檔案數字化管理優勢與弊端

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【摘要】隨著科學技術的發展和信息技術發展水平的不斷提高，在我國各行各業的發展過程中電子信息化設備的應用愈加廣泛，對各行各業綜合管理水平的提高產生著重要的影響。在檔案管理工作中，數字化管理受到電子信息技術的影響逐漸提上日程，成為重要的管理方式，受到高度重視，本文從檔案數字化管理的優勢和弊端入手進行分析，希望能對檔案數字化管理形成正確的認識，促進整體管理水平的提高。

【關鍵詞】檔案管理；數字化；優勢；弊端

在經濟全球化時代背景下，檔案管理工作實踐中傳統的檔案管理方式受到極大的限制，檔案管理工作水平偏低，對檔案管理工作的順利推進產生了嚴重的不良影響。在新時期，基于新管理技術的應用，相關工作人員提出應該嘗試將檔案數字化管理引入到檔案管理工作實踐中，促進檔案管理優勢的發揮，為檔案管理工作的持續穩定發展創造良好的條件，全面促進檔案資源的有效利用。

一、檔案數字化管理工作的優勢

對檔案數字化管理進行研究和分析，發現在管理工作實踐中，存在一定的優勢和不足，而只有正確認識其優勢和不足，才能夠有效促進檔案管理工作的全面優化開展，促進檔案管理水平的提高。（一）有效增強立卷制度的執行能力。結合檔案數字化管理工作的實際情況進行研究和分析，發現在全面推進數字化管理工作后，檔案管理部門能夠借助數字化管理技術逐步轉變傳統檔案管理工作的弊端，并積極嘗試引入更為先進的管理思想，促進整體管理水平的提高。具體來說，在傳統檔案管理工作實踐中，檔案立卷歸檔工作是最重要的工作內容之一，并且借助檔案立卷歸檔工作的開展，能夠有效提高檔案管理工作的規范性和標準性，促進檔案管理水平的提高。但是在傳統工作中，受到技術水平的限制，立卷歸檔工作的落實效果不理想，無法保證立卷歸檔工作的水平，對檔案綜合管理工作的全面優化產生了一定的不良影響。而借助數字化管理技術，檔案立卷歸檔管理水平能夠得到顯著的提高，在實際管理工作中對立卷歸檔制度的執行能力也會進一步強化，能夠為檔案管理工作的全面優化開展提供相應的支持和輔助。簡言之，在探索數字化管理工作后，檔案立卷歸檔工作的網絡化管理水平能夠得到一定的提高，相關管理人員利用計算機將各類型數據信息輸入到電腦中完成歸檔工作，能夠有效保證立卷歸檔工作的實際效果。（二）能夠實現對檔案資料整理時間的有效控制。在傳統的檔案管理工作實踐中，相關工作人員一般在固定的時間和地點開展檔案資源的管理工作，檔案管理工作受到極大的限制，不利于檔案管理效率的提高和整體管理水平的提升，對檔案資源的有效利用也產生著一定的不良影響。而在積極嘗試引入數字化管理技術后，原有檔案管理工作的時空限制逐漸弱化，檔案管理人員可以隨時隨地應用信息技術開展檔案管理工作，并完成對電子檔案的存儲。檔案管理工作效率得到了顯著的提高，對檔案管理工作的現代化建設和發展產生著至關重要的影響。（三）循序漸進提高檔案查詢效率。在信息技術得到飛速發展的社會背景下，檔案資源的利用受到高度關注，所以對檔案資源的管理和使用也逐漸發展成為相關工作人員重點關注的問題，對檔案管理工作的優化開展提出了更高的要求。在此社會背景下，檔案查詢和借閱工作之間成為檔案管理工作的重點項目，只有保證檔案查詢和借閱工作的優化開展，才能夠為檔案資源的有效利用提供相應的支持。而數字化檔案管理技術的引入，能夠創造更為便捷的檔案查詢和借閱平臺，為檔案查詢工作的開展創造良好的條件，促進查詢效率的全面提高。

二、檔案數字化管理工作存在的弊端

對檔案數字化管理工作存在的弊端和不良影響因素進行統籌研究，發現其弊端主要在以下方面有所體現，要想提高檔案數字化管理效果，就應該對弊端進行有效的規避。首先，檔案數字化管理存在明顯的風險性特征，在開展檔案數字化管理工作的過程中，電腦病毒、黑客等會對檔案信息安全產生一定的威脅，如果沒有樹立良好的安全保障意識，就極有可能導致檔案數字化管理工作的推進受到極大的限制，檔案資源的利用率受到不良影響。其次，電子文件檔案的存儲載體存在較強的制約性，對計算機軟硬件設施表現出較強的依賴性，并且受到軟硬件設施不斷更新的影響，傳統的電子文件檔案在發展過程中可能會出現與新軟件不相容的問題，不利于檔案資源的長久管理和有效利用。再次，檔案管理工作法律效力問題。數字檔案具有明顯的特殊性，其內容極易被篡改，因此在應用數字檔案資源的過程中，數字檔案資源的法律效力受到一定的限制，不利于整體管理水平的提高。所以在開展數字檔案管理工作的過程中，應該注意結合具體的問題進行系統的研究和分析，并制定合理化措施，希望能夠促進管理現狀的改善和整體管理水平的提高。

三、結語

綜上所述，在當前社會背景下，應該正確認識檔案數字化管理工作的優勢和不足，進而結合其優勢和不足，積極探索發揮其優勢、規避其不足的措施，希望能夠循序漸進地改善檔案管理工作現狀，促進檔案管理水平的整體性提高，為我國檔案管理工作的全面優化開展提供相應的支持和保障。

作者:董平 單位:天津市北辰區疾病預防控制中心

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