檔案信息化管理創(chuàng)新論文

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【摘要】機關(guān)檔案是國家信息的重要組成部分，也是各級政府制定發(fā)展決策的基本依據(jù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐漸受到?jīng)_擊與顛覆，信息化管理逐漸成為機關(guān)檔案管理發(fā)展的主要方向。因此，如何應(yīng)對信息化的發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案的信息服務(wù)質(zhì)量，提高檔案利用率則成為機關(guān)內(nèi)部管理的重點?；诖?，本文從新時期機關(guān)檔案信息化管理的基本要求出發(fā)，結(jié)合目前檔案管理中存在的問題，探究創(chuàng)新發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】新時期；機關(guān)檔案；信息化管理；創(chuàng)新

一、新時期機關(guān)檔案信息化管理的基本要求

進入信息時代，機關(guān)檔案管理應(yīng)該堅持與時俱進的理念，推動紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的逐漸轉(zhuǎn)變，并利用管理模式的創(chuàng)新不斷提高檔案的利用效率。信息化管理并不是簡單地購置設(shè)備，而是從管理形式到管理內(nèi)容都實現(xiàn)全新的轉(zhuǎn)變。具體來講，新時期機關(guān)檔案信息化管理的要求主要體現(xiàn)在以下幾點：其一，保證信息的安全完整。對于機關(guān)檔案，相關(guān)部門不僅要在技術(shù)上提出更高的要求，以提升檔案的知識性，還應(yīng)該利用技術(shù)保障檔案信息的安全可靠，從而為信息的整合與利用奠定基礎(chǔ)。其二，實現(xiàn)服務(wù)的人性化。檔案管理部門是機關(guān)內(nèi)部的服務(wù)部門，相關(guān)工作人員應(yīng)該利用信息技術(shù)，確保檔案服務(wù)的安全、穩(wěn)定、準(zhǔn)確、及時，不僅要提高檔案信息的存儲質(zhì)量，還應(yīng)該為用戶提供便捷的檢索服務(wù)。其三，實現(xiàn)資源共享。提高檔案信息利用效率，目前機關(guān)檔案的信息化尚不完善，資源共享還存在著一定的難度，因此，各機關(guān)部門之間應(yīng)該積極推動信息化建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的信息分享平臺，從而為檔案的查詢與利用提供條件。

二、新時期機關(guān)檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

創(chuàng)新是社會賦予機關(guān)單位的職責(zé)，在新的社會發(fā)展階段，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透在社會生活的方方面面，因此檔案管理業(yè)應(yīng)該堅持創(chuàng)新發(fā)展的觀念，從管理理念，到管理方法、措施等方面實現(xiàn)創(chuàng)新，從而為機關(guān)的發(fā)展提供更加及時有效的信息服務(wù)。（一）理念創(chuàng)新。認(rèn)識是行動的指導(dǎo)，在機關(guān)檔案管理中一直存在著“重形式，輕內(nèi)容”弊端，即檔案管理的重要性基本上都停留在文件中，在實際管理中卻往往心不在焉、敷衍了事。甚至一些領(lǐng)導(dǎo)者將信息化管理等同于設(shè)備的更新，認(rèn)為在預(yù)算上增加了設(shè)備、軟件的購置就是實現(xiàn)了信息化。其實不然，信息化檔案管理不僅是一種方法，更是一種理念，因此機關(guān)檔案管理部門要想在新時期真正實現(xiàn)信息化管理就應(yīng)該先從理念上進行創(chuàng)新。其創(chuàng)新理念一方面包括信息理念，即在信息技術(shù)逐漸普及，尤其是大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的背景下，檔案信息已經(jīng)成為機關(guān)內(nèi)部管理一種重要資源，因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該從指導(dǎo)決策的角度實現(xiàn)對檔案信息的有效利用。另一方面包括人性化理念，即構(gòu)建人性化的檔案管理環(huán)境，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，突破傳統(tǒng)沉悶單一的工作環(huán)境，從而為機關(guān)內(nèi)部建設(shè)提供更加完善的服務(wù)。（二）方法創(chuàng)新。方法創(chuàng)新是指在創(chuàng)新理念的指導(dǎo)下，所構(gòu)建的檔案信息化管理基本路徑，在機關(guān)檔案信息化管理中，其創(chuàng)新方法主要體現(xiàn)在以下幾個方面：其一，明確職責(zé)。機關(guān)檔案信息化管理的信息化管理不是單純依靠某一個部門就能夠完成的，它需要各部門之間的配合，如領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該加強重視，并主動利用檔案信息作為決策依據(jù)，其他部門應(yīng)該及時將自己的業(yè)務(wù)內(nèi)容與檔案部門相掛鉤，保證檔案信息的及時傳遞、備份、整合、存檔等，而檔案管理部門也應(yīng)該注重對信息整合與分析，以便于各部門利用。其二，規(guī)范管理。機關(guān)檔案信息化管理需要嚴(yán)格的制度保障，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案環(huán)境中的制度規(guī)范已難以適應(yīng)當(dāng)前的信息利用實際，因此，檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合新時期的檔案利用情況推進檔案制度建設(shè)，將檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都細(xì)化到個人，強化管理職責(zé)，提高制度規(guī)范執(zhí)行效果。其三，安全管理。信息安全是信息化背景下的一個主要問題，如何保證信息的完整安全也是機關(guān)檔案信息化管理的核心內(nèi)容，在工作中，機關(guān)應(yīng)該加強對安全系統(tǒng)的構(gòu)建，對檔案部門設(shè)備進行定期檢查、維修，并通過設(shè)置查詢權(quán)限，避免信息泄露。其四，人才培養(yǎng)。機關(guān)檔案信息化管理離不開專業(yè)的人才，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式對人才的素質(zhì)要求不高，而在信息化時代，其不僅在技術(shù)上，更在思想上對工作人員提出了新的要求，因此，機關(guān)單位應(yīng)該注重對信息化人才的培養(yǎng)，以推動信息化制度的有效落實，提高信息化水平。其五，加強宣傳。即使是在信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于機關(guān)部門的今天，許多人依然囿于理念，認(rèn)為檔案的信息過于古老，對于問題的解決不具備實際的意義，而要扭轉(zhuǎn)這一認(rèn)知，相關(guān)部門就應(yīng)該加強宣傳，以逐漸提高檔案管理的實際價值。

三、結(jié)束語

總之，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，新時期機關(guān)檔案管理要符合社會發(fā)展的需求。機關(guān)檔案管理信息化創(chuàng)新路徑包括轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理理念、改進檔案信息化管理模式、增強信息化管理的安全意識和提高檔案人員的專業(yè)水平等，這樣才能推動機關(guān)檔案的有效利用。 

【參考文獻】

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作者:高金娥 單位:呂梁市文峪河水利管理局