檔案實體安全和信息安全管理的建議
時間:2022-09-28 09:11:13
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[摘要]檔案安全是檔案工作的底線,在復雜的保管環境下要滿足社會多元化的需求,檔案安全管理面臨的形勢嚴峻。本文以檔案安全管理中存在的問題為導向,對檔案保管保護的新理念和新模式進行探討,進而提出幾點建議。新時代復雜的保管環境下檔案安全管理問題存在于檔案征集、收集、整理、歸檔、保管和保護、編研、利用、展覽以及轉移運輸等各個環節中,不僅包含相對靜態的保管環節,還包括動態活動,檔案安全管理面臨的形勢嚴峻。
一、新時代檔案安全管理的重要性
檔案安全是檔案工作的重中之重,是檔案工作的根基。《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)于2020年6月20日修訂通過,自2021年1月1日起施行。新《檔案法》中有關檔案安全的詞條如安全管理、安全工作機制、安全應急處置能力、安全措施、安全保密等共24處,新《檔案法》把有效保護檔案作為其根本宗旨之一。
二、新時代檔案安全管理中遇到的新問題
隨著檔案的經濟性被重視,文物價值被發掘,檔案自身利用方式也發生了改變,新型載體材料增多,檔案在社會活動中體現出的價值越來越高。新方法、新成果、新技術以及產生的新情況、新問題都促使檔案安全管理方式發生很大的變化,檔案安全管理工作的重要性更加凸顯。因此保證檔案實體安全和信息安全已經成為業界矚目的研究課題,建立新的檔案管理理念以及建設新的安全保障體系已經提上日程。
三、新時代加強檔案實體安全和信息安全的解決對策
2018年12月14日,國家檔案局辦公室印發《檔案館安全風險評估指標體系》,其中對檔案實體安全和信息安全包含的二級指標進行了規定。新時期檔案館應對檔案安全管理工作中出現的新問題,不僅要按照《檔案館安全風險評估指標體系》進行安全風險評估分析,還要拓寬檔案安全管理研究的視角,如把檔案管理內容擴充,由檔案保護延伸到檔案安全管理;把檔案工作環境擴展,由庫內的安全管理延伸到庫外利用檔案環節的安全管理上。要考慮新型載體不斷增多,檔案信息化、數字化面臨復雜的保管環境等因素,要抓緊抓牢安全工作不放松,針對存在的安全風險點提出建議確保檔案的絕對安全。
1.加強檔案人才保障,構建復合型檔案安全管理團隊
人才是檔案安全保障工作中最為活躍的因素。新時代由于要滿足人們在線利用檔案數字資源的需求,檔案館建設需要堅持“以人為本,依法治檔”的理念,數字檔案館和智慧檔案館正在穩步實施,按照信息資源安全等級保護的要求,要確保數字檔案館建設和運行的安全,推動檔案資源共享。在數字檔案館建設過程中,對檔案管理人員提出了更新更高的要求,應配備具備檔案專業或信息技術相關專業知識,具有較好的信息資源管理、知識管理能力和計算機應用技能的人員,構建復合型檔案安全管理團隊,這是保障檔案安全管理工作中的重要工作。以筆者所在高校為例,在學校層面除了加大人財物的支持力度外,還成立了由校長牽頭的檔案安全管理機構和檔案鑒定銷毀領導小組,檔案管理工作中的重要事項和重大事務需要各級分管領導通過召開專題會議、聽取匯報、批示指示等方式進行工作部署和工作落實。制定增強檔案管理人員安全意識的培訓制度以及責任追究制度,做到職責明確。建立檔案工作責任制,明確領導責任、管理責任以及執行責任,明確安全責任到人,簽署檔案保密工作責任書。“采取走出去請進來”、線上線下相結合的方式進行檔案安全警示教育培訓。深刻吸取巴西國家博物館重大火災教訓,深入開展檔案安全警示教育,學習檔案保護與安全技術以及檔案工作突發事件應急處理預案,消除和克服檔案保管中的麻痹、松懈和僥幸心理,減少自然和人為因素對檔案造成的危害。
2.加強安全管理,建立健全檔案安全管理制度
強化檔案管理人員的安全意識,根據國家有關檔案安全管理的政策,完善檔案安全標準規范,健全檔案安全管理機制。一是建立健全檔案的收集、鑒定、整理、立卷、歸檔、編研、利用和統計等方面的安全工作制度。如依據教育部國家檔案局第27號令《高等學校檔案管理辦法》制定高校檔案館檔案管理辦法、檔案接收質量標準和檢查驗收制度、檔案征集的安全管理制度、檔案整理指南、檔案借閱管理規定。建立檔案利用登記、嚴格執行檔案利用審批手續、借閱登記和催還制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案審查審批制度。定期對館藏檔案、資料的數量、質量情況和保管狀況進行全面清查和分類統計。完善檔案展覽過程中災害防護和突發事件應急處置方案,服務外包工作嚴格執行《DA/T68.1-2020檔案服務外包工作規范》。二是建立健全和不斷修訂檔案庫房安全管理制度,制定和落實檔案庫房管理規范,如定時觀測分析庫房溫濕度,采取有效措施改善檔案安全環境,消除和化解檔案庫房內的安全隱患和薄弱環節,建立檔案庫房突發事件、自然災害和人為事故應對機制,建立檔案庫房安全監測、案件情況收集和技術防范的數據庫管理系統。
3.重視檔案館建設的基礎設施設備
檔案館選址要考慮防震、防水、防潮、防有害氣體和灰塵、確保檔案安全管理,便于檔案提供利用等因素。新檔案館的建設要嚴守檔案庫房安全建設標準,檔案館設計要嚴格遵守《檔案館建筑設計規范》(JGJ25-2010),執行“八防”要求,配備符合要求的設備設施。要加強庫房保管的安全措施,安裝門禁系統、防盜報警裝置、24小時視頻監控系統、氣體滅火系統或高壓細水霧滅火系統;特殊載體庫房安裝防磁等設備;涉密檔案庫房安裝信息屏蔽措施;專用機房配備防電磁干擾、防靜電、防塵、隔熱設施、過載保護裝置、電磁信號干擾器等。同時還要考慮安裝通風過濾設備,對墻面和地面進行防塵處理以及庫房周圍綠植的覆蓋率等因素。要堅持“安全第一、預防為主”的工作方針,深入開展檔案安全的風險排查,構建人防、物防、技防三位一體的保障體系,提升檔案庫房的管理水平。檔案館基礎設備設施建設的前提是要明晰各類載體材料的特點以及各類載體檔案的保管條件,有針對性地采取有效措施,保證實體檔案的安全。如保護紙質實體檔案,一是要了解紙質材料的成分及特點。檔案紙張內含有木質素、硫酸鋁、松香等成分,成為酸的來源,從而造成紙張的酸化。二是要熟知實體檔案的保管條件。酸是加速紙張脆化變質的重要因素,如果空氣中的酸性氣體如二氧化硫、二氧化氮含量達到一定濃度,與水結合會形成酸性物質,紙張的PH值高于6.2,紙張會慢速變質,PH值低于6.2,紙張會快速變質,PH值小于5,紙張會迅速變質,造成紙質材料的壽命會越來越短。三是要采取有針對性的有效措施,對空氣質量和環境溫濕度進行監測,將二氧化碳、PM2.5值、PM10值、空氣質量TVOC值控制在規定范圍內,在一定程度上減緩紙質檔案的變黃變脆和老化的速度。如可以在庫房內安裝恒溫恒濕設備、環境監測設備以及脫酸機等。庫房內溫濕度也是影響檔案的重要因素。國家檔案局《檔案庫房技術管理暫行規定》對檔案庫房的溫濕度值和溫濕度的變化幅度范圍作了明確的規定。溫濕度符合規定則有利于檔案的長久保存,高濕或低濕情況下對檔案制成材料或者紙張內部結構的破壞作用都很大,會加速檔案紙張中纖維素的水解,有利于有害生物的生長和繁殖,促進纖維素光氧化反應,促進空氣中有害氣體、灰塵對檔案的破壞,影響檔案的壽命。
4.檔案的搶救與修復
檔案搶救與保護技術性強,如搶救魏瑪女王阿瑪利亞圖書館和科隆的城市拱門火災損壞的圖書,采取氣溶膠處理、檔案霧劑以及加入氧化鎂和碳酸鈣等措施。要保證檔案實體安全需要充分考慮保護實體材料安全的差異性,采取不同的保護措施,如光盤、膠片、紙質材料及堿性材料等要采取不同的保護措施。2018年1月1日起實施的《紙質檔案搶救與修復規范第3部分:修復質量要求》(DA/T64.3-2017),為各級各類檔案館紙質檔案搶救與保護工作提供了指導性的建議,推進了檔案保護工作的制度化、科學化。如針對檔案的唯一性,對已破損褪變的檔案進行修復和復制,復制件用以提供利用,以減少原件的機械磨損,更好地保護檔案原件。
5.加強檔案技術保護,保證檔案的實體安全和信息安全
要注重檔案利用中的檔案安全,確保檔案不丟失、不損壞,檔案信息不失密、不泄密。2014年國家檔案局頒布的《數字檔案館建設指南》中指出,數字檔案館在建設過程中,每個環節要采取安全保障技術方法,確保數字檔案館建設和運行的安全。要加強檔案信息化過程中的信息保障工作。在數字化過程中不僅要做好數據更新和檔案備份工作,還要做好人員、設備的保密工作,檔案在保管外包和服務外包的各個環節以及進行各種載體檔案數字化的過程中都要嚴格按照相關規范開展,應對信息化數據采取檔案備份和異地存放措施,確保萬一情況下檔案實體的安全。要加強檔案信息資源在開放和利用過程中的信息安全保障工作。對于已開放和解密的檔案信息按照檔案管理的各項規定進行利用、公布和編輯出版;對于涉密和未開放的檔案信息在開放、公布、利用之前要根據法律法規和制度規范嚴格執行審查審批制度,確保檔案信息的安全。
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作者:安賀意
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