理工作的重要舉措，也是新形勢下對人社部門檔案工作提出的新要求。作為一名檔案管理工作人員，應具有創新思維，樹立起服務的理念，主動的、積極的服務，提高檔案服務水平，不斷探索和研究促進檔案工作發展的新渠道，在服務中加強工作質量，從而讓廣大社會公眾肯定和滿意檔案管理工作人員的服務態度和服務水平。同時，人社部門檔案管理工作人員還需要時刻關心時事政治，了解國家有關于檔案管理頒布的新法規，并將新法規積極落實和執行，結合工作實際需要，積極的提供檔案服務；結合網絡數字化發展情況，促進檔案信息管理的網絡化、自動化和數字化，在公眾網上提供出查詢檔案信息的服務，并開設出檔案館網頁，為廣大社會公眾提供出更加便捷的查詢信息服務。及時抓住社會對信息服務需求的需求，構建起以搜集信息、檢索信息、加工信息等為一體的工作機制，在充分利用市場運作手段的基礎上，為社會公眾提供出更好的服務，從而進一步完善人社部門信息檔案管理工作的不足。

2.4 統一規范管理

檔案信息化檢索對人社部門的檔案工作人員及社會公眾獲取檔案信息途徑進行了有效的拓展，促使檢索、使用檔案信息更加方便、更加快捷。但是，我國人社部門檔案管理工作人員，在實際工作中，經常出現失職的情況，致使檔案信息泄露、檔案丟失情況越發嚴重，檔案信息的泄露，給提供檔案的工作者和獲取檔案的工作者都帶來了很大的損失，特別是重要的信息，其損失程度無法估計。所以，想要完善好這一情況，就要求著人社部門檔案管理工作人員認真貫徹執行有關法律法規，嚴格要求自身的言行，讓檔案管理工作公開化、透明化。同時，單位也要制定完善的檔案管理制度規范，嚴格監督檔案管理人員的信息化操作方法是否符合規定，一旦發現未按要求進行檔案處理的，要予以嚴肅處理，防止日后出現類似問題，保證人社部門檔案管理的完整性和安全性。

2.5 創設出良好的競爭氣氛

缺乏競爭是人社部門檔案管理工作中存在的主要問題，檔案管理工作人員與單位其他崗位人員對比而言，檔案管理部門沒有任何實質性的競爭，這極大的限制了工作人員的工作熱情，導致檔案管理工作人員整體素養偏低。所以，人社部門應對檔案管理部門營造出良好的、積極的競爭氣氛，提高檔案管理工作人員的競爭意識，從而以更加飽滿的熱情進行工作。一是，人社部門領導應明確檔案管理的重要性，進而提高檔案管理部門的地位，將其與其他部位公平對待；二是，檔案管理內部人員要有競爭的意識，從而引導檔案管理工作人員努力的工作；三是，在推行一系列的激勵措施后，將競爭理念貫穿于檔案管理工作的始終，從而提高檔案管理工作人員的積極性，讓其深入意識到自身工作的重要性。

3 結束語

總而言之，當前我國社會正處于轉型的關鍵時期，在這個關鍵時期內，對人社部門檔案管理工作人員的素質提出了更高的要求，要求檔案管理工作要與時俱進、不斷提高自身的工作能力和工作熱情，確保其具備相應的計算機技術水平，從而更好的、積極的為社會公眾服務。同時，只靠檔案管理工作人員一方的努力是不夠的，還需要人社部門檔案管理部門的努力，加大力度培養和監督檔案管理工作人員的素養，使用新要求和新思維來幫助檔案人員提高自身綜合素養，促使人社部門檔案管理更加有效和合理。

參考文獻

[1]孫宏宇.新時期提高檔案管理人員素質的途徑分析[J].辦公室業務，2016，（03）：85-86.

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一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因

1并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2檔案的集中管理問題

按照規定，機關各種門類和載體的檔案應集中統一管理，以便于積極提供利用，為各項工作服務。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領導案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

3檔案網絡建設問題

高校合并后，機構重新設置，人員重新劃分，原有的檔案工作領導和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發生了變化，并校前的各校經多年努力建設的檔案網絡隨之解體，新的檔案網絡在建設中因并校后分校區辦學、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯系困難等因素，使檔案網絡建設存在溝通欠暢等一系列實際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊伍的穩定未引起領導的高度重視等因素造成。

4檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規模相當，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老校基本沿用文書類、科技類的分類方法，成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、合并高校檔案管理應把握的幾個問題

合并高校搞好檔案管理工作的關鍵是進一步強化檔案意識，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標。

1強化檔案意識，規范檔案管理

前已述及，檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。

2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔

總書記指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行，是合并高校搞好檔案工作的關鍵。在這方面，一是要用制度去規范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責任制，實行分工負責；制定《黨政檔案管理規范》、《教學檔案管理規范》、《科研檔案管理規范》等，指導檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責》、《兼職檔案員職責》、《檔案材料清交規定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。

3合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設

不言而喻，人作為檔案工作的主體，對檔案事業的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個方面均無從談起。因此，建設一支忠誠事業，業務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設好檔案館（室）隊伍，確保一定數量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；其次要整體推進，大力加強檔案網絡建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩定的校區檔案工作網絡，同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。

4確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢

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[關鍵詞]信息化 新環境 檔案工作 改革創新

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2015）05-0108-01

一、首先要從檔案管理的服務手段進行改革創新

（一）創立各部門檔案室的網絡頁面，使檔案管理服務直接體現在網絡上

目前，伴隨著網絡技術的飛越發展，各檔案室內部的局域網已經逐步建立，各地方的檔案領導部門都在充分的使用各部門和單位的專門網站來制作屬于自己特點的網絡頁面，收集整理相關入網的數據資料，以便檔案管理工作系統準確地進行網絡聯系，更好地為用戶提供服務。現在，很多單位和部門都在使用網絡開展業務服務，已成為檔案管理的一項非常重要的工作形式。

（二）成立電子文檔及數據的管理服務中心

檔案室與各部門和單位資料信息的管理要緊密配合起來，成立電子檔案管理服務中心。服務中心設立在本部門檔案室內部，使其成為本部門信息和資源庫重要的組成部分。電子檔案管理中心把本部門的電子文件收集到一起，經過整理和歸納，并在網站上進行合理的分類，要有一個嚴格的保密限制，以防止被不法分子破壞和竊取，使電子網站在健康環境下運行，真正的實現資源共享，高效實用。

（三）在電子文檔的使用過程中，做到自行上傳和收集

檔案管理部門要努力改變舊的工作方式，在建立的網頁上面成立一個電子文件的自動上傳程序的工作欄，以在新文件產生的第一時間就可以進行收集工作，同時在服務器內做好歸檔工作。這一軟件的使用是非常方便的，可以隨時利用我們身邊的微機直接進入網站，做到不用出門就可將文件自動進行歸檔業務的辦理。

（四）在新的檔案管理模式下，還可以進行在線服務工作

經濟社會的發展，可以說是信息的大發展，信息化改變了人們的工作條件和生活環境，使人們更加重視信息的功效性，并通過信息系統獲得更加多的信息資源，以獲得更大的經濟效益。所以，過去的傳統的管理模式自然會被新的服務方式所替代。

二、檔案管理工作也應從服務的領域上進行拓展

（一）檔案管理的信息服務化和多主體方向發展

把檔案管理工作從以部門單位為服務對象向全社會開展服務，這一點已經使檔案管理工作者對此產生了很強烈的共識。現今的檔案管理部門不僅要針對各機關團體的一切社會生產活動當中的使用和其中可能使用檔案資料的各種組織或者單個人，還要有一些較特殊的使用者需要查閱服務。在這樣信息的背景下，人們對各方面的信息日益產生了迫切的需求。隨著信息技術的快速發展，人們所從事的各項生產活動和科學技術的創新以及行政的管理工作越是科學化，越是復雜化，就自然不能缺少信息服務這一工作內容。當然，根據目前的情況來看，傳統管理檔案信息的單一性必然會被多方位需求的檔案、文件、圖書以及資料的檢索等綜合性需要而替代。

（二）面對當今社會經濟發展的新變革，檔案工作真的需要轉換思路

調整過去舊的觀念，試著走向市場，嘗試一下創辦信息服務的實體，把檔案管理這一行業搞活，使其成為各行各業的引導者。我們這一代檔案管理者正是處在信息大爆炸的時期，如果從資源拓展的方向來看，檔案管理人員已經不再僅僅簡單負責檔案工作的管理，而應該是當今信息資源的捍衛者和擁有者；檔案室不應該是一個簡單的館藏職能，更應該是檔案資源的匯集地、交流的中心。社會發展的腳步，使得我們的檔案工作的改革和創新的方向必然要走信息市場化的道路，并在為本部門本單位提供信息檔案服務的層面上，繼續收集多方面的信息資源，為社會提供方便。面對發展需要信息的迫切性，我們更要不斷的開發檔案信息的潛力，使信息資源更好地服務社會的發展，這便要求從事檔案管理的人員更應具有強烈的服務方面的意識和產業方面的意識，主動向社會經濟主戰場出擊。比如在編制各種專題信息領域，在引進先進技術資源方面，為市場調整結構服務方面，尤其是在市場開發上面，可以為企業搶得先機等。

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一、前臺接待方面

前臺接待是客服部的服務窗口，保持信息渠道暢通，監督區域管理、調度和協調各部門工作，是前臺接待的主要職責。接待人員是展現公司形象的第一人，一言一行都代表著公司，是聯系小區住戶的窗口。

在工作中，我嚴格按照公司要求，工裝上崗，接待來訪人員以禮相迎，態度和藹的接聽和轉接電話，仔細認真的處理日常事務，耐心聽取業主反映的問題、需要解決的困難，細心解答并詳細的記錄，在第一時間安排人員上門服務。每個月月末，將來電記錄匯總，上半年共接到來電68個、去電130個，業主有效投訴2宗。業主的所有咨詢來電，我們都給予滿意回復；業主的報修問題，通過我們的及時聯系，根據報修內容的不同積極進行派工，爭取在最短的時間內將問題解決。同時，根據報修的完成情況及時的進行上門回訪或電話回訪。業主的投訴，已上報有關部門協調解決。

通過這些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明顯的提高，受到了小區業主及領導的一致好評，也塑造了我們物業人的新形象。

二、檔案管理方面

檔案是在物業管理中直接形成的文件材料，嚴格按照檔案管理規定對業主資料、各部門檔案、報修單、工作聯絡函、放行條等資料進行較徹底的分類整理，做到目錄清晰，檢索方便，各棟住戶資料進行盒裝化、各部門檔案進行袋裝化管理，按期、細致的整理完成。實現規范化管理，同時制定完善資料的保密制度。定期檢查檔案情況，改動或缺少及時完善。上半年共接到各類報修共64宗，辦理放行條42張，工作聯絡函10張。

三、樣板間方面

樣板間是我們對外展示的窗口，也是樹立企業形象的平臺。每個月的月末，我都要對樣板

間的物品進行盤點，將損壞的物品記錄并上報工程維修部，確保樣板間的物品完好無損。上半年樣板間共接到參觀組數70組，參觀人數共計187人。

四、各項費用的收繳工作

鑒于物業管理是一個高投資、高成本、低回報的服務行業。要確保工作持續正常進行，

必須做好各項費用的收繳工作，并保證按時足額收繳。上半年共收取物業服務費用79212元；

私家花園養護費50386元；光纖使用費XX元；預存水費1740元；有線電視初裝費450元；燃氣初裝費3300元。

五、經驗與收獲

半年來，通過努力學習和不斷積累，思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，已具備了客服中心工作經驗，能夠比較從容地處理日常工作中出現的各類問題，在組織管理能力、綜合分析能力、協調辦事能力和文字言語表達能力等方面，經過半年的鍛煉都有了很大的提高，保證了本崗位各項工作的正常運行，能夠以正確的態度對待各項工作任務，熱愛本職工作，認真努力貫徹到實際工作中去。積極提高自身各項業務素質，爭取工作的主動性，具備較強的專業心、責任心，努力提高工作效率和工作質量。

六、下半年工作計劃

1、加強業務知識的學習提高，創新工作方法，提高工作效益。

2、進一步加強客服中心的日常管理工作，明確任務，做到嚴謹有序。

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【關鍵詞】電力系統 檔案 數據采集

計算機和網絡技術的迅速發展使其應用越來越廣泛，信息化成為社會生產中各部門特別是電力部門進行深化改革、提高效率的重要手段。檔案記錄了生產活動中的重要信息，這些信息在各項工作中發揮了極其重要的作用。傳統的檔案管理方式是人工對檔案進行分類整理，用戶想要查詢和借閱相關檔案必須去檔案館，非常低效，而且費事費力，管理成本較高。本系統的研發可以更快捷地采集檔案信息，更科學規范得對其進行管理，也使得檔案的使用更加高效。

1 研究目的及意義

研究設計基于Web的檔案數據采集系統，利用計算機和互聯網技術對電力部門檔案進行數據采集、上傳、分類以及檢索等操作，更加高效科學規范地對企業檔案進行管理。其研究意義如下：

（1）按照電力部門檔案管理的需求，設計實現界面友好訪問，提供完善的電力部門檔案管理流程，實現檔案業務處理流程的網絡化。

（2）考慮到近期檔案類型復雜，人工整合效率低下，為了順應自動化辦公趨勢，提高辦公效率，加快檔案規范性建設，設計檔案數據采集系統。

（3）目前大多數企業檔案管理系統仍然采用C/S模式，但考慮到其開發維護成本高，擴展性差等問題。在本系統研究中，將采用B/S模式，使系統更易于開發維護，同時提高了系統的可擴展性。

2 系統相關技術

本設計以檔案數據采集為設計重點，借助作為技術開發的平臺，基于B/S模式，使用C#語言編程，采用SQL Server數據庫，瀏覽器端使用HTML+CSS+ JavaScript的動態網頁技術，采用AJAX技術與服務器端進行通訊，動態網頁技術比傳統的靜態網頁技術有更多的可交互性，AJAX通訊消耗更少的網絡流量設計，主體頁面載入后，整個頁面就不再進行整體刷新，只有局部數據和頁面元素進行改變刷新，這樣用戶與系統的交互反應更迅捷、界面更友好地對人事檔案、工程項目n案等進行數據采集。

3 系統設計

系統登錄：進入系統后首先出現系統登錄部分，用于驗證用戶的身份。用戶在輸入用戶名及密碼后，點擊登錄按鈕，系統鏈接數據庫，進行對比匹配，從而鑒別其身份信息。如果數據庫中不存在相應用戶信息，將會彈出提示框，顯示登錄失敗。

用戶及權限管理：系統對于權限進行設計，引入角色的概念。權限管理主要用于設置用戶和機構部門，同時可以對檔案數據進行賦權操作。該系統設計了普通用戶、檔案管理員、系統管理員三種角色。普通用戶根據檔案采集要求進行人事檔案編輯修改，工程項目檔案上傳；檔案管理員檔案上傳要求、模板并對普通員工上傳的檔案進行編輯修改審核錄入；系統管理員可以設置用戶角色，增刪用戶。

檔案信息管理：登錄系統之后，用戶根據自己的需要進行相關操作，這是本系統最主要的部分。在檔案管理界面點擊分類列表名稱，可查看該分類列表所含文件目錄。還可以創建新檔案，上傳、下載文檔。

主界面左側是菜單功能區，便于用戶進行操作，右側是相應的操作功能區。系統主要分為兩部分：個人人事檔案編輯和工程檔案上傳。

個人人事檔案包括學歷政治面貌職位工作情況等個人信息。普通用戶可以查看相應信息，并且在系統開放時對其編輯修改。如果有需要，可進行個人檔案的電子版的上傳。檔案管理員可以審核編輯修改普通用戶編輯上傳的信息。個人人事檔案的信息存在SQL Server數據庫中。

對于電力部門而言，工程項目檔案占檔案總量的絕大部分，主要包括設計方案、施工圖紙等信息需要保存。

在工程項目檔案操作功能區可以進行工程檔案的添加、修改、刪除和上傳電子文件等操作。這些操作可由普通用戶或檔案管理員進行。在操作完成后，由檔案管理員進行審核，并添加當前文件的文件標題、順序號、責任者、備注等信息以及當前文件所屬的檔案的檔案題名、年度、分類號、檔號、保管期限、密級、部門、立卷時間、立卷單位、立卷人等信息。審核成功后檔案目錄進行刷新并顯示新上傳的文件和檔案信息，并可由具有相應權限的用戶查看下載。工程檔案信息保存在SQL Server數據庫中。

系統還包括消息通知界面。主要完成如待審核、審核完成等系統通知消息的查看、點擊、過濾、刪除等功能。當用戶點擊消息條目后可以直接打開處理此消息的功能模塊。

4 結語

本文針對電力部門檔案管理特點，設計了基于Web的電力部門檔案數據采集系統。采用B/S架構，在平臺上進行開發，并使用SQL Sever數據庫進行數據的存儲，設計實現了系統登錄、用戶及權限管理、檔案信息管理等幾部分功能，提高了電力部門檔案采集的水平和效率。高效采集、合理利用管理檔案已經成為企業改革的重要工作之一。

作者簡介

潘金生（1967-），男，高級工程師，主要從事電網規劃設計及管理工作。

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關鍵詞：資料收集；整理；移交；歸檔

檔案材料的收集、整理工作是檔案管理工作的一個起始環節，與其他管理環節相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內容。巧婦難為無米之炊，沒有詳盡、齊全的資料來源，就談不上檔案管理。因為不具備查考價值，其他環節就不再具有意義。特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。

地鐵運營檔案室的基本任務是集中統一管理本公司各部門形成的各種門類和載體的全部檔案、資料，為本公司各項工作服務，為南京地鐵積累檔案史料。檔案收集工作是整個檔案工作的基礎和起點。為保證我們接收到和收集到檔案資料真實性和有價值性，收集工作就是檔案工作的一個重要環節。我們南京地鐵2005年9月開始運營至今已經從單線向多線發展，從最初的21.72公里已經增加到現在的85.154公里.特別是 2010年是南京地鐵發展的一個里程碑，5月28日一號線南延線、二號線的一次性成功開通，標志著南京地鐵從此邁進了網絡化運營的新時代。這是一個質的飛躍。從一號線開通后的四年時間里，我們陸陸續續接受了工程竣工檔案6000多卷、施工設計土建和監理圖紙800多份、所有小行基地、沿線23個車站的設施設備原始資料1800多套。這些完整的工程資料為一號線的運營發揮了無法估量的作用。

在網絡化運營開通的前期，技術資料管理工作十分繁重，特別是臨近新線開通運營時，各部門、中心對相關技術資料、檔案的需求十分迫切，資料室一方面積極配合新線設備接管做好資料移交對接；另一方面將接收的資料、檔案及時進行整理、歸檔、分類、統計，并將所有的文件與資料目錄公布上網，便于查閱，方便各專業使用。與此同時，還深入現場，主動了解一線需求，全力做好專業技術服務工作。在新線開通前，根據專業需要，及時復印了二號線門禁系統、環境與設備系統、一號南延線給排水及消防系統等文件資料、車站工程的資料，為一線的運營生產提供了有力支持。

同時大量的資料和檔案又給我們的管理和利用提出了高標準、嚴要求。作為奮戰在檔案和資料工作一線上的員工，每年對公司各部門檔案、資料整理收集，我總結了以下幾點：

一、對檔案收集工作的重視程度不夠。我們沒有站在檔案為公司服務的角度去認識檔案、資料的收集。部門采購設備原始資料收集不上來，有些部門、中心太重視資料的作用了，為了自己用著方便，或者怕交給檔案人員保存不放心而自己收藏。這樣的情況下還影響了其他部門，同樣效法。形成惡性循環從而使檔案難以收集齊全。

二、對檔案收集工作的認識不正確。有些部門、中心的兼職人員，或者換得太快不熟悉業務，或者不知道收集什么，或者不負責任收集等。盡管上級檔案業務部門將檔案、資料的齊全、完整情況列為檔案工作認定的重要依據，但是具體到部門中心，要做到系統地、具體地收集材料，還是有一定的難度。以及造成了運營資料室的資料不完整性，各專業技術人員的技術需求有時得不到支持。

三、檔案收集工作權責不清。各部門自成一體，是造成收集困難的重要因素。由于各部門中心分工職責明確，“各人自掃門前雪、不管他人瓦上霜”的現象令人堪憂，各部門之間缺乏溝通，導致技術資料分散保存。往往重要的、反映部門技術重點的材料收集不上來，從而影響了檔案的價值和后續工作。

資料收集、整理是我們工作的組成部分，是提高公司檔案工作效率和工作質量的必要條件，是維護公司歷史真實面貌的一項重要工作。資料收集又是一項最基礎、最關鍵的工作。如何加強檔案、資料室的收集工作，確保檔案的齊全和完整呢？我認為，一方面是各部門要自身加強對資料收集、歸檔的重視程度。另一方面檔案資料室也要加強業務指導，確保歸檔文件材料不散失。主要體現在：

一、制定科學完善的收集標準與范圍。為了完整、系統地保存公司在日常生產活動中形成的各種門類和載體的工程技術資料，提高歸檔材料的質量，以適應領導決策科學化和各項生產工作的需要，為我們南京地鐵積累門類齊全、結構合理的檔案史料，我們在2011年9月份重新修訂下發了《南京地鐵運營分公司檔案管理規定》。明確了檔案管理的職責、要求、工作規范以及流程。。為我們的日常收集、資料整理提供了標準和規范。

二、領導重視和支持。因為檔案資料的收集涉及到各部門各中心，沒有部門領導的重視和支持，收集和整理工作就遇到阻力。一方面，將檔案的收集工作納入部門工作職責范圍，在完成一個項目之后，經辦人員必須把一整套相關的材料收集歸檔，或交予負責人員一同歸檔，否則視同該工作未完成。另一方面，檔案工作人員也要采取多種形式，爭取領導的重視和支持。廣泛宣傳檔案法律、法規、規章，進一步提高全公司工員貫徹執行檔案法律、法規的自覺性，提高對檔案工作的支持度和參與度，營造有利于檔案工作發展的良好氛圍。

三、增強檔案專職人員的業務水平。檔案專職人員首先要熟悉機關業務和流程，其次要熟悉本公司文件材料的收集歸檔范圍，否則，檔案員不知道收什么，各部門不知道交什么。另外，檔案人員要有強烈的責任心和高度的責任感，要不厭其煩地開展收集工作，直到完整齊全為止。

總之，檔案、資料收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的基本手段；是檔案管理其他業務環節的基礎；是決定檔案存在和發展的前提條件。收集工作質量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。因此，要做好檔案工作必須從源頭抓起，檔案人員要嚴格按章辦事，加大收集工作力度。檔案行政管理人員要嚴格執法，共同將檔案收集工作做好，為國家、為我們南京地鐵留下寶貴的歷史資料。

參考文獻：

【1】 王向明 《檔案管理學原理》 上海大學出版社 2009年

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關鍵詞：文件檔案；立卷；歸檔

近年來，隨著形勢的發展，對檔案管理工作的要求逐漸提高，檔案工作不但是公文一些對國計民生影響較大的工作也都必須存檔，是關系到國民經濟的大事，應該非常重視檔案的搜集和整理，責成專人管理，在縣檔案局的具體指導下，各部門檔案按照上級的要求已經整理歸檔。具體工作應該遵循一些原則：

一、立卷歸檔要與時俱進，提升服務水平

根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，縣檔案局多次下發文件召開會議安排部署，要求在一定的時間內根據本單位的具體情況編制完成，這項工作非常復雜，涉及到全局各個部門和整個工作，以及今后檔案的管理、歸檔和為全縣經濟建設服務的大事。當前我們在檔案工作上做了一些工作，但是還存在許多問題，我們現有的檔案還沒有進一步規范化管理，還處于保存階段，還有待于進一步開發進級。我們要加強現有檔案的搜集管理以各部門現有的檔案為基礎，繼續做好檔案的收集，要把所有涉及環境方面的檔案納入歸檔范圍，特別是聲像、影像方面的要搜集整理，對散存的和個人手中的檔案做好征集工作。為了進一步加強對檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全提供良好的制度保證。

二、檔案立卷歸檔的具體工作

（一）歸檔范圍。凡本單位行使職能及各項管理工作等活動中形成的、已辦理完畢的、具有查考價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件資料，均應依法歸檔。

（二）歸檔時間。本年度形成的材料歸檔時間為1月1日至12月31日。跨年度的請示和批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕處立卷；表彰文件在6月30日前制發的放在針對年立卷、7月1日后制發的放在制發年立卷。

（三）歸檔份數。歸檔的文件一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數。各類文件應將底稿和復印件一并歸檔。

（四）歸檔要求。

1、歸檔的文件材料應收集齊全，核對準確、完整。按照文件材料的形成規律及其內在的聯系分類、立卷，正確地反映本單位各項工作的真實情況。

2、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須易于長期保存，同時要保證圖樣清晰、字跡工整、簽署完備、禁止使用鉛筆、圓珠筆和復寫紙。

3、歸檔案卷封面各個項目應填寫清楚、準確，卷內文件材料按規定次序排列、編號，并填寫“卷內文件目錄”和“備考表”。

4、歸檔案卷要按一定次序排列、編號，并編制目錄。

5、歸檔手續：各科室將文件材料向檔案室移動交時，應編制“歸檔移交清單”，一式二份，經交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。

（五）立卷歸檔職責

1、各單位、各部門要將檔案工作納入本單位、部門工作職責范圍。確定一名負責人分管此項工作，指定一至二名專（兼）檔案人員，負責本單位、本部門檔案的收集、整理和移交工作，做到每項重要工作或具有保存價值的材料，都要有完整、準確、系統的歸檔保存材料。

2、各單位、各部門對檔案工作應做到“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍，“四同步”即在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

3、各單位、各部門在公共活動中形成的具有保存價值的文件材料，必須按規定向檔案室移交；凡個人在從事的活動中形成的各種載體的文件材料，也要按規定向綜合檔案室移交，集中管理。

三、對檔案立卷歸檔工作的思考

1、收集齊全是前提，價值重要是關鍵。我們對保存檔案的第一要素是齊全，也是我們做好檔案收集工作的前提。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質量關，收集來的檔案一定要具有保存價值，尤其是反映重大活動、重要事件、重點工程的檔案必須要全部收集，每個細節都不能放過。

2、豐富內容是前提，門類齊全是關鍵。檔案內容的豐富是檔案齊全重要表現，也是我們對檔案收集工作的基本要求之一。檔案內容不僅是對檔案內容完整性的要求，還是對檔案內容表現形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎上，對反映同一內容不同形式或載體的檔案也應收集齊全，尤其是在當今這個技術快速發展的社會更為重要。現在社會對檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門類的多樣化。

3、檔案豐富是前提，防止重復是關鍵。所保存的檔案豐富是我們的希望，也是我們的目標。但是檔案豐富不是盲目的，不是隨心所欲的。我們不追求不講原則的無限“豐富”，這就要求檔案收集工作要建立在理性的基礎上，在科學的規范要求下進行。我們發現在檔案收集上有不按歸檔原則或過分追求數量的問題，使得有一些檔案層層保存，出現多處重復，這是不一個不可忽視嚴重問題，不僅給檔案庫房帶來壓力，還給今后檔案鑒定工作增添了巨大的麻煩。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學規律，讓我們的收集工作從從“寧多勿缺”中解放出來，讓我們的保管工作從繁重的負擔中解放出來。