檔案信息化對檔案分類的影響

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摘要：檔案信息化不僅促使檔案利用發生了革命性的變化，對傳統的檔案管理尤其是檔案分類也產生了很大的影響。檔案是否還需要按照要求進行嚴格分類，檔案分類對檔案利用有沒有影響，這些問題都是對傳統檔案管理的嚴峻考驗。

關鍵詞：檔案；信息化；分類

2002年，國家檔案局在《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確提出“積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設”“積極推進檔案數字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平”“進一步提高檔案管理軟件的技術和應用水平，盡快在全國推廣應用相對統一、符合規范的檔案管理軟件，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件”。自此，全國各級各類檔案館都在努力推進檔案信息化建設，檔案的查詢利用也從通過手工目錄檢索時代進入到計算機檢索時代。目前，社會已經邁入信息化時代，信息化對人類社會的方方面面產生了深刻的影響，檔案也不例外。檔案管理的信息化建設是適應大數據時代的必然要求，本文將分析大數據時代檔案信息化對高校檔案分類的影響，并提出相應的改善措施，以促進我國高校檔案信息化發展。

一、傳統檔案與信息化檔案保存和利用方式的區別

（一）檔案信息化后檔案信息如何保存與利用。檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。在檔案信息化建設過程中，館藏檔案數字化程度以及檔案管理系統的好壞是衡量檔案信息化水平的兩個重要指標。檔案信息化水平較低的學校管理系統中只有條目信息，館藏檔案數字化率很低，查詢到的檔案信息不完整，有時即使保存了需要的檔案，也因標題中沒有著錄相關的字段而檢索不到；檔案信息化水平較高的學校檔案數字化率很高，查詢時不僅可以通過標題而且可以實現全文檢索，大大提高了檢索效率和檢索質量。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案信息化內容十分廣泛，包括檔案信息資源的有序系統整理、數據庫建立、檔案資源電子化、網絡化、開發利用及檔案技術保護等。檔案信息化實際上就是檔案變成數字化形式進行存儲和服務。檔案信息化后數據大都由管理系統進行管理，數據均保存在數據庫中。數據庫的出現和發展與計算機技術的應用密切相關。隨著計算機技術的不斷發展，數據庫存儲技術和調用效率都得到大幅提高。無論高校采用哪種管理系統對檔案數據進行管理，大多都通過關鍵字段進行檔案查詢利用。信息化程度較低的高校根據檔案的件號或盒號到庫房進行查詢；而信息化程度高的高校，紙質檔案基本上成了擺設，在查詢利用中基本不用，而是在檔案管理系統中可以完成所有的檔案查詢利用業務。有的高校甚至在檔案歸檔過程中開始逐步實行單軌制，即只收集電子文件進行歸檔。隨著全文檢索技術的普遍推廣，無論是哪類檔案，紙質檔案的保管方式如何，都能在計算機上快速進行檢索和利用。（二）傳統檔案的紙質檔案如何保存與利用。傳統檔案主要指針對紙質檔案進行管理。《高等學校檔案管理辦法》中明確將高校檔案分為11類。傳統的檔案管理方式是通過對每類檔案設置不同的檔案對檔案進行分類，查詢利用時根據需求先找到是哪類檔案，再在該類檔案中依據盒號或件號查詢，因此檔號的制定就顯得尤為重要。檔號一般包括：年度號、一級目錄、二級目錄、案卷號等，查詢只能嚴格按照“年度號”“一／二級目錄編碼”和“案卷號”進行查詢。

二、檔案分類的意義

第一，檔案分類方便了檔案管理。一方面檔案的分類將不同材質的文件資料等進行系統的分類，方便了檔案的保存。如紙質文件和光盤文件有很大的差別，紙質文件在借閱過程中容易受損，保管時就必須按照紙質文件借閱的規定執行，認真查對檔案借閱前后的區別，確保檔案的完整性。而光盤害怕潮濕等環境的影響，而且有丟失數據等可能。因此，在保存中要注重檔案的備份和檔案保管環鏡的監測。另一方面，高校檔案的分類使檔案保管更加系統化，減少了檔案在查閱等活動的損壞風險，并確保了檔案的正常使用和完整性。第二，檔案分類為檔案的使用銷毀等提供了便捷，提高了檔案使用效率，確保了需銷毀檔案的準確性。從目前來看，各高校依然對檔案進行分類管理。盡管檔號編制方案各有千秋，但檔案還是按照不同門類編制不同的檔案，分別放在不同的庫房進行保管。即使信息化程度很高的高校，紙質檔案也按此模式管理。這主要是因為現階段還是實行紙質檔案和電子檔案同步歸檔。現階段，國家還是要求紙質檔案與電子檔案同步歸檔，這主要是因為檔案的原始憑證性這一本質屬性是針對紙質檔案而言的。究其原因：一是電子檔案的依據性還有法律法規的支撐；二是人們固有的觀念中還是覺得“口說無憑，立字為據”，紙質檔案還是人們主要認可的對象；三是信息化后的檔案數據即電子檔案其安全性很難得到保障；四是檔案信息技術還在不斷完善；五是電子簽章技術還未得到廣泛認可。而且各個高校由于實際情況不一樣，信息化程度層次不齊。很多高校只有少部分檔案進行了數字化，或是只是對紙質檔案的條目信息進行了著錄，有些甚至還沒有檔案管理系統。信息化程度高的高校已經把注意力集中在拓展管理系統功能，建立用戶需求導向模式，提高檔案服務的“交互性”以及提高檔案數據的深層次挖掘與利用等方面，而信息化程度低的高校還在為檔案數字化煞費苦心。這種發展的不均衡嚴重地制約了我國檔案信息化發展水平。綜合以上各種因素，檔案信息化中形成的電子檔案在目前尚不能取代原始紙質檔案的憑證價值和作用。檔案信息化有效地提高了檔案服務水平，為檔案信息資源的開發利用提供了有序的空間和信息環境，但經過計算機技術優化整合、電子化的產物，缺乏歷史真跡，尚未能起到法律佐證的效力作用。鑒于檔案實體資源與檔案信息化資源的法律認可性，預計在較長時間內，紙質檔案和電子檔案兩者還需共存很長一段時間。因此，對紙質檔案進行分類保存還是必須的。

三、檔案信息化對檔案分類的影響

檔案如果全部信息化之后，在檔案管理系統中雖然看似仍按照不同門類對檔案信息進行管理，但是檔案信息實際上存儲在同一個數據庫中。這樣通過全文檢索查詢利用時，只要檔案里包含這一字段的信息，不管是哪個門類的檔案都會被檢索出來。即使還保存有紙質檔案，也只是作為憑證，不到萬不得已不會使用。檔案分類已經變得無關緊要。檔號只是檔案管理的一種形式，即使不同門類的檔案全部放在一起，哪怕只能按照流水號編制盒號和件號也可以。就目前來看，檔案的單軌制管理已經被提上日程。有些高校已經開始試行。從長遠來看，無紙化辦公無論從社會效益、經濟效益還是環境效益來看已經成為一種趨勢。檔案的單軌制歸檔將隨之而來，電子檔案徹底代替紙質檔案將是信息技術發展的必然結果。屆時，檔案分類將變成可有可無的形式，因為真正決定檔案價值的最終還是檔案服務的便捷性。

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作者:劉赟博 單位:貴州師范大學檔案館