檔案管理職業(yè)素養(yǎng)論文

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一、中職學校檔案管理工作概述及其重要性

（一）中職學校檔案管理工作概述。學校檔案是學校開辦以來直接記錄和反映學校發(fā)展經(jīng)過、辦學中各項活動所取得的成果以及辦學中形成的痕跡資料的總和。它是學校教育教學工作不可缺少的寶貴史料，也是衡量一所學校管理水平和教學工作的標尺之一，是了解學校發(fā)展、考查學校歷史、總結(jié)辦學經(jīng)驗、改善教學管理、提高教學質(zhì)量、促進學術(shù)交流的信息資源寶庫。（二）中職學校檔案管理工作在國家治理中的重要作用。在當今信息化迅猛發(fā)展的條件下，國家對檔案工作也提出了更加具體的管理要求，2011年3月，中辦、國辦發(fā)出《關(guān)于分類推進事業(yè)單位改革的指導意見》，同年7月國辦為落實兩辦改革意見出臺了9個配套改革規(guī)定，同年11月《事業(yè)單位人事管理條例》公開征求意見；2013年底，全國各地響應(yīng)中組部實施意見，召開干部人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓，著重對干部人事檔案中“三齡兩歷-身份”等重要材料不準確、不齊全等因素提出了進一步完善的要求，同時也對人事檔案的改版工作（16K版本改為A4版本）作了明確部署，也對干部人事檔案中的第四類、第九類提出了新的整理要求，細化了第四類中的學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術(shù)材料，細化了第九類中的工資、吸收錄用、入伍、任免、出國、離（退）休、代表登記表等材料；2014年9月，全國各地召開干部人事檔案培訓會議，傳達全國干部人事檔案專項審核工作會議精神，嚴格執(zhí)行《黨政領(lǐng)導干部選拔任用工作條例》和《關(guān)于加強干部選拔作用工作監(jiān)督的意見》，對進一步從嚴管理干部人事檔案方面提出了更多要求。另外，中辦、國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求，從2014年起對2011年貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的情況以來進行執(zhí)法檢查；中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》頒布并于2016年1月1日起施行；財政部也對資產(chǎn)管理、政府采購、公共能源消耗等方面作出了明確規(guī)定。以上事項充分體現(xiàn)了國家對人、財、物的管理提出了更加規(guī)范的管理要求，同時也告訴我們，檔案工作必須在國家治理中發(fā)揮起它應(yīng)有的重要作用。（三）中職學校合理配備高素質(zhì)的檔案管理人員的重要性。現(xiàn)今，中職學校辦學面臨著重大的變革，和國家新形勢下的發(fā)展息息相關(guān)，如何讓學校符合時代要求，辦出成果、辦出特色，必須把握時代命脈，順應(yīng)時代要求，合理利用好現(xiàn)有的檔案資源寶庫，從中研究和改進辦學渠道、合理運用好單位的管理人員、教師骨干、專業(yè)特長人員，了解清楚國家政策性文件等信息資源。為使學校檔案管理工作真正發(fā)揮其最大限度的利用價值，為學校的辦學發(fā)展提供真實有效的檔案信息，合理配備好高素質(zhì)的檔案管理人員顯得特別重要。

二、中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

檔案管理是學校管理的基礎(chǔ)性工作，是制定學校辦學工作的決策性依據(jù)。但從以往的情況看，有些同志認識不到檔案工作在學校發(fā)展中的重要性和必要性，存在著“輕檔案”的思想，不注重檔案的收集，還有一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至還有人認為檔案工作可有可無，平時表現(xiàn)出對檔案工作不理不問的現(xiàn)象，上述對檔案管理不夠重視的思想，導致了檔案工作欠缺大局考慮，形成檔案管理人員缺乏，沒有配備精力充沛、專業(yè)性強的人員來進行管理，人員更換較為頻繁，加上缺乏系統(tǒng)化培訓，檔案管理人員素質(zhì)較低，造成了人手不足、認識不到位、積極性不高、檔案管理方法陳舊落后、科室工作人員的檔案意識淡薄等因素，出現(xiàn)了收集、整理中的許多資料不完整或歸檔證據(jù)不足、整理不規(guī)范等問題，通過《全國干部人事檔案專項審核》一事的全盤整頓之后，學校職工和領(lǐng)導都從中得到了很多教訓和深刻認識。

三、提高檔案意識，合理配備高素質(zhì)的檔案管理

人員是有效改進存在問題的重要途（一）提高和增強學校全體員工對檔案工作的重要性認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。利用學校教職工政治學習時間、短信群發(fā)系統(tǒng)等手段，對全體教職工進行知識的學習和宣傳，使領(lǐng)導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要性，樹立和增強全民檔案意識，樹立“檔案就是資源”“檔案就是成就”的理念，營造全員重視檔案工作的氛圍。（二）配備責任心強，敬業(yè)、精業(yè)等高素質(zhì)的人員擔任學校的檔案管理工作是搞好學校檔案工作的重要條件。首先，建立和完善科學的檔案管理機制，配備檔案專職人員，全面負責學校的檔案管理工作，學校各處室再確定一名兼職檔案工作人員，負責配合鑒定、收集、移交本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面。其次，由管理專職人員牽頭，建立健全嚴密并切實可行的檔案管理制度，及時、定期把檔案移交清單發(fā)放到各處室，起到提醒各處室進行一年一度的鑒定移交，再統(tǒng)一由檔案管理人員按照《檔案法》及上級檔案管理部門的要求，對學校工作中產(chǎn)生的文書檔案、教育教學、設(shè)備、基建、會計、學籍、黨、團等各種門類和載體檔案進行鑒定、分類、整理、編目、上架，以保證學校的各種資料齊全完整，使檔案工作做到有章可循，有法可依。四、中職學校檔案管理人員還應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)與道德中職學校的檔案管理工作是一項繁雜而枯燥的工作，內(nèi)容涉及面較廣，大類包括文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、學籍檔案、基建檔案、照片檔案、印章檔案、電子檔案、實物檔案……有些大類之下又分為很多種類型，如文書檔案分為永久類、長期類、短期類，財務(wù)檔案又分為事業(yè)經(jīng)費類、基建類、下屬產(chǎn)業(yè)類等，學籍檔案類又分為錄取名冊、學籍冊、畢業(yè)生登記冊等門類，人事檔案類就更為復(fù)雜，隨時都有工資變動、職務(wù)變動、職稱變動、獎懲變動、國培信息變動、省培信息變動等情況，各類檔案中所涉及的內(nèi)容就更為廣泛，有上級管理部門下達的指令性、指導性文件，學校教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設(shè)置方面的規(guī)定和辦法，學科、專業(yè)與實驗室建設(shè)、學校發(fā)展規(guī)劃、學校管理制度、教學管理制度、學生管理制度，學生學籍類材料又包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料、學生入團和入黨情況、學生參加各種大賽的情況、畢業(yè)生材料、學校申報和審批材料、總結(jié)和各類計劃材料、招生就業(yè)材料……要把學校的檔案管理工作做好，必須配備一位思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得學校辦學規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務(wù)能力的同志來擔任此項工作，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按規(guī)章辦事。做到上述繁雜而精細的檔案管理工作人員，必須還要具備以下職業(yè)素養(yǎng)和道德：（一）要有較強的業(yè)務(wù)知識素養(yǎng)。檔案工作具有自身的規(guī)律和系統(tǒng)的理論體系，檔案工作的各個環(huán)節(jié)都有一些專門的規(guī)范和技術(shù)，如檔案的整理、鑒定、安全保管、編研利用等工作，都具有一定的專業(yè)性，需要具有一定的專業(yè)知識和現(xiàn)代科技知識才能做好檔案工作。（二）要有豐富的文化知識素養(yǎng)。檔案信息是一種載體，檔案工作人員要發(fā)揮檔案信息的利用價值，必須熟悉檔案的基本內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的人文、地理、文學、歷史以及以《檔案法》為核心的法律知識等；檔案工作人員在對檔案進行收集、整理及管理的過程中，又始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷、統(tǒng)計、登記、標注、編印等環(huán)節(jié)，因此，檔案工作人員還要具有較高的閱讀能力、語言文字標注能力和語言文字表述能力，在各個環(huán)節(jié)的工作過程中又要具備溝通協(xié)調(diào)能力。（三）要有熟練的現(xiàn)代化管理設(shè)備等運用能力素養(yǎng)。隨著科學技術(shù)的進步，隨著社會信息化及電子政務(wù)的出現(xiàn)和發(fā)展，檔案管理與社會各行各業(yè)一樣，必須由傳統(tǒng)的手工方式向現(xiàn)代化過渡，不斷完善其更新發(fā)展的進程，最終實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。因此，檔案工作人員必須具備運用現(xiàn)代化手段收集整理檔案的能力、運用計算機技術(shù)處理保存檔案的能力，運用光盤刻錄技術(shù)最大限度地延長檔案壽命和對檔案進行數(shù)字化、圖像化處理提高利用效果等能力。（四）要有熱愛檔案事業(yè)的道德修養(yǎng)和工作熱情。首先，要有敬業(yè)精神。牢固樹立各行各業(yè)都是為人民服務(wù)的思想和理念，樹立正確的人生觀和價值觀，以“在平凡的崗位可以做出不平凡的成績”為工作動力，樹立服從大局、圍繞學校教育教學工作、服務(wù)師生員工的思想，做到團結(jié)互助、積極主動的工作態(tài)度，努力提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。其次，要有勤業(yè)、精業(yè)的工作熱情。學校檔案管理工作的內(nèi)容涉及較廣，工作程序繁雜枯燥，但也要拿出對學校歷史高度負責的精神，以默默無聞、埋頭苦干的奉獻精神，在忙亂中分清先后，繁雜中找出規(guī)律，遵紀守法，誠實守信，嚴格遵守《檔案法》和國家各項法律、法規(guī)以及學校規(guī)章制度，嚴于律己，堅持原則，精益求精，不拖不延，按時、按量、按質(zhì)完成檔案管理工作。再次，寬以待人，樹立榜樣。在日常檔案管理工作中，正確處理部門和部門之間、職工與職工之間的關(guān)系，自覺維護學校和科室的聲譽，增強集體凝聚力，確保檔案的保密與安全。熱情服務(wù)，儀表整潔，語言文明，營造良好的檔案工作氛圍，樹立檔案人員良好的形象。

【參考文獻】

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[3]李娜,蘇曉軍,劉建國.淺談高校檔案工作者的職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)[J].華北煤炭醫(yī)學院學報,2004(1).

作者:張春麗 單位:云南建設(shè)學校