談改進編輯工作數法

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【內容提要】基于電腦和網絡技術，在不增加經費和設備的情況下，利用WINDOWS辦公系統實現報刊編輯部部分管理現代化、部分工作無紙化，減少重復勞動，提高工作效率。欄目策劃是學報發展方向之一，編輯應努力做好這項工作。

【摘要題】編輯學

【關鍵詞】報刊編輯/電腦應用/office辦公系統/欄目策劃

【正文】

很多文章談到如何利用計算機和網絡技術做好學報編輯工作這個問題，總體感覺是理論性太強而實用性甚小，因為按它們的提法去做，需要增加相當的經費以購買硬件和軟件，同時還需一定的培訓時間，對于大部分經費緊張、人員較少或電腦操作能力較弱的報刊編輯部來說，無疑是水中望月。如何利用現有條件改進工作成了筆者常常思考和向同事、同行請教的問題。經過近三年的摸索與實踐，筆者掌握了一些技巧，現供大家參考。

一、來稿管理

充分利用網絡電子郵件系統，在刊物和相關網頁上公布編輯部電子信箱。經常查看電子信箱，并在線完成初審。從文件名可以大致看出該來稿是否為本刊取稿范圍。如肯定不采用的文章，立即回復“謝謝支持我刊不刊發此類文章請投它刊”和單位落款（利用輸入法的手工造字功能，三四鍵即可完成）。如果覺得這樣不夠禮貌，另一種做法是寫好規范的退稿信放在“常用文檔”中，在回信時，打開文檔，復制到電子郵件系統中去，這也很省時省事。

下一步是把進入初審的文稿下載到相應文件夾，可名為“200504初審”，有的準備延期待用的，則可另建文件夾“200601初審”。同時，要將作者的電子郵箱地址拷下粘貼在正文特定位置。有些文稿可能缺少一些內容或格式不符，則可回信“請照附件論文格式修改五日內重發”和單位落款，將“論文格式”樣本放在附件中同時發去供作者參照。將修改過準備二審的文稿移到“200504二審”文件夾。

二、審校管理

責任編輯在電腦上完成初審初校后，對于需要外審的文稿，則刪除有關作者的信息，再通過電子郵件發給外審人員，要求提出審稿意見和回復期限，若超過期限，則要送另一外審人員。對于改動較大的或需要修改的文稿，責任編輯要將它發給作者，再視作者的修改情況定奪。外審文稿則要再次發給外審人員審察。由于網絡速度快，這些看似復雜的事情并不會費太多時間。當然，在電腦上建立自己的“外審人員庫”（EXCEL）是有必要的，它的主要內容項有“姓名”“單位”“郵編”“EMAIL”“電話”“職稱”“專業”。同時，要建一個“文章數據總庫”（EXCEL），它的主要內容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費”（設置成￥00.00格式）“備注”。

之后將文稿全部打印出來，編好排版序號，再根據“文章數據總庫”，制一個“2005年第四期擬用表”，內容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“初審”“外審”“二審”“三審”。這才將文稿和表格送二審和三審。通常要多準備一些文稿，以防個別文稿通不過復審，更主要的是防正式排版后才發現不夠頁碼。對于沒通過復審的文稿，則要給作者發一封退稿信。

這些工作完成后，讓印刷廠根據審定的文稿排版印出校樣。我們還是主張人工紙質校對，因為在排版文檔中校對大量文稿是很累人的，工作效率、質量比較低，至于轉版，更是不好完成。初校完成后，要將其他內容補上，如“目錄”“編者按”“征稿啟事”等。對于排不上的文稿，則要與作者聯系，共商解決辦法，最好是讓他同意在下一期發表，這樣可省卻再審之事。初校還有很多事要做，如文章圖書分類號、文章編號、版式等。二校主要看印刷廠是否將初校改正，整體是否完備。三校則是最后把關，責任編輯、二審、三審在校樣上簽名以示可以付印。三校樣則作為檔案保存。

刊物印刷完畢后，應要求印刷廠將排版文檔轉為純文本文檔，再將兩種文檔拷回編輯部，用途之一是通過電子郵件系統發給合作網站，另一用途是編輯部存檔以備用。編輯部用途可能有以下幾種：1、利用電腦工具中的“字數統計”，得出本學報排一版、兩版、三版、四版、五版的字數，這樣編輯稿件時增刪多少字數就心中有數，減少轉版數。2、備建設學報編輯部網頁時用?，F在很多學校都有自己的網站，學報是高等院校的重要組成部分，等條件成熟，學報也可上網，這樣就多了一條傳播途徑。3、有些作者和讀者也要求提供電子版文章。

三、稿費和刊物發放

由于人員因素，編輯要兼做編務工作，主要是稿費和刊物發放。

根據“文章數據總庫”，在EXCEL中制作“2005年第四期外單位作者稿費審批表”（內容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費”“備注”，“備注”欄輸入“郵匯”）和“2005年第四期本單位作者稿費審批表”（“編號”“姓名”“題目”“稿費”“備注”，其中“備注”為作者領款簽名用）。當然，在表中要有稿費總額、審批、會計、復核、經辦等人簽字的地方，以及編輯部落款、日期。需要說明的是，操作人員要熟悉EXCEL的主要功能，如合計、排序、篩選、制表，否則，本文的技巧很難派上用途。

假如您的外稿很多，那么這些稿費的寄發是一件很痛苦的事，郵局要求每筆匯款都填寫完整清楚，若手工填寫二十張，不僅費時，而且有時難免出錯，關系到錢的問題，性質有時是很嚴重的。眾所周知，郵局經常更換匯款單格式，所以花錢去買匯款單打印軟件不是明智的行為。況且單位不一定會同意報銷這樣的開支。如果您掌握了以下方法，則可以不變應萬變?，F將最新的郵局匯款單填寫技巧介紹如下。

在WORD中按實物匯款單大小制作一個“匯款單”表格，核心部分如：《作者》《郵編》

《單位》

廈門教育學院學報編輯部361004《稿酬》

廈門檳榔西里199號05年四期

（說明：為使內容打印在匯款單相應位置，需要在此表格基礎上在四周增加一些空框和調整表格。表格線在實際運用中隱藏，否則會在匯款單上打印出來。有《》標記的項是郵件合并項，要注意字體大小和字間距）

具體操作步驟：1、打開WORD“匯款單”表格。2、點“工具”。3、點“郵件合并”。4、點“創建”。5、點“郵件標簽”。6、點“更改文檔類型”。7、點“獲取數據”，文件類型框要選擇為“MSEXCEL工作簿”，找到“文章數據總庫”。8、點“查詢選項”，選擇“單位”為“不包含”“本單位名”與“編號”“含”“0504”。9、在WORD中點“合并至新文檔”。10、逐一打印到實物匯款單。這樣就得到2005年第四期外單位作者的稿費匯款單。

若需要制作稿費收據和存根，則可用同樣的方法，先在WORD中制表，如：廈門教育學院學報稿酬存根《編號》

作者:《作者》單位:《單位》

題目:《題目》期數:05年四期

稿酬:《稿酬大寫》元整《稿酬》備注:《備注》

主管:張三經辦:李四2005—12—20

廈門教育學院學報稿酬單(代收據)《編號》

作者:《作者》單位:《單位》

題目:《題目》期數:05年四期

稿酬:《稿酬大寫》元整《稿酬》備注:《備注》

主管:張三經辦:李四2005—12—20

（說明：相對于上表，此表設計更為容易，用戶可以任意設置欄目和內容及字體大小。表格線在實際運用中隱藏。有《》標記的項是郵件合并項。《稿酬大寫》可由EXCEL自動完成，步驟是：在“文章數據總庫”中，復制“稿酬”另設“稿酬大寫”一項，然后通過EXCEL的“設置單元格格式”“數字”“特殊”“中文大寫數字”命令組將該項設置為大寫格式。）

其余具體操作步驟與打印匯款單十步類似。為節約紙張，打印時要將A4或B5紙張裁成兩半。打印后按序裝訂，騎縫蓋財務章，再上下裁開，代收據交財務人員領出稿費。將匯款收據貼在相應存根背面。為減少工作量，外單位作者稿酬可將其匯費計入。

至于樣刊發寄，如果不是由印刷單位負責而由編輯部自己做，省事的方法是將數據庫中的“郵編”“單位”“作者”三項內容復制出來，調整字體間距，打印在紙上，然后裁出，再貼在信封上。如果要考慮美觀因素，則可參照打印匯款單的方法，先制作一個信封表格，再與數據庫合并成新文檔，直接打印在信封上，條件是您的打印機寬幅要足夠大。

四、常用文檔管理

前文講到將退稿信放于“常用文檔”文件夾中，其實在工作中，還有一些文檔會常用到，如一些作者要求學報編輯部出示的“用稿證明”和“稿費證明”，還有外審信、刊發通知、稿酬審批表。因為這些文檔每次使用時的內容是大同小異的，若每次都輸入一遍，純粹是重復勞動。所以，保存這些文檔是必要的。此外，可將平時上網下載來的一些文件集在一起，如出版法、著作權法、學報管理條例、出版資格考試條例、本單位制定的學報管理規定等，真正做到“有法可依”，行之成文時引用較為方便?，F在網絡上還有一些有關學報編輯的文章，可以下載存檔，以供不時學習借鑒。

五、策劃管理

學報策劃包括整體策劃和欄目策劃。為適應網上閱讀，學報應分兩欄排版。這里著重講欄目策劃?？紤]到單位和學報性質，我刊將“教育教學研究”作為常設欄目，并占大半篇幅。但同類刊物很多，我刊創刊很晚，很難走在教研前沿。

筆者于2002年古代文學碩士畢業后從事學報編輯工作，伊始不知從何入手，恰好編輯部有各地寄來的學報和一些編輯方面的書籍，經過一段時間的學習，覺得大多數學報沒有很明顯的特色。在《內蒙古師范大學學報》一組關于胡適的文章啟發下，筆者覺得自己找到了門路。經過進一步的思考，擬了一份報告，申請開辟“古代文學研究”專欄。因為這畢竟是自己的研究領域，有一定的知識積累，有一定的師友群，這既有利于編輯工作，也有利于自己專業學習。與專欄配合，在封二封三刊發今人所作的古體詩詞，在內容與形式上同正文相輝映。

這份報告要求：1、增加費用預算。該欄目以三萬字的篇幅計，每期需稿費3000元（學者稿酬標準：100元每千字）。2、為編輯提供一年一次的參加全國性學術會議的費用。參加學術會議有利于關注學術動態，與專家學者交流，對做好學術專欄有很好的促進作用。此項費用不由報刊編輯部差旅費支出。沒多久，這份報告得到了校領導的批復同意。

筆者很快付諸實施，先請兩位導師組兩期，同時自己也跟全國各地的學者聯系。從效果看，自己聯系的文章總體質量不高，主要原因是對方不了解本刊和筆者，很難得到好文章。所以進一步嘗試委托約稿制，做法是請一位專家作為我刊的特約撰稿人，主題、其他撰稿人、交稿時間都由他定，并由他完成初審（外審）。這樣的組稿不僅質量好，而且效率高，還可省去外審程序，當然，為尊重特約撰稿人，編輯部應事先聲明約稿費或審稿費一并計入稿費。

此項措施是建立在編輯與特約撰稿人的相互信任和良好交往基礎之上。要取得對方信任，編輯自身要不斷加強專業學習，使自身也向“學者化”方向發展，這樣才有起碼的專業修養與學者交流。另一種組稿方法是申請參加學術會議，將學報贈送給與會代表。在會議期間，編輯應爭分奪秒審讀論文，之后與作者見面，介紹組稿意圖，除了特殊情況，作者都會同意賜稿。條件允許的話，可爭取做一個簡短發言。一般說來，一次學術會議，可達到兩種目的：一是至少可組一期稿，二是部分學者認識了我刊和編輯，擴大潛在稿源。

雙管齊下，欄目運作情況良好。我刊古代文學研究專欄從2003年第一期起，共刊發了十個專題數十篇高質量文章，同意為我刊撰稿的學者越來越多，編輯計劃一般排至后四期。與此相應地要建立學者庫，也可以與前文提到的“外審人員庫”合二為一。逢教師節和春節，給各位學者寄一份賀卡或發一封郵件以示編輯的良好祝愿。長久堅持下去，良好影響肯定會顯露出來。

社會的進步使得“剪刀加糨糊”變成了“鍵盤鼠標加網絡”，在我們未知的空間或不久的將來，肯定還有許多新鮮的事物促使學報編輯工作發生變化。我們應適應社會信息化的潮流，放眼于全局，著手于點滴，真正地務實地不斷改進工作技能。