檔案信息化在檔案管理的價值及地位

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摘要：隨著網絡的發展、計算機的普及與廣泛應用，如今各大醫院均已普及了信息化的掛號取藥、住院登記等信息化備案系統。開展檔案信息化建設已經具備了一定的物質條件以及工作人員的素養。為進一步提升醫院的檔案信息化水平，便于開展檔案儲存與查詢工作，有必要對檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值與地位進行研究。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；醫療服務

隨著我國經濟建設水平的不斷提高，為提升醫院的整體管理水平，保證醫院能夠對人民群眾持續地提供高質量的服務，有必要提升醫院檔案管理工作的水平。當前，檔案管理的最新方向就是依靠現代信息化設備與網絡管理系統，進行檔案信息化建設。通過推進檔案的信息化建設工作，可以有效的提高檔案收集的可靠性、檔案儲存的穩定性、檔案利用的高效性，為醫療服務的高質量發展保駕護航。

一、提升醫院檔案管理水平的必要性

1.醫療服務工作復雜性的要求。醫療服務工作，作為一項長期與人進行互動、診斷、醫治的工作，其要面對的患者眾多、各環節涉及的醫護人員數目眾多、醫療保險或工傷報銷所涉及的部門與流程眾多。因此醫療服務工作是一項涉及到眾多主體、諸多利益的重要工作，必須要注重對檔案的留存和應用。在治療中通過對病人備案，保障配藥工作、檢查工作、手術工作等醫療工作能夠嚴謹開展；在醫保報銷或工傷報銷中，通過對具體病情、發生費用、報銷情況留檔，以備社會保險經辦的上級部門進行檢查，確保社保工作能夠依照規定有序開展；通過對稀有病例或典型病例醫治方案的存檔和科學應用，可以有效提升同類疾病的診斷與治療效率，保障治愈率。2.醫療服務工作精確性的要求。從檢查工作到用藥工作，再到手術和住院工作，醫療服務工作的各個環節均不可馬虎大意，只有對病人的醫療信息進行系統全面化的備案，確保檢查結果與病人能夠精確配對，病人領用藥品——處方——實際病情——病人過敏情況能夠精確匹配，術后處理手段與病人手術情況能夠精確匹配，用藥與檢查報銷項目能夠與“三目錄一規范”相匹配，才能夠保障醫療服務不出錯、社會保險報銷不偏差。3.醫院所有制的要求。公立醫院是社會主義醫療健康服務的重要環節，更是醫療保險和工傷保險的基層經辦單位。因此，本著對人民群眾的生命健康安全和國家社會保障資金負責的態度，必須要重視檔案管理工作，保障準確的記錄患者的醫療檢查情況、用藥情況、住院情況、醫保報銷情況，確保治療工作能夠精確地開展，社會保障資金能夠依法依規的支出。4.明確責任的要求。醫療機構收治的病人分散性強、流動性強，涉及的科室部門眾多，因此必須要加強對病患檔案的收集與整理工作，從而劃清各檢查治療環節的責任范圍，強化各環節醫療人員的責任意識與重視程度。一方面保障醫療工作開展的質量，另一方面確保醫保報銷環節能夠嚴格按照規定開展，杜絕醫保報銷中出現的騙保與貪污現象。5.提升工作效率的要求。醫療服務是一項涵蓋了多流程、多科室的工作，并且就診人員數目眾多、流動性強。因此，只有做好檔案管理工作，才能夠保障病人在各個環節的流轉中能夠實現無縫對接，保障醫療服務工作的效率。

二、醫院檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

1.檔案信息化建設可以有效降低檔案管理改革的成本。要提升傳統紙質檔案的管理質量與管理水平，必須要建設恒溫、恒濕、低塵、避光、防火的檔案儲存室，打造嚴苛權責分明的檔案儲存管理制度，嚴格使用碳素墨水、無酸紙張進行記錄，使用無酸檔案袋進行分類儲存，使用黑白膠片進行翻拍備份并放入無酸底片袋儲存。這需要投入巨大的資金、錄用眾多的專業人才才能夠實現。相較而言，在如今信息化辦公較為普及、網絡通訊成本較為低廉的時代背景下，以醫院既有的信息化辦公工具為基礎，進行檔案管理制度與工作流程的完善，專業信息化管理軟件的采購與培訓即可完成檔案信息化建設工作，這是成本最為低廉、取得成效最優、性價比最強的檔案管理改革方式。2.有利于保障醫院檔案的全面性。由于紙質檔案具有不可復制性，且需要醫師或相關經辦人員進行手工填制、匯總、保管，充滿主觀性的工作方法就使得檔案難免會出現不完整、不連貫的問題。同時，由于近年來醫療技術突飛猛進的發展以及醫保制度不斷的完善，也使得檔案管理的相關制度與填寫格式出現了巨大的變化，因此也出現了格式不統一、信息不對稱等現象，使得后期在查詢檔案的過程中遇到了眾多的問題。為提升醫院檔案的質量，保障檔案的可靠性與系統性，有必要推薦醫院檔案的信息化建設，使用信息化系統做到病患信息的實時收集與儲存、診斷方案與工作流程的完整記錄、醫保報銷的聯網上報與記錄，全面提升醫院檔案記錄的全面性、可靠性。3.有利于提高醫院檔案的時效性與真實性。使用信息化系統進行檔案記錄，在掛號、用藥、檢查、住院、結算、報銷等各個流程的工作第一線對信息進行直接留存，有效提高了醫院檔案的時效性。及時且不易更改的檔案，極大提升了醫院檔案的真實性，可以有效降低檔案記錄中存在的篡改、編寫、錯位等問題，杜絕檔案留存過程中出現的失誤乃至腐敗問題。4.有利于提升醫院檔案管理工作的專業性。信息化的檔案收集與管理系統具有直觀且易操作的特性，通過推進醫院檔案信息化建設，利用專業的檔案管理信息化軟件，可以極大地提升醫院檔案管理的專業性，保障檔案儲存與使用能夠更加高效、專業。5.有利于提升醫院檔案的有用性。進行檔案儲存與管理工作，不僅是為了留存醫療服務、醫保報銷的過程以明確權責。通過引入信息化的醫院檔案管理系統，提升對病患檔案的利用效率，可以極大的促進各個科室之間的配合，科學配置病人的檢查項目順序，根據科室壓力調整檢查項目的優先度，從而做到有效的分流，提高單位時間內的診治效率。使用信息化的大數據分析工具，還可以有效將已經歸檔的醫院檔案進行充分利用，總結以往診治過程中出現的問題，為醫療服務工作提出針對性的調整方案，保障醫療服務工作質量的不斷提升。6.有利于醫院檔案的長期儲存。檔案保管環境，應該嚴格保持恒溫、干燥、防火、低塵，使用無酸紙與檔案袋進行記錄與儲存。但不少單位的檔案管理部門硬件設施差、檔案存儲室面積小、防火防潮防霉條件差，不能為檔案的收集整理工作給予很好的硬件基礎保障，不利于醫院重要檔案的長期儲存。引入信息化的檔案管理工具，借助如阿里巴巴、百度、騰訊等可靠的互聯網云數據儲存平臺，可以極大地提升檔案數據的長期儲存質量，且信息化的數據存儲方式還有助于降低檔案儲存的成本。將紙質檔案與信息化檔案互為備份進行儲存，大大增強了醫院檔案保存與管理工作的可靠性。

三、檔案信息化建設在醫院建設工作中的地位

1.檔案信息化建設是推進檔案管理工作迭代的重要工作。固有的傳統檔案管理方式，由于載體所限，其不易復制、實效性欠佳、不利于跨部門溝通，且傳統紙質檔案的管理方式經過百年以來的研究已經沒有太大的進步與創新空間。在檔案管理工作中引入信息化工具，則是對傳統檔案管理方式的顛覆性迭代。通過檔案信息化建設可以有效解決傳統檔案管理方式中存在的問題，實現檔案管理方式方法的巨大創新，低成本、高質量的完成檔案管理工作的升級迭代。2.檔案信息化建設是推進醫院服務現代化的重要工作。通過推進檔案信息化建設，在醫療服務中引入信息化工具，通過網絡預約、智能分流、遠程獲取結果、全自動取藥、物流配送等方式，利用信息化的醫患檔案管理系統，全面提高患者的檢查與治療效率。可以極大地提升病患掛號、檢查、領取診斷結果、住院、探視、繳費、報銷等工作的效率，從而提升醫院的醫療服務現代化水平，為患者提供高質量的醫療服務。3.檔案信息化建設是推進醫院管理科學化的重要工作。要提升醫院的管理水平，開展科學化管理，必須要進行檔案信息化建設，只有通過可復制、利于讀取與查找、便于開展分析工作的信息化檔案，使用人工智能大數據的手段對既有的信息進行更為科學全面的分析，才能對醫務人員的工作情況、用藥與檢查項目的運營情況進行全面系統的實時監測以及科學的評價與調整，以對醫院的管理工作進行針對性的科學化調整，全面提升醫院管理工作的水平。

四、傳統醫院檔案管理工作存在的問題

1.檔案難收集。由于醫院每天會接待大量病患、且每個病患都會涉及到多個診治流程，因此病患的具體病歷與單據檔案易于在各科室流轉中發生記錄過于簡略甚至是缺失的現象，造成最終檔案留存不完整、不連貫的問題。此外，由于紙質檔案與票據不易復制、缺乏流動性，會導致檔案的收集工作變成各科室各自為營的工作，割裂了整體的檔案收集工作，這為之后的檔案整理工作造成極大的困難。2.時效性不強。由于部分相關工作人員缺乏檔案意識，會造成“補檔案”的現象大量發生，后補檔案填寫勢必會受到經辦人員本人記憶力、管理者與一線醫師的信息差等各種因素的影響。這極大的影響了整體檔案成果的質量，使得檔案的監督作用大打折扣，滋生虛假信息與腐敗，導致用藥、檢查、手術等流程中出現“吃回扣”、套取醫保資金的現象。3.專業性較差。醫療服務人員由于并非是專業的檔案管理工作者，若強制要求他們完全依照規定連續填寫大量的紙質檔案，在就醫數量巨大的今天顯然是不現實的。這就導致了傳統紙質檔案的收集整理工作缺乏專業性，大量紙質檔案的填寫較為潦草和隨意，為后續的整理與數據分析工作帶來了巨大的困難。4.傳統紙質材料的固有性質缺陷。紙質資料有難于涂改、易于普及、審批真實性強等優點，但其因為不易保存、不易流轉、不易復制、易丟失、易變造等缺點，勢必為時代所拋棄。在過去的檔案收集與整理工作中，各單位原始檔案傳遞與收集工作未能很好地與信息化技術相融合。人力整理、審核紙質資料，成本高、效率低、不易查找，耗費了大量的人力與物力。

五、推動檔案信息化建設，加強醫院檔案管理

1.科學打造檔案信息化管理系統。要對抗檔案收集與整理工作中的分散性、流動性、不規范性，抵御檔案流轉中的丟失風險，杜絕事后補錄檔案、篡改檔案，建設有利于醫療衛生服務的信息化醫院檔案管理體系。建立科學、縝密的電子化檔案管理系統，促進資料的流轉、匯總與查閱，以提升工作效率。由于電子檔案具有時間戳明確、管理權限嚴苛、載體形式豐富等特性，有利于規范基層中的檔案記錄行為，提升歸檔的及時性、完整性、真實性。此外，電子化的檔案收集與整理，有利于降低檔案保存成本，提升單位面積的檔案存儲量，更有利于其依賴大數據、人工智能等高新科技，為醫院整體決策、布局與管理提供真實有效的依據。2.規范工作流程，統一檔案格式。科學規范的系統化工作流程，與統一明確的不同種類檔案格式，是檔案收集與整理工作的首要前提，應當充分利用現代信息化工具，對醫療工作的原始數據進行格式化處理，留存具有記錄價值的治療數據、醫保報銷數據等諸多醫院檔案。以既有的數據上報與處理軟件為基礎框架，通過統一的檔案格式和規范的工作流程，全面提升醫療檔案的規范性以發掘其中的附加價值。3.重視檔案工作，提升人員能力。相關檔案收集與整理人員的專業能力與責任意識，很大程度上決定了一份原始檔案資料與最終檔案成果的質量。而其專業能力的提升，除了嚴格把握相關從業人員的入職門檻與學歷以外，還要相應提升其待遇、明確獎懲措施，從而倒逼其重視工作、擔負責任。此外，還要積極組織相關培訓，讓相關工作人員及時學習最新檔案收集與整理技術及工作方法，并付諸工作實踐中去。通過開展適當的培訓，可以有效地提升檔案管理人員的檔案管理水平，讓他們幫助醫院建設信息化的檔案管理系統，以檔案管理人員為核心，推動檔案管理工作向著信息化、高水平邁進。4.優化檔案結構，保障信息有用性。通過信息化的檔案管理方式，一方面增強了各環節檔案留存的完整性，另一方面由于留存的檔案數量巨大，使得相關數據不便于進行人工處理。因此，必須使用專業的數據處理軟件，對檔案的結構進行優化以及初次處理，通過原始數據分析出當前醫療服務工作中存在的問題或優秀的經驗，提升數據的指導意義與有用性，為日后的工作提供針對性的指導和建議。此外，對特殊的病例檔案，也可以特別挑選出來，通過醫院內部的信息化系統進行共享，便于醫療工作人員進行借鑒與學習。通過使用專業信息化處理軟件優化檔案結構、利用信息化的傳播手段進行快捷高效的指導，可以有效提升信息的有用性，充分發揮醫院檔案的價值。

六、結束語

檔案信息化建設，是推動醫院檔案管理工作水平飛躍，提升醫院管理水平與醫療服務水平的重要工作。因此，必須要認識到檔案信息化建設對醫院檔案管理工作的巨大價值與推進性作用，通過打造信息化檔案管理系統、規范檔案工作流程、統一檔案記錄格式、提升檔案管理人員的管理水平、優化信息化檔案的結構，從而更好的保障檔案信息化建設工作的推進，充分發揮其提升檔案管理工作水平、醫院管理工作水平、醫療服務水平的巨大作用，為人民群眾的生命健康保駕護航。

參考文獻：

[1]何丹，陳禮金，柳霞.機構改革后加強自然資源檔案信息化建設的若干舉措[J].浙江檔案，2020

[2]鄭玟玟.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位探究[J].中國管理信息化，2015

作者:蔣秀梅 單位:江蘇省淮安市淮陰醫院