遠程開放教育學籍管理淺議

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摘要:學籍管理是教學管理中的重要組成部分，文章分析了成人高等教育學籍管理的現狀，針汁目前電大開放教育學籍管理的特點以及面臨的問題，從多個角度提出了如何解決這些問題的看法。論述了開放教育學籍管理在電大實施戰略中的重要意義。

關鍵詞:開放教育學籍管理信息化

“學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取，并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考人學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。成人教育同普通教育一樣，學籍管理也是一項非常重要的工作，但是又和普通教育不同，成人教育的學生相對分布松散，學生層次差異較大，使得成人教育的學籍管理較普通教育管理難度更大。正如一些專家所指出的:“重視學籍管理，明確成人教育學籍管理的基本原則和內容，進一步完善管理體制，加強學籍管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，保證教育質量，具有重大的現實意義。

現代遠程教育是隨著現代信息技術發展而產生的一種新的教育模式，它利用網絡和信息技術的手段使得傳統教育向教育的開放性、廣泛性和終身性發展。目前中央廣播電視大學的開放教育就是現代遠程教育的一種模式，其本質是人人享有終身接受教育的權利。意味著:教育對象的開放;教育觀念開放;教育資源開放;教育過程開放。正是由于這些特點電大的開放教育實行完全學分制管理，具有允許學生自主選課，選擇學習時間及個性化考試等特點，體現了對學生個性化服務的教學管理制度。但正是這種教學管理模式給傳統的學籍管理方式帶來了新的挑戰。

一、開放教育學籍管理主要內容

1.新生人學注冊管理:學生人學參加電大統一的人學測試，經過資格審核后報教育部學生司備案，同時將新人學的學生基本信息導入教務管理系統統一生成學號，建立開放教育學生基本電子學籍檔案。

2.學籍異動工作管理:所謂學籍異動是指學生因工作調動，搬遷等原因申請的轉學、轉專業。學籍異動經學員自己提出申請，經過教學點和省電大批準上報中央電大備案同時建立電子異動記錄檔案。

3.課程注冊管理:學生人學后每個學期在專業規則的指導下根據自己的實際情況選擇本學期需要學習的課程進行注冊學習。各教學點根據學生的課程注冊信息開設課程并將數據匯總上報省電大，省電大匯總各地市數據上報中央電大。課程注冊是每個學期教務管理工作的核心，是教材征訂，教學、考試安排及收費的基礎和依據。

4.畢業、學位審核:指學生修滿教學計劃規定的學分后，達到畢業年限由教學點上報到省電大進行畢業資格審核，省電大審核后將結果上報中央電大進行終審，最后由中央電大為學生頒發畢業證書，達到學位條件的學生授予學位。

二、開放教育學籍管理的主要特點

1.個性化管理:現代遠程開放教育的特點是教育不受空間和時間的限制，教學上利用多媒體和計算機網絡資源，教學形式上由原來以教為主變成以學為主，學生根據自己的情況選擇學習方式和學習時間進行自主學習和個別化學習等。根據上述特點電大目前的學籍管理制度實行的是完全學分制的管理模式，允許學生自由選課，淡化了傳統的班級管理，逐步實現了從傳統的班級管理到學生的個別化管理。

2.管理的信息化和現代化:為滿足學生個性化學習需要，電大學籍管理工作中充分地利用了計算機和網絡信息技術等先進手段開發了多個教務管理和學籍管理的系統軟件，提高了工作效率和管理水平，轉變了管理觀念、改革了傳統的管理方式實現學籍管理手段的現代化和信息化。

三、目前電大學籍管理中存在的問題

雖然開放教育的學籍管理使用了先進的管理手段，但是由于實行學生自主選課，個別化管理，也給學籍管理工作帶來了一些問題:

1.入學注冊數據帶來的問題:人學的電子注冊數據是學籍管理中的一個重要的環節，教育部實行學籍學歷電子注冊后，人學的電子注冊數據是學生人學資格、畢業審核、學歷上網的主要數據來源和依據，但是由于招生人學時間緊，教學點分散，操作人員疏忽等原因帶來了人學電子注冊數據的不準確性。數據的不完整、不準確直接影響學生畢業證書的頒發和學歷證書的網上認證，給后續的一系列工作帶來了很大的麻煩。

1.自主選課和課程注冊帶來的問題:完全學分制允許學生自主選課打破了傳統的班級管理的方式，但是部分學生自主選課時不根據專業規則要求存在多選、漏選、誤選的情況。另外由于開放教育辦學層次、專業和課程的多樣性，同一門課程在不同專業規則中的學分和收費標準的不同給學籍管理的選課和注冊工作帶來了很大難度，學籍管理人員需要花費大量的時間統計、核實和修正學生的選課注冊數據。由于課程的設置和專業規則制定的不科學、不嚴謹性，使得課程注冊工作流程過于繁瑣，制約了完全學分制的實行。

2.成績和畢業審核的問題:開放教育的教務管理實現了考試過程和成績管理工作的計算機信息化管理，大大減輕了考試工作人員的工作任務，但是由于辦學層次和專業的多樣性，出現部分相近名稱課程的ID(課程代碼，ID不同則代表不同課程)不同但是試卷相同的情況，而計算機系統只認ID不認中文名稱，造成部分學生考試完后成績得不到認證。這給學籍管理中的畢業審核工作帶來了麻煩也影響到了畢業證書發放的進度。

四、通過對開放教育學籍管理工作分析，我們從實踐出發本著以人為本，一切為了學生利益的思想對學籍管理工作，提出以下改革意見和想法。

1、學籍管理規定的詳細化、公開化和透明化

學籍管理工作是一個涉及部門比較多的崗位，涉及的因素也很多，各部門的管理人員教師和學生對學籍管理制度了解不深，在處理問題的時候不按管理規定的要求，使得管理效率低下。因此必須制定一套符合電大成人開放教育特點的詳細學籍管理規定和相關文件匯編，另外建立專門學籍管理制度和文件查詢網站供學生和教師查詢，組織相關人員以各種形式學習文件精神，特別是提高學生對學籍管理和專業規則中的相關內容的了解是減少錯誤的必要手段。達到規章制度人人熟悉，文件精神深人人心的效果，做到制度的詳細化、公開化和透明化。

2、規范課程的設置和專業規則的制定

對開放教育的課程開設進行嚴格的審核，包括必修和選修課，盡量做到能合并的課程進行合并，同一課程在不同專業應使用同樣的教材和試卷等，避免引起混淆。規范課程在不同專業中的學分設置等。對專業規則的制定嚴格把關，做到相對穩定。逐步使課程注冊工作由過去的按年級專業制定收費標準過渡到以課程為收費標準。

3、加強學生選課工作的輔導和檢查制度

完全學分制后允許學生自主選課，但是學生對專業課程不甚了解存在先選和誤選情況。應該建立完善的選課制度，不是把這個工作簡單地交給學生，而應在每個專業設立多位專業教師作為輔導員，公開聯系方式，在公開網站上對所有專業的課程內容進行詳細說明，對課程學習的先后順序進行說明，使得每個學生在詳細了解本專業課程設置以后再安排專業輔導員指導他們進行選課。另外每個教學點的管理人員要詳細核對學生的選課結果，如有錯誤及時進行修正。

4、加強學籍檔案資料的管理

學籍檔案包括個人檔案和整體檔案。個人檔案是為每個學生設立的檔案信息如學生基本信息表、學籍卡等，整體檔案是針對某個年級專業的學生設立的檔案如錄取花名冊和畢業生花名冊、成績冊等。學籍檔案管理是學校教務管理的基礎性和關鍵性工作，因此保存好原始資料并建立學生電子檔案庫是學籍管理的重要工作。在實際操作的過程中每個學期派專人收集學生的紙質檔案材料并歸類編號按順序存放，同時根據紙質檔案通過開發的系統管理軟件建立和完善電子檔案以方便信息的查詢和。

5、改革畢業審核工作流程

畢業審核環節處于教務管理工作的“出口”位置，直接關系到學校的聲譽和教務管理工作的質量和水平。由于中央電大系統學生數量龐大，每個學期畢業證書辦理日期都較長，為使畢業生在最快的時間拿到畢業證書，改革畢業審核工作流程，加快畢業審核進度是學籍管理的重要工作。

因此每個學期考試結束后，應立刻對當期需要畢業的學生進行畢業初審，將名單盡快發放到教學點核對，同時梳理相關問題，與考務和專業規則管理部門制定專門的畢業審核工作流程制度進行聯動，發揮系統和技術的優勢，對反映的問題作出及時有效的處理。開設專門的綠色通道加快畢業審核信息的上傳和下達。

6、不斷開發管理軟件，加強學籍管理的信息化建設

加強信息化的建設，加大對信息化建設的投人。根據實際工作的需要組織相關管理部門進行情況的匯總和系統分析，聯合開發部門及時地制作處理相關任務的軟件項目，提高管理的工作效率。例如我們專門制作了“教務信息系統”、“教務數據上傳和下載系統”、“畢業生信息核對系統”、“在籍學生基本信息核對和修改系統”等。提高工作效率，加強計算機信息技術的知識和相關軟件使用的培訓，使每個部門的管理人員熟悉業務流程和軟件的操作流程是提高學籍管理水平的重要環節。

7、提高學籍管理人員的網絡信息化技術水平

工作需要學籍管理人員總是與檔案管理軟件和數據處理軟件打交道，因此學籍管理人員需要對現有的網絡和信息技術有一定程度的了解，定期的培訓是必不可少的。定期組織學籍管理人員進計算機和網絡信息技術相關課程的學習，在學校管理制度上作出相關規定鼓勵學籍管理人員和其他管理人員積極參考計算機等級證書，參加相關軟件開發項目的研發，與網絡中心的教師組織知識交流活動可以快速地提高管理人員的信息技術水平，使之更能適應現代遠程開放教育的教學和教務管理工作。