連續審計的經濟可行性思索

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一、引言及背景

近年來,在SEC、IIA、CICA及AIC-PA的大力倡導和推動下,一種基于IT技術的新審計技術———連續審計(contin-uousaudit)逐步走入人們的視野,并引起了社會各界對它的極大關注。

事實上,CA對于理論界而言,并不是一個陌生的名詞,早在上個世紀80年代,對CA的研究就開始了。但在當時,由于缺乏相應的技術支持等原因,CA的發展停留在了理論上。直到1990年,AT&T的BELL實驗室研發出了“連續處理審計系統”(CPAS),從此CA的發展在技術上成為了可能。跨入21世紀,隨著全球網絡的建立和連接,全球經濟由傳統模式向電子商務模式成功轉型,產生了大量的在線數據,ERP系統也相應地在各企業中應用,這使得以Elliott為首的CA的支持者宣稱對CA產生了大量的需求。特別是在2002年,美國證監會SEC頒布了SOX法案。該法案要求財務報告建立在快速和現期的基礎上,明確縮短了財務報告披露的滯后期,提高了及時性。出于CA可提高企業報告的及時性和準確性的考慮,為了遵守SOX法案的規定,這種新的報告要求,無疑增加了對CA的需求。

此時,一方面,各企業對CA產生了極大的需求;另一方面,CA的發展在技術上也具備了一定的可行性。就在人們認為接下來CA的廣泛應用是理所當然的時候,它卻并沒有跟上人們的預期。這是為什么呢？

BAlleseta1(02)認為,原因之一在于成本。現有的研究通常將成本歸納為CA在實際應用中的一大優勢,理所當然地認為CA是幫助降低企業內審成本的一個重要方法。在普華永道《2006年內部審計行業調查報告》中,我們可以清楚看到“連續審計方法可以幫助降低審計成本”。特別是在SOX法案頒布后,各企業因遵守SOX的規定而紛紛投入了大量的內審資源,使內審成本大大增加,從而亟需找到節約成本的方法,CA似乎成了解決問題的唯一途徑。但同時,在《2006年內部審計行業調查報告》中也有12%的人認為“成本是連續審計目前所面臨的主要挑戰”。針對CA的成本問題,Alles,Kogan及Vasarhelyi(02)通過對CA的可行性進行研究后指出:“即使CA是唯一可行的辦法,也不意味著它的成本同樣可行。”

那么,CA是否真的具備經濟可行性,或者說,怎樣才能使CA在幫助降低內審成本時的經濟優勢發揮出來B本文將從CA的成本和收益兩方面進行分析。

二、CA的成本分析

一般而言,CA的成本主要由三個部分組成,分別是初始成本、實施成本和后續成本。

1、CA的初始成本(start—upcost)

CA的初始成本產生于CA投入使用之前,是指為達到CA的要求而產生的成本。CA的初始成本主要是CA所需的IT設施,包括相關的軟件支持及網絡設施等基礎建設,和相關審計人員的職業培訓的費用。一般而言,CA的初始成本是十分巨大的。

當企業決定利用CA對其現有的業務流程進行實時監控時,CA的巨大初始成本將是其面臨的首要問題。一方面,安裝一個實時CA系統的巨額固定成本幾乎是沉沒成本;另一方面,除了巨額的成本投入,為了使CA能真正發揮其效用,企業可能面臨修改其現有的流程的局面,進而造成現有系統的不穩定。對此,RobertMainardi,PennMutual保險公司的首席審計師就表示:將CA融入現有的功能所產生的成本,無論是與購買新的軟件或是購買信息儲存能力有關,都會造成許多企業的觀望心態。

2、CA的實施成本

CA的實施成本產生于企業在實施CA的過程中。CA的實施成本在于,在對系統進行事中審計時,由于數據本身的錯誤而導致其無法通過CA的認證系統所造成的數據丟失或過時。

在現代電子商務交易的環境下,企業的業務處理系統往往涵蓋了多個方面的功能。這意味著,當一個數據被錄入系統的時候,它會被同時錄入許多其他相關聯的界面,由系統對其進行多功能的記錄。CA就是對這種在線實時系統進行監控,防止當一個數據錄入出現錯誤時,所有與之有關的界面的數據處理都出現問題的系統。

由于CA要求所有數據和業務在被處理前都要通過數據完整性約束檢驗(IntegrityConstraints),因此,對于企業,特別是擁有大型數據庫的企業而言,CA的實施成本有可能是十分昂貴的。因為,只要有一個數據或者業務無法通過,系統就不會對其進行處理,這樣就造成了數據的滯后(delay),進而會產生更多的錯誤無法被識別和發現。不同于CA巨額的沉沒初始成本,其實施成本可以在不影響準確而及時的發現舞弊行為基礎上,對CA的監控進行適當間斷而減少。

3、CA的后續成本

CA的后續成本是指CA在投入使用后需要花費的成本。主要包括數據采集、分析及處理成本,人工及時間成本和報告成本三大部分。

1)數據采集、分析及處理成本

與傳統審計相比,在CA下,被審計項目的數據采集、分析及處理成本是十分小的。在CA輔助軟件的支持下,審計人員不必人工手動地收集數據,而是通過審計接口軟件,在保質保量的前提下,對有關數據進行快速、完整的抓取,并對所采集的數據進行自動化的計算、分析、核查和核對。相對于傳統的人工收集、手動處理,它的成本是微不足道的。

2)人工及時間成本

CA人工及時間成本的減少可以說是CA的必然結果。由于CA是用計算機輔助技術完成的,傳統審計需要大量花費人工費用的步驟,在CA下都由計算機自動獲取及分析處理所代替,避免了傳統審計中的大量時間浪費。這樣,人工及時間成本的支出幾乎可以忽略不計。

3)報告成本

CA的報告方式是實時的,只要有需要,系統都能自動生成即時審計報告,對企業截止報告時之前的所有業務提供保證。由于報告是系統自動生成的,且不需要追加任何的審計程序,CA的報告成本也是十分微小的。

由此可見,CA的成本主要是CA的初始成本,這是企業對是否應用CA產生猶豫的主要原因,是企業將CA投入使用要克服的主要困難。一旦設備購置到位,人員達到了上崗要求,CA的后續成本是非常小的,這是許多研究將成本作為CA優勢的主要原因。CA面臨的主要變動成本就是它的實施成本,而實施成本又是可以通過對數據監控方式的適當調整而降低的,如何將CA的實施成本降到最小,因企業而異。

三、CA的經濟效益分析

在電子商務時代信息化的環境下,CA已經成為企業內部審計發展的一種必然趨勢,它在內審工作中可以幫助企業改善經營狀況,提高經營水平并最終為企業帶來價值增值的效果。

1、在信息化的環境中幫助企業完善內部控制

CA能在實時的環境下幫助管理層了解內控是否充分,發現內控的缺口及弱點,從而在最短的時間內報告問題并糾正錯誤。這樣就使企業能夠在問題惡化之前采取適當的措施,進一步為企業的經營活動提供保障。此外,電子商務的出現和用電子數據形式對業務進行記錄,使企業的內控范圍和內控內容都拓展到了新領域,舊有的內控體制可能無法適應新的要求,而CA則可以對舊的內控進行補充完善,使其符合新的要求。

2、及時發現舞弊行為并幫助有效處理

CA能及時發現企業存在的信息、數據的錯漏報及舞弊行為。CA的內嵌式審計模塊(EAMs)在測出可能的舞弊后,會產生預警(Alerts),并以電子郵件的方式將預警產生的報告寄出,這樣企業可以在第一時間對發現的問題進行處理,最大化地降低此類行為給企業經營帶來的負面影響。

3、對實時數據進行及時的報告

我們知道,定期財務報告呈現的是歷史數據,具有一定的滯后性,在如今快節奏的社會中,歷史數據會很快過時,而企業的商機對即時性要求越來越高。而CA產生的報告是常綠報告(evergreenreport),只要第三方有需求,報告就可以是完全動態的。因此,CA能為企業提供第一手的信息,幫助企業根據自身現狀迅速做出決策,捕捉瞬間商機。

4、加強企業風險管理的能力

現代企業對于風險管理的重視已經是毋庸置疑的了,網絡經濟時代的經濟環境要求企業必須增強其風險管理的能力。HeriotPrentice,IIA的技術主管認為:CA能幫助審計經理更好地關注組織的高風險地帶或領域,更合理地分配寶貴以及稀缺的人力資源,為降低風險提供了一個長期的、節約成本和資源的解決方案。

可以說,CA對企業經濟效益帶來的好處是多方面的。它不僅可以在一定程度上為企業挽回經濟損失,改善企業經營狀況,并且還能給企業帶來價值增值的結果。同時,CA作為一種新興的審計發展趨勢,可以更多地為企業內部的良好運轉提供保證服務,為決策層提供更有價值的信息。

四、CA的成本最小模型

對由于監控所產生的滯后(delay)問題,一個替代的方法就是間斷監控。Pathak,Chaouch和Sriram(2005)在對一個大型的數據庫進行CA時,采用了兩種不同的間斷監控的方法:計次審計(CountingStratagy)和計期審計(PeriodicStratagy),以得出成本最小化的CA成本模型。

計次審計就是在n次交易之后再對數據庫進行審計。計次審計模型的缺點在于一旦沒有確定的n次交易進入系統,錯誤則無法被發現。計期審計就是審計人員在每隔一個較固定的期間P后,對數據庫進行審計。由此可見,CA成本分析的關鍵就是對n和P的選擇,如果n和P過大,則無法正確識別錯誤;若n和P過小,成本則會增加。不管是計次審計還是計期審計都存在一個對錯誤的可接受水平,而審計的及時性和準確性之間存在替換關系,審計人員根據實際情況認為兩者中哪個更為重要時,就可采用相應的方法。