干部檔案工作思考

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隨著干部人事制度改革的不斷深入，特別是《深化干部人事制度改革綱要》、《干部任用條例》、“5＋1”等法規性文件和《公務員法》的出臺實施，對干部檔案工作提出了更高的要求。筆者以為當前干部檔案工作應緊緊圍繞組織工作的中心任務，找準為干部工作服務的著力點，抓住干部檔案材料管理的關鍵點，探尋與干部人事改革相配套的創新管理模式，進一步加強干部檔案工作。

一、加強對干部檔案內容的完善，為干部的選拔任用提供基礎資料

干部檔案是干部的歷史情況和現實表現原始記載，在干部的選拔任用過程中有不可替代的作用，隨著干部人事制度改革的不斷深入，在干部選拔任用工作過程中出現了許多新材料，干部檔案工作應及時調整檔案材料收集范圍，積極反映改革的工作過程，充實完善檔案內容，為選準人、用好人提供完整、詳實的第一手資料。

1、圍繞反映干部人事制度的改革成果完善干部檔案內容。公開選拔、競爭上崗等選拔任用方式已被《干部任用條例》確定為黨政領導干部選拔任用方式之一，各地通過此舉選拔任用了一批優秀干部。在實際操作中，往往只將勝出者的考察材料和干部任免審批表歸入其個人檔案，而其他許多材料僅作為工作卷歸檔。筆者認為以競爭上崗、公開選拔、公推公選等方式選用干部時，可以按照選拔任用工作的流程設計專門表格，讓所有參與者每輪競爭的表現在表格中有所反映，工作結束后表格歸入其個人檔案，為組織上對他們以后的選拔任用提供參考。

2、圍繞建立干部考核評價的科學體系完善干部檔案內容。組織人事部門每年都對要干部進行考核，考核的結果也只是以年度考核登記表的形式歸入個人檔案，其內容往往是個人總結、領導意見、組織鑒定等程式化的東西，不能全面、準確地反映干部的考核情況。目前各地都在積極探尋建立科學的干部考核評價體系，一些考核辦法經實踐證明也是可行的，通過考核評價這一有效手段，體現干部任用的標準。當前干部檔案工作可以圍繞干部考核評價的一些新做法，將對干部以“條線考核”、“實績考核”以及“百分制考核”等考核形式中的考核情況在年度考核登記表中有所反映，使干部的年度考核中既有個人的總結、又有組織的鑒定，既有定量的考核，又有定性的評價，既有橫向的發展比較、又有縱向的差別比較，進一步豐富干部考核的內容，提高考核的科學性和準確性，為選拔任用干部提供第一手資料。

3、圍繞構建干部監督管理的長效機制完善干部檔案內容。中央辦公廳下發的《關于領導干部述職述廉的暫行規定》和《關于對黨員干部進行誡勉談話和函詢的暫行辦法》等兩個有關干部監督方面的法規性文件，對加強干部的日常教育管理和監督提出了明確要求，各地此前也進行了一些有益嘗試，在一定程度上預防了干部的“帶病上崗”和“帶病提拔”。從事干部檔案工作的同志要結合干部檔案工作積極承擔起干部監督的職能，主動加強與組織部門內部的聯系，加強與相關職能部門的溝通，及時掌握干部監督工作動向，注重收集有關干部監督方面的材料。可將領導干部述職述廉的主要綱目性內容以及測評結果匯總材料；離任、任期審計結論材料；誡勉談話和函詢的主要內容摘要；包括對干部任前公示中所舉報、反映問題進行調查后的結論性材料等有選擇地收集到干部檔案中，進一步充實完善干部檔案內容，為準確地評價、使用干部提供依據。

二、加強對干部檔案材料的管理，為干部的選拔任用提供決策依據

干部人事檔案的材料是否真實、規范、準確，關系到組織部門對干部的培養、評價和使用，因此要從材料的形成、收集和審核入手，加強對干部檔案材料的管理。

1、材料形成加強源頭引導。干部檔案材料來自不同部門，作為干部檔案管理部門應主動加大對干部檔案工作的宣傳力度，讓材料的形成單位和制作者了解材料歸檔的要求，同時還應加強與有關職能部門的聯系和溝通，及時指導材料的形成。現在我們有些部門對有關人員進行表彰時，僅僅是出文或發獎狀，其個人檔案中并沒有獎勵情況記載，即使有獎勵登記表，其形式、規格等也不符合歸檔要求。筆者認為，組織人事部門可以從規范獎勵表彰工作入手，規范獎勵表彰材料，讓優秀同志在不同工作崗位中的表現在其個人檔案中有所反映。

2、材料收集努力暢通渠道。檔案材料散落在不同的部門，通過正常渠道收集有些難度，可以通過建立干部檔案工作聯絡員制度，明確聯絡員的工作任務和職責，來加強干部檔案形成部門與干部檔案管理部門之間的聯絡，便于干部檔案管理方面的意見和要求及時轉達，定期集中應歸檔的材料，保證在規定時間內轉遞給干部檔案管理部門歸入干部檔案。管理者可采用定期收集和集中收集相結合的方法，圍繞中心工作集中收集干部檔案材料，在黨委換屆、干部調配、工資變動、年度考核時，材料形成往往比較集中，

3、材料歸檔加強審核把關。干部的出生時間、工作時間、入黨時間、學歷等幾個參數，是干部檔案的重要內容，因此，對每本檔案都要形成有關這幾個參數的審核認定表，新歸檔的材料要嚴格按照已核定的時間、學歷填寫，保證歸檔材料的一致性。目前社會上一些辦學機構為了經濟利益騙取一些干部的信任，這些同志不知道辦學機構的真實情況，學習了幾年，學歷不予承認，因此組織人事部門可以通過履行干部參加學歷教育前備案手續，加強和規范管理干部的在職學歷教育，為學歷的審核打好基礎，保證學歷的真實性。干部參加學歷教育前，到組織人事部門備案，提供入學考試成績、錄取通知以及學校的相關資料，由組織人事部門幫助辨別該學歷教育國家是否承認。干部取得學歷證書后，及時向檔案管理部門提供畢業的有關材料，書面變更申請，經審核認可后，方可變更學歷。

三、加強對干部檔案信息的研究，為干部的選拔任用提供信息支持

近幾年，全國各地組織人事部門開發應用了干部信息軟件和干部人事檔案軟件，干部檔案工作實現了從側重“管”到側重“用”的轉變。第四次全國干部檔案工作會議提出，要運用信息管理的理念創新干部檔案管理工作。因此干部檔案管理部門要高度重視干部檔案信息資源的價值，通過運用信息管理的方法和現代技術手段，對干部檔案信息的進行綜合分析研究和深度開發利用。

1、建立干部個人數字檔案，推進檔案管理和使用的信息化進程。傳統紙質檔案管理不但耗費人力物力，而且在查閱時很不方便，效率不高、準確性差。為了克服這一弊端，可以探索建立干部個人數字檔案，利用計算機、掃描儀、數碼相機等設備，把檔案材料的文字、圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，將靜態的“死檔案”變成動態的“活檔案”。這樣不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面也可實行微機化操作，干部檔案管理能夠實現數據化、信息化。另一方面，在使用上更加方便，高效。在查閱檔案時，查閱者不僅可以看到干部的基本信息，還可以看到具體的檔案材料的圖片。特別是常委會討論決定干部任免時，目前只有對擬提拔任用干部只有個人基本情況和考察材料，缺少形象特征上的介紹，很多情況是只聞其名，不見其人。有了數字檔案后，組織部門可以一邊介紹干部的表現情況，一邊用投影儀播放有關數字檔案，介紹其個人基本情況，遇到問題可以直接調閱原始檔案的影像資料，這樣對被討論人選進行一個橫向和縱向比較，以進一步擴大民主，擴大知情權，防止簡單地以感覺取人、以片面的認識取人。

2、構建干部檔案網絡化管理平臺，提升干部檔案信息使用效率。按干部檔案分級管理原則，在組織人事系統內部逐層逐級建立干部人事檔案局域網，縣級以上由各級主管部門負責，縣以下由縣統一扎口管理，各級組織人事部門是管理用戶，一般單位是普通用戶。組織人事部門可以根據不同用戶的情況給予不同使用權限。一般單位通過用戶名和密碼登錄系統，按照使用權限查閱檔案資料。在管理權上，堅持誰管理誰負責，嚴格按干部管理權限由主管部門負責信息的日常管理和修改維護。在干部職務調整、年度工作考核、工資調整、學歷變化時，由主管部門的信息管理員對發生變化的信息進行及時更新，實現干部檔案信息的動態管理，確保干部檔案信息的準確、實時和可靠。

3、增強信息系統的服務功能，為干部工作提供快捷服務。要積極利用省委組織部開發的干部檔案信息系統的綜合匯編、數據提取等功能，為干部工作提供多角度、多層次的綜合分析的快捷服務。在干部考察、考核、選拔工作過程中，利用干部檔案信息系統的綜合查詢、分析功能，可以迅速地提取所需的干部隊伍或干部個人各種信息，如干部的性別分布、年齡結構、文化層次、工作經歷、專業特長等等，為領導決策提供第一手資料。在日常干部工作中，亦可利用信息管理系統直接產生干部任免審批表、基本情況表、各類干部花名冊、工資變動審批表、干部統計年報，這樣既能提高干部工作運轉速度，又能大大減少查閱干部檔案工作量。