社保檔案管理信息化建設現狀

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摘要：隨著信息技術的應用和發展，社保檔案管理模式從傳統的以社保檔案實體保管、利用為重點，逐漸轉向以社保檔案信息數字化存儲、服務利用為重點，推動社保檔案工作更加規范化、數字化、網絡化和社會化。本文簡要分析了社保檔案及檔案信息化工作現狀，重點探討了社保檔案信息化建設的主要做法及其成效，并就進一步做好社保檔案信息化建設提出展望和思考，旨在提升社保檔案信息化管理水平，助力社保事業發展，讓社保這一民生工程更加得民心、順民意、暖民心。

關鍵詞：檔案信息化；信息化建設；社保

人社部公布的相關數據顯示，截至2021年末，我國就業人員7.4652億，其中，城鎮就業人員4.6773億。社保覆蓋面不斷擴大，我國基本養老保險覆蓋人數超過了10億人。截至2021年末，全國參加基本養老保險人數10.2871億人，較2020年末增加了3007萬人，全年基本養老保險基金收入65793億元，支出60197億元。社保卡覆蓋95.7%人口。隨著社保事業的發展，社會保險管理、社會保險費征繳、養老保險待遇、醫療保險待遇、失業保險待遇、工傷保險待遇、生育保險待遇、社會保險稽核監管等各類社保檔案數量呈現出大了較大幅度的增長。為適應社保檔案數量的快速增長以及社保檔案查詢利用的現實需要，各級社保部門紛紛搭建檔案管理信息系統平臺，逐步實現了社保檔案資源、檔案服務信息化管理［1］。新修訂的《檔案法》專門增加“檔案信息化建設”規定，體現了檔案信息化建設的重要性和必要性。社保檔案信息化是在社保檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對社保檔案信息資源進行數字化管理和提供服務利用。社保檔案管理模式從傳統的以社保檔案實體保管、利用為重點，逐漸轉向以社保檔案信息數字化存儲、服務利用為重點，推動社保檔案工作更加規范化、數字化、網絡化和社會化，推動社保事業發展［2］。

1社保檔案及檔案信息化現狀

1993年，我國開始實施繳納社保金制度。當年在部分國企試行養老保險制度，由單位及個人共同繳納。1996年開始，由國有企業逐步擴大到集體企業和民營企業。目前，我國已基本建立基本養老保險、基本醫療保險和工傷保險等社會保險制度。2009年，為規范社保檔案管理，人力資源社會保障部與國家檔案局聯合制定《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，成為社保檔案管理的重要守則。根據該規定，社保檔案歸檔范圍主要包括社會保險、費征繳類、養老保險待遇、醫療保險待遇、失業保險待遇、工傷保險待遇、生育保險待遇、統計報表類和稽核監管類，并詳細規定了不同類型社保檔案的保管期限。隨著社保事業的快速發展，社保檔案信息成為國家重要數據信息、民生信息的組成部分。通過對社保檔案信息進行分析、研究，可以準確把握不同領域社保繳納人員數量、社保費用支出等重要信息。要充分發揮社保檔案信息價值和作用，使之成為服務經濟社會可持續發展，保障民生民利的重要載體和媒介。只有管好社保信息才能使用好社保信息，承載著海量社保信息的檔案信息化建設是新時代社會發展的必然要求［3］。目前，國家及地方政府及相關職能部門陸續制定頒布多項規劃、綱要、指南等綱領性文件，用于指導和推動全國和地方及行業系統檔案信息化建設。2015年，在全國推動數字檔案館系統建設。經過多年發展，截至2021年末，我國已經陸續建成58家全國示范數字檔案館（室）。浙江、廣東、江蘇等發達省份陸續將數字檔案資源納入政府數字化轉型建設總體規劃。蘇州市、張家口市、哈爾濱市、日照市、清遠市等人社部門紛紛立足本地實際，加快推動社保檔案信息化建設，從經費、人員、場地等方面加大投入，有力促進了社保檔案信息化建設進程。例如，蘇州市社保中心搭建由社保檔案新增、社保檔案信息查詢、社保檔案維護和社保檔案系統管理四個部分組成的檔案信息系統平臺，前期已完成300萬頁社保業務檔案掃描和驗收。目前，已經有95萬頁案卷內容全部成功導入檔案管理信息系統。從保管的方式看，有紙質、相片等載體形式的模擬檔案，也有磁帶、光盤、硬盤等存儲模式的數字檔案。總之，隨著計算機信息技術、物聯網、互聯網，以及軟件技術的迭代升級，及其在社保檔案信息化建設領域中的應用，社保檔案信息化建設不斷取得發展和進步，也使得社保檔案信息實現了高效管理、深度應用和安全保管［4］。

2社保檔案信息化建設做法

近年來，隨著信息技術和社保事業的發展，社保檔案部門加大信息技術應用力度，改革創新，大膽探索，逐漸從傳統紙質社保檔案保管為主邁向依靠信息技術應用管理和開發社保檔案。信息技術在社保檔案收集、整理、統計等領域均得到了廣泛應用，有效提升了社保檔案利用效率，豐富了社保檔案服務功能，為社保事業發展發揮出積極作用［5］。

2.1完善檔案制度，推動信息化工作

標準規范是社保檔案信息化建設的重要基礎和保障。社保部門在開展社保檔案信息化建設前要認真梳理社保檔案信息化業務特點、業務標準、技術標準等，編制《社保檔案技術規范標準》《社保檔案信息化政策法規匯編》等，將其作為社保檔案信息化建設的基礎性依據。并根據《檔案法》《社會保險業務檔案管理規定》《檔案信息系統安全保護基本要求》《電子檔案移交與接收辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關規定，不斷完善社保檔案信息化技術標準和規范［6］。

2.2開發管理系統，做好系統化整合

社保檔案具有很強的專業性和保密性，通常檔案系統應在內網運行，不對外公開。根據《電子檔案系統基本功能規定》的要求，社保檔案信息化建設應按照全生命周期要求，系統應用應涵蓋社保檔案信息收集、存儲、管理、利用等全過程。系統研制應本著簡便易行、功能齊全、擴展性好、安全可靠、便于維護等原則，根據社保檔案業務管理特點，開發社保檔案信息化管理應用系統（見下圖），系統包括應用層、平臺層、數據資源層和支撐環境層四個方面。應用層又包括社保檔案數字化加工系統、社保檔案業務管理系統、社保檔案虛擬庫房管理系統、社保檔案分發管理系統、社保檔案匯交系統、社保檔案數據安全存儲系統，以及影響社保檔案數據管理系統。平臺層主要包括社保業務平臺和社保工作流引擎。前者主要包括社保檔案數據服務、社保檔案管理服務和社保檔案虛擬庫房服務，以及社保檔案查詢業務審批、社保檔案統計分析、社保檔案數據查詢等；后者主要是社保檔案管理人員的日常管理，包括社保檔案信息化管理人員登錄身份認證，以及社保檔案業務運營維護管理中心等［7］。數據資源層則是整個社保檔案信息化平臺系統的核心，包括數據整理工具管理系統和社保檔案數據綜合管理系統兩個部分。前者包括影像數據庫、業務擴展庫等，后者則包括社保檔案庫、社保成果庫、社保業務流程庫、庫房管理庫等社保檔案若干數據庫。支撐環境層則主要指支持社保檔案信息化運營、維護和管理所需的計算、存儲和網絡資源，需要互聯網、局域網等。根據社保檔案及檔案信息化管理的需要，應建立標準統一、界面友好、易于操作的社保檔案信息化管理和服務系統，切實提升存檔資源管理信息化能力和水平。

2.3加強業務培訓，確保熟練化應用

社保檔案信息化建設成果的檢驗來自一線檔案人員的熟練操作和應用，切實將信息化建設成果轉化成實際應用效果。針對搭建好的社保檔案信息化平臺系統，要積極做好業務培訓，確保操作人員能夠做到熟練化應用。首先是做好宣傳引導［8］。社保部門領導帶頭營造檔案信息化建設氛圍，引導全體人員從思想認識上轉變觀念，打破傳統思維定式，重視和參與到社保檔案信息化建設及管理。積極參與并推動社保檔案在機關內部運用，盡早實現社保檔案信息化管理，從而推動整個社保事業信息化進程。其次要加強內部培訓。社保檔案管理部門、信息技術部門應率先做好社保檔案信息化應用知識的學習，并定期組織其他科室人員進行檔案信息化業務知識輪訓，規范社保部門各個業務科室檔案歸檔工作，助其準確理解社保檔案信息化工作實質。再次是要掌握基本功能。社保檔案信息化建設需要應用到互聯網技術、信息技術、數據分析技術和文本操作技術等，要有針對性地加強社保人員Word、Excel以及各種操作軟件的應用，尤其是開發的社保檔案信息化管理系統的應用［9］。

3社保檔案信息化建設思考

新修訂的《檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，都對檔案信息化建設和管理做出了戰略部署。社保檔案信息化作為我國檔案信息化建設的重要組成部分，應不斷地在檔案信息化建設過程中總結成效、推廣經驗，為社保檔案信息化建設提供理論支持，不斷開創社保檔案事業發展新局面［10］。

3.1明確目標：服務社保管理數字化

《人力資源和社會保障事業發展“十四五”規劃》明確將“健全多層次社會保障體系”作為六大主要任務之一，提出“數字人社”建設，并將規劃實施情況納入政府綜合考核體系，作為考核政府解決民生問題的重要依據。因此，社保檔案信息化建設應服務于社保管理數字化，推動數字社保建設作為最終目標。首先是社保檔案信息化在數字社保中的準確定位。數字社保是社保領域全方位的數字化，社保數字化的核心在于社保工具數字化，引入新型管理工具，改善社保環境，推動社保模式觀念轉變，主動配合社保工作數字化轉型。社保檔案工作既是社保工作的重要組成部分，也是推動社保數字化轉型的應有之義。社保檔案信息化是數字社保的核心內容之一，在推動社保數字化轉型進程中，應將社保檔案信息化作為重要抓手，深度挖掘社保檔案信息潛力，為服務民生做貢獻。其次是對社保檔案進行信息化認識。新時代社保檔案信息化建設要融入數字社保，前提是要夯實社保檔案工作基礎，轉變工作理念，完善工作制度，強化人員素質，夯實技術基礎，穩步推進社保檔案信息化，并最終融入到數字社保生態，循序漸進推動社保工作轉型升級［11］。

3.2把握方式：注重信息建設全過程

隨著計算機信息技術的發展及其在檔案管理領域的應用，社保檔案信息化建設已經拉開序幕。經過多年來的實踐和發展，一方面，社保檔案信息基礎得到極大提升，社保檔案工作平臺搭建、局域網設施建設取得顯著進展。另一方面，社保檔案信息化工作缺少頂層設計和協調統籌。信息化、數字化尚未貫穿于社保工作的全過程、各環節。為此：首先要做好信息化規劃設計。立體全面推進社保檔案信息化建設，應改變部門化、模式化、片面化發展思路，就社保檔案信息化建設加強頂層規劃設計，具體應包括社保檔案信息化指導思想、目標任務、主要內容、保障措施。要立足“十四五”檔案工作和“十四五”社保工作規劃，立足社保檔案信息化工作實際，逐步形成具有高度可執行性、針對性的社保檔案信息化規劃方案［12］。

3.3注重要素：關注重點檔案信息化

根據新修訂的《檔案法》第五章“檔案信息化建設”的具體規定和要求，突出將信息化設備配置、數字檔案資源建設和應用系統搭建作為重點要素。一是配置信息化設備設施。根據社保檔案信息化工作的現實，配備相應的計算機、掃描儀、監控設備、數字存儲設備、照相機、刻錄機，以及添置必要的社保檔案專業管理軟件、殺毒軟件等。二是開展社保檔案數字資源建設。嚴格按照“存量數字化、增量電子化、利用網絡化”的原則和要求，推動社保檔案信息采集加工，將傳統介質載體的社保檔案進行信息化加工轉化。按照單軌制的要求，做好新增社保檔案信息電子化同步歸檔。三是搭建社保檔案應用系統。立足社保檔案工作實際，搭建社保檔案信息利用網絡平臺，實現社保檔案跨部門之間信息共享，推動社保檔案信息化成果惠及更多民生領域。

3.4強化保障：檔案信息化安全管理

隨著信息技術的快速發展及其與社保檔案深度融合，社保檔案數據信息泄露風險、信息系統風險、大數據分析平臺等集成風險、云存儲數據丟失風險，以及非法訪問風險等等，都需要引起重視。既要確保社保實體檔案安全，按照“八防”標準和要求，改善實體社保檔案保管條件。也要做好社保檔案信息安全。運用備份技術、電子密鑰、身份認證、水印、時間戳、區塊鏈等先進技術手段，定期升級軟件系統，更新系統配置，夯實社保檔案信息化技術安全基礎，確保社保檔案信息安全。

作者：安慧娟