煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設分析

導語：煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設分析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著近年來我國社會經濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)煤礦產業(yè)要想抓住時代機遇，就必須勇于突破困境，積極尋找發(fā)展道路。做好檔案管理工作，能有效促進煤礦企業(yè)高質量可持續(xù)發(fā)展。因此，加強煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設，實現(xiàn)高效率、高質量的創(chuàng)新管理，可以用新時代的信息技術保障企業(yè)檔案文書等資料的完整和安全，從而正確維護企業(yè)合法權益。本文主要根據(jù)煤礦企業(yè)信息化建設的意義與現(xiàn)狀，嘗試提出解決措施，以期為煤礦企業(yè)檔案管理從業(yè)者提供參考。

關鍵詞：煤礦企業(yè)；檔案管理；信息化建設

檔案管理是煤礦企業(yè)進行生產、經營等方面的重要文獻資料保存途徑，做好檔案管理有利于企業(yè)各項生產、經營等活動的開展，進一步促進了企業(yè)結構的優(yōu)化。就目前情況而言，煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設程度較低，從而導致檔案管理工作效率較低，在一定程度上阻礙了煤礦企業(yè)的高質量發(fā)展。

一、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設的意義

（一）有助于信息實時交互共享

傳統(tǒng)檔案管理模式主要以紙質為媒介專項記錄檔案信息，但若紙質檔案處于易燃、潮濕等環(huán)境，極易導致企業(yè)資料出現(xiàn)損失與毀壞的情況。而檔案信息化管理不僅改革了信息存儲的方式，節(jié)省了信息存儲空間，更提升了檔案管理信息處理的效率。在檔案管理信息化下人們只需要通過簡單的關鍵詞檢索就能快捷找到相關資源信息，輕松實現(xiàn)信息資源實時交互共享，從而提高了信息利用率。

（二）豐富信息傳輸方式

傳統(tǒng)檔案傳輸方式耗時時間較長，還極易出現(xiàn)丟失的情況，從而給企業(yè)造成一定程度上的損失，影響了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。而隨著信息技術的不斷發(fā)展，人們開始利用互聯(lián)網傳輸信息資源，規(guī)避了信息資源在傳輸過程中丟失的問題，營造了安全的信息共享環(huán)境[1]。人們可以通過郵箱、社交軟件等多種方式隨時隨地傳輸文件，甚至還可以進行文件加密處理，保障檔案信息的安全性。

二、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

(一)檔案管理信息化建設重視程度較低

根據(jù)煤礦企業(yè)的發(fā)展歷程來看，人們主要利用紙質檔案存儲信息資源與資料。但隨著時代的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經不適應新時代的煤礦企業(yè)發(fā)展需求。因而急需根據(jù)自身發(fā)展情況，建設一體化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，以此保障檔案資料的完整與安全，從而更好地促進企業(yè)發(fā)展。就目前情況而言，大多數(shù)煤礦企業(yè)的信息化系統(tǒng)還處于初步建設階段，而由于長時間的數(shù)據(jù)信息積累，導致檔案資料的錄入和核實等工作需要耗費大量的時間成本[2]。另外，檔案管理人員滿足于紙質化檔案管理，忽略了檔案信息化建設，自然不能正確認識信息化建設之于檔案管理的意義，因此不能切實發(fā)揮信息化建設對檔案管理的作用。

（二）檔案管理人員信息化意識有待增強

由于傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質記錄為主，檔案管理人員使用信息技術的次數(shù)較少，加之年齡、思想等因素的限制，大多數(shù)老員工寧愿墨守成規(guī)，也不肯接受信息化的檔案管理方式。另外，部分檔案管理人員為文職工作者，缺乏專業(yè)檔案管理經驗，自然就無法真正意識到信息化建設的重要性，從而阻礙了檔案管理信息化建設的發(fā)展進程。

（三）檔案保密性有待提高

新時代的檔案管理信息化建設同樣面臨著信息資源保密性等問題，雖然我國頒布的一系列檔案法律法規(guī)在一定程度上促進了檔案信息化建設，但依然無法完全滿足日益增長的信息安全保障需求。另外，檔案管理人員對檔案信息系統(tǒng)操作不熟練，極易出現(xiàn)信息泄露事件，從而增加了信息資源暴露的風險，影響了檔案數(shù)據(jù)的安全性[3]。

三、煤礦企業(yè)推進檔案管理信息化建設的策略

(一)重視檔案信息化建設

不管是煤礦企業(yè)的管理者還是檔案管理人員，都應加強對檔案管理信息化建設的重視程度，利用新時代的信息技術實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、數(shù)字化的發(fā)展。第一，可以建立檔案管理專項數(shù)據(jù)庫，設定進入權限，在保障檔案信息安全的前提下提高信息利用率；第二，應加大投資力度，加強自身軟、硬件等基礎設施建設，以此不斷完善檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化建設目的[4]；第三，檔案管理人員應熟悉數(shù)字檔案管理的使用方式與使用流程，重視檔案管理信息化建設，在專項的檔案信息化平臺上適度公開檔案信息，以便簡化查閱方式，最大限度發(fā)揮出信息化檔案管理的優(yōu)勢。

（二）加強人才隊伍信息專業(yè)素養(yǎng)建設

煤礦企業(yè)的檔案管理信息化建設需要管理人員與時俱進不斷更新管理理念，優(yōu)化管理方式，豐富知識儲備，從而滿足新時代檔案管理改革與發(fā)展需求。首先，要拓展檔案管理人員的視野，為其提供檔案管理、計算機自動化等專業(yè)知識與技能的培訓機會，使其掌握檔案管理專業(yè)、信息化等知識，有效實現(xiàn)多學科融合，落實理論知識指導實踐工作，從而提高檔案管理整體隊伍的綜合素養(yǎng)；其次，制定檔案管理信息化建設考核指標，科學使用獎懲機制，調動檔案管理人員的工作積極性，增強其學習動力，從而營造良好的管理氛圍；最后，提高檔案管理人員的薪資待遇，吸引更多的檔案管理人才，降低人才流失率，保障檔案管理隊伍的專業(yè)性與穩(wěn)定性[5]。

（三）完善檔案管理信息化的制度建設

在新時代信息技術的支持下，煤礦企業(yè)以電子形式將歷史檔案資料存儲于計算機中，有利于實現(xiàn)檔案管理信息化建設的標準化和規(guī)范化，方便相關人員檢索和使用檔案數(shù)據(jù)。首先，要根據(jù)檔案管理范圍等因素明確每位檔案管理人員的職責，使其明晰移交文件的范圍，便于記錄和保存實際工作的文件信息，規(guī)避因職責不清而出現(xiàn)互相推諉責任的現(xiàn)象；其次，建立完善的電子檔案管理體系，明確數(shù)字化礦井建設的要求，從而形成電子檔案信息庫，并為相關部門提供精準數(shù)據(jù)信息參考[6]；再次，檔案管理人員還應嚴格管理電子檔案信息資源，提高信息安全意識，規(guī)避檔案數(shù)據(jù)流失與泄露等事件發(fā)生；最后，檔案管理人員應聯(lián)合信息技術部門構建檔案管理標準技術體系，形成檔案資源與其他業(yè)務資源的對接，并提供統(tǒng)一接口，確保需要歸檔、保存的數(shù)據(jù)信息都能直接進入檔案系統(tǒng)完成信息建設。總而言之，建立完善的檔案管理信息化制度，可以輕松實現(xiàn)檔案信息資源整合，為各部門提供精準數(shù)據(jù)資源，從而提高工作效率，實現(xiàn)煤礦企業(yè)高質量可持續(xù)發(fā)展的目的。總而言之，在新時代信息化背景之下，煤礦企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化建設是必然趨勢。煤礦企業(yè)只有提升對檔案信息化建設的重視程度，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、數(shù)字化發(fā)展，提高檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)，重視檔案管理信息化的制度建設，才能實現(xiàn)煤礦企業(yè)的高質量可持續(xù)發(fā)展的目的。

參考文獻：

[1]方曉娟.煤礦企業(yè)推進檔案管理信息化建設探析[J].城建檔案，2021(04)：23-24.

[2]秦越.煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設探討[J].城建檔案，2020(06)：31-32.

[3]唐小紅.加強煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2019(06)：93-94.

[4]朱軍保.煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設研究[J].數(shù)碼設計（下），2019(10)：116.

[5]趙倩.淺析煤礦機械企業(yè)檔案管理工作的信息化建設[J].數(shù)碼設計（下），2019(06)：255-256.

[6]馬麗燁.加強煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務,2016(23)：56.

作者：畢竟文 單位：山西晉盂煤業(yè)（集團）有限公司