試論辦公室主任的“全身”修養(yǎng)

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辦公室主任素質(zhì)的高低決定了辦公室工作的好壞。因此，作為辦公室的主要責(zé)任人，辦公室主任從“頭”到“腳”都應(yīng)該是十分優(yōu)秀的。我認(rèn)為，在新形勢下，辦公室主任的“全身”修養(yǎng)最起碼應(yīng)包括八個方面，即頭腦要靈，眼睛要明，嘴巴要穩(wěn)，肩膀要平，心胸要闊，手腳要勤，身板要正。唯有這樣，辦公室的職能才得以充分發(fā)揮，形象才得以充分體現(xiàn)。

一、頭腦要靈：勤于思考和總結(jié)

大腦作為人的思維與行為的主控中心，其程序必須嚴(yán)密而充實，其聯(lián)絡(luò)必須通暢而簡捷，唯有這樣，才能做到指導(dǎo)有方，調(diào)度自如。辦公室是機關(guān)的主控中心，承擔(dān)者參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能，辦公室主任的頭腦必須要做好以下三個方面的修養(yǎng)：

一是要有天一般的遼闊，即要有大容量的信息存儲能力。由于辦公室工作瑣萃而繁雜，決定了辦公室主任必須養(yǎng)成事事關(guān)心、處處留意的好習(xí)慣，其目之所見、耳之所聞、鼻之所嗅、舌之所感、膚之所觸，都應(yīng)該在大腦皮層留下一道清晰的印記，而不應(yīng)該抓大放小，更不應(yīng)該丟三忘四。因為貯存在辦公室主任頭腦中的所有信息都將成為日后為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、當(dāng)好參謀、提供決策依據(jù)的“源碼”。

二是要有海一般的深邃，即要有高質(zhì)量的分析思辨能力。辦公室主任的大腦不是簡單的信息儲存器，善于對各類信息的分類與分析應(yīng)是辦公室主任的基本功。一個信息反饋到大腦，馬上就應(yīng)該出現(xiàn)以下幾個最基本的反應(yīng)：該信息屬什么類型？其重要程度如何？為什么會出現(xiàn)這個信息？與當(dāng)前工作有什么必然聯(lián)系？它會對工作或?qū)⒁獙ぷ鳟a(chǎn)生什么影響？它該用公式還是用表格還是用文字表述最為方便？經(jīng)過一番編排，就可形成信息的條理化、秩序化，為日后的應(yīng)用提供良好的“物資”裝備。

三是要有電腦一般的靈敏，即要有高速度的應(yīng)變處理能力。信息的儲存與分析，最終是為方便調(diào)度、及時指導(dǎo)和處理問題服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)問計于辦公室，要及時拿得出初步的設(shè)想及充分的依據(jù)；問題出現(xiàn)在辦公室，要及時拿得出化解的措施。所謂上下通曉、左右逢源、沉著冷靜、游刃有余，就是辦公室主任大腦敏捷的具體體現(xiàn)。

二、眼睛要明精于觀察和發(fā)現(xiàn)

辦公室主任的眼界應(yīng)該從紛繁的日常事務(wù)中拔出來，根據(jù)自身所處的位置、場景和工作階段的不同而不斷地調(diào)整視角，既要高屋建瓴，總攬全局，又要見微知著，看葉知秋。要做到這一點，必須具備三項素質(zhì)：

一是視野要開闊。在工作中，辦公室主任只有把自身的業(yè)務(wù)工作同本單位的整體工作聯(lián)系起來，才能找準(zhǔn)辦公室近段的工作重點，并對下一階段的工作作出準(zhǔn)確定位，才能使辦公室的工作更貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。因此，開闊的視野是辦公室主任產(chǎn)生超前思維的前提，也是辦公室工作更具創(chuàng)新的必要條件。相反，如果視野狹窄，只顧眼前，辦公室的工作必然被動、必然滯后，辦公室這一機關(guān)龍頭的作用就無以發(fā)揮。

二是觀察要仔細(xì)。在對全局大事具有敏銳洞察力的同時，辦公室主任更要有善于觀察小事的功夫。什么是小事？一個眼神，一個看似不經(jīng)意的動作，一個稍縱即逝的表情，辦公室主任都應(yīng)該盡收眼底，并能從這些“小事”中分析斷定它表達(dá)的意義和隱含的潛臺詞。對這些“小事”的準(zhǔn)確捕捉，在辦公室主任從事接待和協(xié)調(diào)工作中尤為重要。對方想說而未說，想做而未做，辦公室主任應(yīng)一目了然，唯有這樣，接待工作才能顯其心心相融，協(xié)調(diào)工作才能顯其適度而得體，才能始終在整個工作過程中占盡先機，贏得主動。

三是發(fā)現(xiàn)要及時。及時發(fā)現(xiàn)是由眼及腦的一次超越，是由感性到理性的一次升華。有人往往從別人已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗中、已經(jīng)發(fā)掘的典型中看到了或多或少似曾相識的東西，其實這些典型、這些經(jīng)驗也許就發(fā)生和成長在自己的身邊，自己只是沒有發(fā)現(xiàn)或沒有及時發(fā)現(xiàn)而已。因此，承擔(dān)著總結(jié)經(jīng)驗、推廣典型、開展宣傳重任的辦公室主任就必須學(xué)會有以小見大、見微知著的本領(lǐng)，發(fā)現(xiàn)比別人早一點，發(fā)掘比別人深一點。

三、嘴巴要穩(wěn)：忠于守信和保密

一個悶罐子當(dāng)不了辦公室主任，辦公室主任的嘴巴理應(yīng)能言善辯，巧舌如簧，但不分場合、不分對象、不分內(nèi)容的滔滔不絕，顯然也是不行的。什么時候該口若懸河，什么時候該守口如瓶，辦公室主任必須嚴(yán)格把握這個分寸。

如果說能言善辯是辦公室主任必備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，那么，守口如瓶同樣是他必備的政治素質(zhì)，由于工作性質(zhì)所決定，辦公室主任享有比別的中層干部更多的知情權(quán)，參加必要的黨組會議、局長辦公會議、局務(wù)會議等，使他有更多的機會獲得更多的在一定的時間、范圍內(nèi)被稱之為秘密的信息和資料，而這些信息和資料往往也是單位的工作重點，群眾關(guān)注的熱點和議論的焦點，諸如人事任免的問題，經(jīng)費管理問題，評先評優(yōu)問題，還有許許多多的數(shù)字、報表等，這就要求辦公室主任必須時刻牢記自己的身份，增強政治意識，嚴(yán)格做到參政不議

政，涉密不泄密，不該自己說的堅決不說，寧做悶罐子，不做“長舌婦”。只有這樣，才能有效維護領(lǐng)導(dǎo)班子的團結(jié)，確保各項議程能順利得到推行。

四、肩膀要平：勇于承責(zé)和舉薦

辦公室主任要有一副厚實的肩膀，這副肩膀上要擔(dān)得起本不由自己承擔(dān)的責(zé)任，還要撐得住讓別人從自己的肩上跨過去。

辦公室主任要勇于攬“過”。攬過是一種氣質(zhì)，更是一種工作藝術(shù)。辦公室工作點多面廣，在工作中顧此失彼、出現(xiàn)失誤是在所難免的，但辦公室主任都應(yīng)在第一時間將出現(xiàn)過錯的責(zé)任“攬”到自己肩上，來接受領(lǐng)導(dǎo)或同事的批評，而不應(yīng)該對失誤者吹胡子瞪眼，當(dāng)場指責(zé)。因為愛護其任何下屬的臉面，也就調(diào)動了下屬的工作積極性，增強了下屬的工作責(zé)任感。在日后的工作中，他們定會自我施壓、兢兢業(yè)業(yè)，以使他們的直接領(lǐng)導(dǎo)不再承受不該承受的“委屈”。

辦公室主任還要樂于舉“賢”。發(fā)現(xiàn)典型、推舉典型、宣傳典型，是辦公室的職責(zé)和義務(wù)，“為人作嫁”是辦公室主任的必修課，因此，辦公室主任必須淡泊名利，不思“進取”，而一心一意地發(fā)掘典型、培養(yǎng)典型、舉賢薦能，讓他們從自己的肩膀上站起來并跨入一個嶄新的天地，這是一個成功的辦公室主任應(yīng)當(dāng)具有的人格魅力。公務(wù)員之家版權(quán)所有

五、心胸要闊：善于化解和包容

辦公室是機關(guān)事務(wù)的集中地，也是機關(guān)矛盾的集中地，辦公室主任時時都會推至機關(guān)事務(wù)與矛盾的風(fēng)口浪尖上，其實，唯有虛懷若谷，胸襟博大，才能化解一切矛盾，包容一切是非面，保證機關(guān)工作順利開展。

化解矛盾要用心去溝通。有人的地方有矛盾存在，遇上矛盾怎么辦？一是要有化解矛盾的信心。辦公室主任必須具備這份自信，相信自己有能力化干戈為玉帛、化尖銳為平和，不是特別棘手的難題，一般不要讓矛盾走出辦公室。那種碰到問題繞道走，遇上矛盾就上交的做法是辦公室主任無能的表現(xiàn)。二是要認(rèn)真分析矛盾的性質(zhì)，矛盾擺在面前，辦公室主任要分得清哪個是主要矛盾，哪個矛盾在現(xiàn)實的工作中帶有普遍性等，只有把握住了這些，才能在眾多矛盾中分清輕重緩急，找出矛盾產(chǎn)生的根源，尋求解決的最佳辦法，從而做到各個擊破。三是要用一副熱心腸去化解矛盾的堅冰。在解決矛盾的過程中，辦公室主任要學(xué)會串位思考，換位思考，才更能夠切中要害，把握根本，在心與心的溝通、情與理的交融中，“矛”和“盾”就有可能成為一對親密的“伙伴”。

包容是非要用心去感受。擁有一顆包容之心對辦公室主任來說十分重要，發(fā)生在辦公室的是非曲直可謂是司空見慣，誤解者有之，批評者有之，冷嘲熱諷者有之，凡此種種，辦公室主任都得無一例外地包容下來，切不可小肚雞腸、斤斤計較，但也不可視而不見、充耳不聞。是誤解的，交給時間去澄清；是批評的，其正確就認(rèn)真地加以改進，其不當(dāng)就把它當(dāng)作防止今后工作出現(xiàn)類似問題的良藥；對冷嘲熱諷者，一個寬容的微笑遠(yuǎn)比針鋒相對、反唇相譏更具威力。唯有這樣，辦公室主任才不至于被這些擾亂自己的陣腳，才能夠保持一種平和的心態(tài)來從事本職工作。不求有功于世，但求無愧于心是辦公室主任應(yīng)該達(dá)到的精神境界。

六、腰桿要硬：取于管理和督辦

作為本單位的行政管理部門，辦公室承擔(dān)著大量的日常事務(wù)管理和督辦工作。要真正搞好這項工作，辦公室工作就要練就一副“硬腰桿”。

一是堅持原則要頂?shù)米　皦骸薄９芾砉ぷ魇且豁椩瓌t性硬的工作，堅持原則是搞好管理的前提條件。因此，辦公室主任必須敢于堅持真理，嚴(yán)格按照機關(guān)各項制度進行管理，并一項一項抓落實，必要時還要拉得下臉面，頂?shù)米毫Γ瑢Σ环墓芾怼⒉话粗贫绒k事的人和事進行必要的行政和經(jīng)濟處理，增強管理的“鋼”性。

二是加強督辦要抗得住“震”。很多工作是雷聲大，雨點小，這就是缺乏督辦的結(jié)果。沒有督辦，就無法形成局領(lǐng)導(dǎo)的集體權(quán)威，就無法保證政令暢通。因此，辦公室主任同樣要頂壓抗震，以大局為重，以工作為重，如實做到上下通氣，真正體現(xiàn)“賞罰分明”。唯有這樣，才能言行一致，令行禁止，促使各項工作管有原則，行有成效。

七、手腳要勤：長于調(diào)研和反饋

信息作為領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，推動工作方式，促進交流的工具，已越來越受到各項領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，作為被稱之“信息庫”、“參謀部”的辦公室，采集高密度信息，撰寫高質(zhì)量文章，開發(fā)高質(zhì)量調(diào)研，理應(yīng)放在辦公室工作的突出位置，作為辦公室主任，更應(yīng)手勤眼快，勤收集，勤調(diào)研，切實當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

手要勤，勤于收集和歸納。辦公室每天都有大量的報刊雜志內(nèi)參和文件，是機關(guān)信息傳遞交流中心，如何向領(lǐng)導(dǎo)傳遞這些信息？作為辦公室主任必要掌握兩點，一是領(lǐng)導(dǎo)在想什么，想知道什么？二是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該知道什么？搞清楚了這兩點，才能眾多紛繁復(fù)雜的信息中選出領(lǐng)導(dǎo)最感興趣最具有參考價值的信息，進行編輯歸類，及時重點地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，才能有效提高信息的利用效果。

腿要快，快于調(diào)研和反饋。辦公室主任注重呆機關(guān)，同時要注重下基層，基層是信息和策源地，基層是開展調(diào)研的主戰(zhàn)場，一個會議精神是否得以貫徹，一項重大工作是否得以落實，領(lǐng)導(dǎo)近期關(guān)注什么工作重點，群眾近期關(guān)注什么熱點，工作中近期有哪些難點等等都是基層調(diào)研的課題，而這些問題辦公室主任是坐機關(guān)閉門造車不出來的。因此，深入基層，捕捉信息，認(rèn)真研究，仔細(xì)分析，及時反饋，讓領(lǐng)導(dǎo)在最短的時間內(nèi)取得更為詳實的一手資料，就會減少決策的盲目性，增強針對性，提高準(zhǔn)確性。

八、身板要正：樂于奉獻(xiàn)和敬業(yè)

辦公室工作是一個付出多、回報少的工作；是一個埋頭苦干、為人作嫁衣裳的工作；是一個需過十磨九難、默默耕耘才能贏得大家理解和信賴的工作，工作責(zé)任大，難度大，搞好辦公室工作必須有一支精干的隊伍，因此，作為辦公室主任，必須樹立起良好的自身形象，來帶動和影響他人。

一是樹立良好的專業(yè)形象。辦公室的工作職能要求辦公室主任既要通曉本單位的業(yè)務(wù)又要具備專長的寫作能力，行政管理能力，綜合協(xié)調(diào)能力。因此，辦公室主任必須十分注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，加強學(xué)習(xí)，向書本學(xué)，向?qū)嵺`學(xué)，向領(lǐng)導(dǎo)和同事們學(xué)，不斷富和充實自己。

二是樹立崇高的敬業(yè)形象。淡迫名利，無私奉獻(xiàn)是辦公室主任愛崗敬業(yè)的精華，耐得住寂寞，守得住清貧，抵得住誘惑是辦公室主任樹立敬業(yè)形象的基石。

三是樹立親善的服務(wù)形象。辦公室的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機關(guān)服務(wù)，為基層服務(wù)，辦公室主任應(yīng)該成為辦公室一名最為出色的服務(wù)員，無論是對內(nèi)對外，對上對下，辦公室主任都要做到言語熱情，態(tài)度和藹。下基層時準(zhǔn)確傳達(dá)下級領(lǐng)導(dǎo)的指示，回機關(guān)時及時反映基層干部的呼聲，在服務(wù)中盡力解決工作生活中的困難，在全局上下營造一種和諧、有序、文明的工作生活環(huán)境，辦公室才能真正成為內(nèi)外連結(jié)的紐帶，上下溝通的橋梁。