充分發揮檔案管理在企業的作用

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一、傳統檔案管理存在的主要問題及產生的原因分析

1.管理理念落后影響檔案作用的發揮

檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發揮程度。檔案管理水平越高，檔案對企業經營的支撐作用就越大，反之亦然。許多企業由于管理理念落后，管理制度不健全，在檔案管理上存在著許多問題。一是檔案管理分散，如對行政檔案、財務檔案、人事檔案、產品檔案、設備檔案以及其他類型的檔案實行分散管理，形成各個信息孤島，阻礙了企業內部檔案信息資源的交流和共享；二是存在檔案文件材料收集不完整、歸檔整理不規范、歸檔率低等問題；三是存在檔案著錄不標準、著錄項目不全、檢索困難、查準率較低等問題，降低了檔案的利用效率。

2.公司管理層對檔案的使用價值和潛在價值不夠重視

公司管理層對檔案工作的重視程度決定著檔案管理水平的高低。管理層對檔案工作重視程度越高，檔案管理水平就越高。管理層對檔案工作重視程度不夠，主要表現在以下兩方面：一方面，在激烈的市場競爭環境下，公司管理層把工作著眼點主要放在了公司的發展和生產經營上，忽視了檔案管理工作的重要性和檔案的潛在價值；另一方面，受傳統檔案管理模式的影響，檔案管理水平不高使檔案管理在企業經營管理中的作用沒有得到很好的發揮，使管理層感受不到檔案作用的重要性。

3.高素質檔案管理人才的缺乏影響了檔案利用效果

檔案管理人員素質的高低直接影響著檔案管理水平的高低及檔案利用效果的好壞。一方面由于從事檔案工作的人員少，相對又缺乏檔案專業管理人員，相互學習、相互交流的機會較少，檔案工作人員缺乏計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，素質水平良莠不齊；另一方面檔案工作崗位崗級低、收入少使部分檔案人員對本職工作缺乏熱忱，工作積極性較低。上述原因致使檔案管理人員素質提升比較緩慢，影響了檔案的利用效果。

二、積極轉變觀念，正確認識檔案管理工作在企業經營中的地位和作用

1.企業檔案是企業可以挖掘和利用的戰略資源

企業檔案是企業在過去的生產經營過程中形成的具有一定使用價值的文件材料，它積累了企業歷史經驗，能夠為企業開展經營決策提供依據，為企業參與市場競爭提供有效支持，為維護企業自身的合法權益提供有力武器。企業在深化改革、轉換經營機制、提高經濟效益的決策和實施中都離不開對企業的歷史和現狀的分析，離不開對決策可行性的研究和預測，而檔案是實現這種科學分析、研究、預測不可缺少的最真實、最重要的依據。因此，企業檔案管理工作服務于企業的發展方向，服務于企業生產經營是市場經濟條件下企業檔案工作的出發點和最終目的。

2.企業檔案是企業獨有的無形資產

企業檔案本身具有潛在的價值，特別體現在生產經營、產品開發、技術引進、技術改造、設備更新、產品銷售以及合同、法律糾紛等方面。這種潛在的價值需要借助于人們的利用才能表現出來。檔案對企業生產經營的作用主要是通過企業經營管理人員使用檔案后，將檔案信息運用到企業生產經營工作中產生間接的企業效益而體現出來。因此，企業檔案是企業獨有的無形資產，具有一定的價值和使用價值，應當加以充分開發和利用，提高其利用效果，以實現檔案的價值最大化。

三、開展檔案管理創新，充分發揮檔案管理在企業經營中的支撐作用

1.建立高效、集中、統一的檔案管理模式

實行企業檔案高效、集中、統一管理是檔案管理創新的第一步，其目的是在集中調度企業資源及對企業檔案實行統一管理的基礎上，提高檔案管理效率，提升檔案綜合管理能力，從而提高檔案管理水平。高效、集中、統一的檔案管理模式使企業檔案工作改變了過去那種各類檔案由各個相關部門分散管理的方式。一方面節約了人力、物力和財力，提高了檔案的利用效率和效果；另一方面使企業在各項工作中形成的大量文件材料能夠實現統一歸檔，集中保管，使其相互之間保持原有的、必然的聯系，提高了企業檔案的系統性，便于全面、準確地了解本企業的發展歷程和全貌。因此，企業檔案管理工作體制必須進行相應的改革，實行集中統一管理。實行檔案高效、集中、統一管理主要應采取以下步驟：首先應設置企業檔案綜合管理部門，統一管理企業檔案，企業檔案綜合管理部門要依據企業檔案實行的集中統一管理原則而設立，它的設立應與企業發展相適應，同時要考慮企業規模的大小、經營場所的集中程度和檔案使用頻率；其次應建立企業檔案信息收集渠道，在企業各個職能部門安排兼職檔案信息員，負責各個職能部門檔案歸檔信息的采集、歸檔材料概要說明和各個部門的文件材料歸檔工作；最后建立和完善企業檔案管理制度，明確企業檔案綜合管理部門及各個職能部門在檔案管理工作中的職責和工作流程。

2.建立和完善企業檔案管理制度

建立和完善企業檔案管理制度、明確企業各個部門的職責和工作流程是檔案管理創新的第二步。其目的是通過建立和完善企業檔案各項管理制度，明確各部門職責和工作流程，對企業檔案工作實行規范化管理，從而提高檔案管理水平。企業檔案管理規章制度是企業規章制度的重要組成部分，是企業檔案管理行為的準則和企業檔案管理機構行使職能的依據和手段。建立健全和貫徹實施企業檔案管理規章制度，是企業加強基礎管理和檔案集中統一管理的重要內容，是企業開展檔案規范化管理的關鍵，也是充分發揮檔案管理在企業經營中的作用的關鍵。建立和完善企業檔案管理制度應以《檔案法》為基本依據，以《檔案著錄規則》為操作指導，結合企業的規模進行策劃和制定，應努力做到符合企業生產經營的實際。建立企業檔案管理制度可以采取兩種方式，一是建立綜合性檔案管理制度，中小型企業可以采取這種方式。綜合性檔案管理制度中應包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著錄要求、文件保管期限劃分原則、文件銷毀規定、檔案借閱制度、檔案保密制度以及檔案管理考核制度等內容。二是建立企業檔案管理制度體系，大中型企業可以采取這種方式。企業檔案管理制度體系中應主要包括企業檔案管理總則、文件歸檔管理制度、文件立卷及著錄管理制度、檔案借閱管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案庫房管理制度、企業檔案統計管理制度和檔案保密管理制度等。

3.開展檔案管理工作創新，變被動服務為主動管理

開展檔案管理創新的第三步，是由被動服務轉變為主動管理，主要應從三個方面入手：首先要明確企業文件材料的歸檔范圍和歸檔要求。要根據企業生產經營實際，在原有檔案歸檔范圍的基礎上，把檔案管理工作貫穿于生產經營的全過程，把企業發展規劃、經營計劃、經營預算、投資預決算、各類價格文件、各類經濟合同等其他重要文件材料納入檔案歸檔范圍。同時，對各個職能部門在文件歸檔方面提出具體要求，使檔案管理的系統性、全面性及檔案的使用價值有所提高。其次要建立企業文件材料歸檔點檢制度。要按照企業文件歸檔范圍和具體要求，按照部門職能分工，按部門制定的《文件歸檔點檢卡》，定期檢查各個部門文件材料的歸檔情況，督促各個部門及時辦理文件歸檔業務，從而提高文件歸檔的及時性和完整性。最后要建立檔案管理考核制度，落實檔案管理責任制。建立檔案管理考核制度是貫徹執行檔案管理制度的關鍵。對不能按照檔案管理相關制度要求及時辦理檔案管理業務的行為進行審查和處罰，以保證檔案管理制度的有效執行，提高檔案管理流程的執行力。開展檔案管理創新，只有由被動服務轉變為主動管理，才能全面提升檔案管理水平，才能最大限度地發揮檔案在企業經營中的作用。

4.組織開展崗位培訓，提高檔案管理人員的業務素質

企業檔案管理的新形勢對企業檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求其具備檔案管理專業知識、企業管理相關的專業知識(信息管理知識、外語知識等)，還要具備一定的管理能力、溝通能力和團體協作能力。企業檔案管理人員的業務素質是企業檔案利用工作質量的根本保證。因此，一是要加強檔案管理人員的繼續教育，培養檔案管理人員的現代企業管理意識；二是有針對性地對檔案管理人員進行業務培訓，使其了解和掌握本企業生產經營活動的特點，及時準確地收集各類檔案文件材料料，提高企業檔案管理人員隊伍的整體業務能力，建立一支高素質、高效率、高技能的企業檔案管理人員隊伍，為企業生產經營工作提供準確服務和有效支撐。企業檔案是企業的無形資產和寶貴財富，企業只有開展檔案管理工作創新，遵循“高效、集中、統一的管理原則”，科學合理地設置檔案管理機構，建立和完善檔案管理各項制度，實施檔案管理考核制度，使檔案管理由被動服務轉變為主動管理，才能不斷地提升檔案管理能力，提高檔案管理水平，充分發揮檔案管理在企業經營中的支撐作用，從而有效地服務于企業的發展。

本文作者:陳靖