檔案信息化建設問題及對策

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一、我國檔案信息化基本情況

改革開放以來我國在各地、各部門開展的檔案管理工作對檔案管理現代化的程度有顯著提高，進一步促進了檔案部門間的信息交流和資源共享，不僅使檔案服務變為開放服務同時也擴大了檔案服務的范圍，將檔案利用的范圍也從未國家擴展到為全社會服務。檔案信息數字化使檔案資源實現網絡檢索和遠程共享，為使用者提供各種數據，如養老保險金，婚姻情況、住房公積金等等還包括大量與民生緊密相關的檔案信息，檔案知識管理使這些信息破除了空間與時間的局限，切實給民眾帶來了便利。同時檔案信息化具有廣泛的內容，它包括了有序整理檔案資源、開發利用檔案信息資源、建設檔案信息數據庫和網絡、制定促進檔案信息資源開發利用的政策法規、建設檔案信息化人才隊伍等領域，而并不單單是網絡化、信息化。

二、信息化建設存在的問題

（一）數據的差異性。檔案館收錄的檔案內容一般由不同的單位、部門組成的，而各個單位和單位之間所使用的數據庫往往也是不一樣的。由于各個數據庫中數據的來源、屬性以及內部結構和處理方式都是各種各樣的，就會使得收入進檔案館的資料更為復雜化。

（二）較大的分散性。大多數情況是同一個主題的資料往往分散在不同的部門之中，如民營企業有稅收報表，國企也有稅收報表，在通過單位移交入館的過程中出現了重復的信息、沒有區別的數據，檔案館擁有大量的信息資源，面對如此之多的信息量，對于該如何將這些巨大的數據量進行篩選、合理管理，從而進行進一步的加工，再加以利用最終使得這些數據能夠和社會形成知識共享。

（三）管理的延后性。通過對國外檔案信息化的研究，檔案事業的信息化的重點在對于檔案的管理，而并不是所謂的信息化，檔案信息化的面臨的最重要的問題應該是對在具體檔案管理中使其業務更簡單、更優化、同時進行重組。以前的管理制度，已經不再適應當今檔案管理的工作，也不再適應與社會的發展。

三、檔案管理信息化建設應采取的措施

（一）完善電子文件歸檔管理。將各種不同類型為載體的檔案以數字化的形式進行處理、轉換，同時也要注重在平時的工作中對本單位的一些相關電子文件進行積累、鑒定、著錄以及歸檔，從而確保最終產生的電子文件能夠完整、真實、有效。并且要加大研究，進一步完善出電子檔案在接收、保管、利用等方面的技術方法，使得我們在今后的工作中能夠制訂出一套完善的電子檔案管理辦法。

（二）提高檔案人員業務水平，向專業型邁進。人為因素是保障檔案系統現代化管理工作有序的展開的重要因素。面對現今的檔案管理領域始終存在著大量精通檔案方面的專業知識同時又了解軟件開發的復合型人才的缺口，所以如何提高檔案團隊的工作水平，創造出適應不同工作崗位的內部管理機制已經成為如今檔案領域的重中之重，在這方面我們可以通過建立競爭機制，充分調動人員的積極性，同時建立激勵機制，提高人員的主觀能動性，并且合理設置人員崗位。

（三）運用現代化管理模式，達成資源共享。檔案工作主要是以部門的工作為重心并且關注熱點為中心，來組織和提供信息的。當今社會已經是網絡化、數字化的時代，要檔案系統實現信息共享、信息共建的目標，我們必須更加完善檔案的現代化管理工作，包括選擇需滿足通用化、規范化以及包容性的檔案管理軟件。因此，對于檔案信息化建設我們必須要用長遠的眼光，實施穩步的規劃的同時要逐步落實。要具體問題具體分析的采用信息技術，注意各個所在行業實際性的區別。同時在技術應用上要確保所使用的軟件包含通用性、靈活性和連續性的特點，從而防止檔案信息化系統造成信息的流失現象。

四、對于加強檔案信息化建設的思考

目前我國國民經濟迅速發展，電子政務正在不斷發展，信息化的檔案工作也要緊跟步伐。在當今檔案信息化資源呈快速增長的態勢，過去陳舊的檔案管理辦法已經不再適應當今社會的需求，對于越來越多的檔案信息資源，為適應新型試的需求我們只有通過數字化的管理，走網絡化的信息建設道路，這樣才會促進社會經濟的繁榮發展。

作者:張凱麗 單位:上海大學

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