決策氣象服務(wù)材料格式探討

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摘要：利用2013年—2015中國氣象局、貴州省氣象局的決策氣象服務(wù)材料，結(jié)合《全國氣象服務(wù)規(guī)范技術(shù)手冊》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)范，對決策氣象服務(wù)材料的格式進(jìn)行歸納探討，發(fā)現(xiàn)相關(guān)規(guī)范對材料格式的要求既有不一致和不全面的地方，導(dǎo)致決策決策氣象服務(wù)材料字體字號不統(tǒng)一、格式混亂等，影響了服務(wù)效果。按照氣象工作法治化及標(biāo)準(zhǔn)化要求，需對材料的基本框架、字體字號、行間距等格式進(jìn)行規(guī)范，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提高決策氣象服務(wù)效益。

關(guān)鍵詞：林場；營林生產(chǎn)；質(zhì)量管理

1引言

決策氣象服務(wù)是指為決策部門制定經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、指揮生產(chǎn)、組織防災(zāi)減災(zāi)、應(yīng)對氣候變化、合理開發(fā)利用資源、保護(hù)環(huán)境、軍事與國防建設(shè)以及重大社會(huì)活動(dòng)保障、重大工程建設(shè)等方面科學(xué)決策所提供的氣象信息服務(wù)[1]。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，氣象災(zāi)害造成的影響越來越大，決策氣象服務(wù)產(chǎn)生的防災(zāi)減災(zāi)效益也越來越顯著。但決策氣象服務(wù)材料經(jīng)常存在格式混亂、字體字號不統(tǒng)一等問題，影響了決策氣象服務(wù)的服務(wù)效果。王秀榮[2]指出，決策氣象服務(wù)產(chǎn)品要使被服務(wù)對象閱讀起來感覺美觀、舒適，并對其格式做了規(guī)定。張秀紅[3]指出，構(gòu)成版面設(shè)計(jì)的形式美，要堅(jiān)持字體字號應(yīng)與信息內(nèi)容、信息接受對象、版式設(shè)計(jì)總體風(fēng)格相統(tǒng)一。陳海燕[4]認(rèn)為，決策氣象服務(wù)的載體主要是文字加圖像，決策氣象服務(wù)材料撰寫是服務(wù)技巧的綜合體現(xiàn)。王文英[5]認(rèn)為，公文語體的字體規(guī)范可以參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》。中國氣象局[6]對決策氣象服務(wù)產(chǎn)品名稱、服務(wù)對象及《重大氣象信息專報(bào)》格式作了明確規(guī)定。貴州省氣象局[7-8]將決策氣象服務(wù)材料統(tǒng)一規(guī)范為《重要?dú)庀笮畔?bào)》《氣象信息報(bào)告》《氣象信息快報(bào)》《專題氣象服務(wù)》四種形式，著力打造“防災(zāi)減災(zāi)、氣象先行”服務(wù)品牌。本文將參照《全國氣象服務(wù)規(guī)范技術(shù)手冊》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求，結(jié)合對悅讀性與傳播效應(yīng)的需求，反觀各級氣象部門決策氣象服務(wù)材料的格式現(xiàn)狀，分析決策氣象服務(wù)材料的格式規(guī)范，以期進(jìn)一步提高決策氣象服務(wù)材料質(zhì)量和決策服務(wù)效益。

2決策氣象服務(wù)材料格式現(xiàn)狀及分析

2.1有關(guān)規(guī)范對格式的要求不一致

《全國氣象服務(wù)規(guī)范技術(shù)手冊》規(guī)定，材料名稱用小初號方正小標(biāo)宋簡體字；材料標(biāo)題用小二號字；摘要用小三號楷體字；正文標(biāo)題小三號，正文一級標(biāo)題用黑體；正文用小三號仿宋體字；圖示用小四號仿宋體字。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，公文首頁必須顯示正文，一般用三號仿宋體字。標(biāo)題一般用二號小標(biāo)宋體字；“簽發(fā)人”三字用三號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用三號楷體字；抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等一般用四號仿宋體字；文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》將字體規(guī)定為小標(biāo)宋體、楷體、黑體、仿宋等，各部分的字號也形成對比，字號適中，給決策者帶來舒適的視覺效果，滿足了公文對悅讀性與傳播效應(yīng)的追求。《全國氣象服務(wù)規(guī)范技術(shù)手冊》將字體規(guī)定為方正小標(biāo)宋簡體、楷體、黑體、仿宋等，但字體普遍較小，不符合決策者習(xí)慣的公文審美特征，增加了決策者加工的負(fù)擔(dān)可能會(huì)增加辨認(rèn)目標(biāo)字詞的難度，甚至導(dǎo)致“知覺混亂”，錯(cuò)誤的辨認(rèn)了字符。

2.2有關(guān)規(guī)范對格式的要求不全面

《全國氣象服務(wù)規(guī)范技術(shù)手冊》沒有對材料標(biāo)題字體、正文標(biāo)題字體、材料的名稱和署名等作出明確規(guī)定，也未對決策氣象服務(wù)材料的基本框架做出界定。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》明確了版頭、主體、版記等公文格式各要素的編排規(guī)則。但對行間距僅規(guī)定：一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心；特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

2.3決策氣象服務(wù)材料格式現(xiàn)狀

分別選取中國氣象局的《重大氣象信息專報(bào)》、貴州省氣象局的《重要?dú)庀笮畔?bào)》等決策氣象服務(wù)材料進(jìn)行對比分析。從實(shí)際調(diào)查情況看，中國氣象局的《重大氣象信息專報(bào)》的格式基本固定，但沒有參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，也未完全按照《全國氣象服務(wù)規(guī)范技術(shù)手冊》格式來制作；貴州省氣象局的決策氣象服務(wù)材料的格式則顯得混亂，字號不協(xié)調(diào)，部分為追求形式新穎，影響決策氣象服務(wù)材料的嚴(yán)肅性和可用性。從長遠(yuǎn)角度看，這些現(xiàn)象將不利于決策氣象服務(wù)材料的日常應(yīng)用與傳播，對“防災(zāi)減災(zāi)、氣象先行”的氣象服務(wù)品牌效益和社會(huì)效益，都將產(chǎn)生不利影響。

3規(guī)范決策氣象服務(wù)材料格式的建議

3.1規(guī)范決策氣象服務(wù)材料基本框架

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》作為國家標(biāo)準(zhǔn)，是建立在廣泛調(diào)查的基礎(chǔ)上并充分結(jié)合公文的綜合性質(zhì)的，一定意義上覆蓋面較為廣泛。決策氣象服務(wù)材料格式各要素也劃分為版頭、主體、版記等三部分，使之與公文的文面美吻合，達(dá)到版面簡潔醒目，閱讀舒服方便。具體劃分為：首頁紅色分隔線及以上的部分為版頭，包括決策氣象服務(wù)產(chǎn)品名稱、期號、單位、簽發(fā)人、時(shí)間；首頁紅色分隔線以下、末頁首條分隔線以上的部分為主體，包括標(biāo)題、摘要、正文、圖形、表格；末頁首條分隔線及以下的部分為版記，包括報(bào)送單位、制作人、審核人。

3.2規(guī)范決策氣象服務(wù)材料字體字號

文字是材料的核心，也是視覺傳達(dá)最直接的方式。決策氣象服務(wù)材料與公文存在差異，但總體風(fēng)格和特點(diǎn)仍受公文規(guī)范的制約，加之決策氣象服務(wù)對象主要是各級黨委政府領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。從這一角度而言，決策氣象服務(wù)材料的字體字號應(yīng)規(guī)范、勻稱、協(xié)調(diào)、美觀、易讀，使其符合公文風(fēng)格，給決策者帶來最舒適的視覺效果。可將字體字號作如下規(guī)定：名稱用小初號方正小標(biāo)宋簡體字；單位、簽發(fā)人、日期用三號仿宋體字；標(biāo)題用二號方正小標(biāo)宋簡體字；摘要用三號楷體字；正文用三號仿宋體字，正文中第一層用黑體字、第二層用楷體字；版記部分用四號仿宋體字。

3.3規(guī)范決策氣象服務(wù)材料行間距

行距是影響材料的視覺空間的重要因素。書法界有“行距應(yīng)根據(jù)字距而定，字距應(yīng)根據(jù)結(jié)字而寫”的說法，由此可見，行距影響決策氣象服務(wù)材料的整本風(fēng)貌。《全國氣象服務(wù)規(guī)范技術(shù)手冊》規(guī)定行距為22～25磅，這與其規(guī)定的字號是協(xié)調(diào)的，但與公文規(guī)定的字號相比，則顯得偏小，很可能給決策者一種“拼湊感”，影響閱讀效果。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》對行間距的規(guī)定不便于操作。根據(jù)公文印制的經(jīng)驗(yàn)，采用公文規(guī)定的字號并將行間距設(shè)定為28磅更適合閱讀。

3.4制定決策氣象服務(wù)材料格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

《全國氣象服務(wù)規(guī)范技術(shù)手冊》并未完全對決策氣象服務(wù)材料各部分的文字字體、字號等作出明確要求，導(dǎo)致各級氣象部門的決策氣象服務(wù)材料字體、字號運(yùn)用存在隨意突破規(guī)范，且追求個(gè)性化發(fā)展。在決策服務(wù)產(chǎn)品要求規(guī)范化、專業(yè)化的前提下，這個(gè)問題日益突出。就貴州而言，目前僅是依據(jù)幾個(gè)文件對決策氣象服務(wù)材料的形式作了規(guī)定，并未對格式作明確規(guī)定。根據(jù)氣象工作法治化及標(biāo)準(zhǔn)化的要求，考慮決策氣象服務(wù)材料的制作現(xiàn)狀及可操作性，結(jié)合對悅讀性與傳播效應(yīng)的需求，編制決策氣象服務(wù)材料規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4結(jié)論

決策氣象服務(wù)材料是“防災(zāi)減災(zāi)、氣象先行”服務(wù)品牌的重要載體，擔(dān)任著信息傳遞、理念傳播、品牌傳播的重要功能。格式的規(guī)范與否，直接影響到?jīng)Q策氣象服務(wù)材料的質(zhì)量，直接影響到?jīng)Q策者對決策氣象服務(wù)材料的閱讀效果，直接影響到氣象服務(wù)品牌的形象塑造和傳播效果。決策氣象服務(wù)材料為政府部門的防災(zāi)減災(zāi)工作提供了有用的參考信息，但由于決策氣象服務(wù)產(chǎn)品中文字、圖和表格等的表現(xiàn)形式不統(tǒng)一，影響了決策氣象服務(wù)的服務(wù)效果。加快決策氣象服務(wù)材料格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實(shí)施，規(guī)范各級氣象部門的決策服務(wù)產(chǎn)品和表現(xiàn)形式，有利于進(jìn)一步提高決策氣象服務(wù)效益。

作者:夏兆林 單位:貴州省赤水市氣象局

參考文獻(xiàn):

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[3]張秀紅.版式設(shè)計(jì)中字體字號選擇組合的原則遼寧師范大學(xué)學(xué)報(bào)1996（4）.

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[5]王文英.漢字印刷字體字用規(guī)范研究[D].合肥：安徽大學(xué)，2014.

[6]氣減函〔2013〕13號，減災(zāi)司關(guān)于印發(fā)2013年中國氣象局決策氣象服務(wù)方案的通知[Z].

[7]氣辦發(fā)〔2012〕11號，貴州省氣象局關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范決策氣象服務(wù)材料的通知[Z].

[8]黔氣減函〔2015〕11號，貴州省氣象局應(yīng)急與減災(zāi)處關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范決策氣象服務(wù)材料的通知[Z].

[9]GB/T9704-2012，黨政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[S]，北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2012.