檔案管理信息技術論文

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一、高職院校檔案管理基本原則

對于高職院校來講，在進行檔案管理工作時，需要堅持按照以下三項原則進行，以保證檔案管理工作的有序進行，同時實現與現代科技有效結合，在發揮信息技術作為價值的同時，促進高校檔案管理的持續發展。第一，真實性，在檔案管理過程，其工作基礎為保證檔案數據的真實可靠，屬于各項活動的重要保障。當進行檔案管理時，應該以檔案資料真實性為基礎，如果出現部分檔案資料的虛假情況，需要及時對其進行糾正，避免后續工作無法有序進行。對此，高職院校檔案管理工作中，檔案是否具有真實性，往往和檔案管理工作效率存在直接聯系，同時表現為管理過程技術與方案的應用情況。從某種程度上來講，檔案管理真實性的原則除了應該將事實作為基本，還屬于技術水準，直接關系到科技人員、管理人員整體技術水平。第二，便捷性，和傳統檔案管理進行對比發現，將信息技術運用于高職院校的檔案管理工作，其管理模式隨之出現較大變化，從傳統紙質與手工保存形式，逐漸轉變為計算機系統的管理，為日后進行查閱提供較大便利，具體表現為便捷性原則。當高職院校進行檔案管理時，針對不同地域人、時間段進行信息瀏覽時，均不會對其造成不利影響，以實現高效瀏覽的目的。第三，安全性，高職院校在檔案管理中應用信息技術，需要堅持按照安全性的原則進行，以保證檔案信息具有安全性特點，從而避免檔案管理受到其他不利影響。在高職院校的檔案管理中，其安全性原則具體包括：一方面，工作人員能夠對檔案信息進行妥善保管，避免出現遺失、泄密情況；另一方面，可以預防檔案信息管理系統硬件與軟件出現人為、非人為破壞，如黑客惡意損壞、自然災害遺失等。綜上所述，在高職院校進行檔案管理時，堅持按照真實性、編輯性、安全性原則，能夠確保檔案信息得到有效運用，在實現檔案管理有效運用的同時，以促進高職院校的長遠發展。

二、信息技術在高職院校檔案管理中的作用

（一）管理人員技術水平的提升。伴隨高職院校信息建設要求持續提升，使管理人員技術水平得到顯著提高，具體表現為：首先，高職院校為了保證信息技術的運用，會強化管理人員的應用能力，通過相關培訓和教育，使其正確了解信息技術。其次，管理人員創新顯著提升，在對信息技術進行應用后，管理人員逐漸認識到信息建設的重要性，因此，在現實因素深入研究的基礎上，其綜合素質會隨之不斷提高。（二）切實檔案信息化目標。伴隨我國科學技術逐漸完善，在進行檔案管理時，將信息技術運用其中，能夠有效提升其效益，確保高職院校可以加強信息技術的應用。而信息技術應用于檔案管理中，其發展表現為：其一，檔案信息化管理系統各項功能逐漸完善。目前，在高職院校進行檔案信息管理時，其管理系統內存已經得到明顯擴大，能夠有效避免系統由于儲存量多大出現運行過慢情況。其二，高職院校網絡系統的不斷優化。高職院校進行校園網絡系統的建設時，其存在的問題已經得到及時解決，從而向檔案管理的信息化管理提供重要保障。其三，高職院校相關信息資源實現共享的目的，并推動高職院校檔案管理的信息化發展。

三、當前高職院校檔案管理存在的問題

（一）資金投入嚴重不足。現階段，多數高職院校進行檔案管理時，信息化建設相對比較滯后，且基礎設施呈現老舊的現狀，并不具備完整硬件設施，其主要原因為：單位領導缺少檔案信息建設的正確認識，即認為檔案工作需要在短期內完成，并不會對單位發展帶來影響；因政府財政缺少相關支持，導致高職院校出現舉步維艱的現象。（二）管理人員綜合素質較低。根據高職院校檔案管理現狀發現，在進行檔案管理團隊的建設時，并未滿足良好素質與科學高效等要求，使其整體缺少科學性特點，多數檔案管理人員更是身兼數職，普遍未進行相關專業培訓，同時不具備專業技術培訓，使其信息化水平較低，不僅會影響檔案管理工作的展開，而且還會阻礙信息化建設，使管理人員呈現基本知識、技能交差的現狀。（三）管理制度尚未完善。在信息技術逐漸完善的背景下，多數高職院校已經實現了信息化檔案管理，對管理工作質量進行全面提升，通過對先進技術、管理方法的合理應用，以發揮其最大價值。但是，在傳統管理理念的影響下，使其并未形成完整管理制度，仍然是以實踐、經驗積累同步進行的方式為主，并不具備完善的工作流程，從而造成管理問題的出現。

四、高職院校檔案管理中信息技術的應用途徑

（一）強化檔案管理的信息化建設意識。高職院校檔案管理過程，對于信息技術的應用，需要將傳統管理模式的轉變作為前提條件，正確樹立檔案管理意識，同時加大管理人員信息化建設重視力度。另外，高職院校還應該加強宣傳，使其宣傳得以落實，具體措施包括：首先，高職院校與檔案的管理人員需要予以正確認識，除了需要將其作為重點管理內容之外，還屬于高職院校持續發展的關鍵。其次，加強高職院校建設的資金投入，其原因為：檔案管理的信息化建設通常需要花費較多資金，尤其是后期維護，所以，高職院校應該根據檔案管理信息化建設需求，以實現專項資金的設立。最后，管理的貫徹落實，應該利用管理流程的規范建立、管理人員工作職責的確定等方式，對相關工作內容進行具體落實，確保檔案管理工作更加規范化。（二）提升管理人員信息技術應用能力。為了實現信息技術有效應用，在進行高職院校的檔案管理時，應該將提升管理人員信息技術能力作為基礎，若是管理人員缺少較強技術能力，則會直接影響管理系統發揮其效應。對此，高職院校檔案管理人員需要不斷加強自身綜合能力，積極參加相關技能培訓與宣傳活動，以此提高管理人員的計算機技術能力。除此之外，高職院校還應該加強高素質、高能力人才的選拔，通過有計劃的納入優秀人才，且滿足應用型與復合型需求，從而做好自身檔案管理工作，同時實現信息技術的高效運用。（三）強化檔案信息的安全保障。檔案管理過程中，由于信息技術具備高效性與快捷性特點，同時存在安全漏洞與問題，例如：在構建信息化檔案管理系統時，經常會發生檔案信息丟失、泄密等現象；版本更新不可讀或不兼容等，均會導致其出現損壞，并對高職院校造成較大損失。因此，在實際檔案管理工作中，高職院校需要針對可能出現意外情況做好相應準備，針對計算機加密功能進行檔案資料的針對性加密，同時進行檔案使用權限合理設置，以此提高其安全性。另外，在對檔案資料進行使用和保密時，需要嚴格按照相關標準進行，除了需要保證安全性要求之外，還應該為其操作、使用提供便利，從而實現信息技術在高職檔案管理中的應用。

總而言之，信息技術持續發展的背景下，高職院校需要對信息技術予以高度重視，尤其是在其檔案管理中的應用，只有將信息技術合理應用于檔案管理工作，加強物、人與財的投入，并對其管理制度進行優化和完善，才能充分發揮其信息技術的作用，進而提高檔案管理整體水平。對此，高職院校發展過程，對檔案管理予以重視，通過強化檔案管理的信息化建設意識、提升管理人員信息技術應用能力等措施，以實現信息技術的有效運用，從而推動高職院校持續發展。

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作者:張兆紅 單位:湖南高速鐵路職業技術學院