檔案管理工作的科學發展觀調研報告

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××地處中原要沖，素以氣候溫和、四季分明、物產豐富、環境優美而聞名于世。改革開放、堅持科學發展觀、構建和諧社會，給這塊古老而又年輕的熱土帶來了翻天覆地的變化：城鄉建設日新月異，一幢幢高樓拔地而起，一條條馬路寬闊筆直，一座座大橋溝通了浉河兩岸的聯系；各縣城區和建制鎮的建設熱火朝天；鐵路、高速公路、國道、省道以及密如蛛網的縣鄉道路，構成了共和國腹地一個極為重要的交通樞紐……××，正以前所未有的速度擺脫貧窮、落后和臟、亂、差，以龍騰虎躍的磅礴氣勢，以紅火熱烈的蓬勃生機，迅速崛起于中原大地，用自己嶄新的面貌和獨特的活力與魅力，令世人刮目相看。——盛世建檔，如火如荼的城鎮建設，催生出一項新興而又重要的事業：城鎮建設檔案管理。

為了澄清全市城鎮建設檔案管理、利用情況，了解《檔案法》和《城市建設檔案管理規定》等法律法規的宣傳貫徹執行進度，掌握城鎮建設檔案管理動向，總結經驗，完善體制，改進工作，促進我市城建檔案事業不斷發展，更好地為城市經濟建設服務，最近我通過實地調查、召開座談會、走訪部分單位和群眾等方式，對全市各縣區城鎮建設檔案管理工作的過去、現狀和未來發展前景進行了調查了解，在看到成績的同時，也發現了一些亟待解決的問題，經過總結、討論、提出意見和建議，進一步認識到在城鎮建設飛速發展的今天，城建檔案管理利用工作的重要性日益顯現，健全組織、落實經費和設施、規范管理、科學利用將是今后一個時期城建檔案工作的重要任務。

一、基本情況

城市建設檔案，就是一座城市建設的文字記載、是城市發展嬗變的真實記錄。無論城市規劃、城市建設，還是城市管理中形成的重要檔案，都需要依靠系統、完整的征集和科學、安全的保管，使其為城市規劃、建設和管理服務。改革開放以來，我市的城市建設檔案事業從無到有，由小到大，與時俱進，日趨完善。為“魅力××”建設提供科學的依據和及時有效的服務發揮了不可替代的職能作用。

（一）應納入城鎮建設檔案管理的數據

據統計，××市區、各縣城區和建制鎮總人口為487.9萬人，規劃面積5760.09平方公里，其中：

（二）城鎮建設檔案管理工作現狀

城建檔案是整個檔案工作的重要組成部分即專業門類，她與人文的、歷史的、物質的、非物質的遺存一樣，都是人類文化遺產，都是中華民族的寶貴財富。

1997年，國家建設部第61號令，即《城市建設檔案管理規定》，以法規的形式確定了城建檔案事業的機構性質、地位、工作內容及行業規范，使之逐步走上快速發展的軌道。

1、市區城建檔案管理

1997年前，原××市城鄉建設環境保護局下屬的一個股級檔案館，1999年9月，上劃為市建委下屬的正科級事業單位。在市建委的重視和領導下，城建檔案館有了長足的進步和發展。

市城建檔案館在積極拓展業務，做好服務工作的同時，加強內部管理，先后完善了業務制度、工作制度、黨建制度在內的一整套規章制度，明確了城建檔案的保密、接收、整理、借閱、鑒定、銷毀等制度。組織編寫了《××市城建檔案館指南》、《××市城建檔案館利用效果選編》、《××市城建檔案館大事記》。建立了科學、準確、齊全的檔案總目錄和分類目錄。案卷的編制、整理、歸檔、編碼、上架美觀、整齊，完全達到國家標準的要求。建立了庫房溫濕度記錄制度，庫房溫濕度完全達標，庫房整潔，對檔案的收進、移出、保管、利用都有詳細記載。為庫房安裝了密集檔案架、防盜門窗、溫濕度記錄儀、臭氧滅菌機、除濕機、吸塵器、滅火器、空調等現代化檔案管理設備。2000年以來，先后投入資金50余萬元，購置了微機、打印機、復印機、攝像機、照相機、vcd和工作用車等辦公設備。目前，館內已有檔案柜192組，辦公、庫房面積達到1400平方米。單位內部設置辦公室、檔案管理科、技術指導科，現有工作人員10人。基本實現了檔案管理工作的現代化、科學化、規劃化。截止2008年上半年，市區建設工程檔案報送責任書的簽訂率、建設工程檔案歸檔率均達到95%以上。擁有規劃、施工、竣工、征地、招投標、定額、環保、私人建房檔案13715卷冊，連年獲得全省城建檔案管理先進單位，并于2003年晉升為河南省5個一級城建檔案館之一，跨入了全省先進行列。

2、縣及建制鎮建設檔案管理

市城建檔案館與各縣城建檔案館（室）是業務指導關系，因而在工作上只能進行指導、督促、檢查和協調，不具備行政約束力。為了建立一個包括全市建設系統、建設管理單位在內的、縱向到底、橫向到邊的立體城鎮建設檔案管理網絡，更好地為城鄉經濟建設服務，2005年以來，我們加大了對城市規劃區以外8個縣城建檔案業務的指導力度，目前，已有羅山、息縣、商城3縣建立了城建檔案館，工作人員納入縣級編制，配備了檔案室及檔案柜等設備和辦公用房，建立健全了各項規章制度，檔案管理、征集、借閱以及經費收入等項業務進入正規；固始、潢川、新縣城建檔案室做到了人員、經費、庫房、辦公室“四落實”，配備了檔案保管設備，檔案管理工作比較規范。其共同特點是：

①、縣政府重視并支持城建檔案工作，將檔案館納入事業編制并解決人員、經費問題。

②、縣建設局領導分工負責城建檔案工作，協調系統內各口支持城建檔案的征集、管理，幫助拓展業務范圍。

③、有固定的辦公室、檔案室和檔案保管、“五防”措施。

④、建立了各項規章制度，工作人員實行定崗定責。

⑤、部分縣局還為城建檔案館（室）配備了計算機、掃描儀等設備，開展電子文件檔案管理業務。

⑥、加強了城建檔案法律法規的宣傳，注重專業人員的學習、培訓，提高業務技能和管理服務水平。

二、存在的問題

從以上事實可以看出，我市城建檔案工作在市委、市政府的重視、支持和市建委的具體領導下，從困境中起步，艱苦創業，奮力進取，經過不斷拓展業務，擴大服務范圍，終于在2003年跨入河南省5個一級城建檔案館行列，并且連續獲得省級先進單位稱號，實現了歷史上的第一次“三級跳”。

當然，在總結成績和進步的同時，我們也應當清醒的看到，當前全市城建檔案工作仍然存在著頭重腳輕的現象——城市規劃區內城建檔案的征集、管理、利用實現了現代化、規范化，而所屬各縣及建制鎮的工作卻相對薄弱，具體表現為：

1、思想認識上的偏差。

在一定程度上還存在重建設、輕管理的現象，尤其是價值判斷失當造成不能充分認識城建檔案對城市長遠管理的重要作用。有的單位把建設放在一個首要的位置，投入數百萬元搞“物質資源”，卻鮮有拿出資金去投資城建檔案這項珍貴的“技術資源”！輕檔案的根源在于檔案管理是基礎性工作，不能直接產生經濟效益，容易使人忽視城建檔案作為城市管理長遠投資的必要性，忽視城建檔案在解決征用土地、產權糾紛、維修隱蔽工程等方面所起到的不能取代的重要作用。因而在思想上認為這是一項可有可無、可輕可重的工作。

2、組織機構不健全。

八個縣中只有羅山、息縣城建檔案館單獨掛牌辦公，人員、經費納入縣級編制；商城縣城建檔案館雖然有獨立編制但與縣建設職業技能崗位培訓中心合屬辦公，一套班子兩塊牌子，屬自收自支性事業單位；新縣建設局的文書檔案由局檔案室負責，而大量的科技檔案則由業務科室自己收集、整理、保管，各科室自行管理；固始、潢川、光山3縣為局辦公室屬下的檔案室，人員為1人且為兼職。

3、部分縣城建檔案庫房小、設備差、容量不足，甚至沒有防火防潮防盜設備，很難適應建設市場飛速發展的需要，現有檔案的安全性、保密性沒有保障。

4、對城市建設檔案管理工作宣傳不夠廣泛，不夠深入，使建設單位對城建檔案管理缺乏應有的法律認識，造成城建檔案管理機構在檔案收集工作上有一定的難度。同時，由于建設工程時間跨度長，有的單位不理解、不配合，客觀上給檔案管理工作的開展帶來了一定困難，如果把關不及時，就會造成建設項目資料收集不全甚至永遠失散。

5、檔案管理人員的綜合素質有待提高。一是城建檔案是檔案管理的新課題，具有復雜性、廣泛性、專業性等特點，這就要求城建檔案工作者既要有城市建設方面的知識，又要有檔案管理方面的知識；二是對檔案管理人員變動大、新手多，缺乏系統的培訓，造成檔案管理人員業務水平相對不高，業務知識跟不上形勢需要，導致對檔案管理意識不強。

6、檔案管理、借閱、利用制度不健全，個別縣因庫房不足、人手少，導致當年審批的檔案寄存于所屬單位而不能及時歸檔；全市65個建制鎮中，沒有一個建設檔案納入管理范圍，形成歷史的空白。

三、幾點建議

世界已經進入太空、微電子、全球化時代，中國正在進行一場前所未有的大轉型，城鄉建設正以前所未有的速度前進，收集、記錄、保存、利用這些歷史資料既是對現在負責，又是對歷史負責，也是對后人負責，更是我們義不容辭的責任。我們在分析全市城建檔案工作歷史、現狀、成績和問題后，經過反復討論，一致認為：城建檔案工作，不但要有認識，還要有平臺；不但要有具體措施，還要打“組合拳”；不但要有領導人的決心，還要有各方面的配合行動。因此特提出如下建議：

立即著手，加強縣（區）級城建檔案館建設，形成一個縱向到底、橫向到邊的檔案征集、管理網絡，杜絕建設檔案流失。

1、已經建館的縣，要有3—5名工作人員并保持相對穩定，增加庫房面積、檔案柜和“五防”設備，盡快達到三級檔案館的標準。

2、尚未建館的縣，是否由市建委領導出面協調，促使其盡快建館，并解決人員編制、經費等具體問題。

3、建制鎮應由縣（區）建設局出面在鎮城建管理機構明確一位認真負責能干的工作人員擔任檔案管理員，具體負責本鎮建設檔案的征集、整理、上報工作。

4、把縣級城建檔案館的建設列入目標考核。

總之，我們的目的就是要通過一系列扎實有效的工作，破除一些人輕視城建檔案工作，認為檔案工作“不出經濟效益”、“不出政績”、“可有可無“的思想，盡快建立起一個覆蓋全市各規劃區、縣（區）和建制鎮的城建檔案征集、收藏、管理網絡，提高檔案管理和利用質量，實現城市建設信息資源的社會共享，進一步夯實城市規劃、建設、管理基礎，為發展××城鄉經濟，改善生活環境，構建和諧社會做出新的、更大的貢獻。