虛擬參考咨詢服務管理論文

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[論文關鍵詞]虛擬參考咨詢系統管理咨詢服務

[論文摘要]認為虛擬參考咨詢服務發展中的主要問題不是技術本身的問題，也不是某一管理層面的問題，而是系統化管理缺失的問題。提出虛擬參考咨詢服務的系統化管理就是要建立起包括服務運行手段及其集成、服務運行機制、服務質量管理、信息資源庫建設、咨詢服務館員管理、信息資源用戶教育、系統流程的設計與管理等在內的各自獨立而又相互聯系的系統運行機制和內容，從而形成一個有效供給的參考咨詢服務產品生產及其供應系統。

1、虛擬參考咨詢服務發展的現狀及關鍵問題

作為替代圖書館員參考咨詢服務的新形式——虛擬參考咨詢服務的發展前景廣闊。虛擬參考咨詢是一種分布在信息網絡中具有特定知識技能的虛擬咨詢專家對用戶的個性化服務形式。

1.1國內外虛擬參考咨詢服務發展的現狀

目前國內人的外的虛擬參考咨詢服務研究主要集中在咨詢的技術路經方面，以提高咨詢的速度和質量。國外一些圖書館通過利用網絡聊天室(InternetChat)、網絡白板(WhiteBoard)、網絡視頻會議(Videoconferencing)、網絡呼叫中心(Web-basedCallCenter)等技術，輔以攝像機、話筒、交流窗等多媒體技術，實現咨詢館員和用戶在異地共同瀏覽網頁，從而引導用戶尋找最合適的網絡資源或共同完成檢索任務。近年來，由于網絡技術的飛速發展，帶動了虛擬參考咨詢系統的建設，也大大推動了這種基于網絡服務的信息咨詢管理工作的發展，譬如OCLC(0nlineComputerlibraryCenter)與美國國會圖書館合作建設的QuestionPoint系統對原來的合作數字參考服務(COllaboartiveDigitalReferenceService)管理系統進行了二次開發，更新了成員館背景資料庫，使服務系統的知識和資料更加齊全，在為知識庫增加檢索與瀏覽功能后，QuestionPoint系統能分散地接受讀者的網上咨詢，并通過網絡將全球圖書館以及信息機構連成一個共同的服務體，使其能夠同時接受來自全球其他圖書館的咨詢請求，成為全球合作專業化程度很高的虛擬咨詢服務系統，從而使該系統能夠在全球范圍內通過合作為虛擬參考提供終端網絡服務。

我國圖書館的虛擬參考咨詢服務起步稍晚，但近年來的發展也非常快，各種交互式的網絡工具都逐漸出現在虛擬咨詢服務中。譬如，北京大學、清華大學、上海交通大學、中山大學、北京航空航天大學、北京工業大學等高校加入了QuestionPoint系統；清華大學等高校圖書館的咨詢服務臺使用了FAQ數據庫系統，其內容包括參考咨詢相關問題、一股性問題、查找資料、電子資源使用、公共書目(0PAC)查詢、圖書流通閱覽、圖書館規則等14個類別257個常見問題；西安交通大學錢學森圖書館、武漢大學圖書館、中山圖書館等都采用BBS公告板、留言簿開展咨詢服務；上海圖書館、上海第二醫科大學圖書館、南京航空航天大學等采用電子郵件或電子表單形式開展網上咨詢服務；上海交通大學圖書館、復旦大學圖書館等高校開展了實時虛擬參考咨詢服務的嘗試，實現了網頁推送、共同瀏覽等功能，并在探索視頻、音頻壓縮、傳送等新功能。我國圖書館界自己的合作服務模式也在積極探索中，姬上海市中心網上聯合知識導航站，實現了上海各類圖書館網上參考咨詢服務的優勢互補；2002年10月，中國高等教育文獻保障系統(CALIS)開始籌劃在全國高等院校系統內建立分布式實時合作咨詢系統；等等。總之，由于網絡技術的發展，虛擬參考咨詢服務得到了快速發展。

1.2虛擬參考咨詢服務發展的最大問題

目前虛擬參考咨詢服務存在的最大問題不是投入的問題，盡管許多圖書資料單位由于投入不足而不能進行虛擬參考咨詢服務，但虛擬參考咨詢服務的最大問題卻是技術投入與服務產出之間的不協調。參考咨詢服務技術系統的建立，并沒有導致咨詢服務質量的同步提高，從技術層面來看，更多形式的虛擬參考咨詢服務還會繼續不斷出現，但這種服務的散發性，沒有形成高質量的虛擬參考咨詢服務系統效率。虛擬參考咨詢服務質量仍然要借助于利用咨詢館員的專業知識技能，因此使得虛擬參考咨詢服務只是一種硬件和擺設。

2、虛擬參考咨詢服務質量提高的關鍵因素分析

2.1阻礙虛擬參考咨詢服務質量提高的關鍵因素是技術?還是管理?

有人認為Internet信息資源是動態的，所以維護信息資源鏈接、提高搜索引擎的檢索功能是提高服務質量的關鍵，“要求參考館員進行不懈的努力”；也有人認為服務范圍不明確，網上支付體系和信譽機制沒有建立，導致服務質量難以提高，無償和有償不能界定清楚；還有人提出提高圖書館參考館員的服務技能是影響服務質量的重要因素。

那么，導致虛擬參考咨詢服務質量提高的關鍵因素是技術的?還是管理的?

筆者認為，提高虛擬咨詢服務質量的關鍵，不是咨詢技術手段的先進性，也不是單一方面管理工作是否到位，而是系統化的虛擬參考咨詢管理。

從技術方面看，參考咨詢手段的不斷更新，已使我們可以采用實時(Real-Time)服務的形式，咨詢館員甚至能在一定程度上控制用戶的網絡瀏覽器，與用戶同時瀏覽網頁，這些技術手段為提高參考咨詢服務的質量提供了基本的硬件保障，但這并不能保證服務質量一定能夠提高，因為實時參考咨詢服務只是利用了某個咨詢館員個人的專業知識，也許他的知識并不比用戶高明到哪兒，服務質量也就不會隨著服務技術手段的提高而提高。

從管理的某一個方面看，雖然我國的虛擬參考咨詢服務工作還處于起步階段，但在服務管理的每一個方面，各地都有一些領先和成功的做法，一般在工科學校對信息資源的搜索和檢索做得都比較到位，譬如南京航空航天大學對碩、博士論文的開題，都要求其圖書館提供“查新”的服務和證明；再譬如高校圖書館在高校激烈的競爭環境下，對咨詢館員的業務要求是越來越高，幾乎所有涉及參考咨詢服務的部門都會進行相應的培訓和測試。

2.2虛擬參考咨詢服務質量提高的關鍵是建立系統化管理體系

虛擬參考咨詢服務仍然存在著深刻的問題，其根本原因在于管理的非系統化。

非系統化首先造成技術手段使用的獨立和分割，使用技術的目的被掩蓋了，技術手段的功效被夸大了；其次，非系統化還造成虛擬參考咨詢服務重技術手段的創新，輕資源有效性建設和提高綜合效果的傾向，一般將其錯誤地歸因于費用和成本的原因，實際是松散管理所造成的；第三，非系統化本身是我們對虛擬參考咨詢系統化管理的認識存在不足。由于認識不到位，在具體工作中的行動也就常常不到位，從而阻礙虛擬參考咨詢服務質量的提高。

因此，筆者認為當前虛擬參考咨詢服務管理的重中之重，應該是建立虛擬參考咨詢的系統化管理模式。借助系統化的管理，可以將系統內所有咨詢館員的整體知識技能和資源服務于用戶，并可針對用戶的需求收集各種外部參考資源，形成根據用戶需求來設計虛擬參考咨詢的服務產品，包括產品的內容、價格、渠道和時效，技術手段的選擇不再是單方面的“先進性”，而是從用戶的方便和利益考慮使用相應的虛擬咨詢服務的技術手段。換句話說，虛擬參考咨詢服務的系統化管理就如同一個工藝流程，它能夠將孤立存在的多種資源和參考咨詢技術手段集結在一起，實現虛擬參考咨詢服務整體質量的提高。

3、虛擬參考咨詢服務的系統化管理體系框架

虛擬參考咨詢服務的系統化管理體系包含的內容很多，本文只是提出一個思路，分析和研究還是初步的，筆者稱其為虛擬參考咨詢服務系統化管理體系建設的框架結構和重要結點，希望能起拋磚引玉的作用。

3.1虛擬參考咨詢服務系統化管理體系建設的目標

虛擬參考咨詢服務的系統化管理是要實現存量信息資源被用戶有效獲取，實現用戶短缺信息資源能夠進入存量信息資源系統中。

虛擬參考咨詢服務系統是用戶通過聯機網絡獲取館內外的參考信息資源和提出咨詢的工具，提出咨詢的目的仍然是為了獲取參考信息資源。所以，從用戶的角度看，所有參考咨詢(虛擬參考咨詢也不例外)應該包含兩個要素：系統信息資源的存量和系統信息資源的可有效獲取性。前者是系統建立的前提，沒有充足信息資源的系統沒有意義；后者則是保證前者效果的實現，也是非常重要的。

所謂“可有效獲取性”關鍵在于“有效”，這可以從三個方面說明：

首先是系統信息資源的價值確定，在當前有限的圖書信息資源經費支出瓶頸制約下，將經費用在最恰當的地方，是有效性的保證因素，這需要從用戶的需求出發，沒有需求的資源還不如沒有資源，而及時了解用戶需求的方式就是虛擬參考咨詢服務的信息反饋，所以說，虛擬參考咨詢系統化管理要求建立咨詢信息的雙向交流和反饋機制，并具有及時處理反饋信息和解決問題的能力。

其次，信息資源是否能夠快捷地到達用戶，這是有效性的重要因素，不能夠為用戶所獲取和利用，則資源無法發揮作用，所以虛擬參考咨詢服務技術手段的變革是非常重要的，但系統化管理要求各種技術手段的組合和配套，如果只重視技術手段，而忽視其中的信息流動，則技術手段就有點喧賓奪主了。

第三，也是最關鍵的因素，有效性需要將系統信息資源和參考咨詢技術手段結合起來，虛擬參考咨詢服務的系統化管理就是要實現兩個要素的有機結合。

3.2虛擬參考咨詢服務系統化管理的構成

虛擬參考咨詢服務系統化管理體系應該至少包括三個系統：參考咨詢服務外部管理系統、內部管理系統和支持管理系統(見圖1)。

從系統管理的效率看，虛擬參考咨詢服務外部管理系統需要建立起至少兩個子系統：用戶自我服務子系統和請求幫助子系統。沒有前者則虛擬參考咨詢服務必將是低效率的，而沒有后者，則虛擬參考咨詢服務就變成了網絡自助服務，失去了參考咨詢的立足點。

從系統管理的效果看，虛擬參考咨詢服務內部管理系統應該包括服務運行機制和服務質量管理兩個子系統。前者是提供優質服務的技術保證，后者是提供優質服務的根本保證。

從系統管理的效用看，虛擬參考咨詢服務支持管理系統需要包括信息資源庫建設子系統、咨詢服務館員管理子系統、用戶教育管理子系統、系統流程與運行機制子系統等。

筆者認為，虛擬參考咨詢服務的系統化管理就是要建立起這些各自獨立而又相互聯系的系統的運行機制和內容，從而形成一個有效供給的參考咨詢服務產品的生產及其供應的系統。

3.3虛擬參考咨詢服務系統化管理體系的主要內容

虛擬參考咨詢服務系統化管理體系是不同具體目的、不同具體內容、不同具體形式等管理的集成，因此在現有虛擬參考咨詢服務管理體系的基礎上，建設具體的內容是虛擬參考咨詢服務系統化管理體系建設的重要環節。筆者認為，虛擬參考咨詢服務的系統化管理與體系完善的主要建設任務如表1所示：

3.4當前虛擬參考咨詢服務系統化管理建設的重點

3.4.1參考信息資源的建設首先是收集internet上的參考工具信息資源，如各種字詞典、百科全書、書目索引、統計數有關紙質資源(包括報刊雜志、圖書資料等)轉變成數字資源。

3.4.2咨詢館員素質的培養虛擬參考咨詢對咨詢館員的要求很高，除了一般的文字處理能力和對信息資源的熟悉程度、咨詢知識的掌握程度外，還要求咨詢館員具有較強的計算機和網絡應用能力、外語應用能力、較強的責任心等。咨詢館員應該成為能夠熟練掌握相關信息資源的加工、檢索、利用能力的咨詢專家。

3.4.3信息資源用戶的培訓對用戶的培訓既可以提高虛擬咨詢的效率，減少由于咨詢技術的原因導致用戶給咨詢館員帶來的簡單重復勞動，又可以使用戶快捷地獲得所需要的信息資源，達到參考咨詢需要達到的目的。信息用戶的培訓應該分類分層經常化進行，保證用戶對系統操作技能的不斷提高。

3.4.4咨詢服務技術手段的提高咨詢服務技術手段是提高服務質量的技術基礎，在網絡技術快速發展的今天，及時利用新技術為參考咨詢服務所用，是必須給予足夠重視的一個方面，也是虛擬參考咨詢服務系統化管理必要的保證措施。

由上分析可知，強化虛擬參考咨詢服務的系統化管理是提高參考咨詢服務質量的關鍵，也是虛擬參考咨詢服務自身健康成長的保證。

知識拒絕行為也可能在一個穩定的團體中以團體思考的形式發生，這個穩定的團體，例如一個工程團隊或一個管理團隊，認為其自身擁有該領域內的壟斷知識因而拒絕外界的知識。在“為什么更換取勝者”的思想引導下，這個團體不會傾向于根據外界的新知識來改變做事的方式，而是傾向于保持既有的地位，因為前者被看作不必要甚至是破壞性的。尤其在并購中，這種趨勢就進一步強化。由于并購公司通常是勝者，他們自然持如下態度：他們的方法或知識是更高級的；如果不是，目標公司就應該并購他們的公司了。

4結論與現實意義

傳統上，人們一直忽視后并購整合過程中知識的交互作用和內化過程的研究，從而忽視了個體知識不能充分共享可能是后并購整合失敗的重要原因。本文首先分析了知識共享行為對后并購整合的作用，發現知識的共享程度決定著并購企業之間的協同優勢的發揮，從而決定著后并購整合的成敗。本文接著分析了造成個體知識不能充分共享的原因，發現知識傳遞者的知識儲藏行為和知識接收者的知識拒絕行為是造成知識共享受阻的兩個重要因素。由于這種分析是嚴格基于個體的最優決策的，所以可以認為：無論是知識的儲藏還是拒絕都是一種根植于多種原因中的理性行為，盡管從共享的角度來看，它們的作用是負面的。

這些分析可以促使參與并購的企業充分意識到后并購時期的一個重要風險，從而可以為參與并購的企業自覺地去規避和化解這個風險提供參考。按照知識傳遞的方向和知識共享的可能方式，可以把現實中的并購分為三種模式:①并購企業的知識居于主導地位，知識傾向于從并購企業要被并購企業流動。在這種情況下，盡管并購企業傾向于用自己的知識同化并并購企業的知識，但是并購企業的員工卻出于前文所分析到的種種原因而拒絕接收對方的知識，從而出現了“知識拒絕”行為。②被并購企業的知識居于主導地位，并購企業進行并購的一個主要動機就是“知識獲取”。這種情況下，知識的流動方向是相反的，即從被并購企業流向并購企業。此時，被并購企業員工出于保護交涉權利和職業機會等因素的考慮，會出現“知識儲藏”行為。③并購行為基于其他動機而發生，因而知識并沒有一個主導性的流向，而是雙向的交流。在這種情況下，無論是并購企業還是被并購企業，都會同時出現知識儲藏和知識拒絕的行為，以鞏固自己的地位、規避被替代和被邊緣化的風險、獲取心理上的自我平衡。

可以看出，無論哪種模式，均存在知識未充分共享從而導致后并購整合失敗的危險。所以，任何一個并購參與企業都應該首先分析企業進入后并購時期（即整合階段）知識的傳導方向，確認可能會造成知識共享障礙的因素——知識儲藏行為或知識拒絕行為。然后，不是通過各種行政命令或強制力量硬性改變這些行為，而是仔細分析這些障礙因素出現的微觀基礎即微觀主體的最優決策因素，然后通過調整這些因素來引導微觀主體的行為，最終導向協同優勢的充分發揮和并購的最終成功。

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