檔案管理技術(shù)創(chuàng)新探討

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1.新時代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的重要性

1.1創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的重要保障

檔案事業(yè)若想要實現(xiàn)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)不斷強化其社會功能，對現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，爭取與社會經(jīng)濟實現(xiàn)同步發(fā)展，而檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，能夠在一定程度上提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案信息資源的有效開發(fā)和合理利用，實現(xiàn)檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟發(fā)展之間相互協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)共同進(jìn)步。由此可知，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的重要保障，為檔案事業(yè)的發(fā)展指明了方向，并且有助于促進(jìn)檔案管理工作的社會服務(wù)功能的順利實現(xiàn)，維護(hù)社會的穩(wěn)定高效運行。

1.2創(chuàng)新是檔案部門發(fā)展的原動力

近午來，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強;檔案部門進(jìn)步適應(yīng)了社會對檔案信息的需求，社會服務(wù)功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強，但是檔案工作還存在一些問題，檔案管理長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，使許多檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識和創(chuàng)新激情，墨守成規(guī)，日常的檔案管理工作也是幾十年一貫制-立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞、借閱等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，只有通過檔案管理技術(shù)創(chuàng)新才能開創(chuàng)檔案工作的新局面。

2.新時代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的途徑

2.1檔案管理的安全技術(shù)創(chuàng)新

2.1.1操作安全。現(xiàn)代社會經(jīng)濟的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，為檔案管理工作帶來發(fā)展機遇的同時，也帶來了一定的挑戰(zhàn)，為進(jìn)一步提高檔案信息的安全性，應(yīng)當(dāng)積極采取有效措施來保障檔案信息管理操作安全，這就要求檔案管理部門相關(guān)人員在強化檔案信息安全意識的基礎(chǔ)上，注重檔案管理過程中信息數(shù)據(jù)處理操作的安全性，及時進(jìn)行電腦殺毒、電腦資料備份等操作，以免電腦感染病毒后重要的文件資料丟失，而給檔案管理工作的正常開展造成不利的影響。就文件資料備份方面來看，可以將檔案信息備份于服務(wù)器中，也可以刻錄成光盤進(jìn)行備份，減少信息還原失敗的可能性。

2.1.2信息內(nèi)容安全。通常情況下社會群體通過瀏覽網(wǎng)頁或電子郵件的方式獲取檔案信息，為切實保障檔案信息內(nèi)容的安全性，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)以殺毒軟件進(jìn)行重復(fù)殺毒后方可以電子郵件形式進(jìn)行發(fā)送，并且以網(wǎng)頁形式檔案信息之前，應(yīng)當(dāng)以專門的過濾系統(tǒng)來對網(wǎng)頁進(jìn)行過濾掃描，以免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)黑客等而威脅檔案信息內(nèi)容安全。當(dāng)前檔案管理過程中，大多以文件掃描的方式來對文件進(jìn)行錄入，但此種方式也存在一定不足，極易造成人為的檔案信息內(nèi)容泄露，嚴(yán)重影響檔案管理的總體水平，并且極易出現(xiàn)原文件遭受非法竊取的情況，一定程度上制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理，并逐步完善檔案查閱制度和存儲制度，定期對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對查閱檔案信息內(nèi)容的人員及查閱時間、地點、方式等要素進(jìn)行準(zhǔn)確且詳細(xì)的記錄，以便在發(fā)生問題后能夠有據(jù)可循，切實保障檔案信息內(nèi)容安全。

2.2加強檔案管理人員的培訓(xùn)與教育

在新時展環(huán)境下，檔案管理過程具有一定的復(fù)雜性和特殊性，加強檔案管理技術(shù)創(chuàng)新是提高檔案管理總體水平的重要方式，因此在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員、信息人員等開展有針對性的培訓(xùn)和教育，增強檔案管理相關(guān)人員的知識儲備，提高其檔案管理信息素養(yǎng)，通過多元活動的開展，幫助檔案管理人員養(yǎng)成獨立思考的良好習(xí)慣，并培養(yǎng)檔案管理人員敬業(yè)精神和求真務(wù)實精神，提高檔案管理人員對檔案管理工作的忠誠度，鼓勵檔案管理人員積極提出改進(jìn)工作的意見，促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.3建立政府機構(gòu)之間的合作伙伴關(guān)系

新時代下檔案管理工作更具特殊性，在對數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變了以往紙質(zhì)檔案文件的管理方式，與現(xiàn)代信息技術(shù)緊密相關(guān)。因此在現(xiàn)代檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合政府各機構(gòu)的資源情況，對各機構(gòu)的實際作業(yè)需求進(jìn)行系統(tǒng)化分析，進(jìn)而開展檔案管理策略規(guī)劃，對政府各機構(gòu)現(xiàn)狀進(jìn)行積極整合，爭取為政府機構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，以各階段檔案管理實際效果以及策略規(guī)劃的實際應(yīng)用情況來對檔案管理策略進(jìn)行調(diào)整，從整體上提高檔案管理總體效果。

就宏觀層面來看，創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是社會發(fā)展的動力，檔案事業(yè)作為社會發(fā)展過程中的一項重要內(nèi)容，其檔案管理技術(shù)創(chuàng)新具有一定的重要性和必要性。當(dāng)前檔案管理工作中，管理理念以及管理模式上存在一定不足，難以與社會發(fā)展保持高度一致，在此種情況下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極強化創(chuàng)新意識，拓寬檔案管理思路，堅持與時俱進(jìn)，切實提高檔案管理總體效率，從而為社會群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

作者:耿聰 單位:黑龍江省第二醫(yī)院

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