主題詞技巧參考

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主要供制作公文索引和電子計算機檢索之用。中國共產黨機關公文處理條例》第八條和《國家行政機關公文處理辦法》第十條第十二項都明確指出，主題詞又叫關鍵詞。指公文中代表其內容特征的最能說明問題的起關鍵作用的詞。主題詞是辦公現代化的產物。上報的公文，應按照上級要求和公文主題詞表的規定標注主題詞。因此，任何單位在上報公文時，除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級機關的主題詞表來進行標注；如是下發公文，還得使用自身的主題詞表。

一份公文除類別詞外，從數量上來看。最多不超過5個主題詞。以《國務院公文主題詞表》為例，選用主題詞的原則和方法是從“類別詞”類屬詞”從內容到形式。國務院公文主題詞表》把“詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區域的分類，如‘綜合經濟’財政、金融’類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如‘工交、能源、郵電’類中的工業’交通’能源’和‘郵電’等。從這個意義上看，類別詞有點兒類似于公文內容所在行業劃分。國務院公文主題詞表》中的主題詞主表》第一層劃分有綜合經濟，工交、能源、郵電，旅游、城鄉建設、環保、農業、林業、水利、氣象等13類。第二層是對13類中每一類的具體分類。如農業、林業、水利、氣象這一類下就具體地分為農業、林業、水利、氣象四個小類。要給自己撰擬的公文標引主題詞，首先就要找到公文所在第一、二層中的行業”主題詞。如某市婦聯撰擬一份通報，要標注主題詞，首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在綜合黨團”這一層分類只起引導作用，要選用的主題詞還在下面)然后再在下面找到第二層所在黨派團體”這就是類別詞，也是這份公文中要標注的第一個主題詞。接著我黨派團體”下找出與公文主題相符的婦女”兒童”這就是類屬詞”也是這份公文中要標注的第二、第三個主題詞。再如《國務院關于<國家行政機關公文處理辦法>通知》其主題詞的類別詞是文秘工作”第一層分類是秘書、行政”類屬詞”文秘工作”下的公文”類屬詞一般就在類別詞(第二層)下。能夠概括反映公文主題概念的詞。如《國務院關于<國家行政機關公文處理辦法>通知》標注的第二個主題詞是公文”這個主題詞就在文秘工作”下附的主題詞表內。類屬詞也可以在其他類別詞下選用或“根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引”如《國務院關于加強水土保持工作的通知》標引的類別詞是農業”類屬詞卻是水利”這個類別詞下選用的國務院關于“九五”期間深化科技技術體制改革的決定》類別詞是科技”但類屬詞“體制”卻在民政、勞動人事”下的機構”這個類別詞下面，改革”綜合經濟”下的經濟管理”這個類別詞下面。

可選擇被批轉、轉發、文件的文種。如《國務院關于<國家行政機關公文處理辦法>通知》其主題詞是文秘工作公文辦法”標注的就是被文件的文種“辦法”而不是文件的文種“通知”如果想要完整反映文件的形式，如果只選擇一個主題詞來標文種。也可將前后兩個文種同時標注；但如果是用“通知”轉發“通知”為避免文種上的重疊，只標一個“通知”即可。

可先集中對一個主題內容進行標引，如果一份文件有兩個以上的主題內容。再對第二個主體內容進行標引。如《國務院關于在若干城市試行國有企業兼并破產和職工再就業有關問題的通知》便先標了反映第一個主題內容的類別詞“經濟管理”再在這個類別詞下找到類屬詞“企業”破產”然后標了反映第二個主題內容的類別詞“勞動”再在勞動”這個類別詞后找到就業”這個類屬詞。

可以在類別詞中選擇適當的詞標引。同時將能夠準確反映文件內容的詞標在類別詞的后面，當詞表找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時又怎么辦呢？這時。并在該詞后面加“葒”以便區別。

標注類屬詞難度最大。首先要求標注者必須了解公文的主題內容，相對來說。確定主題概念。其次還要熟悉主題詞表的內容并通過查閱主題詞表，將詞表中能夠準確反映主題概念的主題詞挑選出來進行標注。

一是因為它數量多。國務院公文主題詞表》第一層僅分了15類，說它難。但屬于類屬詞的主題詞就有1049個。其次是找到類別詞后，并不是每種類別詞后都能找到相應的類屬詞，有些還要到其他類別詞下去找，就如前面提到國務院關于“九五”期間深化科學技術體制改革的決定》一樣。因此我前面說“要熟悉主題詞表的內容”

因為它就是該公文的文種，公文中標注的最后一個(或兩個)主題詞(也即“形式”此前的都屬“內容”最好找。而且就在公文的標題上。如《國務院關于成立國務院西部地區開發領導小組的決定》標題中的決定”既是該公文的文種，也是該公文要標注的最后一個主題詞。

主題詞中的文種，值得注意的批轉、轉發、文件時。標批轉、轉發、文件的文種，還是標被批轉、轉發、文件的文種呢？