格式約束及數據自動處理本科畢業論文

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摘要：本科畢業論文因學生數量大，學生操作文字處理軟件技能薄弱，導致了論文格式不規范，學生在格式調整的過程中也耗費了大量精力，擠占了本應專注于論文內容的時間。同時這種情況，也給論文管理工作帶來了較大困難。通過運用文字處理軟件的限制編輯、宏、表單等手段，可以較好地規范論文及其配套表格的格式和數據的標準性。通過技術手段，給學生和教學管理人員都提供了便利。

關鍵詞：畢業論文；數據收集；格式；表單學生

在論文寫作時面臨的一大問題在于，大量的時間精力花費在論文的版面調整、表格的格式糾錯，擠占了本應集中精力撰寫論文內容的時間。在學院及學校兩級管理的層面上，也面臨非標準化的論文帶來的問題——數據的收集、匯總并非自動完成的，并且存在對匯總的數據進行分析較為困難的情況。利用Word、Acrobat等軟件內嵌功能，設置模板、添加格式保護等約束性措施，在不提高師生過多學習成本的前提下，上述問題能夠得到較好的解決。在整個論文寫作周期中能夠給師生提供更多便利，可以降低在格式調整上的時間成本。基于規范化的數據，進行數據挖掘，對論文的各項數據統計、質量分析、選題趨勢、未來選題參考等都提供了可能性。在基本不改變現有師生在畢業論文寫作整體流程習慣的同時，通過技術手段約束，將論文板式、表格板式加以規范；在上述基礎上，進行自動化的數據收集；進而進行數據分析，給論文管理和論文指導方面提供數據支撐。

一、本科畢業論文管理的現狀

本科學生數量多，論文管理工作因其數據量大，數據龐雜，規范性較難統一等問題，需要大量的人力進行數據規范。運用論文撰寫時常用的文字處理軟件，進行約束性模板的設置，將其提供給師生，可以較好地解決上述難點，有較高的可行性和效用。這種方法在論文管理中主要發揮的作用是：規范論文板式、規范論文配套表格板式、自動提取論文及表格數據、自動匯總相關數據、對匯總數據進行數據挖掘。現有研究多停留在網站系統建設等層面，并未較好的從實踐層面提供整體解決方案。基于網站系統的管理模式，基本還停留在信息填寫收集層面，存在較多的重復性工作，并且無法將數據收集工作融入論文寫作過程中，需要較高的學習成本和時間成本。（一）格式上無法滿足學校論文規范。現有的寫作模式，是通過學校提供規范的范例模板進行統一，規范具體的論文格式、排版等，都是參照標準模板，進行比照設置。但是同一種格式，有多種實現方法，在最終實現效果上有一定差異，學生往往使用較為簡單的方法去對照，但在論文不斷修改的過程中，會因為使用了較為簡單的方法，使排版整個混亂，這種情況在論文寫作后期尤為明顯。（二）數據龐雜，規范性低。論文的數據，在規范性上，本身就存在著較為龐雜的問題，難以規范。加之其在學生不甚規范的格式和排版的前提下，導致了論文在版面上，面臨數據元素多，定位困難，需要人工收集統計的問題。在此情況下，也難以生成規范的數據集。（三）學生使用文字處理軟件能力弱。本科畢業論文因其作者本身的學識和寫作經歷，操作文字處理軟件的能力較弱，大多數只能利用文字處理軟件的基本功能寫作、排版，稍顯復雜的功能，如腳注、分節、段落標題、自動生成目錄等，對于學生來說，較為困難，也難以在短時間內習得。尤其現在面臨移動端代替計算機的浪潮，使得學生接觸計算機的機會越來越少、愿望越來越低，這也在另一維度上導致了學生操作計算機水平較低，基本的文字處理軟件操作也難以勝任。（四）大量精力耗費在反復調整格式。由于上述幾個問題，學生往往在論文寫作的過程中，不斷地耗費精力去調整格式，但限于個人軟件操作水平，又無法完全達到學校格式的要求，同時導師在收到論文時，也會調整大量的格式問題或提出與其相關的修改意見。這就導致了論文寫作這一活動，耗費了大量的精力在格式調整這一問題上，擠占了對論文內容修改的精力。

二、自動規范格式、提取數據的方法

主要通過建立約束型論文模板，以及約束型論文表格模板，通過在寫作和填寫的過程中直接將學校規范的格式加以限定，從而避免出現論文、表格板式和格式出現問題的情況。上述內容得以實施，是實現數據自動收集的基礎。上述模板被師生填寫完畢后，自動成為規范的論文及表格，在此基礎上，以此兩種文件作為數據源，進行自動數據收集，形成規范化數據。數據收集完畢后，進行數據分析，其結果可供教學活動和教學管理工作參考。由于畢業論文工作面向的主要是普通師生，對專業化或定制化的數據收集工具，操作存在難度，故而本項目計劃使用普及率較高的輕量化文字處理系統，如現有論文撰寫時使用的常規工具（MicrosoftOfficeWord、AdobeAcrobat等），進行數據規范和收集，一方面提供更好地易用性，另一方面提供較高的兼容性。通過上述工具，建立相應的模板，一方面為后期數據收集建立起良好的基礎，同時也為論文及表格的規范化提供了便利。（一）論文寫作。（1）建立基礎模板，將論文格式的主體進行規范。（2）將稍顯復雜的操作，直接建立符合規范格式要求的宏，通過設置相應的宏快捷按鈕快速調用。（3）對主體格式進行“限制編輯”，對不需要修改的部分，進行格式保護，以避免誤操作。（二）表格填寫。使用Word制作一個規范的表格，并導入AdobeAcrobat，規范設置需要填寫的域，分發表單，由學生完整填寫后，收集表單。在設置好表單域后，應當對文檔進行限制編輯，以防止板式和格式被更改。（三）數據匯總。在模板被廣泛使用后，可以對撰寫完畢的論文和填寫完畢的表格進行自動化的數據收集，主要使用的工具仍然為MicrosoftOfficeWord、AdobeAcrobat等普及率較高的軟件工具。使用的方法有：針對Word建立宏（通過VBA語言編寫代碼實現數據自動化收集）；使用AbodeAcrobat內建表單收集工具。數據收集應當包含學生姓名、學號、學院、年級、專業、指導教師姓名、職稱、論文題目、摘要、關鍵詞、英文題目、英文摘要、英文關鍵詞、指導教師評分、評審人評分、答辯委員會評分等元素，將上述內容收集整理后，形成Excel文件或數據庫文件，進行規范化處理。

三、數據應用

在數據被收集后，進行匯總并從各個維度進行數據挖掘，得出可以供教學工作和論文管理工作參考的結論。（一）基礎數據統計。在前述規范化數據的基礎上，可以有效統計出該年論文的各項基礎數據，如論文總數、分專業數量、指導教師通過率等，形成匯總數據，為年鑒、匯總統計提供數據支撐。通過各種篩選、透視，可生成各類匯總表，便于論文管理歸檔、報送。（二）質量分析。前述統計的數據，也包含分數等質量控制的內容，可以基于該數據，匯總并對數據進行透視，各指導教師、各班級、各專業等分類的平均分數、標準差、統計各分項數據都更加便捷。（三）選題趨勢。對論文題目進行文本語義分析，并進行領域相關性匯總，可分析論文細分研究領域占比。收集的數據中還包含關鍵詞一項，該數據可形成頻次統計數據，并結合大數據進行各關鍵詞的領域相關性分析。在此基礎上，可以匯總各學年數據，形成選題趨勢的總結，并與學界主流關注的領域進行對比，可將上述趨勢與教學相結合，也可為次年論文指導工作提供參考。（四）數據可視化。上述各項應用，均可將各項數據進行可視化處理，柱狀圖、餅狀圖、散點圖等可視化形式，有利于數據的分析和使用，為教學和論文指導工作提供數據基礎。

四、結語

通過上述的技術及實現方法，可以提供給師生經過格式約束的論文模板和表格模板，也能夠使以往要花費較多精力調整的格式、板式，得以在較短的時間內準確、規范的調整，節省了師生大量的精力，得以留出更多時間專注于論文內容。在此基礎上，使論文數據收集過程自動化，減少人工干預，以大幅增加論文管理工作的準確性和效率。同時也可以收集到較以往更為全面的數據，為論文分類提供了依據，為數據規范化提供了解決方案。

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作者:劉子銘 單位:天津師范大學新聞傳播學院