略論辦公室秘書的基本素質
時間:2022-05-03 11:54:00
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摘要:現代秘書崗位是一項綜合性工作崗位,對從事秘書工作者的素質要求愈來愈高。要做一名合格的辦公室秘書,必須具備扎實的文字功底,敏銳的政治頭腦,刻苦的學習態度,較強的交際能力,熟練的協調技術,務實的工作作風。
關鍵詞:辦公室;秘書;素質。
近些年來,隨著形勢的發展,秘書工作內容越來越豐富,工作領域越來越寬廣,工作要求越來越嚴格。這就需要我們不斷與時俱進,開拓進取,進一步增強“講學習、講奉獻、講責任”的工作意識,倡導“團結、務實、創新”的工作精神和樹立“精、緊、細、嚴”的工作作風,只有這樣,秘書人員才能取得領導的信任和支持、贏得群眾的認可和擁護,才能不斷樹立務實、創新、高效的新形象。要做好秘書工作,必須具備以下基本素質。
首先,要有扎實的文字功底。秘書作為領導的助手和參謀,一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄,有領導的口授記錄,有接待來訪者的記錄,還有會議記錄和電話記錄等等;抄寫,即對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續修改或交付打印。幫助領導攥寫稿件使之能騰出時間去做其它工作,這是秘書應盡的責任。起草文稿,是秘書工作的主要部分。文稿的起草過程,常常是由領導和秘書合作進行的。有時,是領導親自動手,秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實;有時,是領導口授主要內容,秘書記下后負責文字的加工整理;有時則是領導只口授一個要點,或者同秘書一起在討論中形成一個要點,然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點,形成文字。這最后一種,領導只是出題目,而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改,則都由秘書單獨負責。特別需要指出的是,在起草文稿的時候,秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考,而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去,形成初稿,讓領導人去決斷,而不是照葫蘆畫瓢,這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等,并使之成為群眾性的行動。
其次,要有一個敏銳的政治頭腦。一是堅定的政治頭腦。文秘工作涉及到的每一個方面,政治性都很強。在很大程度上,代表著一個部門的主張,反映著本部門的形象,連接著單位和職工的切身利益。對事關政治性的問題,善于從政治上觀察、分析和處理問題,在大是大非面前頭腦清醒,旗幟鮮明,立場堅定,不隨波逐流、人云亦云。二是豐實的理論頭腦。一個人的理論素養越高,預測、把握和解決問題的能力就越強。必須善始善終地把學習放在第一位,扎實、認真地學習馬列主義、思想,特別是鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀。
三是辯證的思維頭腦。隨著改革的深入和社會生活的變化,人們的思維方式和價值取向正在經歷一場變革,辦公室秘書應在這場變革中走在前面。這就要求我們觀察問題要多視角、研究問題要多方位、解決問題要多方法。要注意思維的超前性。四是求實的科學頭腦。實事求是是我們的一大工作作風,也是職業道德,工作紀律。辦公室秘書想問題、提建議、當參謀、寫文章、辦事情,都要符合客觀實際。切實做到一是一、二是二,不夸大、不縮小,真實地反映客觀事物的本來面目。五是精明的效益頭腦。在工作措施上,要以最少的投入爭取最好的效果,用最短的時間做更多的事情。在工作運作中,要講效率、科學有序、操作規范、線條清楚。在工作效果上,要多出精品、減少次品。
第三,要有一套過硬的功夫。一是勤奮好學的功夫。在任何時候都應該有一種緊迫感和饑餓感,對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知欲。要養成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進去的學習習慣。二是深入實踐的功夫。辦公室秘書要深入到征收管理的主戰場和基層最前沿,主動、積極地與人交往,與方方面面的同志交朋友,建立工作友情,不放過每一個調查對象、線索、情節,做到“打破沙鍋問到底”,“不到黃河不死心”,真正從實踐中獲取新知,收到實效。三是善于領悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的,是學院的窗口和紐帶。好的悟性是一個日積月累的過程,可在與領導和同事的接觸中把握他們的工作習慣、思維方式和活動規律;在接受任務時,充分聽取要求和主張,盡可能地準確理解和把握領導的意圖和基層的反映,做到準確,有原則性;嚴謹,有邏輯性;獨到,有精辟性。四是精于表達的功夫。口頭表達和書面表達能力,是機關干部的基本功。特別是文字水平,是一個工作人員素質的綜合反映,是辦公室秘書的最基本要求。一篇好材料要經過調研、加工、提煉、歸納、總結等復雜過程,使文章具有“真、實、準、啟”的特點,讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。“說”和“寫”同樣重要,辦公室秘書都要加強鍛煉,力求做到精雕細刻、千錘百煉,工作上人人都能“打通關”,個個都是“多面手”。
第四,要有一種務實的工作作風。一是對事業有春天般的熱情。既然有幸走上這個崗位,就要義無反顧地投入春天般的熱情,愛崗敬業,任勞任怨,執著地追尋它,盡力地干好它。只要每一件工作當成一種事業去追求,就會在工作實績中獲得無限的樂趣和豐厚的精神回報,我們的精神境界就會得到升華,人生價值就會得到實現。二是對他人有大海一樣的胸懷。做好秘書工作離不開方方面面的配合與支持。對人虛懷若谷、寬厚容人,就會走出世俗,接近崇高。這是秘書的美德。俗話說:“有容乃大,無欲則剛”,我們要容人勝己,不嫉賢妒能,甘為他人做嫁衣、作鋪墊,以“甘為人梯”的風格送溫暖、獻愛心,只有這樣,才能贏得更多同志對我們工作的支持與合作,你工作的環境也才會更加寬松、和諧。三是對自己像旁觀者一樣清醒。能不能知己所長、知己所短,是衡量辦公室秘書是否成熟的重要標志。知己所長,是要保持一種樂觀向上的自信心,而不是感到高人一等。知己所短,是要不斷反省自我,揚長避短,取長補短。要堅持正確的思想導向,大力提倡埋頭苦干,任勞任怨的奉獻意識。要經得住誘惑,耐得住寂寞,以苦為榮,以苦為樂,把精力用在想事干事上,要通過默默無聞的工作,實現自身的價值,贏得社會的尊重。
總之,作為一名合格的辦公室秘書,除了要具備良好的職業素質外,更要不斷提高自己的觀察力和實踐能力,不斷提升自己的綜合實力,在工作中與同事建立融洽的協作關系,增強同事對你的信任感和認同感,與大家和諧相處,就一定能成為一名合格的辦公室秘書。
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