采購管理系統銜接設計方式

導語：采購管理系統銜接設計方式一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著資產數量的提高、資產管理要求也在不斷提高，如何提高資產管理效率、簡化資產管理的流程，要求進一步提升資產管理信息化程度。從資產全生命流程管理出發，資產會經歷資金落實、采購落實到入庫直至處置的管理流程，如何通過多方信息系統實現銜接管理是本文探討的要點。

關鍵詞：信息化；行政事業單位；國有資產管理

一、學院資產管理現狀與挑戰

在高職院校擴招的背景下，浙江農業商貿職業學院招生規模不斷擴大，為滿足學院教學、科研等方面的要求，學院資產業務不斷增加，全校資產數量逐年上漲。如何統籌運用現代化、信息化手段加強對學院資產的管理關系到學院的發展。學院當前運用浙江省財政廳資產云系統對學院資產的入賬、出租、處置等業務進行管理，通過國子系統對學院內部資產的調撥、盤點、內部處置申請等業務進行管理。一方面，隨著學院資產總量的逐年增加，如無法實現對資產進行高水平的數字化、信息化管理，將導致無法精準有效地管理資產，進而導致資產賬卡不一、賬實不一等情況的出現；另一方面，隨著學院數字化改革的深入推進，資產管理如何實現一體化、全生命流程管理，將會影響學院數字化改革進程。針對學院資產管理現狀，改進資產管理流程，結合學院財務、采購等系統的設置，改變學院資產粗放式管理模式，加強對學院資產的監管，提高資產管理精細化水平，實現資產的全生命流程管理，是提高學院資產使用效益，進而提高學院管理的整體效益的發展方向。根據學院機構設置，學院的財務管理和資產管理分別由計劃財務處和資產管理處負責，資產管理系統與財務管理系統無法實現數據對接。根據現有資產管理模式，資產明細賬由資產管理處管理，而財務處僅管理資產大類總賬，財務處在完成采購支付后并不記錄資產的明細；資產從采購申請、完成采購、報銷、入賬、日常管理與處置無法實現由一個統一的系統進行管理，這會導致資產的經費落實、采購報銷、入賬管理出現脫節現象［1］，如財務處根據采購需求老師提出的申請，落實相關經費，此時將第一次明確采購科目，根據經費落實情況和采購科目，由采購人員實施資產采購，最后由資產管理員對資產進行入賬，入賬后由使用人或管理員管理資產的使用、調撥、處置等流程。由于財務管理系統、采購管理系統、資產管理系統無法實現數據對接，會導致某些過程出現偏差，如財務根據采購人提出的申請認為本次將采購軟件系統而實際僅采購服務等。如何打通財務、采購、資產三方管理系統間的信息孤島，實現學院資產全生命流程管理是本文所探討的重點。

二、資產全流程管理流程梳理

學院資產絕大多數來源為采購，財務的資金管理可通過采購系統與資產管理實現對接。根據學院采購流程，當采購申請提出后，需要明確資金來源并落實資金開支渠道、部分需要獲取浙江省財政廳的確認書；資金落實后進入采購流程，完成采購及報銷、財務完成入賬后，通過財政廳資產云系統實現資產入賬，資產入賬后可以進行使用（如出租出借）、調撥、處置、盤點等業務。根據以上流程，財務系統是整條流程的基石。本文主要探索資產管理系統與采購系統、財務系統實現銜接的可行性。

三、資產、財務、采購信息系統現狀

學院資產管理處管理全校資產、學院采購工作，而財務管理由學院計劃財務處進行。學院現使用相互獨立的資產管理系統與財務管理系統，雙方數據無法進行直接共享。學院正在建立采購系統。三方系統如何通過建立一個系統，通過不同系統之間的接口，實現系統間的數據讀取、寫入、分析共享，簡化資產管理流程、提高資產管理效率、加強資產管理科學性，最后為實現智慧校園建設添磚加瓦。根據財務、采購、資產三方業務現狀，部分數據共享是系統連接的關鍵：財務與采購系統通過經費開支渠道、經費落實中的采購目錄等信息進行鏈接；資產與采購通過設備采購信息進行連接；資產與財務通過報銷憑證號、折舊計提數據等進行連接。

四、資產全流程管理方式探索

（一）總體目標

通過系統建設，連接財務、采購、資產三方信息化系統，實現資產從經費落實到資產處置全生命流程信息化管理。根據財務、采購、資產管理現狀，通過建立一個系統，實現采購申請人可通過該系統完成采購申請提交、財務經費落實、采購人員完成采購、提供報銷資料、財務完成報銷入賬、資產入賬、資產使用管理、實時變動調撥、掌握資產的實時狀態、資產出租出借、資產處置、資產清盤、折舊計提、報表生成、數據分析等功能。通過系統對學院資產實施監控，通過該系統的管理，打通資產、采購、財務三方信息孤島，建立高效可靠、互聯互通的智慧校園管理系統，推動關鍵信息跨部門共享。

（二）模塊設計

1．財務數據模塊通過獲取財務系統數據接口，提供經費來源、支出渠道、經費使用情況、經費余額、是否上報預算、預算相關計劃等信息，打通浙江省財政廳金財系統，實現從經費落實到確認書下達的一站式辦理。建立財務做賬模塊，在采購報銷完成后，讀取采購模塊數據接口，導入財務做賬所需的相關信息，如經費支出渠道、支出部門、是否作為資產入賬等信息，生成當次采購的相關憑證。打通資產管理模塊數據接口，實時核對已完成的月結賬工作與財務數據，通過獲取資產系統數，準確獲取資產折舊、核銷等信息。通過構建財務數據模塊，解決采購申請人在經費本經費落實與財政性資金落實之間的認知盲點與痛點。通過實現財務與采購模塊的數據互通，減少從經費落實到采購之間的工作步驟，減少等待采購的時間。2．采購模塊采購模塊是連接財務模塊與資產模塊的重要環節。通過讀取財務系統數據接口，獲取資金來源渠道等信息，明確采購目錄等用于申報財政廳確認書的相關信息，并通過該模塊減少申請確認書所需的步驟，提高工作效率。通過獲取采購的相關信息。例如，采購目錄、采購金額、數量等，為財務做賬提供依據，減少由于財務與采購兩套系統使用不同數據引起的認知差異，提高財務做賬的準確性。通過打通采購系統與資產系統數據，采購系統向資產系統提供采購數據。例如，所采購資產的數量、單價、經費來源、驗收情況、報銷情況、使用部門、使用人、保管人等信息，為資產入賬提供依據。采購模塊通過獲取財務入賬報銷所需的相關數據名稱、報銷所需的材料信息，在完成采購后準確向采購人提供所需的報銷材料。3．資產管理模塊資產系統通過接入采購系統信息，獲取采購的資產相關數據：如采購物資數量、單價、金額等，通過采購系統獲取采購類目所對應的資產目錄信息；資產系統入賬必須獲取財務入賬憑證號。因此，資產系統需財務系統提供報銷金額、財務憑證號等信息；資產系統月結賬、年度結賬需與財務系統的資產負債表進行六大類資產數據核對，需通過財務模塊接口獲取資產負債表信息；通過獲取財務報銷進度，提高資產入賬實時性，減少由于資產與財務系統不同步而產生的資產入賬滯后問題；當通過資產系統完成資產處置后，向財務系統提供核銷單信息，及時完成資產核銷后財務賬核銷工作；在完成資產出租、處置申報后，資產系統需完成相關費用如租金、處置收入的上繳，通過資產系統模塊完成審批流程后，數據共享至財務系統，向財務系統推送相關收入信息，提醒財務完成開票工作，后提供繳款單編號等信息，在財務完成交款后通過系統上傳非稅收入發票，完成相關流程。4．數據共享模塊通過系統大數據分析，向財務、采購、資產三方提供需要共享的數據信息，通過數據共享系統，三方可使用各自熟悉的領域的查詢方式查詢所需的數據。例如，對于財務而言，經費目錄、支付憑證、記賬目錄等是常用于查詢的基本數據；對于采購而言，項目負責人、采購項目名稱等是采購用于查詢數據的基本項目；對于資產而言，資產編碼、使用人、使用部門等是查詢的基礎數據。對于同一條記錄三方會使用不同的方式進行查詢。通過數據共享模塊，無需切換系統即可實現多項查詢方式可以同時使用，便于三方對數據進行查詢，實現數據孤島的打通。例如，財務可以使用數據共享模塊查詢資產存量數據，用于核準預算數據；由于財務處只記錄資產六大類原值，缺少資產明細賬，因此，通過數據共享模塊可以便捷地查詢具體的資產信息；在落實采購資金時，可以打通財務和采購雙方系統，采購可明確相關資金的使用情況，例如，資金余額等信息，避免出現資金不足無法支付等情況；資產可明確采購數據，通過系統導出數據，避免資產入賬時出現錯記、漏記等現象。5．報表模塊根據當前工作，資產、財務每年均需要完成相應的年度報表工作，三方經常需要向對方或其他兄弟部門提供各項數據。例如，資產系統要求每月與財務月結賬數據進行核對，核對后方能結賬等。以資產為例，資產系統需要填報高等院校的基本情況報表（簡稱高基報表）、資產年度報表、狀態數據等一系列報表。高基報表、狀態數據等報表重要的是需要提供教學科研儀器等重點數據，財政廳使用的財政部六大類分類編號與教育部十六大類分類編號不能一一對應導致部分數據屬性的歸屬需要通過使用部門、使用人等信息進行計算。通過引入報表模塊，由系統對資產數據進行歸類和計算。由于資產使用財政廳資產云系統錄入，因此，需要該系統實現財政部六大類分類與教育部十六大類分類的對應，在數據錄入后自動產生教育部分類編號，根據使用部門和使用人等信息，錄入資產的使用屬性。例如，行政使用、教育科研使用等，通過系統生成相關報表，減少人工篩選導致的數據多記、漏記等現象，提高數據準確性。

（三）預期效果

1．平臺建設效果通過打通財務、采購、資產三方系統，建立一個可以同時獲取、編輯三方數據系統數據的信息化平臺。通過該平臺的建設，打通財務、采購、資產三方信息孤島，減少由于三方數據無法共享產生的工作延誤、數據錯漏，提高工作效益。同時，通過打造一個可以同時讀取三方數據的平臺，而非直接停止使用現有平臺，一方面可降低工作人員的學習成本，工作人員可以同時使用原有工作平臺操作數據，在原有平臺上完成的操作可同步至綜合平臺中，實現數據系統更新的無縫銜接；另一方面，通過建設一個平臺獲取相關數據接口而非直接更換系統，可以減少建設支出。2．使用效果通過建設一個打通三方數據，實現財務、采購、資產三方信息聯動，及時為三方數據調整提供準確信息。通過系統核實數據，在采購申請提出后，由財務落實經費，并將經費信息流轉至采購處，在完成采購后，系統提供財務報銷依據、入賬數據，由財務部門核實后完成相關報銷，實現采購申請相關工作最多跑一次；在完成財務報銷、入賬工作后，數據流轉至資產處，向資產提供資產入賬數據，經資產核實后完成入賬工作；在資產入賬后一方面與財務完成對賬，確保資產與財務賬目一致性；另一方面及時更新至資產管理系統，推送至各個管理員處，由管理員再次核實入賬信息，確保資產入賬無誤；在資產處置后，及時將數據推送至財務，完成財務賬的核銷。通過建立三方共享聯動系統，打破數據共享的難點，減少由于工作屬性不同導致的人員認知不同而產生的工作失誤，提高工作的準確性、嚴謹性、科學性。

（四）建設難點

當前使用的數據系統由不同的系統公司開發，數據接口是否能夠順利獲取是建設連接系統的第一項難點；由于三方數據系統通常由不同的部門使用，三方是否能夠同心協力建設聯結系統，統一進行數據共享，為第二項難點；三方系統數據類型不同，使用對象不同，使用的習慣不同等，對于數據的整合和統一難度較大，需要通過數據之間的共同點將不同系統的數據進行聯結與整合，為第三項難點；由于涉及三方業務人員，特別是采購與資產通常存在二級單位的兼職工作人員，工作人員業務熟練程度、對于相關業務的熟悉程度，對于政策的理解程度不一，是系統落地后能否實現穩定運行的第四項難點；現有數據的準確性，需要在系統建設前進行核實，三方數據的準確性是數據系統建設的基礎，若無法提供準確數據，三方數據將無法實現準確銜接，是第五項難點；數據安全性是第六項難點，對于部分數據，需要建立查詢權限，確保僅有應當能夠查閱的人員進行查閱，對于數據系統，每年進行數據安全檢查，確保數據安全。

五、總結

通過建設財務、采購、資產三方聯結系統，實現對學院資產從采購申請、預算落實到完成采購、實現報銷、入庫，最后報廢核銷的全生命流程管理；同時為三方系統實現數據共享，減少工作人員的工作，提高工作效率、工作的準確性、科學性，作為建設科學、高效、信息化、標準化的智慧校園重要一環提供保障。通過系統建設，在建設過程中提高三方工作人員溝通，建設不同部門之間的溝通協調機制［2］。

參考文獻

［1］王攀，徐召，許宏山，等．高校儀器設備資產管理系統與財務系統數據接口的設計與實現［J］．實驗室研究與探索，2021，40（4）：276-279，291．

［2］劉彥茜．政府會計制度下公立醫院資產系統與財務系統的銜接［J］．衛生經濟研究，2022（2）：88-90．

作者：齊怡心 單位：浙江農業商貿職業學院