如何在檔案管理開展精細(xì)化管理

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摘要：在事業(yè)單位內(nèi)部對檔案管理開展精細(xì)化管理對事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的意義。因此，本文針對檔案管理中開展精細(xì)化管理做出了進(jìn)一步探究，對精細(xì)化管理的主要特征以及方法、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題、在事業(yè)單位檔案的管理中開展精細(xì)化管理的途徑給出了詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;精細(xì)化;檔案服務(wù);體制

在現(xiàn)代化的管理當(dāng)中越來越注重精細(xì)化的管理模式，其作為一種全新的管理理念，涵蓋了求精、準(zhǔn)確、細(xì)致以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。簡單來說便是要把工作做仔細(xì)，細(xì)致對流程等進(jìn)行管理，嚴(yán)格遵守相應(yīng)的章程和制度。

一、精細(xì)化管理的主要特征以及方法

1.精細(xì)管理存在的特征。精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵便是要細(xì)致進(jìn)行工作，細(xì)致對流程進(jìn)行管理，并嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度。通過對內(nèi)涵的分析可知，該項管理的方式存在的主要的特征為重視細(xì)節(jié)、重視過程、重視落實、重視質(zhì)量以及最終的結(jié)果，這樣的特征導(dǎo)致了應(yīng)用該項管理方式對事物進(jìn)行管理，可以做到非常專注，實現(xiàn)精益求精。2.精細(xì)化管理的方法。精細(xì)化管理為一種全新的管理技術(shù)以及理念，遵守非常系統(tǒng)的管理原則，可以應(yīng)用非常多的管理手段，把事務(wù)當(dāng)中存在的不同單元進(jìn)行有序的組織，將復(fù)雜的流程進(jìn)行簡化，并使之流程化，實現(xiàn)更高效的管理效果。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

1.思想觀念落后。在我國的大部分事業(yè)單位當(dāng)中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)層并沒有對檔案的管理工作產(chǎn)生高度的重視，只將其視為簡單的保管工作，沒有設(shè)立專門的管理部門，在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及資金的投入上明顯不足，這便導(dǎo)致了在事業(yè)單位內(nèi)部對檔案進(jìn)行管理的過程中，產(chǎn)生了較多的問題。2.事業(yè)單位檔案分類的內(nèi)部結(jié)構(gòu)不科學(xué)。在全新的時代背景下，事業(yè)單位在對自身進(jìn)行發(fā)展的過程已經(jīng)逐漸開始對該項工序產(chǎn)生了重視，也對該項工作有了重新的認(rèn)識，逐步實施了檔案的編輯和整理工作。但在實際的工作過程中，會存在一些問題有待解決，例如檔案采集的門類非常少、內(nèi)部結(jié)構(gòu)不科學(xué)、質(zhì)量不過關(guān)等問題，對檔案的編輯和相關(guān)的整理工作產(chǎn)生了較大的影響。3.檔案信息利用效率比較低。在我國，社會的發(fā)展非常迅速，這便需要該項工作能夠與時俱進(jìn)，緊跟時代的發(fā)展腳步。大部分的管理人員在思想觀念上以及專業(yè)能力上并沒有緊跟時展的腳步，并且不能及時處理好開放性檔案以及機(jī)密性檔案之間的關(guān)系，使其不能將服務(wù)工作良好的發(fā)揮出來。

三、在事業(yè)單位檔案的管理中開展精細(xì)化管理的途徑

1.革新思想觀念，實現(xiàn)理念的精細(xì)化管理。在事業(yè)單位內(nèi)部對檔案進(jìn)行管理的過程中，事業(yè)單位要將其視為管理的基礎(chǔ)性工作。其中，該項工序的好壞更是衡量管理水準(zhǔn)的標(biāo)尺。因此，事業(yè)單位當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)層首先要革新思想觀念，加強(qiáng)對該項工作的重視，結(jié)合自身實際的發(fā)展情況，無論是從思想上還是從實際行動上，都要全面積極對該項工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將管理的過程和管理的成果納入到對工作人員的績效考核當(dāng)中。2.明確管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)細(xì)節(jié)的精細(xì)化管理。事業(yè)單位在對該項工作進(jìn)行管理的過程中，首先要制定管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，從而將各項工作流程進(jìn)行細(xì)化，實現(xiàn)合理的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分類。把產(chǎn)生的每一項文件和和資料都進(jìn)行采集，并詳細(xì)的進(jìn)行分類和編碼、錄入以及上柜等編輯和整理工作。并對事業(yè)單位內(nèi)部每一項管理需要完成的要求進(jìn)行詳細(xì)的制定，實施有效的量化管理，以便全面保障每一個環(huán)節(jié)都能真正實現(xiàn)預(yù)計的標(biāo)準(zhǔn)。3.提升服務(wù)意識，實現(xiàn)人員的精細(xì)化管理。在對該項工作進(jìn)行管理的過程中，要將服務(wù)的意識提升，提升對工作人員的培訓(xùn)力度，制定有效的獎勵機(jī)制，構(gòu)建高質(zhì)量的人才隊伍，以便將精細(xì)化的管理工作進(jìn)行內(nèi)化。精細(xì)化管理需要接受一系列的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握專業(yè)的管理知識以外，更要有較強(qiáng)的技術(shù)操作能力，并且要針對管理工作的實際情況，指導(dǎo)管理人員精細(xì)化管理工作的實施；且要定期對管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，依照相應(yīng)管理工作的實踐，將管理業(yè)務(wù)的水平不斷提升，加強(qiáng)對管理理論的研究，創(chuàng)新思想，從而探尋出更多管理的方式，落實精細(xì)化的管理工作。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作是非常重要的一項工作，單位的領(lǐng)導(dǎo)層要革新思想觀念，重視該項管理工作，以便實現(xiàn)理念的精細(xì)化管理。同時，要明確管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)細(xì)節(jié)的精細(xì)化管理、提升服務(wù)意識，實現(xiàn)人員的精細(xì)化管理。這樣，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作才能有序的進(jìn)行，提升事業(yè)單位的管理水平。

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作者:晏維芳 單位:重慶市武隆區(qū)公路局