秘書(shū)工作規(guī)律的基本具體表現(xiàn)

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秘書(shū)工作規(guī)律，按研究范疇不同，有基本規(guī)律和具體規(guī)律之分。秘書(shū)工作的基本規(guī)律，是作用于秘書(shū)工作一切主要方面和主

要過(guò)程的規(guī)律；秘書(shū)工作的具體規(guī)律，是作用于秘書(shū)工作某一階段或某個(gè)方面的規(guī)律，例如，秘書(shū)寫(xiě)作的規(guī)律，秘書(shū)參謀的規(guī)律，秘書(shū)協(xié)調(diào)的規(guī)律，等等。秘書(shū)工作具體規(guī)律是秘書(shū)工作基本規(guī)律的具體表現(xiàn)，秘書(shū)工作基本規(guī)律包含、支配和制約著秘書(shū)工作的具體規(guī)律。由于秘書(shū)工作綜合性較強(qiáng)，涉及面很廣，這里僅就幾種具體工作規(guī)律作些論述。

一、辦公室公文寫(xiě)作規(guī)律

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者撰寫(xiě)公文是秘書(shū)工作一項(xiàng)經(jīng)常性的重要任務(wù)。秘書(shū)工作者要順利完成這項(xiàng)任務(wù)，就必須認(rèn)識(shí)和掌握公文寫(xiě)作的規(guī)律。辦公室公文寫(xiě)作規(guī)律具體表現(xiàn)為五個(gè)方面相同一的涵義。

（一）起草者的思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖相同一

公文是各級(jí)機(jī)關(guān)在管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，法規(guī)和規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，是領(lǐng)導(dǎo)者行使領(lǐng)導(dǎo)職能的重要手段。公文寫(xiě)作任務(wù)一股由機(jī)關(guān)秘書(shū)人員承擔(dān)，只要公文寫(xiě)作任務(wù)一下達(dá)，秘書(shū)人員必須按照領(lǐng)導(dǎo)要求努力完成。公文寫(xiě)作不同于其它文章的寫(xiě)作，是受命寫(xiě)作，而不是自由創(chuàng)作，是“要我寫(xiě)”而不是“我要寫(xiě)”，公文內(nèi)容必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作意圖，不允許摻雜作者個(gè)人的意見(jiàn)。作者思想與領(lǐng)導(dǎo)意圖必須保持高度一致，才能保證公文的質(zhì)量，獲得領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可。這就告訴我們，秘書(shū)人員在公文寫(xiě)作中一定要首先領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清發(fā)文的目的、對(duì)象、內(nèi)容、要求、時(shí)間等要素，然后再寫(xiě)作。領(lǐng)導(dǎo)意圖還包括黨和國(guó)家的方針、政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，秘書(shū)人員也必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會(huì)，只有這樣，才能充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)文件的工作意圖。

（二）寫(xiě)作內(nèi)容與客觀實(shí)際相同一

公文是在公務(wù)活動(dòng)中形成，用于處理公務(wù)的文書(shū)，并具有法定的效力，因而，公文的內(nèi)容必須是真實(shí)的，所提措施是可行的，不允許有半點(diǎn)虛構(gòu)和夸張。公文起草者必須時(shí)刻牢記自己的筆下有財(cái)產(chǎn)萬(wàn)千，有人命關(guān)天，有是非曲直，有毀譽(yù)忠奸。因此，寫(xiě)請(qǐng)示和報(bào)告，必須如實(shí)反映情況，否則，就是欺騙上級(jí)組織；寫(xiě)決定和指示，必須符合執(zhí)行單位的實(shí)際，否則，就是一紙空文，無(wú)法落實(shí)。這就要求秘書(shū)人員在動(dòng)筆起草公文前必須進(jìn)行調(diào)查研究，充分占有第一手材料，并且進(jìn)行實(shí)事求是的分析，提出的任務(wù)措施和要求必須從受文單位的實(shí)際情況出發(fā)，做到切實(shí)可行。行文應(yīng)簡(jiǎn)短，文風(fēng)要樸實(shí)，做到實(shí)在、管用。

（三）行文格式與發(fā)文用途相同一

公文是具有規(guī)范體式的文書(shū)，公文寫(xiě)作是一種規(guī)范寫(xiě)作。國(guó)家規(guī)定的公文格式，是為了充分體現(xiàn)公文的法定權(quán)威性和約束力，以便更好地實(shí)現(xiàn)發(fā)文目的。每種行文格式各不相同，都與發(fā)文用途密切相聯(lián)。發(fā)文用途規(guī)定了行文格式，行文格式反映發(fā)文目的，為發(fā)文用途服務(wù)。例如，行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性措施，獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定，就要選用“命令（令）”的文種和體式；對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，就要選用“指示”的文種和體式；向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，就要選用“報(bào)告”的文種和體式。每個(gè)文種的選用是不同的，選用什么文種主要是由行文用途所決定的。遵循這一原則，就能正確選擇公文的文種和體式，明確表達(dá)發(fā)文用途，實(shí)現(xiàn)公文的效用；違背這一原則，就可能選錯(cuò)文種，用錯(cuò)體式，不能有效地發(fā)揮公文的作用，甚至給工作造成損失。這就要求我們，秘書(shū)寫(xiě)作必須熟悉黨、國(guó)家和軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文處理有關(guān)條例和辦法，嚴(yán)格按照法定的格式撰寫(xiě)公文，不能隨心所欲；必須根據(jù)發(fā)文用途和行文關(guān)系正確選擇文種，采用恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)體式，學(xué)會(huì)模式制作，使所寫(xiě)的公文既規(guī)范，又適用。

（四）公文語(yǔ)言與行文關(guān)系相同一

公文是以書(shū)面語(yǔ)言為表達(dá)形式的溝通與交流工具，因此，它的語(yǔ)言既區(qū)別于文學(xué)作品的語(yǔ)言，具有明白、平實(shí)、簡(jiǎn)潔、規(guī)范等特點(diǎn)，又是要符合行文雙方的隸屬關(guān)系，根據(jù)行文關(guān)系選擇公文用語(yǔ)。例如，“報(bào)告”、“請(qǐng)示”是上行文，在公文用語(yǔ)上必須體現(xiàn)出下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重、請(qǐng)教、禮貌，多用陳述語(yǔ)氣；“決定”、“指示”等是下行文，在公文用語(yǔ)上必須體現(xiàn)出堅(jiān)定、果斷、要求，多用祈使語(yǔ)氣；“函”是平行文，在公文用語(yǔ)上必須體現(xiàn)出尊重、平和、謙恭，多用商量的語(yǔ)氣。這種特定的語(yǔ)句、語(yǔ)氣和語(yǔ)詞，都是由行文雙方的隸屬關(guān)系決定的。遵循這一規(guī)律，就能實(shí)現(xiàn)公文表達(dá)形式與內(nèi)容的有機(jī)統(tǒng)一，有利于實(shí)現(xiàn)行文目的。這就要求我們，秘書(shū)在撰寫(xiě)公文時(shí)，一定要根據(jù)行文雙方的關(guān)系選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言和語(yǔ)氣表達(dá)形式；否則，就有失體統(tǒng)，不合規(guī)范。

（五）擬制速度與公文時(shí)效相同一

秘書(shū)寫(xiě)作往往有規(guī)定的時(shí)限要求，在一定的時(shí)間內(nèi)完成寫(xiě)作任務(wù)，否則就難以發(fā)揮公文的作用。尤其是在緊急的情況下，更要爭(zhēng)分奪秒，及時(shí)起草、送審和印發(fā)。否則，對(duì)上不能使機(jī)關(guān)及時(shí)了解下情；對(duì)下，不能使問(wèn)題得到及時(shí)解決。公文制作速度是由公文的時(shí)效性決定的。公文的時(shí)效性越強(qiáng)，要求秘書(shū)的寫(xiě)作速度越快；必要時(shí)加班加點(diǎn)，按時(shí)完成。這個(gè)就要求秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)從平時(shí)注意材料積累，培養(yǎng)快速構(gòu)思能力，學(xué)會(huì)模式制作，練就一氣呵成的硬功夫，勇于吃苦耐勞，學(xué)會(huì)電腦寫(xiě)作等方面入手，提高快速成文能力，只有這樣，才能按時(shí)完成寫(xiě)作任務(wù)。