檔案信息化建設與技術檔案管理思考

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摘要：隨著時代的發展，中國經濟也在迅速崛起和發展，科學技術也在不斷的創新，可以說，中國已經進入了信息時代，各個行業與領域都在朝著信息化建設方向發展，以謀求更好更快的發展，檔案管理工作也不例外，只有保持自身的先進性，做到與時俱進，才能不斷的發展，在信息時代背景下，檔案管理工作與時俱進主要體現在檔案信息化建設，這是檔案管理工作發展的必然趨勢。筆者立足工作實踐，對檔案管理工作中，檔案信息化建設與技術展開探究，僅供參考。

關鍵詞：中國經濟；信息時代；信息化建設；檔案管理

中國已經進入信息時代，在信息化時代背景中，信息化已經成為各行各業發展的必要路徑，新時代背景下，檔案管理工作也應該進行自我改革與自我創新，如此才能緊跟時展趨勢，滿足時代的要求，從而提高自身的工作質量與效率，提升檔案管理工作的服務水平，進而提高檔案信息資源的利用效率，充分體現和發揮檔案信息資源的價值。鑒于此，本文圍繞這一題目展開探究，以期能夠促進我國檔案管理工作的信息化發展，促進檔案管理工作的進步。

一、檔案信息化建設的內容

1.基礎設施建設

基礎設施中，最為關鍵的是軟件設施與硬件設施，兩者是檔案信息化建設前提，為檔案信息化檢核提供技術支持。其中，檔案信息網絡，是基礎設施建設的關鍵，發揮著至關重要的作用，包括檔案傳輸、檔案交換，還有檔案信息資源的共享，都要通過檔案信息網絡實現。因此，要從兩方面入手：一是提高計算機的使用率，二是要加快檔案管理網絡建設。

2.檔案信息資源建設

此項工作重點在于建立綜合的檔案目錄數據庫，數據庫中應該包含兩部分內容：一是檔案館所有的檔案的目錄，二是要包括全宗文件級目錄。與此同時，數據庫的類型也應包括兩種，第一種是全文字數據庫，第二種是多媒體數據庫。此外，要做好電子文件信息的整理歸檔工作，而對于傳統的紙質檔案，要對其進行數字化處理，從而豐富檔案信息的類型，更好的滿足各類用于的使用需求，需要注意的是，要做好電力檔案的備份工作[1]。

3.應用系統建設

首要任務是大力檢核檔案信息管理系統，在檔案管理工作實踐中，應用通用性能強，且具有兼容性特征的系統，保證該軟件系統可以與互聯網聯通，并且可以與各大門戶檔案網站聯通，滿足政府、企業、組織，還有社會個人群體對檔案的使用需求。

4.人才隊伍建設

人員是檔案管理工作的具體實施者，對檔案管理的信息化實施水平有著重要影響，因此，要重視和正視檔案管理工作人員的作用，推進人才隊伍的建設，打造專業的檔案信息化人才隊伍，這是目前檔案信息化建設工作中的重要內容之一，重點是要對相關的檔案工作人員進行培訓，促使其形成先進的理念，掌握先進的知識與技術，能夠熟練操作先進的信息化設備，同時，還要加強對領導人員的培訓，從而提高檔案管理人員的整體素質，為信息化檔案管理工作奠定良好基礎[2]。

二、檔案信息化建設與技術檔案管理的措施

1.完善檔案信息化工作體系

首先，明確管理體制，完善運行機制。最為基礎的是要遵循相關法律法規，在此基礎上，各個部門之間，要建立聯動管理機制，以此實現對電力文件的實時監控，以及全程管理。各地的檔案局，應該充分發揮自身的作用，發揮協調功能，努力構建一個上下聯動，彼此協調的工作體系。初次以外，電子政務工作中，應該注重并提高檔案信息化的所占比例。其次，完善法律法規，規范相關工作。具體而言，在建設過程中，要對其進行專項規劃，化整為零，將整體龐大的任務分解，安排各各個負責單位和部門，其中，要明確任務量，以及任務完成的時間。除此以外，管理工作中，采用績效評估的方式，對各單位、各部門的工作量化評估，并將評價結果公布，然后與其進行討論交流，幫助單位、部門認識到工作中的薄弱環節，以此督促單位、部門能夠更加積極認真的進行檔案信息化相關工作[3]。

2.推進檔案數字化和資源共享

要充分認識到，資源建設是檔案信息化建設的最核心工作，目前的情況下，檔案信息化建設的重點應該集中在以下兩方面：一是推進檔案數字化，首先，要尊重數字化建設的規律，定制合理的建設計劃，并切實做好監督工作，促使數字化建設工作可以有序進行，與此同時，要建立完整的數字化目錄，并給予數字化建設工作充足的資金、技術、人才支持，促使個部門之間能夠團結一致，齊心協力。二是實現資源共享。具體而言，要在國家相關法律法律的指導下，建立綜合檔案信息系統，并將去與辦公系統融合，各單位和部門可以通過網絡，將內部形成的文件信息進行處理、歸檔，以時間為排序標準，建立檔案信息目錄，以此促進檔案信息化建設[4]。

3.健全技術支撐

檔案信息建設技術的研發，首先應鼓勵檔案部門的相關技術人員進行積極攻關，加大自主技術研發，同時，也可通過合作開發的方式研發新技術。對于檔案信息化建設而言，首要任務是要完善基礎設施，在前文的論述中，已經明確，要做好軟硬件設施的建設工作，除此以外，要注意更新審計現有的工作設備，為檔案信息化工作提供設備支持。更為重要的是，要加大關鍵性軟件的研發，對軟件開發企業進行等級評定，最終實現在全國范圍內形成一個一致的技術標準，所開發與應用的軟件要具有兼容性。此外，還要做好軟件的安全建設，防止不法人員盜取、破壞檔案信息，加強訪問限制。

三、結語

綜上所述，筆者立足自己的檔案工作經驗，重點分析了當前檔案信息化建設的內容，并提出了做好檔案管理工作的相關措施，但是，由于筆者自身能力與學識有限，文章中可能存在一些不足，希望有關人員不吝賜教。

作者:尚曉麗 單位:大慶油田有限責任公司第三采油廠信息中心

參考文獻：

[1]李忠峪.加快我國流動人員人事檔案管理信息化建設的若干思考[J].大眾科技,2010,8:218-219.

[2]孫曉蓉.城建檔案信息化建設與工程檔案管理的思考[J].城建檔案,2012,11:36-38.

[3]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案,2017,1:17-18.

[4]熊偉.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].中國管理信息化,2016,18:172-173.