檔案中介機構繼續教育培訓路徑研究

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一、問題的提出

2018年12月24日，國家檔案局、人力資源社會保障部印發了《檔案專業人員繼續教育規定》（以下簡稱《規定》），《規定》指出：“檔案專業人員繼續教育是建設高素質檔案人才隊伍的基礎性、戰略性工作”,“培養造就有理想信念、有職業操守、有創新意識、有專業能力的檔案專業人員、為檔案事業發展提供人才保證和智力支持”。可以看出，在培養檔案專業人才方面，繼續教育引起了足夠的重視。目前，隨著檔案中介機構的發展，其社會影響力也在逐漸顯現，已成為我國檔案事業發展的重要組成部分[1]23。在地方，檔案中介機構多以小微型為主。筆者通過實地走訪銅仁市小微型檔案中介機構，發現小微型檔案中介機構存在著從業人員專業素質較低、人員流動性大、技術含量不高、服務范圍狹窄、經濟基礎差、管理水平落后等特點，很難形成規范管理和標準化流程。繼續教育培訓是提高小微型檔案中介機構人員綜合管理能力和專業技能的有效途徑。通過對目前檔案繼續教育培訓進行研究，結合小微型檔案中介機構的特點，提出科學合理的繼續教育培訓可行性策略，同時引起檔案行政管理部門、學者、社會對小微型檔案中介機構的關注和重視，使小微型檔案中介機構向積極的方向發展，更好地發揮小微型檔案中介機構在推動地方檔案事業發展中的積極作用。

二、小微型檔案中介機構繼續教育培訓現狀和制約發展因素

1.小微型檔案中介機構繼續教育培訓現狀。通過實地走訪銅仁市檔案中介機構發現，目前，銅仁市的檔案中介機構主要為小微型檔案中介機構，銅仁市目前在工商部門注冊的檔案中介機構共有20家，內有6家，各區縣各有1家，部分區縣有2—3家，這些檔案中介機構主要以整理紙質文書檔案為主，在銅仁市從事檔案服務的公司時間最長的為六年。檔案業務人員普遍存在著學歷不高，缺乏檔案專業背景，人員流動性大，沒有定期接受專業化培訓。由于管理經驗不足，缺乏足夠的專業指導，檔案中介機構有著強烈的接受檔案繼續教育培訓的需求，希望有平臺和機會接受專業的業務指導和學習的機會。通過檔案行政管理部門組織的繼續教育培訓雖然起到了一定的積極作用，但由于在規定的時間，名額有限，檔案中介機構難以通過現有的繼續教育培訓方式提高公司的管理和業務技能。2.制約小微型檔案中介機構發展的因素。小微型檔案中介機構既有小微型企業的特點，又有其檔案中介機構所具備的特點，如經濟基礎差，管理水平低，從業人員素質不高，服務范圍狹窄，技術含量低，人員流動性大等，這些因素制約了小微型檔案中介機構的發展。（1）檔案從業人員專業素質較低。小微型檔案中介機構從業人員主要由兩部分構成，一部分是長期從事檔案工作的退休人員，這部分人員雖然專業能力過硬，但卻對計算機不熟悉，無法通過電腦熟練地處理檔案信息；另一部分，為剛畢業的大、中、專學生，這一部分人群絕大多數是沒有經過專業培訓就直接上崗，且這一部分人群屬于崗位過渡性人員，即暫時沒有找到合適的崗位，臨時找一個機構解決就業問題，因此這一部分人群極其不穩定，由于他們實踐經驗不足，不能很好地理解檔案的來龍去脈，只能機械的整理檔案。檔案從業人員的專業素質嚴重地制約了小微型檔案中介機構的發展。（2）服務范圍狹窄，技術含量較低。目前來說，小微型檔案中介機構由于技術人員較少，檔案人員專業化程度不足，大多只會整理文書檔案，因此檔案服務類型主要以文書檔案為主，其他門類的檔案很少涉及，服務范圍相對來說較為狹窄。同時，小微型檔案中介機構所做的檔案工作技術含量較低，如主要從事純手工的紙質檔案整理、數字化掃描，幾乎沒有涉及檔案的咨詢、檔案寄存或其他較為先進的技術含量較高的檔案服務，而相對社會來說，對檔案服務的需求卻是多種多樣的，對于小微型檔案中介機構來說，無論是服務類型還是服務領域，都不能滿足社會需求。（3）經濟基礎較差，管理水平相對落后。小微型檔案中介機構，是小微型企業的一種，一般來說規模較小，經濟基礎較差是一種普遍現象，加之這樣的企業很少受到政策的扶持，完全是自負盈虧，因此一般根據業務量增減人員，為了節約開支，通常只有很少的幾個人在運作，考慮到成本因素，無論是企業的管理人員還是技術人員都很少有獲得繼續教育培訓的機會，企業管理相對落后，不夠規范，沒有完善的管理制度，沒有可行的發展規劃。企業領導的創新能力、決策能力較差，競爭意識、品牌意識、質量意識不強。（4）人員流動性大。檔案工作相對來說是一項技術性較強的工作，對技術人員來說，專業素質要求較高，并且在短時間內無法培養出一個專業技術較強的檔案人員，對于小微型檔案中介機構來說一般經濟實力不強，無法給予剛入職的人員較高薪酬，新入職人員雖然經過了一定的培訓，但在短時間內還無法很好地掌握技術，也為企業創造不了多少經濟價值，所以過了一段時間工資也不會有特別大的改變，這就使得剛入職的檔案人員，還沒有學會基本的專業技能就已經跳槽，這是小微型檔案中介機構的普遍現象。因此小微型檔案中介機構人員流動較大，服務質量難以保證。

三、傳統的繼續教育培訓與小微型檔案中介機構發展需求之間的矛盾

1.獲得繼續教育培訓的機會較少。目前來說，檔案中介機構獲得的機會主要是通過參與檔案行政管理部門組織的繼續教育培訓班，培訓班主要針對的群體為國家機關、企（事）業單位專、兼職檔案人員，培訓的內容對小微型檔案中介機構人員來說實用性不強，不能滿足現實工作中的需要，但又沒有協會或其他組織針對檔案中介機構組織專門的繼續教育培訓，加之小微型檔案中介機構自身的原因，參加的積極性不高，因此獲得培訓的機會非常少。2.繼續教育培訓缺乏針對性、內容單一，可操作性不強。在以往舉行的繼續教育培訓中，通常是在規定的時間內，統一報名，在統一的地點學習，雖然統一培訓便于管理，但由于學員絕大多數為行政企（事）業單位專、兼職檔案人員，與檔案中介機構人員相比所需求的檔案知識有所不同，培訓無法滿足檔案中介機構的個性化需求。培訓的內容主要為文書檔案整理方面的內容，其他類型的檔案雖有涉及，但課時較少，實訓課程大多以參觀的方式進行。而相對檔案中介機構來說，更多是想獲取企業管理和各類檔案整理具體操作方面的知識，因此這樣的培訓難以激起檔案中介人員的積極性，不能達到良好的繼續教育培訓效果。3.繼續教育培訓方式創新不夠，對培訓結果缺乏有效的考核方式。目前檔案繼續教育培訓的主要形式是通過面對面的傳統授課方式，小微型檔案中介機構由于人員較少，大多只有6—8人，要擠出時間在規定的時間內參加這樣的學習，相對來說比較困難，很多人員由于工作時間與培訓時間相沖突而放棄，錯過了學習的機會。繼續教育培訓大多都會發證書。這樣的形式無法考核學員的學習效果，特別是實際操作能力無法得到有效的提升，不能解決實際工作中的問題，而對于小微型檔案中介機構來說，這樣的結業證難以獲得社會認可。

四、對策提出

1.檔案行政管理部門應為小微型檔案中介機構創造更多繼續教育培訓機會。隨著社會的發展變化，大部分企（事）業單位的一部分檔案基礎工作幾乎都是由檔案中介機構來完成，如檔案的整理、檔案的數字化等，而在地方，這一部分工作幾乎由小微型檔案機構來承擔，因此小微型檔案中介機構的人員素質、管理的規范與否，對地方檔案事業的發展同樣會有著深遠的影響。政府及檔案行政管理部門，是繼續教育培訓管理主體，是全盤規劃和部署檔案培訓的主體，其主要職能是制定政策、解決與協調培訓過程中的重點問題[2]81。因此檔案行政管理部門在組織檔案繼續教育培訓時，應將小微型檔案中介機構納入培訓范圍，并引起足夠的重視，鼓勵檔案中介機構積極參加，并有針對性地為小微型檔案機構搭建這樣的培訓平臺。只有這樣才能形成一個良性循環：小微型檔案中介機構技術過硬，服務范圍廣，經濟收入增加，才能留住人才，小微型檔案中介機構才能更好地發展，才能更好地推動地方檔案事業的發展。如湖南省召開了《湖南省規范檔案中介服務暫行規定》聽證會，這足以證明湖南省檔案行政管理部門對檔案中介機構的重視。因此對小微型檔案中介機構的繼續教育培訓是檔案行政管理部門不可忽視的問題，并努力為其創造培訓環境和機會。2.根據繼續教育培訓對象不同，開展個性化培訓，豐富和深化檔案培訓內容。（1）根據續教育培訓的對象不同，開展個性化培訓。檔案繼續教育培訓緊密結合用人單位需求，結合行業特征，優化培訓內容結構，開設行業課程，針對性地培養復合型人才[3]128。對于小微型檔案中介機構而言，應遵循其自身的特點，根據所需不同開展個性化培訓，在培訓計劃和內容上兼顧不同人群和小微型檔案中介機構服務的不同行業進行合理設置。第一，可根據小微型檔案中介機構的特點，將培訓對象分為兩類人群，第一類是小微型檔案中介機構的負責人或管理者，第二類人群是負責技術的一線專業技術人員。第二，可根據小微型檔案中介機構所涉及的門類不同，將小微型檔案中介機構按照檔案不同的門類進行培訓，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財會檔案、特殊載體檔案等等，把小微型檔案中介機構培訓成為小而精的企業。第三，可根據地方現在的檔案業務需求進行培訓，如精準扶貧檔案、重點項目檔案、土地確權檔案整理等等。檔案培訓應該有針對性地開展個性化的培訓，結合小微型檔案中介機構的特點，以及所涉及的行業等進行培訓，才能達到繼續教育培訓的目的。（2）豐富和深化檔案培訓內容。在以往的檔案繼續教育培訓中內容太過單一，層次不夠深入，在內容的設置方面可以從以下三個方面考慮。第一，根據前面所論述的培訓對象設置不同的內容，如培訓小微型檔案中介機構負責人和專業技術人員時，對機構負責人來說更多地傾向于企業發展的相關知識，如企業相關法律法規，國家對小微型企業相關扶持政策，企業的標準化知識，如何根據企業自身特點建立標準的管理制度和工作流程，實現企業管理的制度化、規范化運轉等等，而對于專業技術人員來說，更注重實際操作甚至到很小的細節，如分類、組件等。第二，對檔案基礎理論知識的重視。檔案是對歷史活動的記錄，對于從事檔案工作的專業技術人員來說要有一定檔案基礎理論知識，因為只有知道檔案的來龍去脈才能正確地理解檔案，如果我們沒有一定的檔案學基礎知識，很多時候只是機械地整理檔案，甚至在這樣的思想下做了一些本末倒置的事情，如在對老檔案的整理時，我們很多檔案人員沒有遵循檔案全宗理論里的“尊重原有的整理基礎”，雖然把檔案按照整理標準進行了整理，但有時卻割裂了檔案的歷史有機聯系。第三，繼續教育培訓除了對檔案知識的學習外，還應完善其外延知識結構。在美國，檔案繼續教育培訓注重學員所學知識的多樣化，從檔案到文學、法學、經濟學、歷史學等，如美國檔案工作協會所授課程也是按照此方向授課，分為“一般檔案知識”“檔案鑒定、評估和收購”“檔案整理說明”“參考服務與訪問”“檔案保存與保護”“檔案的推廣于宣傳”“檔案管理程序”“檔案的推廣與宣傳”“檔案管理程序”“檔案工作的道德于法律責任”[4]52。因此小微型檔案中介機構在進行繼續教育培訓時，也可以增加一點交叉學科知識，如秘書學、行政管理、歷史學、文獻學、經濟學、法學、攝影等相關知識，因為在從事檔案工作時，不僅會涉及檔案學知識，還會涉及其他學科的很多知識，對交叉學科知識的了解，更有利于我們對檔案知識的理解、運用和提升。3.轉變方式，出臺相應的規定，使檔案繼續教育培訓規范化。（1）轉變繼續教育培訓方式。移動互聯網的發展深刻地改變了我們的培訓模式，從傳統的單方面授課方式轉變成網絡形式的互動模式。“移動互聯網+教育培訓”打破了學習培訓的時空限制和實體資源限制，形成開放、互動的系統化、平臺化、生態化運營結構，使檔案培訓從價值理念到管理、流程、實施、評價等諸多方面都發生了適應“移動互聯網”形態的轉變[5]7。因此新時代，我們應該充分利用互聯網時代的發展成果。對小微型檔案中介機構人員來說，可以隨時、隨地獲取所需要的學習資源，是非常重要的。如中國檔案學會創辦的《繼續教育培訓園地》，就有效地集中教學資源，為廣大檔案工作者提供了學習檔案知識有效途徑。同時，我們還可以借助微信技術的發展，利用微信公眾平臺，整合優質的教學資源，使培訓方式能夠支持受訓人員移動化和碎片化學習方式。如蘭臺之家微信平臺，為大家提供了很多不同類型檔案整理視頻、檔案行業動態、檔案規范政策解讀等。利用網絡進行培訓是目前小微型檔案中介機構人員繼續教育培訓的最佳方式之一。（2）出臺相應的規定，使檔案繼續教育培訓認證規范化。在這方面我們可以借鑒先進國家的經驗，如在美國利用“檔案職業資格證書”來體現檔案繼續教育成果，使參與檔案繼續教育并取得優秀成績的檔案工作者有了資格證明[6]54。目前，我國國家層面已經出臺了相應的規定，如《檔案專業人員繼續教育規定》指出：“檔案專業人員繼續教育機構應當認真實施繼續教育教學計劃、向社會公開繼續教育的范圍、內容、收費項目及標準等情況，建立教學檔案，根據考試考核結果如實出具檔案專業人員參加繼續教育的證明”。地方也可結合本地區的實際情況，出臺相應的檔案專業人員繼續教育培訓相關規定，并將小微型檔案中介機構人員繼續教育培訓納入進去，其中應包含“檔案職業技能資格證書”的考核標準，根據考核指標設置“檔案職業技能資格證書”等級，且這個資格證書不能是終身制的，而應該是每幾年評一次，同時也可以晉升。這樣可以對獲得證書的人員起到一定的肯定和監督作用。通過證書的頒發和考核，有效地保證了小微型檔案中介機構從業人員的專業性，使小微型檔案中介機構人員可以通過繼續教育培訓獲得一定的技能認可，積極參與培訓，同時也使小微型檔案中介機構人員樹立終身學習觀念，激勵其不斷學習。檔案中介機構是順應市場發展的必然產物，一方面檔案中介機構可以使檔案行政管理部門從具體的業務工作中解脫出來更好地實施監督管理；另一方面檔案中介機構可以為機關企（事）業單位提供規范的檔案服務，受到社會普遍的歡迎。但目前小微型檔案中介機構的現狀不容樂觀，通過科學合理的繼續教育培訓可有效地改善小微型檔案中介機構的現狀。一方面，地方檔案行政管理部門出臺相應的規范標準，為小微型檔案中介機構提供繼續教育培訓的環境和平臺，積極鼓勵小微型檔案中介機構的參與；另一方面，小微型檔案中介機構自身也應該增強這方面的意識，積極獲取繼續教育培訓的機會。有效的繼續教育培訓是規范和促進小微型檔案中介機構發展的一種有效途徑，對發展地方檔案事業有著深刻的影響。

參考文獻

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作者:胡麗娟 杜鵬 單位:銅仁學院檔案館檔案編研室