干部檔案規范化管理幾點思考

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干部檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，它是歷史地、全面地考察了解和正確選撥干部的重要依據，也是做好干部工作的必備條件之一。

新時期，隨著干部體制和人事制度管理的不斷發展變化，對干部檔案工作提出了更新、更高的要求，干部檔案的規范化管理，信息化建設、科學化應用成為干部檔案工作的重要課題?，F就本人近幾年工作實踐以及本部干部檔案工作的實際，提出檔案規范化管理幾點思考。

當前，干部檔案工作呈現原始檔案管理與信息化管理“兩條腿”走路的局面，原始檔案管理亟待推陳出新、信息化管理期待完善升級，就我部檔案工作而言，干部檔案工作存在不少弊端，面臨探索規范化管理的新途徑。

一、檔案管理更加復雜。我部管理的檔案構成復雜，有行政機關的、有事業單位的；有正式干部的、有招聘干部的。不同的崗位，不同的身份，所形成的材料內容不同，給材料收集帶來了一定難度。另外，來源不一、格式多樣，也給材料鑒別帶來許多困難。關系較亂、人檔脫節、管理盲區等現象可能因此發生，直接影響干部檔案工作的管理難度。

二、信息化管理有待進一步完善。近幾年，隨著信息化步伐的加快，檔案工作也開始了信息化改造。但是，信息化管理的要求較高，硬件的投入、新技術的應用、軟件的升級都是檔案信息化管理最重要的提高途徑。目前，我部應用的干部檔案管理應用軟件雖然對檔案信息的加工、統計和提取、輸出功能也作了一些有益的探索，但系統的綜合效應并未得到充分發揮，梯級化管理、橫向聯系，科學化應用仍有很大的空間需要開發。

三、干部檔案工作效率不高。干部檔案工作仍較多局限在收集與保管，在提高效率，為領導和干部做好信息服務方面還有待進一步提高。特別是利用微機管理干部檔案等方面的薄弱，沿襲老辦法，應付日常查檔、歸檔、裝訂整理工作比較多，應用新技術管理干部檔案作的嘗試比較少，還不能從大量繁鎖的工作環節中擺脫出來，干部檔案工作跟不上新形勢下干部工作的需要，在干部檔案工作的質量和利用率上還有待進一步提高。

針對這些問題，近幾年，部里圍繞干部檔案工作如何提高規范化管理，科學化應用進行了大量的調查研究，部領導十分重視干部檔案工作如何適應新時期干部工作的需求這一課題。為了進一步加強干部檔案管理工作，促進其規范化管理，科學化應用，使干部檔案更好地為黨的干部工作和經濟建設服務，本人就自身的一些工作實踐提出幾點思考。

一、走好“兩條腿”，建立靈活實效的干部檔案管理新機制。

隨著信息化管理的引進，干部檔案工作迎來了新的發展機遇，但是，傳統的原始檔案管理工作仍不能丟，這是檔案工作的特性所要求的。原始資料，是一名干部以個人姓名的特征集中保存起來的反映干部個人經歷、德才情況、工作實績等方面內容的文件材料，具有更高意義上的權威性，不少材料是信息化管理手段下不能反映的。另外，信息化管理也有其弊端，文件出錯、信息丟失等外部環境條件的制約都使原始檔案管理在新時期具備不可撼動的重要地位。

所以，今后原始資料檔案的管理不應削弱，還應加強，關鍵是建立更新的管理機制。針對新時期干部檔案工作要求的動態性管理、流動性管理等難題，就必須注意處理好原始檔案工作中的幾個問題：

1、全面性。作為干部個人信息的儲存庫，一定要力求全面完整，能夠較全面地展現干部的各方面內容，理順干部檔案網絡建設，這就需解決好材料收集的問題，力爭全面完整收集干部檔案材料。

2、動態性。人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，一些反映新信息的文件材料會不斷產生，因此，人事檔案必須做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與干部實際情況的“時間差”。

3、流動性。這是干部檔案工作的一個難題，檔案管理與干部人事管理相統一，方便于發揮人事檔案的作用。如果人檔脫節，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義，因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”。

此外，原始檔案收集整理的程序化，也是檔案管理的重要內容，它既為整理工作提供物質基礎，又制約著整理工作。要保證歸檔材料接收得及時、準確、完善，使干部檔案從材料接到、鑒別、裱糊、分類、整理、裝訂、上架形成程序化管理，避免重復拆卷的弊端，提高檔案管理工作效率。

二、推進干部檔案工作信息化建設。

信息化建設是解決新時期檔案工作面臨問題的重要途徑，它在提高檔案管理工作效率、推進干部檔案的科學化服務方面有著無可比擬的優勢。

我部目前已經采用了干部檔案工作信息化管理系統，該系統能夠儲薦干部卡片的全部信息，并設制了十個材料庫提供儲備用信息。該軟件的應用，降低了“硬資源”的消耗，作為可再生的“軟”資料，在干部檔案管理中，又具備檔案內容的及時查找、分類統計、綜合分批等等功能，其作用已較好顯現。但是，干部檔案信息化建設有一個不斷完善、提升的過程，所以，在信息化建設上還要：

1、加大硬件投入，建立完善干部人事檔案數據庫系統。借鑒外部相關軟件系統開發的成功經驗，不斷完善自身系統的運行效率。同時，在設備添置、人員培訓等方面加大投入，逐步建立一套在新時期干部檔案工作相適應的軟件系統。

2、注重自身軟件系統的開發。因地制宜，根據自身干部檔案管理工作的特點，著力開發出快捷、方便、有效的信息化運行系統。

3、建立干部人事檔案網絡化系統，加強橫向聯系，促進干部檔案管理信息化資源的共享。利用信息庫的資源優勢，做好干部檔案資源的收集、歸檔、查閱等工作，不斷豐富充實干部檔案信息化管理的功能

4、注重干部檔案信息化系統的安全管理。干部檔案工作事關重大，不少內容具有一定的機密性，做好安全管理也是干部檔案工作的一項重要內容。所以，在信息化建設中，一定要注意安全系統的配套，防范管理漏洞的發生。

三、加快干部檔案工作規范化管理，推進干部檔案工作科學化應用。

如何將檔案這個“死”材料用“活”提高檔案的使用價值，提高服務效率，為領導們干部做好信息服務，這是新時期干部檔案工作的生命力所在，也是新時期干部檔案工作的突破點。

檔案工作最終目的是提供利用，要發揮其優勢必須有幾個前提：一是檔案資源可利用價值；二是檔案的運用效率，而這一切都來源于檔案的規范化管理。

1、充分應用信息管理軟件，建立后備干部信息庫，讓信息庫在機構改革及公開選撥干部等方面發揮積極作用。

2、提高干部信息化管理系統的使用效率，做到檔案工作與干部工作有機結合，為領導在干部工作的決策上提供服務。