后勤檔案管理信息策略與優(yōu)化研究

導(dǎo)語(yǔ)：后勤檔案管理信息策略與優(yōu)化研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]后勤檔案管理工作，作為一種輔助性、參考性、服務(wù)性的工作，對(duì)于單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力與可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。后勤檔案管理工作宜以信息策略，建構(gòu)利用與服務(wù)這一雙重核心，依托信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)信息化介質(zhì)、信息化效能、信息化體系的全面優(yōu)化。

[關(guān)鍵詞]后勤檔案；管理；工作信息；策略；優(yōu)化

后勤檔案管理工作，攸關(guān)單位的歷史真實(shí)面貌、業(yè)績(jī)成果與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展最為關(guān)鍵的第一手信息來(lái)源，是單位科學(xué)運(yùn)營(yíng)、長(zhǎng)足發(fā)展的基本依據(jù)與強(qiáng)有力支撐，對(duì)于單位的工作質(zhì)量與效率非常重要，同時(shí)，更關(guān)乎單位的信息效能，并由此決定著單位未來(lái)的發(fā)展方向與前途命運(yùn)。信息時(shí)代的后勤檔案管理工作，正面臨著必須因應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代變革，針對(duì)新時(shí)代、新技術(shù)、新環(huán)境的改變，針對(duì)后勤檔案管理工作進(jìn)行信息策略調(diào)整與信息優(yōu)化升變，已經(jīng)成為后勤檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、后勤檔案管理工作信息問(wèn)題

（一）后勤檔案管理工作的信息弱化問(wèn)題。后勤檔案管理工作記載著詳盡的單位發(fā)展信息，涉及廣泛的企事業(yè)發(fā)展印跡與歷程，后勤檔案管理工作信息，既是后勤工作本身的重要信息資源，又是整個(gè)單位基礎(chǔ)建設(shè)與未來(lái)發(fā)展的重要信息資源，不僅能夠?yàn)閱挝坏臎Q策者起到助手作用，而且能夠?yàn)閱挝坏墓芾碚咂鸬絽⒅\，甚至是參與決策等舉足輕重的作用，后勤檔案管理工作的順利開展，能夠顯著地促進(jìn)整個(gè)單位的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量與效能。后勤檔案管理工作作為一項(xiàng)不可或缺的管理工作，由于其基礎(chǔ)性、服務(wù)性、輔助性的特質(zhì)，因此后勤檔案管理工作一直處于被輕視、少投入、弱建設(shè)的現(xiàn)狀，這種現(xiàn)狀對(duì)于單位的發(fā)展極為不利，更將對(duì)后勤工作的管理、運(yùn)營(yíng)、服務(wù)等產(chǎn)生較為不利的負(fù)面影響。（二）后勤檔案管理工作的信息滯后問(wèn)題。后勤檔案管理工作作為一種運(yùn)營(yíng)輔助、管理參考、多部門服務(wù)性的檔案管理工作，與其他幾乎所有部門，都有著業(yè)務(wù)與管理方面的交叉往來(lái)，所涉及到的部門，所涉及到的業(yè)務(wù)，所涉及到的人、事、物均較為復(fù)雜。因此，后勤檔案管理工作本身如果雜亂無(wú)章，則會(huì)使得后勤檔案管理工作無(wú)法為單位發(fā)揮輔助、參考、服務(wù)作用，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與單位發(fā)展的最佳匹配，致使整個(gè)單位的信息出現(xiàn)紊亂與滯后。鑒于后勤檔案管理工作有著類別繁雜、事無(wú)巨細(xì)、形式各異等獨(dú)特的檔案管理特質(zhì)，因此，針對(duì)后勤檔案管理工作信息的策略與優(yōu)化，已成為提升與強(qiáng)化后勤檔案管理工作的重中之重。

二、后勤檔案管理工作信息策略調(diào)整

（一）后勤檔案管理工作利用與服務(wù)策略。后勤檔案管理工作本身，具有信息結(jié)構(gòu)與信息構(gòu)成復(fù)雜的先天性特質(zhì)，信息結(jié)構(gòu)方面涵蓋了多種類型的跨部門檔案，信息構(gòu)成方面以基建項(xiàng)目檔案為例，其本身就是一個(gè)完整的具體而微的子檔案類型，可以將其歸于檔案中的檔案。基于上述兩方面的原因，后勤檔案管理工作的利用策略，應(yīng)以妥善保管、分類編目、集成著錄為先，同時(shí)，應(yīng)將后勤檔案與單位所涉及的各個(gè)行業(yè)，進(jìn)行服務(wù)方向上的大力拓展，強(qiáng)化后勤檔案的可利用性，針對(duì)不同的信息結(jié)構(gòu)與信息構(gòu)成，進(jìn)行分門別類，實(shí)現(xiàn)后勤檔案信息的綜合編目、綜合著錄、綜合標(biāo)引，綜合查詢。（二）后勤檔案管理工作信息化發(fā)展策略。從后勤檔案的信息價(jià)值層面而言，后勤檔案中涵蓋了單位的管理工作、服務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目建設(shè)等全方位的檔案內(nèi)容與相關(guān)信息，信息化架構(gòu)的創(chuàng)設(shè)與完善，能夠在信息化條件下，以更為嚴(yán)格的程序，有效規(guī)范后勤檔案管理工作，所有的檔案管理工作信息都能夠在集約化的管理下，即時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容與相關(guān)信息的主動(dòng)快速納入，從而確保蕪雜的檔案內(nèi)容信息不會(huì)出現(xiàn)任何紕漏與疏失。具體的信息化發(fā)展策略，應(yīng)根據(jù)后勤檔案管理工作的特質(zhì)，針對(duì)不同的檔案進(jìn)行不同的信息化開發(fā)，使得文書類、財(cái)務(wù)類、設(shè)備類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案類型，既能夠各得其所，又能夠集中管理、集約歸檔、集成查詢。（三）后勤檔案管理工作綜合建設(shè)策略。后勤檔案管理工作本身就是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，唯有在綜合建設(shè)的過(guò)程中，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的資源整合、資源綜合與資源融合，才能夠更好實(shí)現(xiàn)后勤檔案的綜合化利用，搜全、分好、編妥，是后勤檔案管理工作的先期綜合建設(shè)基本策略；用活、用好、用精是后勤檔案管理工作后期綜合建設(shè)的基本策略，而二者的深度融合，則恰恰是整個(gè)后勤檔案管理工作的整個(gè)綜合建設(shè)策略。后勤檔案管理工作綜合建設(shè)策略的關(guān)鍵，還在于應(yīng)全面提高本身的管理水平與跨部門、跨行業(yè)、跨層面的服務(wù)水平，同時(shí)，更應(yīng)以業(yè)務(wù)端的檔案結(jié)構(gòu)與檔案構(gòu)成的規(guī)范化整理與歸類，以及進(jìn)一步的綜合編目與綜合著錄，為進(jìn)一步的后勤檔案管理工作優(yōu)化，打下規(guī)范化的數(shù)字優(yōu)化、效能優(yōu)化、體系優(yōu)化的升變基礎(chǔ)。

三、后勤檔案管理工作信息優(yōu)化

（一）后勤檔案管理工作信息介質(zhì)優(yōu)化。傳統(tǒng)介質(zhì)時(shí)代，由于后勤檔案管理工作繁雜的特點(diǎn)，傳統(tǒng)介質(zhì)的后勤檔案編目、著錄、整理、查詢工作量巨大，往往無(wú)法跟上人、事、物流動(dòng)速度的節(jié)奏，致使后勤檔案管理工作，存在著較為嚴(yán)重的滯后性，因此，進(jìn)一步提高后勤檔案管理工作的現(xiàn)代化信息優(yōu)化，首先應(yīng)由后勤檔案管理工作信息介質(zhì)入手，實(shí)現(xiàn)信息介質(zhì)的全面更新?lián)Q代，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄模式，向可視記錄模式升變；再由可視記錄模式向數(shù)字記錄模式升變；最終由數(shù)字記錄模式向機(jī)器識(shí)別代碼的人工智能模式升變，針對(duì)種類相對(duì)其他類檔案而言，更加龐雜的后勤檔案，在人工智能機(jī)器識(shí)別模式下，由機(jī)器識(shí)別形成更加完善、更加系統(tǒng)、更加規(guī)范的后勤管理工作檔案。[1]（二）后勤檔案管理工作信息效能優(yōu)化。后勤檔案管理工作效能優(yōu)化的關(guān)鍵性基礎(chǔ)，在于先期的信息介質(zhì)優(yōu)化。沒有先期介質(zhì)優(yōu)化的支撐，就沒有后勤檔案管理工作的效能優(yōu)化。后勤檔案管理工作的介質(zhì)優(yōu)化，使得后勤檔案管理手段，在人工智能機(jī)器識(shí)別模式下，變得快捷高效起來(lái)，較高的時(shí)效性，為進(jìn)一步管理優(yōu)化與管理創(chuàng)新，提供了檔案管理工作發(fā)展的牢固基礎(chǔ)，全數(shù)字化的多模態(tài)后勤檔案，也為信息效能優(yōu)化提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在全數(shù)字化多模態(tài)下，可以進(jìn)行全信息化的全文檢索，徹底取代了傳統(tǒng)的僅限于分類、部門、人員、標(biāo)題的有限式檢索，從而進(jìn)一步提高了后勤檔案管理工作的整體效能，這種信息效能優(yōu)化，為信息體系的進(jìn)一步優(yōu)化，奠定了堅(jiān)實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。[2]（三）后勤檔案管理工作信息體系優(yōu)化。后勤檔案管理工作應(yīng)針對(duì)服務(wù)、運(yùn)營(yíng)、管理等一系列單位發(fā)展支持，進(jìn)行成體系化的大幅優(yōu)化，應(yīng)及時(shí)更新管理理念、途徑、手段，及時(shí)因應(yīng)單位發(fā)展，進(jìn)行可持續(xù)的后勤檔案管理工作創(chuàng)新，為單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力促進(jìn)，提供不可或缺的依托。具體的體系優(yōu)化路徑，首先，應(yīng)在后臺(tái)創(chuàng)建后勤檔案管理的大數(shù)據(jù)與云計(jì)算中心，其次，在前臺(tái)創(chuàng)建后勤檔案綜合查詢與利用服務(wù)系統(tǒng)，最后，以移動(dòng)查詢的支持，為5G時(shí)代的到來(lái)，做好因應(yīng)5G時(shí)代的充分準(zhǔn)備，同時(shí)，更應(yīng)積極引入人工智能等高科技時(shí)代的先進(jìn)武器，充分利用高科技工具進(jìn)行后勤檔案管理工作的信息前瞻建構(gòu)與優(yōu)化利用，并且，在信息優(yōu)化的同時(shí)，展開不懈的積極研究，以進(jìn)一步探索后勤檔案管理工作更有效的信息策略與信息優(yōu)化手段。[3]后勤檔案管理工作是單位可持續(xù)發(fā)展與提高競(jìng)爭(zhēng)力的一種有效途徑，后勤檔案管理水平，從一定程度上反映了單位的整體管理水平，后勤檔案管理全文檢索查詢的效率，從一定程度上反映了單位整個(gè)管理體系運(yùn)作效能的高低。后勤檔案管理工作的信息策略主要包括利用與服務(wù)、信息化發(fā)展、綜合建設(shè)等相應(yīng)的務(wù)實(shí)策略，在此基礎(chǔ)之上，針對(duì)后勤檔案管理工作的特質(zhì)，進(jìn)行基于介質(zhì)、效能、體系的全方位信息優(yōu)化，才能最終達(dá)致后勤檔案管理工作的整體升變。

參考文獻(xiàn)

[1]楊紅.大數(shù)據(jù)時(shí)代提高醫(yī)院檔案管理水平的策略探討[J].臨床研究,2019,27(11):197-198.

[2]李婷,張楊.大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(22):98+110.

[3]孟新娟.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案管理的優(yōu)化策略分析[J].傳媒論壇,2019,2(21):147-148.

作者:崔麗麗 單位:南京審計(jì)大學(xué)